¿Parece que dedica más tiempo a planificar su semana que a realizar tareas? Eso probablemente se deba a la extensión del proceso de planificación durante varios días. Sin embargo, no hay necesidad de prolongarlo. Puede establecer un plan para una semana de productividad en media hora o menos.
Prepararse para una semana de productividad le brinda varios días de perspectiva sobre cómo pasar el tiempo sabiamente. Los horarios y planes diarios hechos sobre la marcha no proporcionan ese punto de vista prolongado.
Un programa semanal también brinda orientación, lo que evita el pánico y la incertidumbre. También puede haber algunas semanas en las que te centres en un solo tema o proyecto.
En cualquier caso, puede utilizar un programa semanal para dividir grandes objetivos en trozos manejables. Entonces empecemos.
1. Planea los domingos
Puede pensar que no hay diferencia con respecto al día de la semana en que hace su planificación. Sin embargo, es mejor hacerlo el domingo por la noche . Cuando llegue el lunes por la mañana, puede comenzar con confianza y saber qué tareas de su lista. Estos 3 tipos de listas lo ayudarán a ser más productivo Estos 3 tipos de listas lo ayudarán a ser más productivo Cuando se trata de ser organizado y productivo, el -do list es la herramienta definitiva. Tres tipos de listas podrían darle todo el poder que necesita sin complicar demasiado su planificación. Lee más para sumergirte en primero.
2. Minimice las distracciones
Muchas personas tienen buenas intenciones de planificar sus horarios de manera eficiente, pero se distraen. Entonces, antes de comenzar a planear la semana, minimice las distracciones que podrían desviar su atención.
Para empezar, dígales a las personas de su hogar que no estarán disponibles durante la próxima media hora. Además, no planifique su semana mientras navega simultáneamente en su teléfono móvil Cómo hacer más en un día bloqueando las distracciones móviles Cómo hacer más en un día bloqueando las distracciones móviles Cuando intenta concentrarse, las distracciones son una pesadilla. Es hora de bloquear las distracciones y hacer algunas cosas con algunas aplicaciones gratuitas para Android e iOS. Lea más o vea Netflix.
3. Usa el temporizador de tu teléfono inteligente
Las tareas pueden llevar más tiempo de lo que deberían sin una administración de tiempo adecuada. Es por eso que necesita hacer cumplir el límite de tiempo de 30 minutos cuando planifica su semana. Acceda a la aplicación de reloj de su teléfono inteligente y configure un temporizador durante media hora.
A medida que transcurren los segundos, te mantendrás motivado. El temporizador también lo alentará a tomar esta tarea en serio.
4. Gestione inteligentemente próximas citas
Las aplicaciones simplifican el control del pronóstico del tiempo, el chat con amigos y más. Por supuesto, las aplicaciones también facilitan sus objetivos de planificación. Aquí hay algunos que son especialmente útiles.
IFTTT
IFTTT le permite configurar activadores para manejar tareas repetitivas o tediosas. Piense en usar IFTTT para agregar eventos automáticamente a su Google Calendar. Luego, reduces la posibilidad de olvidar uno o más.
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QLess
Esta aplicación llamada QLess te permite saltarte la cola haciendo una alternativa virtual. Evita estar de pie con otros que también quieren un servicio o producto. Reserve su lugar con la aplicación y reciba notificaciones cuando sea su turno. Trate de usarlo para las necesidades de citas que surgen sin previo aviso.
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Waze
La aplicación Waze reduce el tiempo perdido en tránsito. Se integra con su Calendario de Google e incluso sugiere el mejor momento para ir a un viaje para ganarle al tráfico.
Proporcione sus direcciones de inicio y final, más el tiempo de llegada deseado. Waze hace el resto y envía una notificación para reducir la probabilidad de llegar tarde.
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5. Establezca el tiempo de toma de decisiones por la mañana
Mientras revisa su semana, determine los factores sustanciales que requieren tomar GRANDES decisiones. Luego, divide esas decisiones en segmentos por día . Puede decidir dos cosas un martes, pero no anticipa tomar decisiones importantes al día siguiente.
Por supuesto, no siempre es posible saber cuándo su vida o trabajo forzará la toma de decisiones. En todos los demás casos, planifique su semana para que pueda tomar decisiones sólidas por la mañana .
La investigación que involucró a médicos y jueces de tribunales encontró evidencia de fatiga en la toma de decisiones. Empeoró más tarde en el día, lo que sugiere que debe intentar decidir las cosas temprano.
6. Clasifique todas las actividades por prioridad por día
Es hora de mirar todas las tareas para una semana determinada y ordenarlas por prioridad . Asegúrese de ser realista sobre el tiempo estimado necesario para cada uno. Considere usar una aplicación de seguimiento del tiempo La aplicación Best Time Tracking para Android, iOS y Desktop La mejor aplicación Time Tracking para Android, iOS y Desktop Le mostramos cómo el seguimiento del tiempo puede beneficiarlo a usted o a su equipo, qué buscar a tiempo software de seguimiento y la mejor aplicación multiplataforma que pudimos encontrar para el trabajo. Lea más si necesita ayuda para hacer esos cálculos.
