Cuando caminas por la calle y te saluda, ¿cómo te hace sentir cuando no responden? Es increíble cuán pequeña puede ser la falta de reconocimiento de una persona, pero también es increíble lo mucho que puede hacer para alentar una respuesta. Lo mismo es cierto con los correos electrónicos.
Ahora, imagina el escenario inverso. Estás pasando a alguien en la calle y te miran brevemente, saludan y luego miran hacia otro lado. ¿Qué tan probable es que digas hola? Ahora imagine a una persona mirándolo directamente a los ojos, sonriendo ampliamente y saludando, ¡incluso usando su nombre! Las probabilidades son mucho mejores de que te inspire para responder en especie.
Lo mismo nuevamente, es cierto con los correos electrónicos. Excepto que, en lugar de expresiones faciales o tono de voz, hay un conjunto de reglas completamente diferente cuando se trata de enviar correos electrónicos que alentarán o desanimarán a una persona a presionar el botón "responder" y responderle. En esta publicación, voy a compartir algunos trucos con ustedes que aprendí a lo largo de los años, consejos que aumentarán en gran medida su éxito al obtener respuestas por correo electrónico, incluso de personas muy ocupadas.
¿Por qué necesitas una respuesta?
Cuando cambié de trabajo hace unos años, comencé a trabajar en una empresa donde la gente estaba mucho más ocupada que en mi último trabajo. La gente apenas tenía tiempo para terminar el trabajo del proyecto, por lo que responder correos electrónicos se convirtió en una tarea prioritaria. 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su Bandeja de entrada ¿Qué filtros debería tener cada persona en su arsenal para que su bandeja de entrada es tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Lea más. Pronto aprendí que si no seguía un cierto formato y enfoque cuando enviaba correos electrónicos a las personas, es posible que no recibiera una respuesta durante muchos días, si es que lo hacía.
Lo primero que debe hacer cuando envía un correo electrónico a alguien, especialmente a alguien que está extremadamente ocupado, es hacer un inventario rápido de sus propias razones para enviarlas por correo electrónico. Si están ocupados y su correo electrónico no es un tema de prioridad lo suficientemente alta, probablemente se ocultará en alguna parte de la lista de tareas pendientes, solo para ser atendido cuando haya más tiempo para enfocarse en el problema (si es que lo hay) ) Las personas ocupadas tienen dificultades para administrar el correo electrónico. Mientras más ocupados estén, es menos probable que obtengas una respuesta si no juegas bien tus cartas.
Si puede justificar la importancia del problema lo suficiente como para justificar un correo electrónico, entonces, por supuesto, comencemos.
Haga una pregunta - Preferiblemente sobre ellos
En 2012, los investigadores de la Universidad de Harvard llevaron a cabo un estudio bastante exhaustivo que incluyó escáneres cerebrales, y descubrieron que las personas realmente obtienen un "zumbido bioquímico" al hablar de sí mismos. Cuanto más poderosa es una persona, como muchas personas extremadamente ocupadas, más disfrutan hablando de sí mismas. Después de todo, hay mucho que contar, ¿verdad?
Esto significa que si cuelgas la zanahoria de una pregunta personal dentro de tu correo electrónico, básicamente estás tentando a esa persona con un alto personal: la oportunidad de un poco de "alboroto" al compartir algo sobre sí mismos contigo. Y a algunas personas realmente les gusta la oportunidad de tener una caja de jabón. Así que dáselo a ellos.
Simplemente puede preguntar cómo va un proyecto en el que están trabajando. Si está muy cerca de ellos y habla de la familia con frecuencia, pregúntele a la familia cómo está. Si hay un gran juego del que todos están hablando, pregúnteles qué piensan. Deles la oportunidad de responderle y "tomarse un descanso" de tanto pensar en el trabajo. Puede hacer un seguimiento de su pregunta con la pregunta relacionada con el trabajo que quería hacer, en primer lugar, pero la solicitud de una opinión generará la necesidad de un alto "tengo que hablar conmigo mismo".
Bono adicional: usa algo que ambos tengas en común. Niños. Un amor por el béisbol. Sea lo que sea, primero haga esa conexión personal. Es menos probable que la persona archive rápidamente el correo electrónico para más adelante.
Elige una línea de asunto urgente
Las personas ocupadas naturalmente comienzan a priorizar los correos electrónicos, y algunas veces ni siquiera abren el correo electrónico para hacerlo. Ellos echarán un rápido vistazo a la línea de asunto. Entonces, si desea una respuesta rápida de estas personas, puede imaginarse la importancia del tema. Si necesita consejos sobre cómo hacer esto, le recomiendo los consejos de Aaron sobre cómo hacer que su línea de asunto se destaque. Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico destaque en una bandeja de entrada desordenada Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico destaque en una bandeja de entrada desordenada. ¿Alguna vez te envió un correo electrónico que creías importante para que te respondieran muchos días después o lo olvidaran más? De acuerdo, a veces está fuera de tu control, pero hay cosas que puedes hacer ... Leer más en una bandeja de entrada desordenada.
