Una de las habilidades más importantes en el bolsillo de un Project Manager es la organización. Ser capaz de administrar y realizar un seguimiento de proyectos, tareas y personas es esencial para tener éxito en ese tipo de posición.
Para los gerentes de proyecto, puede ser más fácil llevar las herramientas y el conocimiento para organizar sus vidas personales que para los demás. Con esto en mente, aquí hay varios consejos y trucos de ese oficio que pueden ayudar a casi cualquier persona a administrar, realizar un seguimiento y organizar partes de su propia vida cotidiana.
Abordar proyectos usando tareas: un mordisco a la vez
Tareas y tareas pendientes 8 Mejores aplicaciones para administrar listas de tareas en Android 8 Mejores aplicaciones para administrar listas de tareas en Android No intente hacer malabares con docenas de tareas en su cabeza. Estas increíbles aplicaciones de administración de tareas de Android lo ayudan a realizar un seguimiento eficiente de su lista de tareas pendientes. Leer más es una gran parte de cualquier proyecto. Ya sea para implementar una nueva pieza de software de la empresa como Gerente de proyecto o para diseñar el jardín como propietario de una casa, cada proyecto debe dividirse en tareas. Tenga en cuenta la analogía de cómo comer un elefante, que es un bocado a la vez. Cualquier proyecto, grande o pequeño, puede y debe dividirse en un conjunto de tareas.
Crear tareas también es importante cuando hay dependencias. Para el Project Manager, la tarea de instalar el nuevo software no puede tener lugar hasta la compra de la nueva aplicación. En el mismo sentido, la tarea de plantar los nuevos arbustos no puede suceder hasta que no se hayan comprado.
Por lo tanto, si tiene un proyecto como el del ejemplo anterior para jardinería o algo de menor escala, como simplemente limpiar la casa, enumere primero las tareas y tenga en cuenta esas dependencias. A medida que avance y complete cada tarea, simplemente márquela de la lista. Su proyecto se completará de una manera muy organizada, asegurando que no se olvide nada.
Todoist, Wunderlist, Google Tasks, Remember the Milk y Trello son algunas de las herramientas más populares para tareas, tareas pendientes y administración de proyectos personales Chrome Show-Show List: Wunderlist, Google Tasks y Todoist Chrome To-Do List Enfrentamiento: Wunderlist, Google Tasks y Todoist Chrome tiene varias extensiones y aplicaciones que trabajan directamente con algunos de los administradores de tareas más populares. Pero, ¿qué tan bien funcionan y qué tan fáciles son de usar? Lee mas .
Recordatorios sobre la memoria: las cosas no te resbalarán
Algunas personas tienen la capacidad más maravillosa para recordar cualquier cosa y todo. Sin embargo, esto no es común para la mayoría. Y muchas veces, podemos recordar tareas para la oficina por la mañana más fácilmente que recordar que tenemos que llamar a la compañía de electricidad por la tarde. Los Project Managers pueden usar recordatorios para obtener actualizaciones de estado, confirmar plazos o crear informes de estado.
Fuera del lugar de trabajo, el uso de recordatorios nos protege de olvidarse de hacer cosas, ir a lugares, hacer llamadas telefónicas o cualquier cosa que se te ocurra que se necesita hacer. Incluso si recuerda hacer el pago del automóvil el primer día de cada mes, tener un recordatorio recurrente configurado en su dispositivo móvil o incluso anotarlo en el calendario de cada mes, casi garantiza que nunca se le pasará por la cabeza. Porque, ¿qué pasa si llega el día en que sucede?
Puede elegir entre muchas herramientas para recordatorios. Desde aplicaciones en su teléfono móvil Recordar iPhone para un mejor uso con las aplicaciones y consejos correctos Recordar iPhone para un mejor uso con las aplicaciones y sugerencias adecuadas Agregar recordatorios y eventos de calendario a su iPhone debería ser un proceso sencillo, y puede serlo si utilice las aplicaciones y trucos correctos para ahorrar tiempo. Lea más y tableta, para aplicaciones de escritorio y extensiones de navegador, para notas adhesivas simples y calendarios de pared. Hoy en día, las aplicaciones móviles son probablemente el método más popular porque se pueden sincronizar en múltiples plataformas, mostrar una notificación justo cuando la necesita y no pueden perderse o desecharse accidentalmente. También puede incorporar recordatorios en sus listas de tareas o utilizar aplicaciones divertidas simples como MemoCool Plus.
