Las reuniones son una parte normal de la vida en el mundo de los negocios. Desafortunadamente, ¿no todas las reuniones son exitosas? ¿Cita de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe ¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe Si una reunión está bien organizada, no hay ninguna razón por la cual no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. Lea más en su propósito. Muchas veces esto se debe a la falta de organización de la reunión.
Con las siguientes plantillas de reuniones gratuitas, puede preparar, registrar y recapitular fácilmente sus reuniones para obtener un resultado global efectivo.
1. Antes de la reunión
Una de las partes más importantes para establecer cualquier reunión es la agenda. Esto permite que el facilitador de la reunión proporcione a los participantes objetivos, puntos de discusión, así como a quiénes asistirán. Además, una agenda que incluya una sección de preparación puede ser útil. Esto le permite incluir documentos y otros materiales que son esenciales para la discusión.
Preparar a sus asistentes lo más posible para la reunión es parte de su trabajo como coordinador. Además, mantiene la reunión organizada y moviéndose a lo largo de 15 plantillas de la Agenda de la mejor reunión para Word 15 Plantillas de la agenda de la mejor reunión para Word Cuando llega el momento de planificar una reunión, no debe perder el tiempo creando una agenda desde cero. Muchas plantillas de agenda de reuniones para Microsoft Word pueden ayudarte a tener un gran comienzo. Lee mas .
La plantilla
Esta plantilla de Microsoft Word de TidyForms es una opción atractiva, profesional y bien diseñada. Proporciona una apariencia limpia y basada en tablas para una lectura sencilla y escaneo simple. La plantilla comienza con los detalles básicos de la reunión, como título, facilitador, fecha, hora y ubicación.
En la siguiente sección, describirá el objetivo de la reunión. Esta es una parte clave de la agenda que permite a todos los participantes tener una idea clara de la intención de la reunión. Una o dos oraciones suele ser suficiente, siempre que sea conciso.
La tercera sección es donde puede enumerar a los asistentes a la reunión junto con su departamento, dirección de correo electrónico y número de teléfono. Por supuesto, los campos son opcionales, dependiendo del negocio en cuestión y su empresa.
A continuación, enumerará los elementos de la agenda para la reunión con el tema, el propietario y la hora. De nuevo, esto permite a los participantes prepararse para su parte de la reunión. También puede mantener su reunión alineada anotando los tiempos asignados para cada tema.
Finalmente, completará la sección de preparación. Debe incluir y adjuntar elementos como documentos, diagramas o correos electrónicos, como ejemplos, y quién es responsable de proporcionarlos.
Cada sección de esta plantilla de agenda tiene su propio propósito y le permite reunir a las personas y los materiales, así como establecer las expectativas para su reunión.
2. Durante la reunión
La captura de notas durante una reunión es la siguiente responsabilidad clave del facilitador, aunque debe tratar de designar a un tomador de notas específico. De cualquier manera, tomar notas de reuniones precisas es esencial para el éxito del objetivo de la reunión.
Estas notas sirven como recordatorios para seguimientos, acciones, problemas y conclusiones para todos los participantes. Por lo tanto, si utiliza una plantilla de minutos de reunión 12 Minutas de la reunión más recientes Plantillas para profesionales 12 Minutas de la reunión óptima Plantillas para profesionales Tomar notas es el primer paso para mantener a todos los asistentes a la reunión en la misma página. Las plantillas facilitan la captura de esos minutos de reunión. Compilamos una variedad de plantillas para Word, OneNote, Evernote y Google Docs. Leer más, tomar esas notas será mucho más simple.
La plantilla
La plantilla de la agenda de TidyForms arriba viene con una segunda página para las minutas de la reunión. El formato de esta página es el mismo que el de la agenda y tres de las cuatro secciones son exactamente iguales.
Las únicas diferencias son que los elementos de acción reemplazan la sección de preparación y hay una sección de seguimiento para la próxima reunión. Si está interesado en una apariencia coherente tanto para su agenda como para sus minutos, entonces esta es una gran manera de hacerlo.
Sin embargo, hay otra plantilla para Word del sitio web de Microsoft Office que ofrece un poco más de organización de sus notas. Verá que esta plantilla tiene la información básica de la reunión en la parte superior, como la mayoría.
Pero, lo que ofrece es una sección para cada tema discutido durante la reunión y todos los detalles que se aplican a ese tema en particular justo debajo. Este diseño está más estructurado, ya que puede incluir el tema, el tiempo asignado, el presentador, lo que se discutió, las conclusiones y los elementos de acción resultantes para cada elemento de la agenda en un solo lugar . Mientras que, las plantillas de minutos de TidyForms tienen una sección separada en la parte inferior para todos los elementos de acción sin muchos detalles.
Otra característica útil de esta plantilla es la sección al final que le permite agregar notas especiales. Esto puede ser bastante útil cuando surgen artículos adicionales que pueden no estar relacionados con un tema específico discutido.
También puede incluir los nombres de las personas que aparecen inesperadamente en su reunión en la sección Observadores .
3. Después de la reunión
Ahora que su reunión se ha suspendido, es hora de proporcionar a sus asistentes un seguimiento. El resumen de la reunión debe resumir las notas de la reunión y los elementos de acción previstos.
Tenga en cuenta que el envío de un resumen La verdad sobre las reuniones - y es feo La verdad sobre las reuniones - Y es una reunión fea están destinados a ser productivos, ¿verdad? Leer más siempre es una buena idea, incluso si no surgieron elementos de acción de la reunión. El resumen de la reunión puede servir como referencia para reuniones similares y temas o problemas que resurgen.
La plantilla
Esta plantilla de Template Lab es una buena opción. Solo complete el título de la reunión, la fecha, los asistentes, la ubicación y las secciones para tomar notas en la parte superior. Luego, usa la tabla para incluir tus seguimientos.
En Cuestiones, puede incluir el tema de la agenda relacionado, para Por agregar el presentador y en Discusión arrastrar de los mismos detalles de las notas de la reunión. Agregue la persona responsable, la fecha límite y usted está configurado.
También puede usar esto para realizar un seguimiento continuo a medida que se completan los elementos de acción. Por ejemplo, puede agregar una columna a la tabla y marcar una X o fecha al lado de las acciones finalizadas.
Alternativamente, puede tachar una fila completa para mostrar su finalización. Luego, guarde con un nuevo nombre o fecha y reenvíe a los participantes hasta que todos los artículos estén terminados.
Si no se derivaron elementos de acción de su reunión, aún puede usar esta plantilla para proporcionar un resumen de la reunión. Complete la tabla con los detalles apropiados y luego en Fecha límite, ingrese un indicador de que se completó o no se aplica.
Si le gusta esta plantilla, puede descargarla de la página de minutos de la reunión de Template Lab. A continuación, desplácese hasta la Plantilla de notas de reunión 17 para descargar esta plantilla.
Haga que su reunión sea un éxito
Las plantillas de negocios pueden ser útiles Las mejores plantillas de planes de negocios Las mejores plantillas de planes de negocios Todas las empresas necesitan un plan. Estas plantillas harán que escribir su plan de negocios sea fácil. Una estructura inteligente, preguntas orientadoras y un diseño inteligente te darán una ventaja en tu nueva carrera. Lea más y para las reuniones pueden ahorrar tiempo. Su mente debe estar en el objetivo y el contenido de la reunión, no crear documentos. Entonces, para su próxima reunión, revise estas plantillas convenientes para un resultado bien ejecutado.
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