La conclusión es la siguiente: si necesita una respuesta de inmediato, ¿por qué su línea de asunto no está precedida por "IMPORTANTE:" o "URGENTE:"? No hay nada de malo en hacer esto, y en realidad es útil para las personas ocupadas que usan tales líneas de asunto como un indicador visual de qué atacar primero en la bandeja de entrada del correo electrónico. Simplemente no lo hagas por cuestiones tontas y sin importancia, o te convertirás en el "niño que gritó lobo", y tus correos electrónicos serán ignorados por completo.
Mantenlo corto y dulce
Esta es la parte del artículo donde me vuelvo hipócrita. ¿El tipo que escribe artículos de 2000 palabras va a decirle a Estados Unidos que sea breve y dulce? Sip. Eso es exactamente lo que voy a hacer. Estamos hablando de correos electrónicos aquí, y aquí está la lección que el Sr. Wordy aprendió aquí el primer año de su nuevo trabajo: PILE. Es un acrónimo que acabo de inventar. Representa a las personas ignoran los correos electrónicos largos.
Después de aproximadamente seis meses de personas que ignoraron mis largos y elaborados correos electrónicos, probé algo nuevo. Empecé a escribir correos muy, muy breves que solo expresaban el punto. No proporcioné detalles adicionales, pero al final de los correos electrónicos ofrecí brindar más información si lo deseaban.
Empecé a descartar mis correos electrónicos. Cuando pensé que eran lo suficientemente cortas, fui y corté un poco más. Tienes que preguntarte, ¿esta línea es superflua? ¿Estás compartiendo información con el objetivo de que las personas sepan cuánto sabes o realmente no tiene importancia para el tema en cuestión? Reduzca las palabras. Ve al punto rápidamente. Cuando comencé a hacer esto, noté que la tasa de respuesta se disparaba. Si puede reducir su correo electrónico a una sola línea, las probabilidades son bastante buenas, obtendrá una respuesta inmediata.
Sobornarlos
Si vamos a ser honestos aquí, entonces debes admitir que, por su naturaleza, los humanos somos un grupo interesado. Cuando la gente ve que puede haber "algo en él" para ellos, se sienten más obligados a actuar. Puede aprovechar esto en un correo electrónico al cerrar su correo electrónico con algo así como: "Así que, ¡háganmelo en un buen momento cuando puedan hablar de ello con una taza de café, sobre mí!"
¿Una taza de café gratis solo por presionar el botón de respuesta? Ese es un buen incentivo. Y si el problema es aún más importante, por ejemplo, si intenta vender algo u obtener un nuevo cliente, siga adelante y ofrezca comprar el almuerzo. Esa pequeña inversión valdrá la pena. A la gente le encanta un almuerzo gratis.
Involucrar a una segunda parte
Si ha enviado un correo electrónico a alguien varias veces, ha intentado todas las tácticas mencionadas anteriormente y todavía no obtiene ninguna respuesta, entonces es hora de sacar las armas grandes. Por lo general, reservo estas dos últimas tácticas para las personas que ignoran crónicamente los correos electrónicos. El primer enfoque de "gran arma" es atraer a alguien que pueda estar relacionado con la situación. Puede tratarse de su jefe o de una persona adicional con la que esté trabajando en el proyecto retenido porque la persona no responde su correo electrónico.
Esto no es algo que desee hacer en el primer, segundo o incluso tercer correo electrónico. Sin embargo, si se le ignora abiertamente, escriba un mensaje de correo electrónico más educado y comuníquese con una persona involucrada. Si se trata de alguien más arriba, como su jefe, y la otra persona sabe que están en una posición de autoridad, serán rápidos en responder. De todos los ignorantes crónicos con los que he tratado a lo largo de los años, este enfoque de "cc" provoca una respuesta el 99% del tiempo. Hay algo en tener una audiencia que transforma el diálogo y de repente lo convierte en una prioridad más alta.
Recordar constantemente recordatorios
Si alguna vez has visto la película Shawshank Redemption, o lees la novela escrita por Stephen King, entonces tal vez recuerdes la parte donde Andy Dufresne envía una carta cada semana al Senado estatal, pidiendo dinero para una biblioteca de la prisión. Después de recibir unos cientos de dólares y una donación de libros, Andy comienza a enviar dos cartas por semana pidiendo incluso más dinero.
El punto de la historia es que la persistencia funciona. Llamémoslo molesto, irritante o irritante, pero si realmente necesita una respuesta a algo importante, preguntarle a la persona cortésmente si recibió su último correo electrónico tendrá uno de los dos efectos deseados. Le indicará a la persona que busque en la bandeja de entrada en la búsqueda del correo electrónico del que está hablando, o les hará darse cuenta de que la única manera de hacerlo desaparecer es responder a su correo electrónico. Esta es claramente una solución de último recurso, pero también es una solución que funciona.
¿Qué técnicas usas para obtener una respuesta más rápida a tus correos electrónicos? ¿Qué funciona para ti? ¡Comparte tus propios consejos y consejos en la sección de comentarios a continuación!
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