¿Sabía que las últimas herramientas proporcionadas por Evernote lo convierten en una aplicación muy útil para la gestión de reuniones?
Organizar y administrar reuniones es una parte tediosa pero importante de hacer las cosas, y no me di cuenta de cuán útil podría ser Evernote para crear agendas de reuniones y tomar minutos hasta hace poco. Las últimas características 8 actualizaciones de Evernote que debe conocer 8 actualizaciones de Evernote que debe conocer Parece que cada dos meses, Evernote obtiene actualizaciones adicionales. Algunos son silenciosamente lanzados, mientras que otros son muy esperados por los usuarios de Evernote. Desde que escribí mi último artículo sobre el nuevo diseño de Evernote y ... Read More para agregar listas de tareas pendientes, crear tablas, compartir notas y cuadernos, y adjuntar documentos, Evernote es una herramienta ideal para administrar reuniones.
Si eres nuevo en Evernote, descarga nuestro manual no oficial de Evernote para comenzar a usarlo en poco tiempo.
Crear una plantilla
Todos los equipos, comités y organizaciones tienen necesidades y propósitos únicos, pero cuando se trata de crear una agenda de reuniones, hay algunos elementos estándar que probablemente incluirá en cada reunión. Antes de su próxima reunión, cree una plantilla de nota que se usará para la agenda y las actas de su reunión.
Prefiero usar la función de tablas de Evernote para la agenda y los minutos, ya que cambia el tamaño automáticamente a medida que se agrega el contenido. Las columnas y las filas no se pueden agregar ni eliminar, pero como utilizo la tabla como plantilla, esto no es un gran problema. Agregar los nombres de los asistentes regulares hace que sea más fácil marcar quién asistió a la reunión.
Guardo la fecha y hora de la reunión en la sección de título de la nota para que sea más fácil para mí y para otros miembros del equipo identificar esa información. Otra pieza atractiva de formateo para una agenda es el elemento especial del menú de reglas horizontales de Evernote ( Formato> Insertar regla horizontal ).
Duplique su nota de la agenda y pruébela la próxima vez que tenga una reunión para ver qué se debe revisar. Cuando esté satisfecho con los resultados, puede duplicar la plantilla para futuras reuniones y, por supuesto, mantener todas las notas de la reunión en un cuaderno designado. También puede exportar ( Archivo> Exportar nota ) la nota de la plantilla a su carpeta de documentos o cuenta de Dropbox, y volver a importar una copia cuando sea necesario.
Enlace a otras notas
Al preparar la agenda para su reunión, puede saber o no que los enlaces externos y los enlaces a las notas se pueden agregar a los elementos en su nota de la reunión. Para agregar un enlace externo, seleccione y haga clic derecho en un elemento de la nota, y elija Enlace> Agregar enlace ... e inserte la URL externa.
Para vincular a otra nota en su Evernote, haga clic derecho en la nota en un fragmento, tarjeta o vista de lista y seleccione Copiar enlace de nota . Pegue el enlace como lo haría con cualquier enlace externo para vincularlo a la nota. Esto es muy útil para agregar los resultados de las reuniones pasadas a su agenda actual, o para discutir los elementos del menú para los que tiene otros materiales en Evernote.
Compartir y colaborar
Si bien hay varias buenas aplicaciones de agenda y minutos disponibles para iPad MinuteTaker y reuniones Ayuda a producir informes de minutos de iPad profesionales MinuteTaker y reuniones lo ayudan a producir informes de minutos de iPad en mi guía gratuita en línea MakeUseOf Meeting Guide donde proporcioné algunos consejos para planear y mantener reuniones a través de la Web, me referí a unos minutos tomando aplicaciones también. Mientras que muy pocos de nosotros ... Leer más, prefiero usar Evernote debido a sus características de colaboración y colaboración. Estos hacen que sea más fácil compartir agendas y reuniones en línea o por correo electrónico con su equipo y otros asistentes a la reunión.
Otra ventaja de este tipo de intercambio es que los enlaces a las notas de su reunión siempre incluirán cambios y actualizaciones en las notas, y que el diseño de las notas de Evernote es profesional en una página web.
Si usa una cuenta premium de Evernote, puede compartir notas con otros usuarios de Evernote, especialmente con fines de colaboración. Las notas compartidas pueden configurarse para solo lectura o para leer y modificar el acceso. Evernote realiza un seguimiento de quién modificó las notas, y si hay algún conflicto en el sistema, Evernote hace automáticamente un duplicado de su nota conflictiva para que el problema se pueda resolver.
Recordatorios
Otra característica útil en Evernote es la capacidad de establecer recordatorios. Personalmente adjunto un recordatorio a la agenda de la reunión que me recuerda enviar las minutas a los asistentes unos días antes de la reunión. Los recordatorios de Evernote se mostrarán en todos sus dispositivos que tengan instalado Evernote.
Durante la reunión
Si bien Evernote es útil para tomar minutos, muchas versiones incluyen una función de presentación para mostrar la agenda de su reunión y otras notas a través de una pantalla de proyector, así como una herramienta de marcador incorporada para resaltar el contenido.
La herramienta de presentación incluye un elemento de menú para presentar una nota en otra pantalla, pero necesitará hacer clic o tocar el botón de presentación en la barra de herramientas cada vez que cambie a una nota diferente, ¡asegúrese de practicar usando el modo de presentación antes de su reunión! La función de presentación también podría utilizarse como una "pizarra digital" para ideas de intercambio de ideas.
La herramienta de grabación de audio también es útil para grabar partes de la reunión que desea revisar más adelante. Es posible que necesite un micrófono externo, en lugar del micrófono interno de su Mac o PC, para obtener una grabación de buena calidad de una habitación llena de gente.
Evernote no permite en este momento que dos o más personas colaboren en vivo en las notas, pero una actualización reciente del servicio en línea LiveMinutes permite la colaboración en vivo utilizando notas de Evernote.
Posterior a la reunión
Al igual que con las agendas, Evernote hace que sea conveniente compartir también las actas de su reunión casi inmediatamente después de que se complete la reunión. Los colaboradores del equipo pueden hacer los ajustes necesarios en las minutas, y los minutos se pueden usar para preparar la agenda para la próxima reunión.
La belleza de usar Evernote es que todos tus minutos se guardan en una libreta para facilitar el acceso. Después de acumular muchas notas de minutos, puede seleccionarlas todas y combinarlas en una nota enorme, o exportarlas a una unidad local ( Archivo> Exportar notas ) donde se pueden recuperar si las necesita de nuevo.
Tenga en cuenta también que cuando se seleccionan múltiples notas en un cuaderno, se puede crear una tabla de contenido para esa colección. El TOC se crea como una nota y es una excelente manera de compartir una lista de minutos completados a lo largo del tiempo.
Se adapta a tus necesidades
Usar Evernote de manera efectiva para ayudar a organizar y administrar sus reuniones requiere que esté familiarizado con muchas de las características avanzadas del servicio. Si los miembros de su equipo también usan el servicio, puede facilitar la organización, la colaboración y el intercambio de los materiales de la reunión, y significa utilizar algunas aplicaciones menos para realizar las tareas.
Háganos saber si usa Evernote para preparar y celebrar reuniones en los comentarios, a continuación.