El mejor consejo que he escuchado sobre la productividad del correo electrónico y el correo electrónico es que no responda los correos electrónicos a primera hora de la mañana. Es un poco paradójico, pero es cierto que el correo electrónico y la productividad están en desacuerdo entre sí. Si estamos obsesionados con eso, nuestra bandeja de entrada se convierte en un golpe de velocidad masivo en la carretera de eficiencia. Pero no tiene que ser así. Con los hábitos y métodos correctos podemos domesticar a la bestia que miente inocentemente esperándonos desde el momento en que nos despertamos. Incluso en tiempos de listas de amigos sociales y actualizaciones de 140 caracteres, el correo electrónico "anciano" sigue siendo el medio preferido de comunicación, quizás solo con los SMS.
Estos consejos no están destinados a llevarlo al Santo Grial de Inbox Zero, pero están destinados a introducir ligeros cambios en el hábito de correo electrónico que con suerte lo harán enviar correos electrónicos de manera más eficiente. Abrir la bandeja de entrada.
¡Actuar ahora!
Su bandeja de entrada es una línea de montaje. Procese lo que tiene enfrente y envíelo. Es decir, su lema desde el momento en que inicia sesión debe leerse, responder, eliminar (o archivar). Muchos de nosotros ingresamos a nuestras cuentas de correo electrónico y simplemente leemos los correos electrónicos sin tomar ninguna medida. Tarde o temprano tenemos que volver a él, y eso solo significa duplicar el trabajo y duplicar el tiempo perdido. Entonces, siempre existe el riesgo de perder un correo electrónico importante en la segunda ejecución. Entonces, es más eficiente leer y responder inmediatamente. Archive los correos electrónicos leídos, para que la bandeja de entrada contenga los más importantes y procesables.
Los correos electrónicos no son tareas pendientes
Los correos electrónicos pueden convertirse en elementos accionables con etiquetas como en Gmail o en flags como en Microsoft Outlook. Pero es fácil perderlos en el desorden de la bandeja de entrada. Es más eficiente archivar los puntos importantes accionables en un lugar separado y archivar el correo electrónico para cualquier referencia futura. Puede convertir los correos electrónicos en elementos procesables de dos maneras:
Use Tareas en Gmail: abra el panel Tareas haciendo clic en el menú desplegable al lado de Correo. Tareas es una lista simple de tareas, pero una herramienta de gestión de proyectos muy efectiva. Simplemente haga clic y escriba para agregar nuevas tareas, establecer fechas de vencimiento o agregar notas, y marcarlas cuando haya terminado. Puede aumentar la productividad con teclas de método abreviado. Por ejemplo, con Shift + T, puede crear una tarea basada en el mensaje abierto.
Use un documento de Google: puede habilitar la función Crear un documento en los laboratorios de Gmail. Abra un correo electrónico Haga clic en Más - Crear un documento . El cuerpo del correo electrónico se copia automáticamente en el documento de Google. Si tienes accesos directos de teclado en Gmail, puedes presionar G y W para abrir un Google Docs en blanco mientras estás en un correo electrónico.
Crea tu personalidad en una firma
Así es como se ve mi firma oficial de Gmail. Esto se creó con WiseStamp Cómo darle vida a sus firmas de correo electrónico con WiseStamp Cómo darle vida a sus firmas de correo electrónico con WiseStamp WiseStamp le permite crear múltiples firmas de correo electrónico personalizadas para todas las cuentas de correo web estándar, incluyendo Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Correo y correo de AOL. Además de los datos personales estándar y el perfil de redes sociales ... Leer más; la cuenta gratuita te permite crear dos firmas, así que tengo una para correos electrónicos personales y otra para trabajo. Mi firma tiene enlaces a mis perfiles de Twitter, LinkedIn, Facebook y Google+. Con una firma simple, no solo estoy ofreciendo mi ID de correo electrónico como referencia de contacto, sino también otras donde puedo contactarme. Una firma basada en perfil ayuda a crear un correo electrónico más profesional y actúa como un puente para las redes sociales. Incluso puede promocionar su trabajo Las 2 maneras fáciles de promocionar su última publicación de blog con una firma de correo electrónico Las 2 maneras fáciles de promocionar su última publicación de blog con una firma de correo electrónico Lea más con solo una firma de correo electrónico.
¿Has oído hablar de plantillas?
Bastantes correos electrónicos que aterrizan se pueden manejar con respuestas repetitivas. Gmail Labs tiene una función llamada Respuestas en Conserva que, como su nombre indica, se puede usar para dar respuestas instantáneas y estándar a correos electrónicos comunes.
Activar las respuestas almacenadas desde la configuración - Labs - Respuestas conservadas . Haga clic en Guardar cambios . Componga un nuevo correo electrónico o una respuesta, haga clic en el botón Respuestas almacenadas justo debajo de la línea de asunto. Tu primera respuesta enlatada está configurada. Puede configurar múltiples respuestas enlatadas que se pueden usar como plantillas para correos electrónicos comunes. Mark utilizó el uso de respuestas enlatadas en dos artículos hace unos años, que sigue siendo válido hoy en día:
- Ahorre tiempo con las plantillas de correo electrónico de Gmail usando "Respuestas almacenadas" Ahorre tiempo con las plantillas de correo electrónico de Gmail usando "Respuestas almacenadas" Ahorre tiempo con las plantillas de correo electrónico de Gmail usando "Respuestas almacenadas" Leer más
- Crear una respuesta automática de correo electrónico con el nuevo filtro de Gmail Crear una respuesta automática de correo electrónico con el nuevo filtro de Gmail Crear una respuesta automática de correo electrónico con el nuevo filtro de Gmail Leer más
No molestar: desactivar las notificaciones
La eficiencia del correo electrónico se refiere a lo que envía y también a lo que invita. Cada sitio que inicie sesión con un correo electrónico tiene notificaciones habilitadas de forma predeterminada. No hay nada que sea tanto un asesino de la productividad como el flujo constante de notificaciones de Facebook, Twitter, Google+, Pinterest y sus similares. Apágalos. ¿Necesita notificaciones cuando visita los sitios? Tenga en cuenta que es fácil perder el enfoque y es muy difícil recuperarlo.
