Outlook es uno de los clientes de correo electrónico más populares, pero es posible que no lo esté utilizando en todo su potencial. Está repleto de trucos útiles que pueden ayudar a su productividad. Convertir Outlook en una herramienta de administración de proyectos con la integración de OneNote. Convertir Outlook en una herramienta de administración de proyectos. Con la integración de OneNote, OneNote puede hacer más de lo que cree. Le mostraremos cómo convertir su lista de tareas pendientes en una poderosa herramienta de administración de proyectos utilizando el complemento de OneNote para Outlook. Lea más y haga que usarlo sea muy sencillo.
Hemos reunido algunos de los consejos y trucos más desconocidos que lo ayudarán a convertirse en un maestro de Outlook. Ya sea que se trate de recuperar correos electrónicos, rellenar automáticamente frases escritas comúnmente o que se le recuerde adjuntar archivos, lo tenemos cubierto.
Definitivamente hay más para compartir, así que si tiene su propio consejo de Outlook, háganoslo saber en la sección de comentarios a continuación.
1. Agregue otra zona horaria de calendario
Puede ser útil mostrar varias zonas horarias en su calendario si viaja o organiza reuniones con alguien en el extranjero. Para hacerlo, haga clic en la pestaña Archivo y luego seleccione Opciones en la barra de navegación de la izquierda. Desde la nueva ventana, haga clic en Calendario y luego desplácese a la sección Zonas horarias .
Verá la zona horaria predeterminada que se muestra, aunque puede cambiarla utilizando el menú desplegable. Dale una etiqueta para que puedas distinguirla. Luego marque Mostrar una segunda zona horaria y haga lo mismo allí. Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios.
Ahora navega hacia tu calendario . En la cinta, dentro de la categoría Organizar, seleccione Día, (Trabajo) Semana o Vista Programada . Estas son las vistas que mostrarán las dos zonas horarias a la izquierda o a la parte superior.
2. Ver todo el correo en texto sin formato
Si le preocupa recibir correos electrónicos en formato HTML, puede forzar que Outlook abra todos los correos electrónicos en texto sin formato de forma predeterminada. Esto evitará que se ejecute cualquier código HTML malicioso, aunque tenga en cuenta que no lo protegerá contra todas las amenazas de correo electrónico 8 Consejos de seguridad del correo electrónico que puede compartir con amigos y colegas 8 Consejos de seguridad del correo electrónico que puede compartir con amigos y colegas Lea más.
Primero, haz clic en Archivo y luego selecciona Opciones . Desde la nueva ventana, seleccione Trust Center desde la barra de navegación de la izquierda. A continuación, haga clic en Configuración del centro de confianza .... Ahora, de nuevo desde la izquierda, seleccione Seguridad de correo electrónico .
Debajo del encabezado Leer como texto sin formato, marque Leer todo el correo estándar en texto sin formato . También puede elegir marcar Leer todo el correo firmado digitalmente en texto sin formato . Un correo electrónico firmado digitalmente significa que el remitente aprobó los contenidos y no ha sido alterado.
Para guardar sus cambios, haga clic en Aceptar . Si alguna vez desea leer un correo electrónico específico en el formato original, abra ese correo electrónico, haga clic en la barra de información y seleccione Mostrar como HTML o Mostrar como texto enriquecido .
3. Forzar mensajes de buzones compartidos para enviarlos automáticamente
Antes de que se envíe realmente un correo electrónico, debe procesarlo a través de su carpeta de Outlook. Esto es verificar que el servidor pueda expulsarlo sin error. Si está utilizando un buzón de correo compartido, es posible que encuentre que todos los correos electrónicos se ubican en su carpeta Bandeja de salida hasta que haga clic manualmente en Enviar / Recibir.
Para superar esto, requiere editar el registro. Siga estas instrucciones atentamente y estará bien, pero un ajuste incorrecto del registro puede causar serios problemas. ¿Cómo no estropear accidentalmente el registro de Windows? ¿Cómo no estropear accidentalmente el registro de Windows? ¿Trabajando con el registro de Windows? Tome nota de estos consejos, y será mucho menos probable que haga un daño duradero a su PC. Lea más de lo que no somos responsables.