Organizando el equipo - Tu equipo doméstico
Una gran parte de ser un Gerente de Proyecto es reunir a las tropas. Manejar a las Personas Difíciles como Gerente de Proyecto de TI. Manejar a las Personas Difíciles como Gerente de Proyecto de TI. Un gerente de proyecto necesita agrupar a diferentes personas en un equipo de proyecto exitoso. Hay algunas habilidades blandas a las que puede recurrir para mantener el proyecto y el equipo en buen camino. Lee mas . Las diferentes piezas de un proyecto y sus tareas suelen ser realizadas por varias personas. Poder recibir actualizaciones de los miembros del equipo, darles incentivos a veces, y hacerlo respetuosamente son importantes para el éxito del proyecto. A menos que viva solo, es probable que tenga su propio equipo de miembros del hogar que se desempeñan y son responsables de las diferentes tareas.
Ser capaces de mantener a todos en el buen camino con sus tareas y tareas diarias, semanales o mensuales se puede lograr de diferentes maneras. Puede publicar una pizarra o una tabla de tareas en el refrigerador o la pared, enumerando el nombre y las tareas de cada persona, que pueden marcarse a medida que se completan. Las plantillas lo hacen aún más fácil 10 Plantillas de hoja de cálculo increíblemente útiles para organizar su vida 10 Plantillas de hoja de cálculo increíblemente útiles para organizar su vida ¿Es su vida un crisol de fechas incumplidas, compras olvidadas y compromisos incumplidos? Parece que tienes que organizarse. Lee mas .
Otro método es rastrear sus tareas y tareas electrónicamente. Muchos productos te permiten asignar tareas a otras personas. Por lo tanto, si sus hijos son un poco mayores o si viven con varios compañeros de cuarto, entonces enviar las tareas a todos los que están en la lista puede proporcionarles recordatorios útiles para que hagan las cosas.
No importa qué método funcione bien para su hogar, mantener a todos en buen camino con los quehaceres y tareas significa que su espacio vital está más organizado en general. Y, si tiene que empujar o empujar a alguien para que se concentre en la tarea, recuerde que puede tomar más moscas con miel que con vinagre.
Otros consejos útiles
Aproveche las listas para que no se olvide nada . Ya sea que use papel y bolígrafo o una aplicación en su teléfono, hacer listas de los artículos que necesita de la tienda, la ropa que necesita empacar para un viaje o los lugares que necesita para ir a recados, significa que no debe olvidar nada.
Además, tómese su tiempo al crear listas Estos 3 tipos de listas lo ayudarán a ser más productivo Estos 3 tipos de listas lo ayudarán a ser más productivo Cuando se trata de ser organizado y productivo, la lista de tareas pendientes es la herramienta definitiva. Tres tipos de listas podrían darle todo el poder que necesita sin complicar demasiado su planificación. Lea más y trate de pensar en artículos relacionados. Si está creando una lista de empaque para su viaje, por ejemplo, puede anotar "zapatos de vestir", lo que le indicará que escriba "calcetines de vestir". O bien, para una lista de compras, es posible que desee comprar filetes para la parrilla, que luego le indicarán que levante un plato lateral para acompañarlos. Muchas herramientas de administración de tareas, como las que mencionamos anteriormente, se pueden usar para estas simples listas.
Usa banderas de correo electrónico para detectar fácilmente . Si recibe un correo electrónico de su escuela, notificándole una fecha límite, una de su primo sobre una fiesta de cumpleaños o un recordatorio de la compañía telefónica, marque estos correos electrónicos con una bandera o estrella para que se destaquen.
Si su bandeja de entrada está inundada de boletines informativos, correos electrónicos personales, anuncios y todos esos otros mensajes que recibe, es probable que correos electrónicos sin marcar pero importantes se muevan al final de la lista fuera de la vista y, por lo tanto, fuera de la mente. Muchas aplicaciones de correo electrónico, como CloudMagic Email y clientes en línea, ofrecen recordatorios incorporados para que los correos electrónicos vuelvan a aparecer una vez que lo configuró.
Pruebe e incorpore las herramientas que funcionan para usted . Enumeró algunas herramientas de la lista de tareas y aplicaciones de recordatorio. Tenga en cuenta que no todas las herramientas funcionan bien para cada persona o familia. Así como diferentes Gerentes de Proyecto tienen diferentes estilos para realizar sus trabajos, diferentes personas tienen opiniones diferentes sobre qué herramientas funcionan para ellos.
Pruebe algunas herramientas diferentes de administración de tareas antes de seleccionar la que más le guste. Consulte varios métodos de organización de tareas domésticas para ver cuál funciona mejor para su familia. Uno que puede verificar que atiende a los hogares e incluye proyectos, asignación de tareas, recordatorios y listas de compras es Cozi.
Compartamos algunos pensamientos
Si usted es un Gerente de Proyecto y desea agregar a esta lista, siéntase libre de incluir sus sugerencias a continuación. O bien, si solo tiene problemas para organizar algunas de las cosas que se discuten aquí y desea recibir consejos o ayuda, publique su pregunta o dilema en los comentarios.
Crédito de la imagen: Mujer enojada en una sala de estar caótica por wavebreakmedia a través de Shutterstock, SLBLAKE y TaOb62 a través de Shutterstock.com