Siéntate un día ... y desinscríbete
Uno de los mayores culpables del desorden de correo electrónico son los boletines informativos, las suscripciones profesionales y las fuentes de noticias. Si hace una auditoría de todo lo que se ha suscrito, puede encontrar que la mayoría de ellos son innecesarios. Pero se han convertido en el bosque por el que te estás perdiendo los árboles. La bandeja de entrada prioritaria de Gmail La bandeja de entrada prioritaria de Gmail resuelve el problema de Bacín La bandeja de entrada prioritaria de Gmail resuelve el problema de Bacn Leer más ayuda hasta cierto punto. Pero la mejor manera es anular su suscripción manualmente. Lleva mucho tiempo, pero obtienes una bandeja de entrada más limpia. También puede administrar sus suscripciones utilizando servicios como - Unroll.me y Swizzle
Zanja los hilos
Conversaciones entrelazadas son geniales. Facilitan la lectura del correo electrónico, pero también tienen la costumbre de convertirse en una cadena larga y difícil de manejar. Es posible que haya notado que la mayoría de los correos electrónicos generalmente tienen toda la conversación en el último correo electrónico enviado / recibido. Por lo tanto, puede conservar solo ese último correo electrónico y eliminar el resto anterior.
Ser breve
Una de las cosas que más me molestan es la palabra única que no dice nada más que un "OK" o un "Gracias". Abrir y leer les quita una fracción de minuto y en un día ocupado, podría sumarse. Sí, pero mantén tus correos electrónicos breves. Ayuda tanto al emisor como al receptor. Recorte su correo electrónico para que aborden los aspectos esenciales. Además, estructure su correo para una mejor legibilidad. Usar puntos con viñetas o párrafos bien definidos ayuda a escanear un correo electrónico más rápido. Es bueno recordar la regla de las cinco oraciones de Guy Kawasaki:
"Todo lo que debes hacer es explicar quién eres, qué quieres, por qué deberías obtenerlo y cuándo lo necesitas".
Y luego, el siguiente consejo es siempre sacrosanto.
Asunto ... sujeto ... sujeto
En mi experiencia, me he perdido correos electrónicos importantes. También abrí correos electrónicos que parecían importantes. Ambos tenían una cosa en común: una línea de asunto mal construida. Lleva unos segundos pensar en una línea de asunto inteligente que refleje el mensaje. Nuevamente, ayuda tanto al emisor como al receptor, ya que es más fácil recuperar el correo electrónico más tarde con una búsqueda o incluso manualmente. Recuerda - "LOL" no es un tema!
Mira ma, no manos!
La eficiencia del correo electrónico lamentablemente requiere lo contrario. Su eficiencia mejorará drásticamente si aprende métodos abreviados de teclado en lugar de confiar en el clic del mouse. Los clientes de escritorio como Outlook y Thunderbird son compatibles con los atajos de teclado, y con ellos es fácil navegar por los hilos de conversación. ¿Qué hay de Gmail? Estos consejos deberían cubrirlo todo, y algunos más:
- DESCARGAR Accesos directos útiles de Gmail
- Accesos directos para Gmail: una extensión útil que lo guía sobre los atajos de teclado para su cuenta de Gmail [Chrome]
- Aprende rápidamente los atajos de teclado de Gmail con KeyRocket para Gmail Aprende rápidamente los atajos de teclado de Gmail con KeyRocket para Gmail Aprende rápidamente los atajos de teclado de Gmail con KeyRocket para Gmail Aprovecha al máximo Gmail aprendiendo todos sus atajos de teclado. Con Keyrocket para Gmail, se le mostrará una notificación cada vez que use el mouse en lugar de un atajo de teclado, ayudándole ... Leer más
Los correos electrónicos son quizás como el tipo de socios con los que no quieres vivir, pero que tampoco puedes vivir sin ellos. Pero al igual que cualquier socio, también puede ser uno para su productividad. Necesitamos jugar bien. Administración de correo electrónico 6 trucos simples para reducir el estrés del correo electrónico 6 trucos simples para reducir el estrés del correo electrónico Tratar con el correo electrónico es la mejor parte de mi día. Nunca dijo nadie. ¿Necesita todos los consejos que puede obtener para administrar su bandeja de entrada de correo electrónico? ¡Podemos ayudarte! Leer más ha sido uno de nuestros temas favoritos aquí en MakeUseOf.com. No le faltarán consejos, pero más que eso estamos esperando suyos. Aquí hay dos advertencias: he basado la mayor parte de esta publicación en Gmail, ya que es la opción más popular, y también evité mencionar el uso de carpetas, etiquetas y filtros, y otros consejos más obvios sobre el flujo de trabajo.
Entonces, ¿cuál es el mejor consejo que tienes que nos puede ayudar a todos a enviar correos electrónicos de manera más eficiente?
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