"¡Tráiganme ese informe lo antes posible!" Esa es la línea que puede afectar a muchos trabajadores de oficina con terror y temor. Bueno, no tiene por qué ser así, si puede desarrollar al menos 5 habilidades esenciales de Microsoft Office.
¿Cuáles son estas habilidades de MS Office? Obviamente, hay al menos algunos que necesita para su trabajo específico. Si usted es contador por ejemplo, es probable que esté bien versado utilizando todas las funciones financieras de Microsoft Excel. Haga un presupuesto personal en Excel en 4 pasos sencillos. Haga un presupuesto personal en Excel en 4 sencillos pasos. ¿Tiene tantas deudas? que tomará décadas para pagar? Es hora de hacer un presupuesto y aplicar algunos trucos de Excel para ayudarlo a pagar su deuda antes. Lee mas . Si está en el campo de la administración, apostaría a que tiene una larga lista de trucos que ha desarrollado a lo largo de los años para organizar presentaciones profesionales con Microsoft PowerPoint 10. Sugerencias de Powerpoint para preparar una presentación profesional 10 Sugerencias de Powerpoint para Preparación de una presentación profesional Las presentaciones son una excelente manera de apoyar una charla. Esta guía lo ayudará a crear presentaciones con un aspecto profesional y contenido conciso. Al mismo tiempo, evitará los errores de presentación más comunes. Lee mas .
Además de esas cosas específicas del trabajo, casi todo el mundo necesita conocer un conjunto básico de habilidades de MS Office al ingresar a un trabajo de oficina. Si su hogar es un cubículo, y se espera que analice la información, realice presentaciones ocasionales o redacte cualquier tipo de informes, querrá asegurarse de tener estos consejos en su bolsillo trasero todo el tiempo.
Habilidades de Microsoft Excel
Excel debería discutirse primero simplemente porque es uno de los productos de Microsoft Office más versátiles de todos. Casi todas las profesiones del mundo deberían tener algún uso para Excel. De acuerdo, bueno, tal vez no los operadores de cabinas de peaje o los empleados de mostrador de McDonald's, pero entiende mi punto. Organizar y comprender mejor la información y los datos es el núcleo de lo que Microsoft Excel es. Cómo usar Microsoft Excel para administrar su vida Cómo usar Microsoft Excel para administrar su vida No es ningún secreto que soy un fanático total de Excel. Mucho de eso proviene del hecho de que disfruto escribiendo código VBA, y Excel combinado con los scripts de VBA abren todo un mundo de posibilidades .... Leer más, y poder hacer eso más rápido también te permitirá hacer tu trabajo Más rápido.
1. Hacer uso de Autocompletar
Puede ahorrar una gran cantidad de tiempo con dos métodos para completar datos en Excel. Skill # 1 es la característica de "autocompletar": completa los datos numerados en columnas y filas. Mientras daba tutoría a un agente de bienes raíces sobre cómo usar Excel para reemplazar su documentación financiera en papel, aprendí rápidamente que muchas personas no conocen esta única característica de Excel que puede ahorrar horas de ingreso de datos. Para usarlo, simplemente escriba cualquier cosa en la primera celda que termine en un número.
Haga clic y mantenga presionada la esquina inferior derecha de la celda, y arrastre el mouse hacia abajo en la columna. Notará que el número de la derecha aumentará automáticamente para cada celda.
2. Use Autocompletar para fórmulas
La habilidad # 2 para aprender está usando el autocompletar para las fórmulas. Si escribe una función en la parte inferior de cada columna, por ejemplo, promediando todos los valores en esa columna, puede usar esta misma función de autocompletar para hacer el mismo cálculo en la parte inferior de cada otra columna también.
Haz esto de la misma manera. Haga clic y mantenga presionada la esquina inferior derecha de la celda donde acaba de escribir la fórmula, y luego arrástrela a través de las otras columnas a la derecha de la misma.
Cuando suelte el mouse, todos los cálculos de la columna se corregirán automáticamente para la letra de la columna derecha. Básicamente, has realizado la fórmula idéntica para cada columna en solo unos segundos, y ni siquiera has tenido que escribir otra tecla.
3. Administre datos fácilmente con la herramienta de tabla dinámica
La tercera habilidad que realmente necesita aprender en Excel si desea ahorrarse una gran cantidad de tiempo de análisis es una herramienta llamada tabla dinámica. Se puede acceder a la tabla dinámica en el menú "Insertar". Solo busca el ícono "Tabla dinámica". Si hace clic en este ícono después de resaltar una tabla completa de datos (incluidos encabezados), la herramienta de la tabla dinámica Haga estudios de investigación web visionarios utilizando datos web profundos y consultas web de Excel Haga estudios de investigación web visionarios usando datos web profundos y consultas web de Excel ¿Qué diría usted? si te dijera que tienes las herramientas a tu disposición para hacer una investigación pionera y demoledora. Bueno, lo haces, y te mostraré cómo. Leer más analiza los datos y los trae a una nueva hoja donde puede manipular esa información de varias maneras.
