Trello es una de las mejores herramientas de productividad para aparecer en escena en la última década, debido principalmente al poder de la organización visual. Cómo las listas de tareas visuales pueden potenciar su productividad personal Cómo las listas de tareas prácticas pueden potenciar su productividad personal ¿Le gusta? listas de tareas visuales o hacer listas lineales te hacen más eficiente? Vemos cinco herramientas visuales que hacen que su planificación diaria sea más interesante. Lee mas . Es más que una simple lista de cosas por hacer. Es un paradigma completamente diferente, especialmente para los programadores.
Es cierto que Trello es mejor para emprendimientos en solitario o proyectos de equipos pequeños (hasta, por ejemplo, cinco personas). Más allá de eso y puede ser un poco caótico, en ese punto probablemente te irá mejor con algo como Basecamp, Asana o Wrike.
Aquí hay algunos consejos esenciales que te ayudarán a sacar el máximo provecho de Trello. Todos son nativos de Trello, por lo que no se requieren extensiones de navegador. Siéntase libre de elegir los consejos que mejor funcionen para usted.
1. Una Junta por Proyecto
Trello se compone de tres elementos principales: paneles, listas y tarjetas, pero por alguna razón los usuarios principiantes tienden a evitar el uso de tablas por completo, lo que reduce las capacidades organizativas de Trello en un tercio.
Cuando empiece a usar Trello por primera vez, puede tener la tentación de tener una única placa de "programación" con una lista por proyecto. Esto podría funcionar para proyectos pequeños, como tareas para tareas en un curso de programación, pero de lo contrario es muy limitante.
Comprométete a usar una placa por proyecto, ya sea que signifique una placa por sitio web, una placa por juego móvil o una placa por herramienta de utilidad interna. Para proyectos masivos, ¡puede incluso querer usar una placa por módulo de proyecto!
2. Use listas para hitos (y más)
Trello no ofrece un conjunto predeterminado de listas cuando crea una nueva placa para que pueda hacer lo que quiera, pero muchas personas sugieren comenzar con el método de organización "Hecho, Hacer, Hacer" (es decir, una lista para cada uno de esos).
Este puede ser un método útil, pero a menudo es demasiado simplista para programar proyectos. Como tal, debes olvidar que incluso existe.
En cambio, me pareció más efectivo crear una lista para cada hito del proyecto. Piensa en cada hito como una nueva versión, ya sea mayor o menor. Esto mantiene las tareas organizadas de una manera que tenga sentido práctico.
Por ejemplo, puede tener una lista llamada "Versión 1.3" que contenga todas las características nuevas que espera en el próximo hito, pero también puede tener una lista llamada "Versión 1.2.7" que consiste en el siguiente parche de corrección de errores.
También puede tener listas separadas para organizar tareas que aún no pertenecen a un hito. Una lista de "Ideas" es ideal para una lluvia de ideas. Una lista de "Back Burner" es buena para ideas rechazadas que tal vez quiera volver a visitar. También debe tener una lista de "Referencias" para sitios importantes y archivos adjuntos.
3. Use etiquetas para el estado o la prioridad
Si usted es el tipo de persona que prefiere el método "Hecho, hecho, pendiente" que mencioné anteriormente, no se preocupe. Todavía puede incorporarlo en el enfoque basado en hitos mencionado anteriormente.
Las etiquetas son una excelente manera de marcar el estado de una tarea determinada. Puede, por ejemplo, crear tres etiquetas separadas: Hecho, Hacer y Tareas y usarlas para marcar cada tarjeta para indicar el progreso. Use diferentes colores por etiqueta para la organización visual.
O puede usar etiquetas como una forma de marcar la prioridad para cada tarea. Cree etiquetas para "Urgente", "Importante", "Normal" y "Trivial" para mostrar qué tareas necesitan la atención más urgente. Encuentro que esto es más práctico que las etiquetas basadas en el progreso, pero cada una es suya.
Y no olvide que puede filtrar por etiqueta cuando busque en Trello 8 Consejos para buscar y ordenar rápidamente tarjetas y listas de Trello 8 consejos para buscar y ordenar rápidamente tarjetas y listas de Trello ¿Todavía examina manualmente sus tablas de Trello? Cambie a los trucos enumerados en este artículo para buscarlos todos a la vez y acelerar su flujo de trabajo de Trello. Lee mas ! Al realizar una búsqueda, agregue #label a su consulta para buscar solo las tarjetas con esa etiqueta (por lo tanto, #urgent para las tarjetas urgentes). Esta es una característica increíblemente útil que debe dominar lo antes posible.
4. Use listas de verificación para Subtareas
Otro mal hábito de Trello para los usuarios primerizos es utilizarlo de la misma manera que usaría una aplicación de lista de tareas, es decir, el uso de una tarjeta para cada tarea atómica. Puede hacer esto si lo desea, pero esa es una manera rápida de abrumar a su tablero con demasiadas tarjetas.
