Hay algo más frustrante que esforzarse por escribir un correo electrónico urgente, solo porque la respuesta llega demasiado tarde. Pero el problema puede no estar con el destinatario. Puede recaer en usted y en cómo ha elaborado su mensaje.
La investigación ha descubierto muchas ideas sobre cómo convencer a más miembros de una lista de correo para que abran, lean y hagan clic en los enlaces dentro de los correos electrónicos. Pero hay menos información sobre el logro de objetivos similares para el correo electrónico personal o laboral.
Si tiene un problema urgente en el trabajo, quiere presentarse ante un influencer 6 maneras de hacer que la gente ocupada responda sus correos electrónicos 6 maneras de hacer que la gente ocupada responda sus correos electrónicos Hay un conjunto diferente de reglas cuando se trata de enviar correos electrónicos alentará o desanimará a una persona para que presione el botón "responder" y le responda. Aprenda las reglas del éxito del correo electrónico. Lea más, u organice una reunión, ¿cómo hace que sea más probable que reciba una respuesta rápida a su correo electrónico?
La siguiente es una lista de razones por las cuales las respuestas a sus correos electrónicos llegan tarde o no llegan. Al estar al tanto de estos errores y consejos comunes, podrá cultivar una tasa de respuesta más rápida y consistente para cada uno de sus correos electrónicos.
Usted CC'd la persona que necesita una respuesta de
Si hace que las personas se comuniquen con su mensaje, a menudo asumirán que se incluyeron solo para mantenerse al tanto. Esto disminuye la posibilidad de que esas personas respondan, ya que no sienten que fueron el principal destinatario. Si necesita que todos respondan, evite usar la función CC. Idealmente, debería enviar correos electrónicos a una persona a la vez. Pero si tiene que CC, deje en claro al principio del correo electrónico que necesita que todos respondan, incluidos los que son CC'd.
Su línea de asunto apesta
Una línea de asunto de calidad Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico destaque en una bandeja de entrada desordenada Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico destaque en una bandeja de entrada desordenada ¿Alguna vez ha enviado un correo electrónico que consideraba importante para ser respondido muchos días después, o peor olvidado sobre ? De acuerdo, a veces está fuera de tu control, pero hay cosas que puedes hacer ... Leer más tiene que dejarle saber a las personas que necesitas una respuesta urgente. Esto significa más que odiosamente titular su correo electrónico "URGENTE". Y eso no significa que tengas que ser ridículamente detallado.
Algo tan simple como "Stevo, tenemos que tomar esta decisión para mañana" funciona bien. En primer lugar, se dirige al individuo, por lo que saben que la responsabilidad recae en ellos . En segundo lugar, el contenido de esa línea de asunto transmite una sensación de urgencia y curiosidad. Esto aumenta la probabilidad de que el mensaje se abra de inmediato.
Usted no está declarando su demanda rápidamente
Todos sabemos que los correos electrónicos deben ser concisos. Pero si el suyo tiene más de unos pocos párrafos cortos, asegúrese de que su solicitud esté en el punto de mira desde el principio, de lo contrario puede pasar desapercibida.
Esto significa comunicar cortésmente lo que necesita en la primera o segunda oración. Puede entrar en más detalles más adelante, pero la premisa de lo que está buscando debe ser lo primero.
Tus mensajes son aburridos
Si todos esperan que sus mensajes sean aburridos, confusos, llenos de jerga y demasiado detallados, detestarán la idea de abrir sus correos electrónicos.
En cambio, haga que las personas esperen recibir su correo electrónico. Usa el humor Dirígete a las personas personalmente Evite las palabras corporativas. Mantenga sus oraciones cortas y contundentes. Incluye un GIF divertido Encuentra los mejores GIF en la Web con Giphy, un motor de búsqueda dedicado para imágenes animadas Encuentra los mejores GIF en la web con Giphy, un motor de búsqueda dedicado para imágenes animadas Los GIF son un lugar común en la Web, pero a veces es difícil encuentra el correcto para la situación correcta. Afortunadamente, ha llegado un nuevo motor de búsqueda exclusivo para GIF. Su nombre es Giphy y ... Leer más. Todavía puede alegrar el día de alguien, incluso si le está pidiendo un favor.
No estás fijando una fecha límite
Si necesita algo, deje que el destinatario sepa exactamente cuándo lo necesita. Con demasiada frecuencia, se nos pide que proporcionemos una respuesta "ASAP" o "pronto". Esto hace que el plazo sea subjetivo. Si dice "realmente necesito una respuesta a esta pregunta antes de las 4 pm de hoy", sin embargo, no hay lugar para la ambigüedad.
