Como regla general, las aplicaciones de software existen para proporcionar comodidad y simplificar el trabajo. Por lo general, ofrecen una variedad de herramientas eficientes para ayudarlo a aumentar la productividad.
Pero, ¿y si te dijera que no importa qué aplicación estés usando, es probable que no la estés utilizando en todo su potencial?
Para obtener más de sus herramientas diarias, aprenda a desbloquear el poder de las plantillas .
¿Por qué plantillas?
Toma procesadores de texto, por ejemplo. Cada vez que creas un nuevo documento, estás empezando desde cero. Eso es ideal, y necesario, si está creando algo nuevo, innovador o fresco. Pero, si está creando un documento que tiene un diseño universal, solo está perdiendo el tiempo.
No importa qué aplicación esté usando, y sin importar en qué tipo de proyecto esté embarcándose, probablemente ya tenga una plantilla prefabricada disponible. Si ese no es el caso, generalmente puede crear sus propias plantillas para llamar después.
Tomando este enfoque para la productividad diaria Cómo 6 plantillas sencillas de Evernote aumentan mi productividad diaria Cómo 6 Plantillas simples de Evernote aumentan mi productividad diaria Cree plantillas personalizadas en Evernote. Con estas plantillas, puede aumentar su productividad en el trabajo y en su vida personal. Veamos cómo puedes crear tus propias plantillas personalizadas de Evernote rápidamente. Leer más puede mejorar tu vida al ahorrarte tiempo, ayudándote a producir un gran trabajo e incluso ayudándote a descubrir nuevas fórmulas para tus tareas cotidianas en las que no habías pensado.
Entonces, cuando te comprometes a usar plantillas, es importante saber en primer lugar qué hace que una plantilla valga la pena.
Cómo detectar una buena plantilla
El primer paso para elegir cualquier plantilla es determinar exactamente qué necesita de ella. Para qué lo vas a usar? ¿Qué tipo de información vas a incluir?
Por supuesto, esto también va a depender de la aplicación que planea usar. Eso me lleva a mi siguiente punto:
Asegúrese de comprender el alcance completo de la aplicación para la que está obteniendo la plantilla. Asegúrese de comprender el alcance completo de la plantilla Cree su plantilla PDF personalizada para planear cualquier cosa Cree su plantilla PDF personalizada para planificar cualquier cosa Las plantillas son dispositivos vitales para ahorrar tiempo que puede usar en casi cualquier situación de la vida. Cuando llega la situación especial, ¿puedes hacer tu propia plantilla? Es fácil. Te mostramos cómo. Lea más, también.
En otras palabras, ¿qué tipo de cosas serás capaz de hacer con eso? ¿Hay algún cambio o edición que no puedas hacer? ¿De qué limitaciones o restricciones debe mantenerse informado? ¿Hay elementos que deben presentarse de cierta manera?
Cualquier buena plantilla es flexible y personalizable. Debería poder moldearlo exactamente en lo que necesita, si no es así.
En este momento, estos consejos parecen generalizados, pero comprenderá su valor tan pronto como se sumerja y empiece a buscar una plantilla. Recuerde escribir primero y especificar lo que necesita de la plantilla primero, e ir desde allí.
Plantillas para aplicaciones populares
A continuación, veremos algunas plantillas de ejemplo para varias aplicaciones populares. Tome nota del tipo de plantillas resaltadas e intente hacer lo mismo con sus propias aplicaciones, especialmente si no están en la lista.
A través de plantillas eficaces, puede desbloquear el verdadero potencial de sus aplicaciones y llevar su experiencia de software al siguiente nivel.
Asana
Asana, si aún no está familiarizado, es una herramienta de gestión de proyectos basada en equipos. Más importante aún, es una herramienta de organización social para equipos pequeños y grandes, completa con chats en línea, interacciones y más.
Le permite mantenerse en contacto con su equipo, crear y organizar proyectos y asignar tareas a los miembros del equipo. Puede organizar proyectos de diversas maneras, con diferentes tareas para formar un todo. Existen múltiples herramientas y características para aumentar su experiencia, también. Por ejemplo, cualquiera puede adjuntar archivos desde servicios de almacenamiento en la nube, como Dropbox, o cargarlos para acceder en línea. Esto le permite compartir archivos fácilmente entre los miembros del equipo.