Clasifique las actividades en orden de mayor a menor prioridad. Entonces, no perderás el tiempo averiguando cómo comenzar cada día. A continuación, use un sistema en el que complete cada día de la semana las prioridades clasificadas.
Pruebe un método que le proporcione una herramienta de referencia visual. Al depender de uno, puede medir rápidamente la carga de trabajo promedio por un día. A veces, puede delegar tareas de baja prioridad a personas o empujarlas a días posteriores. Al clasificar sus tareas, siempre enfóquese primero en las responsabilidades obligatorias .
Independientemente del uso de un calendario diario digital o tradicional Estos Bloqueadores de Tiempo Los planificadores imprimibles te ayudarán a evitar abrumar a estos bloqueadores de tiempo. Los planificadores imprimibles te ayudarán a evitar abrumar. Los bloqueos de tiempo pueden ayudarte a priorizar tus metas importantes. Estos planificadores imprimibles gratuitos son ideales para bloquear el tiempo y llevar a cabo sus tareas de manera eficiente y efectiva. Lea más, considere la implementación de un enfoque de codificación por colores para mostrar la prioridad. Rojo podría ser para las tareas más críticas, y las menos cruciales aparecerían en verde.
Puede depender de ese sistema para acomodar tareas que no conoce el domingo por la noche. Por ejemplo, intentar los pasos descritos aquí le permite planificar la mayoría de una semana. Sin embargo, ¿qué sucede si su jefe le otorga una nueva responsabilidad el miércoles y desea un plazo de tiempo para completarla?
Gracias a la codificación por colores, puede ver con un vistazo que el jueves tiene cuatro tareas de alta prioridad. Por el contrario, el viernes solo tiene uno. Esa información hace que sea más fácil decirle a un superior que no puede abordar el nuevo trabajo hasta el viernes.
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7. Construir descansos en cada día
Detener tu flujo de trabajo puede parecer una idea terrible cuando haces las cosas. Sin embargo, un estudio encontró que las personas más productivas trabajan durante 52 minutos y descansan durante 17 minutos. Cada bloque de trabajo es como un sprint, mientras que los descansos son períodos de recuperación.
Al planear su semana de productividad, programe descansos como tareas. Con suerte, estás usando un temporizador ahora como se sugirió anteriormente. Depende de uno diariamente. Garantizará que tome descansos cuando debería, pero que el tiempo de inactividad no persiste por mucho tiempo.
8. Anticipar el tiempo para eventos inesperados
Lo ideal es construir pequeños segmentos de tiempo en sus días para las cosas que desafían la predicción. Incluso cuando se utiliza una herramienta de seguimiento del tiempo, las tareas pueden llevar más tiempo de lo que creía.
Las reuniones pueden atropellar. Un dolor de cabeza matutino puede reducir la eficiencia de las tareas durante la primera mitad del día.
La mayoría de las personas inmediatamente comienza a sentirse agotada cuando se enfrentan a esas circunstancias. La culpa personal también podría entrar en la ecuación si las personas son demasiado duras consigo mismas.
Es por eso que es útil reservar tiempo en su semana para las cosas que ocurren inesperadamente. Si un día en particular no contiene ninguno, use el tiempo disponible para comenzar las tareas del día siguiente.
El exceso de programación dificulta la productividad al causar un estrés innecesario. Es fácil empacar demasiado en su horario, especialmente cuando planifica con días de anticipación.
Cosas como el clima severo y las demoras en el tráfico hacen que los desafíos causados por la sobrecarga sean aún más frustrantes. Agregar unos minutos a cada lado de los eventos programados y mantenerse al tanto de las limitaciones evita problemas.
¿Por qué desarrollar una rutina de productividad semanal?
Pasar por estos pasos por primera vez probablemente requerirá toda la media hora. Sin embargo, familiarizarse con los procesos y aplicaciones sugeridos debería hacerlo más eficiente. Cuando lo haga, no necesitará tanto tiempo, a pesar de programar toda una semana a la vez.
También es probable que encuentre que algunas estrategias funcionan mejor para usted que otras. Siéntase libre de ajustar los pasos anteriores y adaptarlos para satisfacer sus necesidades. Además, busca más ahorradores de tiempo, como plantillas de gestión del tiempo 10 Plantillas de hoja de cálculo increíblemente útiles para organizar tu vida 10 Plantillas de hoja de cálculo increíblemente útiles para organizar tu vida ¿Es tu vida un crisol de fechas incumplidas, compras olvidadas y compromisos incumplidos? Parece que tienes que organizarse. Lea más que puede ayudarle a bloquear el tiempo para sus tareas.