Una mejor alternativa es agrupar las tareas relacionadas bajo una sola tarjeta y usar una lista de verificación en esa tarjeta para administrar las tareas atómicas individuales.
En la captura de pantalla anterior, puede ver qué tan limpio y organizado está para usar una lista de verificación, y solo requiere una sola tarjeta. Sin él, tendrías cinco cartas individuales que desordenan todo innecesariamente. Evite la sobrecarga de la tarjeta tanto como sea posible.
Otro beneficio de esto es que es más fácil ver el progreso de un vistazo (una carta con tareas de 9/20 dice algo, pero una lista de 11 cartas no dice mucho) y es más fácil cambiar tareas entre listas (una carta para mover versus 10+ cartas para mover).
5. Agregue tipos de tareas a los títulos de las tarjetas
Con las etiquetas de Trello utilizadas para el estado de la tarea o la prioridad de la tarea, se pierde la capacidad de etiquetar cada tarjeta por el tipo de tarea que es: error, función, optimización, etc.
Lo soluciono simplemente escribiendo el tipo de tarea directamente en el título de la tarjeta. Los estados de las tareas y las prioridades de las tareas pueden cambiar con frecuencia, pero los tipos de tareas suelen permanecer iguales, por lo que esto funciona bien el 99% del tiempo. Si un tipo cambia, solo se requieren tres segundos para editar el título.
O puede agregar el sufijo a los títulos de las tarjetas. Ya sea que uses Bug: blah blah blah o blah blah blah [Bug] es completamente tu preferencia.
6. Delegar miembros del equipo a las tarjetas
Algunas herramientas de administración de proyectos lo obligan a asignar tareas para usuarios individuales, pero la belleza del sistema de Trello es que va al revés: puede agregar usuarios a tareas individuales . De esta forma puede tener múltiples usuarios por tarea.
Antes de que pueda agregar personas a las tarjetas, tendrá que invitarlas a su tablero. Los miembros invitados pueden tener permiso Normal (ver y editar tarjetas) o permisos de Administrador (eliminar miembros y cambiar la configuración de la Junta).
Tenga en cuenta que puede buscar y filtrar tarjetas por miembros asignados igual que puede hacerlo por etiquetas. Simplemente agregue @member a su consulta de búsqueda, como @joel para ver todas las tareas en las que estoy trabajando actualmente.
Una palabra de advertencia: este sistema funciona mejor cuando los miembros se asignan a las tareas sobre la base de una necesidad, de lo contrario, puede ser un poco agitado.
Entonces, si alguna vez dudó de Trello como una herramienta de colaboración para programadores 8 de las mejores herramientas colaborativas gratuitas para programadores 8 de las mejores herramientas colaborativas gratuitas para programadores Si es programador y aún no comparte o colabora, está detrás La curva. Aproveche los beneficios de la colaboración con las aplicaciones web adecuadas. Lea más, deje que esto lo convenza de lo contrario. Trello es realmente muy bueno para la colaboración, siempre y cuando el equipo no sea demasiado grande.
7. Deja notas usando comentarios
La sección de comentarios de una tarjeta es el lugar perfecto para dejar notas, ya sea para usted o para los miembros de su equipo, con respecto al progreso de la tarea o cualquier obstáculo que se encuentre actualmente en el camino.
Estas notas también pueden ser útiles como un archivo histórico de lo que salió mal con una tarea. De esta forma, si la tarea alguna vez cambia de manos a otro miembro, pueden ponerse al día rápidamente.
Los comentarios también son una excelente manera de dejar preguntas a los demás, especialmente si está desempeñando el papel de gerente de proyecto y no está seguro de por qué una tarea avanza lentamente o si desea cambiar los requisitos de una tarea.
Notifique a los usuarios sobre comentarios urgentes escribiendo @mentioning sus nombres. ¡Y recuerda que los comentarios deben ser notas! Los debates son más adecuados para una alternativa en tiempo real como Slack Slack. Hace que la comunicación grupal sea más rápida y fácil. La holgura hace que la comunicación grupal sea más rápida y sencilla. Los correos electrónicos grupales realmente pueden matar la productividad. Es hora de dejar a los clientes de correo y utilizar los servicios de colaboración como Slack recién lanzado. Lee mas .
8. Marque cada tarjeta con fechas límite
Las fechas límites no solo son una forma útil de administrar prioridades y mantenerse organizadas, sino que también pueden aumentar la productividad general. Cómo aumentar su día de trabajo mientras trabaja menos horas Cómo aumentar su día de trabajo mientras trabaja menos horas Trabajar demasiadas horas puede afectar negativamente la productividad . Siga estos consejos para reducir horas y acortar su jornada laboral sin dañar su vida profesional. Lee mas . Afortunadamente, al igual que cualquier buena aplicación de lista de tareas, Trello admite plazos por tarea.