A diferencia de algunas de las otras aplicaciones en esta lista, no puede descargar plantillas prefabricadas para usar en Asana. Pero puedes crear tus propias plantillas para usarlas cuando las necesites.
Hay un par de maneras de hacer esto. Puede crear una plantilla desde cero, con la plena intención de usarla como plantilla desde el principio, o puede convertir un proyecto o tarea existente en una plantilla, lo que le permite guardar la estructura actual.
Esto es ideal para tareas como crear nuevas listas de verificación de clientes, contenido de marketing de productos, planes de aseguramiento de calidad, materiales de incorporación para nuevos empleados y más. Puede guardar la estructura o el diseño actual como base para reutilizar y modificar para tareas y proyectos futuros.
El recurso completo para trabajar con plantillas en Asana se puede encontrar aquí.
Asana es de uso gratuito para equipos de hasta 15 personas, o $ 8, 33 (facturados anualmente) por miembro para equipos más grandes.
Canva
Una de las mejores cosas de Canva, una herramienta de diseño y edición de imágenes en línea, es que hay muchas plantillas disponibles para trabajar.
Canva es básicamente el Photoshop menos complicado del diseño gráfico moderno 6 Lugares increíbles para encontrar plantillas gratuitas de InDesign 6 Lugares increíbles para encontrar plantillas gratuitas de InDesign ¿Qué le parece usar una plantilla InDesign de calidad profesional en lugar de hacer la suya propia? Este artículo analiza los mejores sitios de plantillas gratuitas en la web. Lee mas . Es poderoso, y hay una tonelada de recursos disponibles desde la aplicación para crear los gráficos que necesita para publicaciones de blog, recursos de impresión y más. Puede aprovechar formas existentes, imágenes prediseñadas, estilos de fuente y elementos visuales para producir exactamente el tipo de gráfico que necesita.
Elegir una plantilla existente para trabajar en Canva es alegremente simple. Simplemente inicie la aplicación y se le presentará una variedad de opciones para elegir.
Lo que quizás no sepa es que, con una cuenta de Canva for Work, puede crear y guardar sus propias plantillas de marca para utilizarlas en cualquier momento. Esto es sencillo ya que las opciones están justo frente a usted.
Existe una solución alternativa que puede usar para la versión estándar de Canva para uso personal. La aplicación guarda automáticamente cualquier documento anterior que haya creado, siempre que haya iniciado sesión. Asegúrese de hacerlo, cree un nuevo documento y luego rellene con imágenes genéricas y contenido.
Más tarde, puede editar el documento existente creando una copia e ir desde allí. ¡Es como tener una plantilla personalizada!
Canva Basic es de uso gratuito, pero existen restricciones sobre el contenido que puede incluir en sus gráficos. Puede pagar de forma individual para usar ciertos elementos gráficos desde la aplicación, y los costos variarán.
Canva for Work cuesta $ 12.95 por mes para cada diseñador de un equipo que necesita acceso a la herramienta, y ese precio se descuenta a $ 9.95 por mes si paga anualmente.
Kanbanize
Kanbanize, una popular herramienta de administración ágil y de Kanban, tiene soporte incorporado para plantillas y tipos de tarjetas personalizados.
La herramienta se utiliza para simplificar los procesos de trabajo al proporcionar una placa de progreso visualizada. Es esencialmente una versión digital del proceso de Kanban. Usted crea lo que se llama una placa de proyecto que actúa como una pizarra o pizarra. Luego, crea tarjetas de tareas para todos los diferentes pasos que se deben realizar para completar su proyecto, estas actúan como notas adhesivas. Estas tarjetas de tarea se asignan a miembros individuales del equipo y lo ayudan a realizar un seguimiento de lo que se ha completado y lo que aún debe hacerse.