No estás brindando alternativas
Siguiendo con el ejemplo anterior, es posible que el destinatario simplemente no reciba una respuesta antes de las 4 p.m. Debe explicar esta posibilidad en su mensaje inicial al expandir la oración:
"Realmente necesito una respuesta a esta pregunta antes de las 4 pm de hoy. Si eso no es posible, avíseme al mediodía para que pueda hacer arreglos alternativos ".
El correo electrónico no es de alta prioridad
Si su mensaje es realmente urgente, puede hacerlo más obvio marcando los correos electrónicos como tales en ciertos clientes de correo electrónico. Poder marcar un correo electrónico como Alta prioridad es posible en Microsoft Outlook y Apple Mail. Desafortunadamente no es posible en Gmail, por lo que la alternativa más cercana es preceder a tu tema con "URGENTE".
Esto solo debe hacerse en casos realmente urgentes. Si lo ven con demasiada frecuencia, este consejo perderá su eficacia.
No estás haciendo una amenaza
Esto suena peor de lo que es. Haga saber al destinatario que si no se recibe una respuesta dentro de un plazo establecido, entonces se producirán ciertas consecuencias. Como ejemplo: "Si no recibí noticias tuyas a más tardar a las 2 p.m., asumiré que todo está bien y le enviaré los $ 10, 000 al contratista".
Si el destinatario opta por ignorar la pregunta, ellos saben, explícitamente, que las cosas continuarán sin su participación. Si quieren que se escuche su voz, necesitan hablar ahora .
No estás ayudando
Si su solicitud es muy amplia, el destinatario a menudo pensará que debe elaborar una respuesta más elocuente de la necesaria. Hágales saber si un simple "sí" o "no" servirá. Si está organizando una reunión, ofrezca tres o cuatro horarios convenientes como punto de partida. Haga lo que pueda para que la respuesta al correo electrónico no sea una carga para el destinatario.
Estás enviando un correo electrónico en el momento equivocado
Si sabe que su gerente siempre se apresura a levantarse un jueves por la tarde, no espere hasta el jueves por la mañana para enviar el correo electrónico si lo hubiera enviado el martes. Si sabe que su colega tiene toneladas de correos electrónicos al comienzo de cada día, quizás espere hasta que sepa que han revisado su bandeja de entrada. 5 Pasos de acción para curar su bandeja de entrada Zero Email Frenzy 5 Pasos de acción para curar su bandeja de entrada Zero Email Frenesí Inbox Zero es una de las palabras de moda más populares. Para resolver realmente sus problemas de correo electrónico, debe ir más allá de Inbox Zero y abordar los problemas subyacentes. Lea más antes de enviar su mensaje. Esto hace que su correo electrónico sea menos de una aguja en un pajar.
Está enviando demasiados correos electrónicos
Si te conocen en la oficina como un emailer implacable, tus colegas se quedarán ciegos rápidamente ante tus peticiones de bandeja de entrada.
Hágalo un hábito Cómo usar micro hábitos y chispas Cambio personal masivo Cómo usar micro hábitos y chispas Cambio personal masivo Crear nuevos hábitos es difícil. Los hábitos usualmente se construyen durante semanas o meses de repetición, y la motivación es el desafío. Cuando las cosas se ponen difíciles, los micro hábitos pueden ser de gran ayuda. Lea más que los correos electrónicos que envía son correos electrónicos importantes. Luego, cuando alguien ve un mensaje suyo en su bandeja de entrada, es más probable que lo noten.
Eres ingrato
Si sigues pidiéndole cosas a la gente y no muestras gratitud, muy pronto la gente se molestará en ayudarte. En el mundo del correo electrónico, esto se traduce en que las personas simplemente te ignoran. Preferirían responder y ayudar a otras personas que respetan su tiempo y esfuerzo.
Entonces, si alguien responde rápidamente, agradézcale. Si hacen todo lo posible por responderle o ayudarlo, asegúrese de mostrar que está agradecido.
Darle una oportunidad
Si recibir respuestas lentas o no contestar es un problema que ha tenido, trate de evitar cada uno de los errores anteriores. Al hacer esto, cada uno de sus correos electrónicos será más probable que se abra, lea y responda rápidamente. Una vez que hayas hecho esto durante unas semanas, se convertirá en una segunda naturaleza. Antes de que te des cuenta, serás un experto en correo electrónico ¿Quieres convertirte en un experto en algo? Prueba la práctica deliberada ¿Quieres convertirte en un experto en algo? Pruebe la práctica deliberada Es muy fácil sentirse abatido cuando está tratando arduamente de mejorar una determinada habilidad. Usa el poder de la "práctica deliberada" para superar esas mesetas exasperantes. Lee mas .
¿Qué otras técnicas de correo electrónico te ayudan a recibir una respuesta rápida? ¿Alguno de los anteriores ha sido particularmente efectivo para usted?
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