¿Tiene problemas para mantenerse al tanto de las cosas a pesar de tener las mejores herramientas y un flujo de trabajo optimizado? Tal vez necesite menos herramientas y un flujo de trabajo más simple.
Mantenerse actualizado sobre lo que ofrece la web es estresante. Agregar todo a su flujo de trabajo puede ser desastroso. Usar menos recursos más inteligentes para hacer su trabajo no es una mala estrategia. Veamos algunas maneras posibles en que puede adoptarlo y cómo puede allanar el camino para un ritmo y un estilo de trabajo más sanos.
1. Deje que sus herramientas actuales se multipliquen
Es tentador seguir agregando más aplicaciones y gadgets a su flujo de trabajo para aprovechar todas las funciones útiles que ofrecen. Esto solo significa más centros de datos para realizar un seguimiento y hacer que funcionen en armonía.
Tengo demasiadas aplicaciones en mi teléfono. pic.twitter.com/87opchTINW
- Carl Hendrick (@C_Hendrick) 28 de febrero de 2016
Pregúntese qué pueden hacer esas nuevas herramientas que sus herramientas existentes no pueden hacer. ¿Cómo puede obtener su conjunto actual de herramientas para realizar las mismas funciones que las nuevas herramientas prometen? ¿Tu calendario se puede duplicar como una lista de tareas? Recordatorios Hacer que el Calendario de Google sea una increíble lista de tareas Recordatorios Hacer que el Calendario de Google sea una increíble lista de tareas ¿Mantiene una lista de tareas y un calendario por separado? Introduce la fricción porque las tareas y la programación son interdependientes. Google ahora resolvió esto mediante la introducción de Recordatorios a Google Calendar en Android. Lee mas ? ¿Puede Gmail actuar como su lector de RSS? ¿Cómo utilizar Gmail como lector de RSS? ¿Cómo utilizar Gmail como lector de RSS? Una alternativa interesante a Google Reader se puede encontrar en Google, una que sabe que no irá a ninguna parte: Gmail. Con unos pocos pasos, puede convertir parte de su bandeja de entrada en un lector de RSS. Lee mas ? ¿Puede Trello convertirse en su perseguidor de dinero? 10 Usos únicos de Trello además de la gestión de proyectos 10 Usos únicos de Trello además de la gestión de proyectos Trello es una delicia para los amantes de la lista. Su enfoque de estilo Kanban no fue solo para la gestión de proyectos. No nos creas? Mira estos diez usos únicos de Trello. Lee mas ?
Antes de instalar una nueva aplicación, suscribirse a un nuevo servicio o comprar un nuevo gadget, eche un vistazo a las herramientas que ya usa regularmente y vea cómo puede rediseñarlas. Con este enfoque, no es necesario que:
- Gasta dinero en nuevas herramientas cuando tus herramientas existentes (ya pagadas) pueden hacer el trabajo gratis
- Pierda tiempo en configurar las nuevas herramientas, aprender a manejarlas e importar datos en ellas
2. Desterrar tareas adictivas de su computadora principal
Incluso si usa aplicaciones de bloqueo de distracción para mantenerse alejado de Facebook, Twitter, su bandeja de entrada, lector de feeds, etc. cuando necesite trabajar, la tentación de echarle un vistazo rápido a las últimas actualizaciones aún permanece.
¿Por qué no tomar la fuente de la tentación de la ecuación? Separe el trabajo del trabajo moviendo actividades como Facebook, verificación de correo y lectura de feeds desde su computadora principal. Restringirlos a un dispositivo secundario como su tableta o una computadora diferente y usar su dispositivo principal solo para el trabajo.
3. Utilice archivos de texto en cualquier lugar que pueda
Cuando Leo Babauta escribió que guarda todo en archivos de texto, pensé que no había forma de que ese enfoque pudiera funcionar para mí. Pero aún así decidí probarlo.
Después de un poco de experimentación, me di cuenta de que no necesito aplicaciones y servicios adicionales para administrar una parte importante de mi vida digital, pero los utilizo de todos modos porque es lo que siempre he hecho.
Un archivo de texto plano funcionará perfectamente para gran parte de sus datos distribuidos en varias plataformas, sitios web y aplicaciones.
Los archivos de texto son simples, livianos y multiplataforma. No necesita instalar aplicaciones o complementos de lujo para que funcionen. No necesita registrarse para nada. No tiene que lidiar con problemas de compatibilidad al acceder o compartir los datos que contienen. Esto hace que los archivos de texto sean perfectos para rastrear todo, desde las listas de tareas pendientes hasta los pagos de facturas y los libros que desea leer.
Una aplicación decente para tomar apuntes 6 Aplicaciones modernas para tomar notas para mantener sus pensamientos organizados 6 Aplicaciones modernas para tomar notas para mantener sus pensamientos organizados ¿Alguna vez se le escapó un pensamiento y desea haberlo anotado? No volverá a suceder cuando tenga una de estas aplicaciones modernas a su alcance. Leer más con una función de búsqueda es lo único que necesita para manejar archivos de texto. Brownie señala si es compatible con Markdown y la sincronización de almacenamiento en la nube. Incluso el bloc de notas predeterminado que viene incluido con su sistema operativo lo hará en una crisis. Uso Letterspace (OS X, iOS) para tomar notas y no puedo recomendarlo lo suficiente.
Hay tareas para las que necesita algo más poderoso que un archivo de texto, pero esas tareas son probablemente menos de lo que imagina. Además, este enfoque puede no funcionar para usted en absoluto, pero todavía es algo en lo que debe pensar.
