Siempre es una buena idea tener una lista de contactos completamente completa adjunta a su cuenta de correo electrónico. Nombres, direcciones, números de teléfono, cuentas de correo electrónico, cumpleaños ... .luego puedes tirar esas ruinosas libretas de direcciones en papel.
Esa es la teoría de todos modos.
Sin embargo, desde el punto de vista de Gmail, es notoriamente difícil mantener las cosas limpias y organizadas. Para dar crédito a Gmail por el crédito que se debe, su nueva versión de Contactos ha hecho un trabajo mucho mejor para controlar las cosas. Con la versión anterior, las cosas acababan de ser lanzadas, mezcladas y eructadas.
Con la nueva versión, es mucho más fácil mantener las cosas ordenadas. Especialmente cuando se trata de encontrar entradas duplicadas. Esto es genial porque cuando tienes un teléfono inteligente, las listas de contactos de Google a menudo se sincronizan. ¿Qué tan fácil es sincronizar Google Mail, contactos y calendario con tu iPad? ¿Qué tan fácil es sincronizar Google Mail, contactos y calendario con su iPad? Puede usar la iCloud de Apple para correo electrónico y contactos en su iPad, pero es muy probable que ya use Gmail y Google Calendar. Lea más en. Si su lista de contactos web es un desastre, también lo será su teléfono.
Entonces, veamos qué podemos hacer para mantener nuestro libro negro digital limpio y ordenado. Entonces tal vez encuentres el número de teléfono de ese tipo o chica que conociste en un bar el mes pasado. ¿" Disculpa, los contactos de Google comieron tu número " cuentan como una excusa válida para no llamar antes?
Primero, pasar a la nueva versión
Dado que la versión anterior de Contactos todavía está en uso, sería bastante difícil si tuviera que cubrir ambas versiones. Entonces, como la nueva versión es mucho mejor, te recomiendo que cambies. Tienes que cambiar manualmente, ya que la nueva versión todavía se llama técnicamente una "vista previa".
Entonces, para pasar, mire en la barra lateral izquierda y verá una opción que dice:
Haga clic en ese pequeño campeón y se moverá a la nueva versión de inmediato. La URL de tus contactos ahora será https://contacts.google.com/u/0/preview/all. (aunque http://www.google.com/contacts redireccionará automáticamente allí también).
Una vez que haya importado las direcciones de correo electrónico Una guía rápida para importar y exportar contactos de correo electrónico Una guía rápida para importar y exportar contactos de correo electrónico ¿Perder sus contactos de correo electrónico sería una pesadilla? Mejor respaldarlos! Le mostraremos cómo hacerlo para Outlook, Gmail y Thunderbird. El proceso de respaldo de los contactos debe ser similar para otros clientes. Lea más de otros servicios de correo web, luego puede comenzar a limpiar.
Deshabilitar la lista de contactos Autocompletar
Lo primero que debe hacer es desactivar la función de autocompletar en la Configuración de Gmail. Ve a Gmail y haz clic en Cog Wheel. Vaya a Configuración> General> Crear contactos para completar automáticamente .
Esta característica (cuando está habilitada) pondrá cada dirección de correo electrónico que reciba en su libreta de direcciones. Esto rápidamente hará que sus contactos sean un desastre absoluto. Por lo tanto, es mejor habilitar "Agregaré contactos yo mismo". Guarde y regrese a su página de contactos.
Encuentra los duplicados y combínalos
El siguiente paso es encontrar los duplicados, y aquí es donde brilla la nueva versión de Contacts. En la versión anterior, tenías que buscarlos tú mismo. En la nueva versión, los duplicados se encuentran automáticamente, y se le preguntará si desea fusionarlos. Puede examinar y fusionar cada uno individualmente, o puede confiar en Google y hacer clic en " Fusionar todo ".
Inmediatamente, notará una gran mejora en su lista de contactos. No más de cinco versiones de tu madre. Ahora ella está metida en una entrada bonita y ordenada.