Normalmente, necesitaría crear tarjetas de tareas y tableros de proyectos desde cero, editando todos los atributos, campos y detalles individuales a medida que avanza. Para hacer las cosas más simples, Kanbanize le permite crear plantillas de estos elementos.
La herramienta le permite modificar plantillas prefabricadas de tarjetas de tareas para que no tenga que crearlas desde siempre. Es especialmente conveniente si hay atributos que usa regularmente, y puede hacer lo mismo con los tableros de proyectos para mantener los campos y atributos consistentes en varios proyectos.
La configuración de una plantilla en Kanbanize es bastante intuitiva, pero si prefiere los pasos detallados, el sitio también tiene instrucciones fáciles de seguir en su página Tipos de tarjetas y plantillas.
Kanbanize ofrece una versión de prueba gratuita de hasta 1, 000 acciones. Después de eso, es $ 9 por miembro del equipo por mes (facturado anualmente) para equipos más pequeños de hasta 20 usuarios. Para organizaciones más grandes, es de $ 15 por usuario por mes.
Google Docs
Google Docs es un procesador de textos basado en la nube que es extremadamente versátil. Si alguna vez usó Microsoft Word, OpenOffice o herramientas similares, es casi exactamente eso, con la excepción de que es una aplicación en línea. También hay versiones de la herramienta para dispositivos móviles y tabletas, por lo que puede editar documentos sobre la marcha, y hay una función sin conexión para cuando necesite dejar su burbuja de Wi-Fi protegida.
Al igual que la mayoría de los procesadores de texto, puede descargar plantillas prefabricadas para crear documentos con la herramienta. El tipo de plantilla que necesita depende claramente del proyecto o contenido en el que planea trabajar. Por ejemplo, hay plantillas para calendarios, cartas de presentación, resúmenes 3 Sitios web útiles para plantillas de currículum descargables gratuitas 3 Sitios web útiles para plantillas de currículum descargables gratuitas Lea más, facturas, planes de negocios, cronogramas de proyectos y mucho más.
Encontrará algunas de las mejores plantillas de Google Docs prefabricadas resaltadas aquí 24 Plantillas de Google Docs que le facilitarán la vida 24 Plantillas de Google Docs que le facilitarán la vida Las plantillas pueden ahorrarle mucho tiempo. Compilamos 24 plantillas de Google Docs que ahorran tiempo para el trabajo, la salud, el hogar y los viajes. Continúa con tus proyectos, en lugar de luchar con armar documentos. Lee mas .
También puede crear su propia plantilla fácilmente guardando un documento con el contenido base y luego copiando ese archivo para su posterior edición.
Hootsuite
Hootsuite es una herramienta de marketing social superpotente que le permite administrar cuentas sociales y publicar contenido en varias redes sociales.
Lo que lo hace ideal para empresas grandes y pequeñas es que ofrece varias herramientas de análisis concisas para que coincidan con el contenido social que publica. Puede rastrear niveles de participación, vistas, porcentaje de alcance y más.
Una de las excelentes características de Hootsuite, y hay muchas, es que puedes crear plantillas de mensajes sociales personalizados. Esto le permite reutilizar el contenido que publicaría continuamente. Esta es una característica que carece de la mayoría de las redes sociales, especialmente desde la perspectiva de muchos bloggers y propietarios de pequeñas empresas.
Por ejemplo, supongamos que tiene una promoción durante todo el mes que desea que sus seguidores sociales conozcan. En lugar de crear una nueva publicación social desde cero cada vez que desee enviar el contenido promocional, puede almacenar el mensaje como una plantilla para llamar más tarde. Luego, durante el transcurso del mes, puede abrir esa plantilla y programar publicaciones sociales, idénticas o ligeramente editadas cada vez.
Si se pregunta cómo configurar plantillas, encontrará instrucciones detalladas aquí.
Hootsuite Pro, que permite hasta 10 usuarios, es de $ 9.99 al mes facturado anualmente. Hootsuite Business, que es para equipos más grandes, no tiene un precio de lista por usuario, por lo que deberá ponerse en contacto con el equipo de soporte para obtener más información.