Primero, cierre Outlook. Luego haga una búsqueda del sistema para regedit y seleccione el resultado. Con la navegación a la izquierda, filtra a la siguiente carpeta:
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ x.0 \ Outlook \ Preferences
Reemplace x.0 por su versión actual de Outlook. 16.0 para Outlook 2016, 15.0 para Outlook 2013, 14.0 para Outlook 2010, y así sucesivamente.
Haga doble clic en el valor DelegatedSentItemsStyle y cambie los datos de Value a 0 . Luego haz clic en OK . Vuelva a abrir Outlook y debería encontrar que todo el correo saliente de los buzones compartidos se envía automáticamente.
4. Retraso enviando un correo electrónico
Si no desea enviar un correo electrónico de inmediato, puede especificar cuándo desea que se envíe. En la ventana de composición del correo electrónico, seleccione Opciones en la cinta y luego haga clic en Retraso en la entrega .
Esto abrirá una nueva ventana donde puede usar los campos No entregar antes para elegir la fecha y hora de envío de su correo electrónico. Tenga en cuenta que si no está utilizando un servidor de Exchange, Outlook deberá estar abierto para que esta solicitud funcione.
También puede crear una regla que demorará el envío de todos sus mensajes, o los que especifique. Para esto, vaya a Archivo y luego seleccione Administrar reglas y alertas . En Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla y siga al asistente. Puede establecer condiciones, como retrasar solo los correos electrónicos enviados a un contacto determinado. Simplemente configure la acción para aplazar la entrega por varios minutos y estará configurado.
5. Recordar un correo electrónico
Siempre que esté en un servidor Exchange, es posible que pueda recuperar un correo electrónico que ya ha enviado. Sin embargo, la tasa de éxito depende de una variedad de factores, que hemos cubierto en nuestra guía para recordar un correo electrónico Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook después de enviarlo Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook después de enviarlo ¿Alguna vez golpeó enviar y lamentar momentos más tarde? Todos hemos estado allí, deseando poder deshacer el envío. Le mostramos cómo recuperar un correo electrónico en Outlook o demorar el envío de Gmail. Lee mas .
Primero, navegue a sus Elementos enviados y seleccione el correo electrónico que desea recuperar. En el grupo Mover de la cinta, haga clic en Acciones y luego seleccione Recuperar este mensaje ....
Desde la nueva ventana, seleccione Eliminar copias no leídas de este mensaje para eliminar el correo electrónico de la bandeja de entrada del destinatario. Alternativamente, seleccione Eliminar copias no leídas y reemplace con un nuevo mensaje para enviar un correo electrónico alternativo en lugar del original.
Marcar Dígame si la recuperación tiene éxito o falla para cada destinatario si desea recibir el resultado de cada intento de recuperación. Cuando esté listo, haga clic en Aceptar para enviar su solicitud de recuperación.
6. Sugerir cosas comúnmente tipadas
Si a menudo escribe lo mismo, puede hacer que Outlook lo sugiera automáticamente cuando comience a escribirlo. Cuando redacte un correo electrónico, escriba su frase y luego resáltela. Ahora, selecciona Insertar desde la cinta. En la categoría Texto, haga clic en Partes rápidas y luego en Guardar selección en Galería rápida de partes ....
La frase se sugerirá automáticamente cuando empiece a escribirla y podrá presionar Enter para completarla. Alternativamente, puede usar el menú desplegable Quick Parts para seleccionarlo. También puede hacer clic con el botón derecho en una parte de este menú y seleccionar Organizar y Eliminar ... si alguna vez necesita personalizarla o eliminarla.
7. Conviértase en un asistente de acceso directo
Outlook puede ser una bestia compleja, pero eso es porque es muy poderoso. Pero en lugar de meterse en los menús, puede usar los atajos para acelerar los procesos y ser más productivo.