Eliminar la mierda
OK, aquí está una de las partes tediosas. Ahora necesita revisar la lista restante y eliminar toda la basura. Estamos hablando de direcciones de spam, ¿Todavía recibes spam? 4 Errores de correo electrónico que se deben evitar hoy ¿Todavía se recibe spam? 4 Errores de correo electrónico que se deben evitar hoy Evitar el correo no deseado es imposible. Pero hay algunos consejos, trucos y secretos menos conocidos que pueden ayudarte a combatir la batalla contra el correo electrónico sospechoso. Lea más sobre el spam de tipo Viagra y también sobre personas de las que no solicitó información (lo estoy viendo a usted, gerente de un banco nigeriano con un cliente inactivo ¿Los correos electrónicos fraudulentos de Nigeria ocultan un secreto terrible?) [Opinion] Do Nigerian Correos electrónicos fraudulentos Ocultar un secreto terrible [Opinion] Otro día, otro correo electrónico no deseado cae en mi bandeja de entrada, de alguna manera trabajando en el filtro de spam de Windows Live que hace un buen trabajo al proteger mis ojos de todos los otros no solicitados ... Lea más por valor de $ 50 billones), personas con las que ya no se comunica, direcciones de correo electrónico que utiliza para enviar contactos a aplicaciones web (suponiendo que no las use, por supuesto) ... básicamente cualquier cosa que haga que su lista parezca un vertedero digital .
Dependiendo del tamaño de su lista de contactos, esto puede tardar de unos minutos a 30 minutos en completarse. Sé despiadado ¡Ciruela pasa! ¡Cortar! ¡Barra oblicua!. Piensa para ti mismo "¿ realmente necesito que esta dirección de correo electrónico abarrote mi lista?". Pude bajar mi lista de menos de 500 a poco menos de 100. En realidad fue bastante liberador. Google dice que el límite superior es de 25, 000 contactos, pero vamos, ¿quién en su sano juicio tiene 25, 000 contactos legítimos?
Revisar la lista de contactos de mi teléfono ahora es el equivalente digital de obtener la pieza exacta que desea en Tetris. En otras palabras, perfecto!
Excluir seguidores de Google Plus de su lista
Google Plus Google Plus: una guía para todos Google Plus: una guía para todos Si está leyendo esta guía, probablemente se haya preguntado: "¿Por qué debería registrarme en Google+?" La respuesta es simple: Google. Puede que hayas escuchado sobre ellos. Leer más es probablemente una de las cosas más insidiosas que Google haya inventado. Mi aprecio inicial por él rápidamente se tornó agrio cuando Google decidió llevar Plus a cada rincón y grieta de un producto de Google. Afortunadamente, ahora están devolviéndolo, pero la nota no parece haber llegado al equipo de Gmail, porque su lista de contactos tiene sus seguidores Plus en ella (suponiendo que la configuración esté habilitada).
Lo que es aún peor es que la opción " Buscar duplicados " no cuenta como un duplicado Plus seguidor, si ya están en su lista de contactos.
Para ilustrar esto, aquí está nuestro editor gerente, Ryan Dube, en mi lista de contactos. El primero es su entrada correcta y el segundo (sin la foto) es su entrada Plus. Dos entradas separadas, pero según Contactos, no tengo duplicados.
Por lo tanto, en interés de la productividad, la prolijidad, la brevedad, como quiera llamarlo, excluya los "Círculos" de Plus. Google Plus es un animal moribundo Google's Plus: lo último en una larga lista de fracasos sociales Google's Plus: lo último en una larga lista de fracasos sociales La historia de Google de lanzamiento de redes sociales es una serie de fallas. Lea más de todos modos. ¿De qué sirve su libreta de direcciones?
Complete todos los campos para cada contacto
Ahora que ha fusionado los duplicados, eliminado la basura y ha destruido Google Plus, es hora de trabajar en cada contacto restante. Esta será la parte más larga y requiere la mayor dedicación. Será tentador cortar las esquinas y omitir algunos pasos, solo para terminarlo. Pero sigue así. Lo apreciarás más tarde. Tome un poco de café, ponga buena música y agachándose para el largo plazo.
Haga doble clic en un contacto para abrirlo y haga clic en el lápiz en la esquina superior derecha para editarlo. Ahora es más que probable que algunos campos vayan a ser un completo desastre, mientras que otros estarán totalmente en blanco.
Además, como puede ver en una de las capturas de pantalla de la sección anterior, puede establecer un código de país para los números de teléfono. Si sus números en sus contactos son todos o principalmente de un país, puede establecer el código de país y Google lo insertará automáticamente. La desventaja, por supuesto, es cuando tienes un número de otro país. De repente las cosas empiezan a ensuciarse, y esos números necesitarán ser reparados.
Donde vea los campos que lo invitan a " Agregar un ... .. ", haga doble clic en ellos y comience a escribir. Si se desplaza hacia abajo hasta el final del cuadro, verá un enlace llamado " Mostrar todos los campos ". Si hace clic en eso, de repente tiene muchas opciones, incluso agregar cómo pronunciar el nombre. Incluso puede crear campos personalizados, si desea especificar si un contacto prefiere boxeadores o calzoncillos.
Finalmente, si el contacto es muy importante para usted, tiene la opción de marcarlo con una estrella amarilla, al igual que Gmail.
