Outlook sigue siendo una de las plataformas de correo electrónico más populares en el lugar de trabajo, y viene repleto de grandes herramientas de productividad que pueden ahorrarle mucho tiempo. Si está buscando más consejos para agregar a su arsenal de Outlook, aquí hay tres formas en que puede usar el cliente de correo electrónico para mantenerse en el camino correcto.
1. Marque los correos electrónicos como leídos inmediatamente
Cuando hace clic en un correo electrónico no leído en Outlook y lo elimina sin pasar a otro mensaje, permanece sin leer. Esto es particularmente molesto porque terminarás pensando que hay mensajes no leídos en la basura.
Vaya a Archivo > Opciones > Correo . En los paneles de Outlook, haga clic en el botón del panel de lectura y aparecerá un cuadro de diálogo con algunas opciones. La única opción que debe cambiar es Marcar elementos como leídos cuando se los mira en el Panel de lectura . Asegúrese de que la casilla esté marcada e ingrese 0 por el número de segundos que debe esperar antes de marcar un elemento como leído.
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo y nuevamente en la configuración de Correo. Ahora cuando hace clic en un correo electrónico en Outlook, se marcará como leído al instante.
2. Crear nuevos correos electrónicos al instante con texto copiado
Si ha copiado texto de su navegador, un documento, desde otro correo electrónico o desde cualquier otro lugar en su computadora, puede crear instantáneamente un nuevo correo electrónico con ese texto en el cuerpo de su correo electrónico simplemente presionando el atajo de teclado Ctrl + V en cualquier lugar de Outlook.
Para los correos electrónicos, querrá estar en la pestaña Correo. Si está en las pestañas Calendario, Contactos o Tareas, el texto aparecerá en un nuevo cuadro de diálogo de elemento para esa pestaña respectiva.
3. Desactiva las notificaciones con excepciones
Si necesita enfocarse y las notificaciones de correo electrónico de Outlook lo distraen, puede desactivarlas. Pero si aún desea estar atento a los correos electrónicos relacionados con el proyecto desde el que trabaja, o desde individuos específicos, puede crear excepciones a la regla.
Primero ve a Archivo > Opciones > Correo . En Llegada del mensaje, asegúrese de que todas las opciones de notificaciones estén desmarcadas y luego haga clic en Aceptar.
A continuación, querrá crear excepciones para contactos específicos. Hay varias maneras en que puedes hacer esto.
Si solo está interesado en las notificaciones de contactos específicos, la forma más sencilla de hacerlo es navegar hacia ellos desde un correo electrónico, hacer clic con el botón derecho y seleccionar Reglas> Crear regla . En el cuadro de diálogo que aparece, asegúrese de que debajo de Cuando recibo un correo electrónico con todas las condiciones seleccionadas, la opción De está marcada. Para Haga lo siguiente asegúrese de que la pantalla en la ventana de alerta de nuevo artículo esté marcada. Si lo desea, también puede habilitar la notificación de sonido y también acceder a Opciones avanzadas para obtener más información, como el texto en el asunto y el nivel de importancia.
Si lo desea, puede elegir entre más condiciones además del remitente, pero para esto tendrá que ir al menú con pestañas en la parte superior de la pantalla, hacer clic en el botón Reglas y acceder a Administrar reglas y alertas . Haga clic en el botón Nueva regla . En Mantenerse actualizado, haga clic en la opción Mostrar correo de alguien en la Ventana de alerta de nuevo artículo y haga clic en Siguiente .
Encontrará una lista de varias condiciones para los tipos de correos electrónicos que recibe: por remitente (un individuo o un grupo), por palabras específicas en el asunto, enviadas solo a usted, marcadas como importantes o marcadas, con palabras específicas en el cuerpo, con archivos adjuntos, y mucho más.
Marque la casilla de la condición que desea usar en el Paso 1, y en el Paso 2 verá el texto vinculado para cada elemento. Haga clic en cada enlace y siga las instrucciones sobre el tipo de contenido para ingresar. Una vez que haya tomado todas las decisiones, haga clic en Siguiente .
A continuación, puede seleccionar su acción. Para las notificaciones, puede configurarlo de modo que Outlook muestre un mensaje de alerta específico de su elección, notificaciones de escritorio y / o reproduzca un sonido. Una vez que haya hecho su selección, haga clic en Finalizar . Verá que la regla aparece en la lista de Reglas y Alertas.
Si ya terminaste de enfocarte y quieres volver a activar las notificaciones, simplemente regresa a Archivo > Opciones > Correo y debajo de Mensaje de llegada activa las notificaciones.
¿Qué consejos y trucos de Outlook usas para mantenerte productivo? Compártelos con nosotros en los comentarios.