FreshBooks
Dirigir un negocio, grande o pequeño, no es una tarea fácil, especialmente cuando se trata de administrar las finanzas. FreshBooks es una herramienta de contabilidad que informa que puede liberar un promedio de dos días completos por mes para los clientes que de lo contrario se gastarían en la realización de tareas contables regulares.
Es una alternativa de QuickBooks que funciona muy bien y tiene una interfaz mínima pero capaz.
No puedo revisar cada característica del servicio porque estaría aquí todo el día, hay muchas. De lo que puedo hablar es del excelente soporte de plantillas que ofrece la aplicación.
FreshBooks ya tiene una herramienta de plantilla prefabricada para generar facturas y estimaciones. Puede personalizar plantillas directamente desde el panel de administración de su cuenta. Esto le permite reducir el tiempo que normalmente pasaría creando este tipo de documentos personalizando la información necesaria y los campos por adelantado. De esta forma, cuando sea el momento de enviar una factura. Las mejores formas gratuitas de crear y administrar sus facturas en línea Las mejores formas gratuitas de crear y administrar sus facturas en línea Es una tarea que analiza las herramientas de facturación para encontrar las que ofrecen las características que necesita . No dejes que eso disminuya tu productividad. Vemos seis de las mejores soluciones. Lea más a un cliente, o genere estimados, solo necesita editar un pequeño lote de información.
FreshBooks cuesta $ 39.95 al mes para el plan Premium, que le permite facturar a un número ilimitado de clientes y crear un número ilimitado de facturas e informes. Si solo necesita facturar 50 clientes o menos, puede obtener el plan Plus por $ 24.95 al mes, que también ofrece un número ilimitado de facturas e informes.
Zapier
Zapier es una poderosa herramienta que puede ayudarlo a automatizar tareas Cree fantásticas automatizaciones de vida con pasos múltiples Cree increíbles automatizaciones de vida con pasos múltiples Zapier, el mayor competidor de IFTTT, anunció que ahora ofrece a los usuarios la capacidad de crear múltiples acciones automatizaciones llamadas zaps de varios pasos. Lea más definiendo una serie de factores desencadenantes y acciones. A través de la aplicación, crea algo llamado "zap", que sirve como regla general, o plantilla, para la acción que le gustaría realizar.
La herramienta se puede utilizar para conectar dos aplicaciones compatibles con Zapier entre sí para lograr el trabajo.
Por ejemplo, puede configurar un zap, o regla, que guarda automáticamente los archivos adjuntos de Gmail en su cuenta de Dropbox. También puede configurar reglas para crear una tarjeta Trello semanalmente, completar nuevas filas en Hojas de cálculo de Google con informes de resumen de RescueTime y mucho más.
Esencialmente, cada regla o acción que creas en Zapier es una plantilla.
Esta herramienta es invaluable para los dueños de negocios y aquellos que trabajan en entornos de ritmo acelerado. Puede automatizar una variedad de tareas a través de más de 500 aplicaciones de terceros como Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote y más.
Piense en todo el tiempo que podría ahorrar mediante la automatización de las tareas mundanas que lleva a cabo de forma regular.
Zapier tiene una amplia selección de niveles de pago que van desde Básico ($ 20 por mes) a Business Plus ($ 125 por mes) e Infraestructura ($ 250 por mes). La cantidad de reglas que puede crear depende del plan de suscripción que elija.
¿Qué plantillas empezarás a usar?
Las plantillas, siempre que sean efectivas, pueden ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo. Le permiten omitir los pasos generales en las herramientas de creación de documentos y tareas para ir directamente al grano. Con todas las aplicaciones enumeradas anteriormente, y muchas que no se mencionan aquí, puede cargar una plantilla y editar campos específicos para obtener exactamente lo que necesita.
Todos podríamos usar un poco más de tiempo y, al aprovechar las plantillas, se podrá pagar exactamente eso.
Entonces, ¿cómo usarás plantillas para hacer tu vida un poco más fácil? ¿Cuáles son las plantillas que ya usas? Cuéntanos en la sección de comentarios a continuación!
Crédito de la imagen: Helloquence