3 formas de firmar electrónicamente documentos

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El papeleo no tiene por qué ser una tarea ardua, si se puede manejar de manera rápida y eficiente. En el caso de firmar documentos, por lo general no lo es. Después de recibir el contrato de PDF en el correo, lo imprimirá y colocará su sello de aprobación en él.

Si eso no fuera suficiente, ahora debe volver a colocar el documento en su computadora. Tener una máquina de fax prehistórica por ahí parece una bendición ahora mismo. De lo contrario, el documento debe ser escaneado de nuevo. Llévelo a su costosa impresora todo en uno, use una aplicación móvil para escanear el documento Escanee documentos en su teléfono con CamScanner para Android Escanee documentos en su teléfono con CamScanner para Android Puede utilice esta práctica aplicación para escanear cualquier documento directamente desde su teléfono. Lea más, o construya su propio escáner de documentos para teléfonos inteligentes Cómo construir su propio escáner de documentos para teléfonos inteligentes Cómo construir su propio escáner de documentos para teléfonos inteligentes ¿Alguna vez trató de tomar una foto de un documento con la cámara del teléfono inteligente, con la esperanza de convertirlo utilizando el software OCR en un documento PDF o Word más adelante? Tal vez has intentado tomar ... Leer más.

Es un proceso intrincadamente sin sentido, todo para obtener un único elemento ondulante en un solo documento. Es hora de que la firma de documentos ingrese a la era digital y con las firmas electrónicas, sí. A continuación hay tres formas de firmar documentos electrónicamente en su computadora, su dispositivo móvil o desde su navegador. Con estos, solo lleva unos minutos abrirse camino a través del papeleo sin papel.

Firmas electrónicas versus firmas digitales

Primero, aclarar. A menudo escuchará los términos firma electrónica y firma digital de manera intercambiable. Es importante saber la diferencia.

Una firma electrónica o firma electrónica es simplemente una ficha que adjunta a un documento que muestra su intención de aceptar o aprobar el contenido del documento. Esta firma electrónica normalmente se considera legalmente vinculante. Es muy similar a su firma "real", ya que a menudo se ve igual, pero también puede ser imitada por una persona con malas intenciones.

Colocar una firma digital en un documento no hace que respalde el contenido de un documento. Más bien, una firma digital es un 'sello' electrónico que (usando criptografía asimétrica) que sirve para el doble propósito de autenticar al emisor y / o al firmante. Un tercero, llamado Autoridad de certificación, ayuda a habilitar todo el proceso. Las firmas digitales son similares a los certificados de seguridad que verá en algunos sitios web, donde una autoridad de certificación de terceros garantiza la identidad del titular del certificado. Se puede combinar con una firma electrónica para que el documento sea más seguro. En algunos casos muy delicados, el remitente del documento puede exigir que el consentimiento del firmante sea casi irrefutable.

Las firmas digitales generalmente se ofrecen con una prima, ya sea por una autoridad certificadora separada o en los planes comerciales de mayor costo de los servicios eSignature como los que se mencionan a continuación. La mayoría de los servicios ofrecen exclusivamente firmas electrónicas en los planes personales, con algunas medidas de seguridad adicionales como el rastreo de documentos (¿Cuándo y dónde se compuso el documento? ¿Cuándo y dónde se firmó?) Y la verificación de la dirección de correo electrónico. Estos son los servicios que analizaremos hoy.

Firmar ahora

SignNow originalmente estaba cubierto en el directorio MakeUseOf. Desde entonces, ha evolucionado significativamente. El servicio es utilizado por compañías como General Motors y Pepsi. De hecho, SignNow afirma ser utilizado por el 50% de las compañías de Fortune 500.

Dicho reclamo suena cada vez más creíble cuando empiezas a jugar con SignNow. De todas las herramientas de eSignature que probé, SignNow proporciona la interfaz más perfecta. Puede firmar con una fuente curva e intentar crear un sello biométrico de su firma dibujándolo digitalmente o cargando una imagen.

Los usuarios gratuitos pueden subir y registrar hasta cinco documentos por mes. Esto no parece mucho, pero la mayoría de los usuarios domésticos no firman contratos todos los días. También podrá usar las aplicaciones de iOS y Android para firmar sobre la marcha, o tal vez para dibujar su firma con un lápiz.

Los usuarios comerciales pueden solicitar uno de los otros planes de precios. Estos agregarán una miríada de otras características, incluidas aquellas que son útiles cuando desea que otros firmen sus documentos. Puede agregar campos a un documento que facilite la firma y envíe el documento a sus clientes. Alternativamente, cree una plantilla que pueda enviarse como un enlace de firma a múltiples clientes a la vez.

HelloSign

HelloSign es más o menos la misma historia, con algunas diferencias. En primer lugar, registrarse es muy sencillo. Puedes usar tu cuenta de Google para saltarte gran parte del progreso de registro e ingresar directamente. Incluso si no tienes una cuenta ahora, puedes tener tu documento firmado en minutos.

Dentro de HelloSign, puede cargar su documento a través del navegador o vincular HelloSign a Google Drive, Box, Dropbox, Evernote y SkyDrive para acceder a sus documentos en la nube. Firme su documento con una letra cursiva, una imagen cargada o dibujando su firma en el navegador y envíelo de inmediato a los destinatarios.

HelloSign muestra similitudes definidas con SignNow. La interfaz no es tan fluida (aunque sigue siendo genial), pero lo compensa en mejores términos. Como tal, puede firmar documentos ilimitados con una cuenta gratuita y enviar hasta tres solicitudes de firma cada mes. Las aplicaciones gratuitas para Gmail, iOS y Android están disponibles para complementar el servicio.

Su propio lector de PDF

La mayoría de las personas, sin saberlo, ya tienen las herramientas necesarias para poner una firma electrónica en sus documentos. Microsoft Office ofrece firmas electrónicas en sus suites de correo electrónico y oficina. Las aplicaciones profesionales como Acrobat XI Pro evidentemente tienen características de firma, pero incluso la aplicación gratuita Adobe XI Reader le permite firmar su documento mediante la vinculación al servicio EchoSign de Acrobat.

La vista previa, que es el visor de imágenes y PDF predeterminado en Mac OS X, ofrece una característica de firma ingeniosa en la que se sostiene una pluma o una firma dibujada con sharpie hasta su cámara web. La firma se convierte luego en un gráfico vectorial y se agrega una opción de firma electrónica a la barra de herramientas Anotación.

¿Cómo se hace cargo de su papeleo? ¿Utiliza su computadora o teléfono celular para firmar documentos electrónicamente, o todavía imprime todo? ¡Participa y comparte tu flujo de trabajo en la sección de comentarios debajo del artículo!