Limpiar el nombre y la dirección del contacto
Coge un Red Bull o dos para mantener esa energía marcada porque casi hemos terminado. Las partes más difíciles han terminado y ahora estamos en la recta final.
Cuando revise cada contacto, asegúrese de que el nombre completo del contacto esté escrito correctamente junto con su dirección completa. Además de poder llamar inmediatamente a la persona adecuada al escribir un correo electrónico, tener el perfil debidamente rellenado hace que Google Maps sea una delicia para su uso.
Si está de viaje y necesita indicaciones para llegar a la ubicación de un contacto, simplemente escriba su nombre en Maps, y el nombre de sus contactos aparecerá con la dirección completa. Haga clic en ellos, y el mapa se acercará a su ubicación, donde luego puede solicitar indicaciones. ¿Quién necesita un GPS costoso cuando tienes Google Maps en un plan de datos?
Aparentemente, son 8, 500 km desde mi lugar hasta Saikat's. Si empiezo a caminar ahora, estaré allí, a través de una ruta panorámica por Afganistán, en 72 días. Eso es factible.
Crear grupos para categorizar contactos
Para ser realmente súper organizado, puede asignar cada contacto a un grupo. Simplemente haga clic en " Nuevo grupo " para crear uno nuevo. Agregar contactos a un grupo es simple. Desplácese por la lista de contactos, pase el mouse sobre los contactos deseados y haga clic en la casilla de verificación en el lado izquierdo.
De inmediato, aparece una barra azul en la parte superior de la pantalla, con varias opciones. Una de ellas es agregar a un grupo o cambiar de grupo. Al hacer clic en eso, obtendrá una lista de los grupos. Haga clic en el grupo que desea y el contacto se enviará allí.
Ahora puede hacer clic en cada grupo en la barra lateral izquierda y ver todos los contactos asignados allí.
Hacer una copia de seguridad
Después de todo ese arduo trabajo, debe hacer una copia de seguridad de todo. Cómo descargar y hacer copias de seguridad de su Gmail y otros datos de Google Cómo descargar y hacer copias de seguridad de su Gmail y otros datos de Google Estamos almacenando más y más datos en la nube estos dias. Correo electrónico, contactos, documentos, fotos, entradas de calendario, lo que sea, está en los servidores de Google. Pero, ¿qué sucede cuando los servicios en los que confiamos van ... Lea más, en caso de que los Contactos de Google se arruinen? Tal vez tengan un problema en su parte final, o tal vez lo arruinen. De cualquier manera, tener una copia de seguridad resuelve todos los problemas, y no es difícil en lo más mínimo. Solo necesita recordar actualizar la copia de seguridad regularmente.
En la barra lateral izquierda hay una opción llamada " Más ". Expande eso y verás " Exportar ". Esa es su opción de copia de seguridad. Pero cuando haces clic en " Exportar ", verás esto.
Recuerda, esta es una versión de vista previa de Contactos, y aún no se ha eliminado todo el ajuste de burbujas. Por el momento, debe volver a la versión anterior de Contactos para exportar su lista. No se preocupe, cuando vuelva a la nueva versión, todo será exactamente como lo dejó.
Por lo tanto, en la versión anterior de Contactos, busque en la parte superior de la pantalla y en el menú " Más ". Suelta eso y elige "Exportar".
Entonces obtendrás algunas opciones. Elija lo que desee, según sus necesidades, luego haga clic en el botón " Exportar ". A continuación, obtendrá el archivo solicitado descargado en su computadora.
Usar scripts IFTTT y Zapier
De aquí en adelante, el objetivo es la automatización, la automatización y la automatización. Mantenga sus contactos en forma y copia de seguridad con el menor esfuerzo posible en su extremo.
Aquí es donde entran en juego IFTTT y Zapier. Todos conocen estos servicios web, lo que les permite automatizar numerosos aspectos de su vida en línea de forma gratuita. En mi opinión, IFTTT es el más fácil de usar de los dos, pero así soy yo.
Sin embargo, tenga cuidado con algunos de estos scripts. Copia de seguridad de hojas de cálculo tiene el potencial de MUCHOS duplicados, y marcar nuevos contactos en su Google Calendar es una receta para el desastre. Así que sé muy selectivo en cuáles eliges.
"Hola, limpié mi libreta de direcciones y encontré tu número! ¿Libre esta noche?"
Si sigues los consejos anteriores y te mantienes al tanto, terminarás con una lista de contactos mucho más mejorada. Háganos saber en los comentarios qué estrategias pro utiliza para mantener su lista de contactos en plena forma.
Créditos de las imágenes: xkcd: Heaven. Otras imágenes sin atribución cortesía de Pixabay.