Por ejemplo, puede presionar CTRL + N para crear un nuevo mensaje y CTRL + Enter para enviarlo. Del mismo modo, CTRL + R comenzará una respuesta, mientras que CTRL + F lo reenviará.
Puede presionar Insertar para marcar un mensaje, F7 para deletrear lo que está escribiendo y F9 para ejecutar el proceso de Enviar / Recibir.
De hecho, hay tantas combinaciones de teclas que hemos creado una guía para los accesos directos de teclado de Outlook 25+ Atajos de teclado de Outlook para aumentar su productividad 25+ Atajos de teclado de Outlook para hacerlo más productivo Outlook es uno de los clientes de correo electrónico de escritorio más populares en uso hoy. Si usted es uno de esos usuarios de Outlook, los siguientes atajos de teclado seguramente le ahorrarán mucho tiempo. Lea más, detallando cómo navegar y crear con facilidad.
8. Pegar para crear
Minimizar los pasos necesarios para lograr algo siempre es beneficioso. Puede hacer un nuevo elemento que contenga automáticamente lo que tenga en el portapapeles 5 Consejos para administrar su portapapeles de Windows como un profesional 5 Consejos para administrar su portapapeles de Windows como un profesional Mejor conocido como Copiar y pegar, una herramienta para que los estudiantes levanten pasajes de Wikipedia, el Portapapeles puede ahorrarle mucho tiempo de tipeo. Le mostraremos cómo usarlo como un profesional. Lee mas . Para hacerlo, vaya a la sección para la que desea crear un nuevo elemento, por ejemplo, Mail para un correo electrónico, Calendario para un evento, y así sucesivamente.
Entonces, todo lo que tienes que hacer es presionar Ctrl + V. El elemento se creará y ya contiene lo que estaba en su portapapeles. Es un truco simple, pero uno lo usarás para siempre.
9. Personaliza la marca como opciones de lectura
Si encuentra que sus correos electrónicos se marcan como leídos cuando no los ha visto correctamente, es fácil superar esta frustración. Mantener un correo electrónico marcado como no leído puede hacer que sea más rápido ver lo que necesita para actuar.
Primero, haz clic en Archivo y luego en Opciones . En la barra de navegación de la izquierda, selecciona Correo . Debajo del encabezado de los paneles de Outlook, seleccione Panel de lectura ... y se abrirá una nueva ventana.
Aquí puede personalizar cuántos segundos esperar antes de que un elemento se marque como leído y si contarlo como leído al cambiar la selección. Marque y ajuste sus opciones, luego haga clic en Aceptar para guardar sus cambios.
10. Se te recuerda que adjuntes archivos
Si a menudo encuentra que está enviando correos electrónicos y olvidando adjuntar un archivo, este es el consejo para usted. Outlook escaneará sus mensajes en busca de ciertas palabras y frases, como "ver adjunto" o "adjunto", luego verificará si realmente ha adjuntado algo. Si no lo has hecho, te avisará antes de enviar el mensaje.
Para habilitar esto, primero vaya a Archivo y luego a Opciones . Seleccione Correo desde la barra de navegación de la izquierda, luego desplácese a la sección Enviar mensajes . Ahora marque Advertirme cuando envíe un mensaje que puede estar perdiendo un archivo adjunto . Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios.
Comparte tus consejos
Puede ser fácil utilizar un programa durante años y no apreciar plenamente todas sus complejidades, por lo que es de esperar que haya recogido algunos consejos que puede utilizar en su vida diaria para aumentar la productividad.
Estos consejos se han centrado en la versión de escritorio de Outlook, por lo que si está utilizando la versión web y no está seguro de cuál es la mejor para usted, consulte nuestra comparación de Outlook web y escritorio Microsoft Outlook Web Vs. Escritorio: ¿Cuál es el mejor para usted? Microsoft Outlook Web vs. Escritorio: ¿Cuál es el mejor para usted? Outlook.com es un potente cliente de correo electrónico en línea gratuito con Office Online. Pero, ¿puede Outlook en la web competir con su contraparte de escritorio? Nuestra comparación de Outlook lo ayudará a decidir por usted mismo. Lee mas .
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