Cada correo electrónico es una distracción potencial. Puede administrar sus correos electrónicos usando reglas, banderas de prioridad y categorías de color. Este flujo de trabajo automatizado 6 Mejores prácticas para Outlook para impulsar su flujo de trabajo 6 Mejores prácticas para Outlook para mejorar su flujo de trabajo Si pasa mucho tiempo utilizando Outlook, debe investigar su flujo de trabajo. Haga que su correo electrónico funcione para usted y ahorre tiempo para tareas más importantes. Leer más lo ayudará a mantener su bandeja de entrada de Outlook despejada y su mente libre de desorden.
Considere el formato de bandeja de entrada condicionada automática para llevar su productividad al próximo nivel. Cada mensaje puede clasificarse y filtrarse en el instante en que ingresa a su bandeja de entrada. Este artículo está dirigido a todos los usuarios de Outlook, aunque podría ser particularmente útil para aquellos que usan cuentas de correo electrónico IMAP. Las cuentas IMAP no permiten el uso extensivo de las categorías de color que los usuarios de POP3 pueden disfrutar. ¿Qué es POP e IMAP y cuál debería usar para su correo electrónico? ¿Qué es POP e IMAP y cuál debería usar para su correo electrónico? Si alguna vez ha configurado una aplicación o cliente de correo electrónico, seguramente habrá encontrado los términos POP e IMAP. ¿Recuerdas cuál elegiste y por qué? Si no eres ... Leer más.
¿Qué es el formato de bandeja de entrada condicional?
El formato de Bandeja de entrada condicional es un método automático para colorear los mensajes a medida que ingresan a la bandeja de entrada. Podemos asignar una gama diferente de colores, fuentes y estilos a cada mensaje, especificado en un rango de condiciones. Si se cumplen las condiciones, el mensaje recibirá las condiciones de formato respectivas, lo que lo hará destacar y facilitará su flujo de trabajo.
Ahora te mostraré algunos ejemplos rápidos para mover tu bandeja de entrada.
Configurar el formato de Bandeja de entrada condicional
Configurar varias reglas de formato de bandeja de entrada condicionales es realmente sencillo y puede marcar una gran diferencia en su flujo de trabajo. 25+ Atajos de teclado de Outlook para aumentar su productividad 25+ Atajos de teclado de Outlook para aumentar su productividad Outlook es uno de los correos electrónicos de escritorio más populares clientes en uso hoy. Si usted es uno de esos usuarios de Outlook, los siguientes atajos de teclado seguramente le ahorrarán mucho tiempo. Lee mas .
Dirígete a la pestaña Ver . En Vista actual, seleccione Ver configuraciones . Esto abrirá el panel de Configuración de Vista Avanzada. Seleccione el formato condicional . Esto le mostrará una lista de opciones de formato condicional predeterminadas, algunas de las cuales ya estarán en uso.
Presione Agregar . Ingrese un nombre para su primera regla. Me aseguraré de que nunca me pierda un boletín de la escuela, por lo que la regla se denomina "Boletín informativo escolar". Ahora, elija una fuente . Tiene toda la gama de fuentes de Windows disponibles Fuentes OTF vs. TTF: ¿Cuál es mejor? Fuentes OTF vs. TTF: ¿Cuál es mejor? La mayoría de las fuentes en estos días son OTF o TTF, pero ¿qué significa eso? ¿Cuáles son las diferencias? ¿Deberías siquiera importarte? Lea más, lo que significa que Comic Sans, Chiller y Wingdings están a su disposición Cómo descargar fuentes gratuitas y administrarlas en Windows Cómo descargar fuentes gratuitas y administrarlas en Windows Las fuentes son los componentes básicos de la estética digital. Como Windows no viene con un administrador de fuentes, hemos analizado alternativas de terceros. Lee mas . Sin embargo, como intentamos mantener nuestro flujo de trabajo en la bandeja de entrada, sugeriría que se quede con algo sensato, ¡eso no lo distrae!
Una vez que haya seleccionado una fuente, elija un color y aumente el tamaño de la fuente a grande (por alguna razón, este sistema elimina los puntos de fuente regulares, presumiblemente para que no seleccionemos un tamaño absurdamente grande, lo que rompería la bandeja de entrada de Outlook) cristal). Cuando esté listo, presione OK .