La herramienta de tabla dinámica le permite seleccionar las columnas de datos que desea analizar y luego elegir cómo desea manipular los datos. Simplemente agrégalos todos? Promediarlos? Calcule la desviación estándar?
El uso de una tabla dinámica ahorra una gran cantidad de tiempo. Para lograr estas mismas cosas en una hoja de Excel estándar se requieren todo tipo de funciones y formato de datos. Las tablas dinámicas hacen el trabajo automáticamente, mientras que puedes dedicar más tiempo a estudiar los resultados.
Habilidades de Microsoft Word
Uno de los productos de Microsoft Office más utilizados es Microsoft Word, ¿usa Microsoft Word? ¿Cómo se convierte en un ninja que ahorra tiempo usando Microsoft Word? Así es cómo convertirse en un ninja que ahorra tiempo Con los años, Microsoft Word se ha convertido en uno de los mejores procesadores de texto del mundo. Estoy seguro de que hay personas que están en desacuerdo, en particular las personas de Linux o Mac que preferirían ... Leer más, por ejemplo, escribir informes en la administración o escribir cartas comerciales importantes y otra correspondencia. Dados estos usos comunes, es fácil identificar las dos habilidades en este producto de MS Office que todo habitante del cubículo debe conocer, como la manipulación del encabezado, el diseño de la página y el formato.
4. Formatee y vuelva a utilizar los encabezados
La razón por la que los encabezados son importantes es porque una vez que tiene un buen diseño de encabezado para algo como una carta o un cierto tipo de informe que debe completar, nunca tendrá que diseñar o crear ese encabezado nuevamente. Puede guardar un documento con todo el formato de encabezado que necesita y guardar todo ese esfuerzo la próxima vez que cree el mismo documento. Los encabezados se pueden formatear haciendo clic en el menú "Insertar" y seleccionando el ícono "Encabezado".
Una vez que revise el menú de edición de encabezado, verá cuán versátiles y útiles pueden ser los encabezados. Puede hacer que los encabezados se alternen automáticamente entre dos diseños entre páginas pares e impares, e incluso puede dividir el documento en secciones y otorgar a cada sección su propio encabezado único.
Esta flexibilidad le permite automatizar todas las secciones repetidas de documentos para los diversos documentos que debe escribir para su trabajo, lo que le permite ahorrar una gran cantidad de tiempo.
Otra ventaja de usar encabezados de esta manera es que si alguna vez desea cambiar alguna parte de esos encabezados en el documento, todo lo que tiene que hacer es realizar el cambio al estilo de encabezado en un solo lugar, y el cambio se replicará automáticamente a través de su documento completo. Sin un encabezado, tendrías que hacer ese cambio manualmente en cada página.
5. Administrar el diseño de página
La próxima habilidad de Microsoft Word que todo trabajador de oficina debe saber es cómo configurar y obtener una vista previa del formato de página de cualquier documento. Comprender cómo hacerlo le da la flexibilidad de hacer que un documento se vea como usted desee, en lugar de quedarse atascado con la configuración predeterminada para cosas como el tamaño del margen de página (que mucha gente no tiene idea de cómo cambiar).
Algunas de las herramientas que debe aprender para formatear el diseño de página se encuentran en el menú "Insertar". Cosas como la herramienta "Número de página", que automatizará y administrará la numeración de páginas para usted.
La mayor parte de las opciones de formato de página que necesita se encuentran en el menú "Diseño de página". Si está escribiendo un boletín informativo para su empresa, ¿por qué perder el tiempo tratando manualmente de formatear los 5 mejores sitios para descargar las plantillas de Microsoft Word? Los 5 mejores sitios para descargar las plantillas de Microsoft Word Lea más en las secciones de la página cuando pueda use la herramienta "Columnas" que se encuentra aquí para hacer esto?
¿Y ese margen misterioso alrededor de la página que la mayoría de la gente llama a su técnico de TI local para aprender a modificar? No se moleste en llamar, solo haga clic en el ícono "Border de página", vaya a la pestaña "Borde de página" y haga clic en "Opciones".
Puede establecer márgenes de página superior, inferior, izquierda y derecha allí. Por cierto, en ese menú "Bordes y sombreado", revise todas las otras cosas interesantes que puede hacer, como colocar líneas de borde en cualquier lado de la página, aplicar solo a las secciones del documento, y mucho más.
Al aprender estas habilidades de MS Word y Excel, impresionarás a todos en tu oficina y, lo más importante, ¡impresionarás a tu jefe! ¿Qué otras habilidades de software has encontrado que son la clave?