Soy un gran admirador de las fechas límite de las tarjetas porque Trello te enviará notificaciones por correo electrónico cuando venza un plazo y cuando pase. Los indicadores de fecha límite en las tarjetas también son útiles como ayudas visuales.
Si no desea las notificaciones por correo electrónico, puede deshabilitarlas en la configuración de su cuenta. (Desafortunadamente, esto desactivará TODAS las notificaciones, ya que no hay forma de desactivar solo los correos electrónicos de fecha límite).
9. Habilite la vista de calendario
Hablando de fechas límite, ¿sabías que Trello tiene una vista de calendario que mostrará todas las tarjetas que tienen fechas de vencimiento? Tienes que habilitar el encendido "Calendario" para que la placa de tu proyecto pueda verlo.
El calendario puede mostrar tarjetas en formato semanal o mensual, lo que proporciona una forma más de mantenerse al tanto de sus tareas de forma organizada para que nunca se le olvide una fecha de vencimiento importante. Cómo asegurarse de que nunca olvide una tarea Nunca más Cómo hacer para evitar Seguro que nunca olvides una tarea nunca más Eres una persona organizada. Siempre agrega próximos eventos a su calendario y tiene un sistema de etiquetado decente en Gmail. Pero necesitas algo de automatización para incluirlos en tu lista de tareas pendientes. Lee mas .
10. Agregue nuevas tarjetas por correo electrónico
¿Alguna vez te ha llamado la atención la idea de agregar una nueva tarea a Trello mientras estabas lejos de la computadora o no podías acceder a Trello?
¿O quizás su equipo se comunica principalmente a través del correo electrónico y desea una manera más fácil de convertir esas cadenas de correo electrónico en tarjetas de tarea en Trello?
La buena noticia es que puede crear tareas de Trello por correo electrónico. 9 Maneras instantáneas de convertir sus correos electrónicos en tareas 9 Maneras instantáneas de convertir sus correos electrónicos en tareas No puede evitar que los correos electrónicos de tipo de tareas terminen en su bandeja de entrada, pero puede convertirlos en tareas para administrarlos mejor. Aquí hay algunos consejos para convertir los correos electrónicos en tareas. Lee mas . Abra el menú lateral para una placa determinada, haga clic en Más y luego en Configuración de correo electrónico a la placa .
Se te presentará una dirección de correo electrónico. Envíe cualquier correo electrónico a esta dirección con el título de la tarjeta como el asunto del correo electrónico y la descripción de la tarjeta como el cuerpo del correo electrónico. En la configuración, puede designar qué lista se usará al crear estas tarjetas.
11. Aprende los atajos de teclado
Este consejo final es algo que todos los usuarios de Trello deben tener en cuenta, pero resultará especialmente útil para los programadores que ya prefieren navegar todo utilizando solo el teclado.
Trello tiene una serie de teclas rápidas que debes saber:
Arrow keyspara navegar entre tarjetas y listas.Bpara cambiar tableros. Escribe para buscar.Dpara agregar una fecha límite a una tarjeta.Fpara abrir el panel del filtro de tarjeta.Lpara abrir el panel de etiquetas.Npara agregar una nueva tarjeta después de la actual.
Esta no es una lista exhaustiva. Presione ? cualquier momento para mostrar una hoja de trucos de atajos de teclado que incluye todas las opciones disponibles.
Otras formas de mejorar la productividad de Trello
En términos de programación del flujo de trabajo, he descubierto que estos son los puntos más importantes que me mantienen productivo y organizado. Trello ofrece más funciones, así que asegúrese de consultar nuestra guía completa para la gestión de proyectos de Trello. Una guía para Trello para la vida y gestión de proyectos. Una guía para Trello para la vida y gestión de proyectos Trello puede ayudarlo a organizarse. Es una herramienta gratuita para administrar cualquier tipo de proyecto. Lea esta guía para comprender su estructura básica, la navegación y cómo Trello puede serle útil. Lee mas .
Y si desea liberar aún más tiempo al permitir que Trello automatice acciones repetitivas, considere conectarlo con algunas recetas de IFTTT. Una guía para Trello for Life y administración de proyectos Una guía para Trello for Life y Project Management Trello puede ayudarlo organizarse. Es una herramienta gratuita para administrar cualquier tipo de proyecto. Lea esta guía para comprender su estructura básica, la navegación y cómo Trello puede serle útil. Lea más y utilice estas integraciones de terceros 11 Integraciones de Trello esenciales que hacen su trabajo más fácil 11 Integraciones de Trello esenciales que hacen que su trabajo sea más fácil Trello es una herramienta increíblemente fácil de usar para la productividad. Puede hacerlo más divertido integrando Trello con excelentes aplicaciones de terceros. Mantente al tanto y haz las cosas con estas herramientas. Lee mas .
¿Cómo usas Trello para programar proyectos? ¿Tienes algún otro consejo para compartir? ¿O prefieres una aplicación de administración de tareas diferente? Háganos saber en un comentario a continuación!