4. Opta por herramientas no intrusivas
Las herramientas que no se ejecutan bien o tienen interfaces torpes a menudo son sucias. Tienes que pasar mucho tiempo buscando a tientas su UI, buscando funciones ocultas o no intuitivas y deshaciendo los cambios que hayas realizado.
Ahí es donde apreciará la genialidad de una herramienta no intrusiva, una que le permite concentrarse en la tarea que tiene entre manos sin hacer una pausa de vez en cuando para encontrar esta función o recordar cómo funciona.
Sabemos que es posible que no pueda elegir sus herramientas en algunos casos, como en esfuerzos de colaboración. Pero al menos donde tenga libertad de elección, elija herramientas que prometan mantenerse fuera de su alcance una vez que las domine. No necesitan ser demasiado simples o minimalistas. Deberían sentirse tan intuitivos para que los use que olvide que los está usando.
Si usa Evernote pero odia la interfaz, Alternote para Mac es increíble, especialmente para la escritura de formato largo .https: //t.co/ET3q0l2VS5
- Ryan Delk (@delk) 4 de febrero de 2016
Por supuesto, es posible que encuentre algunas aplicaciones demasiado útiles como para darse por vencidas sobre la base de una interfaz mal ejecutada. Lo mejor que puede hacer en este caso es buscar un cliente de terceros con una interfaz más fluida.
5. Abastecerse de plantillas y accesos directos
Las plantillas de datos, los atajos de teclado y las automatizaciones de tareas merecen todos los elogios que reciben, y es hora de que sean una parte clave de su flujo de trabajo. Configurarlos puede resultar un poco lento, pero la medida en que suavizan su flujo de trabajo más que lo compensa.
Por ejemplo, tengo una plantilla de configuración para mis artículos. Incluye una sección en blanco para experimentar con los títulos, una lista de encabezados de secciones genéricas (Sección 1, Sección 2, etc.) y una lista de verificación de los elementos que necesito buscar (enlaces rotos, imágenes faltantes, etc.). La plantilla termina con una sección en blanco para las notas.
He guardado esta plantilla en el expansor de texto incorporado de mi Mac. ¿Qué es la expansión de texto y cómo puede ayudarlo a ahorrar tiempo? ¿Qué es la expansión de texto y cómo puede ayudarlo a ahorrar tiempo? Si pudieras ahorrarte una pequeña fracción del tiempo que dedicas a escribir, podrías ahorrar horas de tu tiempo cada semana. Para eso es exactamente la expansión de texto. Lee mas . Ahora, cada vez que estoy listo para comenzar un nuevo artículo, escribo rpt (abreviatura de Regular Post Template) y presiono la barra espaciadora. Y hay un esqueleto listo del artículo que estoy a punto de escribir. Es un punto de partida sensato y es mucho mejor que la temida página en blanco Facing Writer's Block? Obtenga las ideas fluyendo con estos 3 rituales diarios que enfrentan el bloqueo del escritor Obtenga las ideas que fluyen con estos 3 rituales diarios Con solo unas pocas actividades regulares, los escritores pueden reducir su lucha constante por ideas. Aquí hay tres de esos rituales que pueden darle un flujo constante de ideas para su próxima pieza creativa. Lea más de lo que siempre solía gemir.
También tengo un atajo para agregar créditos de imagen. Me da un fragmento de código HTML estándar que incluye la URL de la imagen, el propietario de la imagen y el origen de la imagen. Todo lo que necesito hacer es reemplazar esos datos predeterminados con los datos de atribución relevantes para cada imagen que uso.
6. Tener una carpeta o dos para datos temporales
Mis centros de datos digitales (carpetas de discos duros, almacenamiento en la nube, bandejas de entrada) se llenan demasiado rápido con datos entrantes que tienen una vida útil corta, como archivos adjuntos que descargo, capturas de pantalla que tomo, correos electrónicos sobre productos que ordeno, etc.
Cada vez que quería un archivo o correo electrónico importante, tenía que pasar a través de todos estos otros datos que eran mucho menos útiles. Podría haberlo canalizado a las carpetas adecuadas con un sistema automatizado o un montón de recetas IFTTT, pero eso parecía demasiado esfuerzo para datos que ni siquiera son útiles ni relevantes a largo plazo.
Ahora vuelco esos datos a una carpeta etiquetada como Temp (temporalmente) en el disco duro de mi Mac. Cualquier archivo entrante que conozco no será útil más allá de unos pocos días a un mes, lo arrastraré y soltaré en la carpeta Temp. Cada semana, más o menos, echo un vistazo rápido a esta carpeta temporal, clasifico los archivos por tipo y elimino la carpeta rápidamente borrando archivos que ya no son útiles.
Incluso tengo una carpeta Temp para correos electrónicos. Cualquier correo electrónico que ponga en él, lo guardo tan pronto como deje de ser relevante. Por ejemplo, si recibo una confirmación de pedido para una compra en línea, la dejo caer en esta carpeta Temp. Borro ese correo electrónico el día que recibo el producto.
Use menos herramientas inteligentes
Algunas personas son profesionales en el manejo del caos digital. Si no eres tú, ajustar, optimizar y administrar tus herramientas y actividades digitales probablemente te supere. Entonces, ¿no tiene sentido tener menos de ellos para modificar, optimizar y administrar en primer lugar? Ese es el enfoque que me ha funcionado muy bien durante el último año más o menos. Quizás sea adecuado para ti también. ¡Dale una oportunidad y lo sabrás!
¿Qué recomendaría eliminar o reducir para tener un flujo de trabajo más manejable? Cuéntanos qué funcionó para ti.
Créditos de imagen: caja vacía de cartón por omphoto a través de Shutterstock