Ahora, selecciona Condición . Solo estoy agregando una sola dirección a esta regla, en el cuadro De . Si conoce la dirección única, ingrésela donde corresponda. Si está agregando una lista larga, o incluso solo varias direcciones, al presionar Desde se abrirá su libreta de direcciones de Outlook. Una vez que haya agregado las direcciones requeridas, presione OK, y regrese a su bandeja de entrada. La regla se aplicará desde el siguiente correo electrónico que reciba.
Agregar categorías de colores
Ahora que sabemos cómo crear un formato condicional para el correo entrante, podemos comenzar a especializar nuestras reglas. El panel Condiciones tiene tres pestañas: Mensajes, Más opciones y Avanzado . ¿Podemos poner cada pestaña para usar para optimizar nuestra bandeja de entrada enterrada en correos electrónicos? Reducir su enorme bandeja de entrada a cero con Mailstrom enterrado en los correos electrónicos? Reduzca su enorme bandeja de entrada a cero con Mailstrom A lo largo de los años hemos ofrecido una serie de soluciones para administrar su cuenta de Gmail y limpiar una bandeja de entrada desordenada. Nada es más conveniente que una solución central en línea como Mailstrom. Lee mas .
Mensajes
Use la pestaña Mensajes para crear una búsqueda de palabras específica para cada correo electrónico cuando llegue. Aísle una palabra clave, palabras o frases que entren repetidamente en su bandeja de entrada 5 Pasos de acción para curar su Bandeja de entrada Zero Email Frenesí 5 Pasos de acción para curar su bandeja de entrada Zero Email Frenesí Inbox Zero es una de las palabras de moda más populares. Para resolver realmente sus problemas de correo electrónico, debe ir más allá de Inbox Zero y abordar los problemas subyacentes. Lea más y, si son importantes, aplique un filtro.
También podemos aplicar formato a nuestros correos electrónicos, basados en una variedad de filtros de tiempo, incluido el tiempo recibido, enviado, creado, modificado y cuando el correo electrónico llegó a su bandeja de entrada, como Anytime, Ayer, en los últimos 7 días o último semana.
Más elecciones
La pestaña Más opciones es donde encontrará categorías de colores, así como opciones para hacer coincidir elementos que no se leen o leen, que tienen varios archivos adjuntos, que tienen niveles de importancia variables o que el usuario ha marcado de forma independiente.
Los filtros de formato de categoría de color son los mismos que ya ha establecido, pero hace que sea más fácil construir sobre cualquier regla de color que ya esté utilizando. ¡De esta manera, puedes automatizar tus colores!
Avanzado
La pestaña Avanzado nos permite crear criterios de formato condicional especializados para filtrar y aplicar a su bandeja de entrada. Al hacer clic en el botón Campo, obtendrá acceso a una lista algo abrumadora de posibles criterios de filtro, de los cuales puede seleccionar múltiples opciones para crear un "árbol de filtros".
Aquí hay una cantidad importante de opciones, pero no dejes que eso te desanime al crear tus propias listas. Tómese su tiempo y escanee cada lista. Una gran cantidad de opciones simplemente no se aplicarán a su bandeja de entrada, por lo que en teoría debería limitar su rango de búsqueda.
Ahora estás formateando condicionalmente
Ahora debería poder configurar un rango de reglas de formato condicional para su bandeja de entrada, ya sea que filtre todo en carpetas específicas o no. Incluso los correos electrónicos que se dirigen a esas carpetas específicas pueden llevar el formato con ellos, lo que le permite algunas variaciones sobre cómo aplica colores específicos. Por ejemplo, en lugar de resaltar nombres específicos, intente colorear y filtrar un tema específico o una palabra clave.
El formateo condicional es increíblemente fácil de configurar, y una vez que esté listo y en funcionamiento, mantendrá su bandeja de entrada y, con suerte, su mente libre de desorden digital. 5 Pasos de acción para curar su bandeja de entrada Zero Email Frenzy 5 Pasos de acción para curar su Inbox Zero Email Frenzy Inbox Zero es una de las palabras de moda más populares. Para resolver realmente sus problemas de correo electrónico, debe ir más allá de Inbox Zero y abordar los problemas subyacentes. Lee mas .
¿Utiliza el formato de bandeja de entrada condicional? ¿Tiene algún truco o consejo para nuestros lectores? Háganos saber a continuación!