Los correos electrónicos son difíciles. Es realmente difícil comunicar lo que realmente quieres decir en un correo electrónico, y la mitad de las veces la gente casi siempre te malinterpretará. Gran parte del problema se debe al hecho de que las personas a las que les estás escribiendo no pueden ver tu cara. No pueden ver la sonrisa en su rostro, y no puede ver la expresión en su rostro: la capacidad humana natural de comprender la emoción en palabras a través de la expresión facial es completamente nula en un correo electrónico.
Entonces, ¿qué puede reemplazar la expresión facial y el tono de voz? ¿Cómo logra transmitir efectivamente su mensaje sin hacer que todos sus amigos o todos en la oficina se sientan real- mente molestos con usted?
El escritor Peter Drucker escribió una vez: "Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice ". Daría un paso más allá y diría que lo más importante al enviar un correo electrónico es aclarar lo suficiente para que el destinatario no escucha lo que no se dice. De hecho, lo que causa la mayoría de los problemas con la comunicación por correo electrónico es cuando la persona que recibe el correo electrónico interpreta todo tipo de cosas terribles que ha implicado, incluso si solo ha escrito una sola línea.
Esto es lo que conduce al odio y al descontento. Esto es lo que crea resentimiento. Esta es la razón por la cual el tipo del otro lado de la mesa en la reunión de la mañana te está mirando con furia, porque lo has llamado por un correo electrónico que enviaste ayer por la tarde, y lo tomó como un ataque personal.
Elaborando su correo electrónico perfecto
Aquí en MUO, hemos cubierto mucho sobre el aspecto técnico de enviar correos electrónicos, como enviar correos electrónicos de forma anónima. Cómo enviar correos electrónicos completamente anónimos: 5 métodos efectivos Cómo enviar correos electrónicos completamente anónimos: 5 métodos efectivos Hoy en día es fácil enviar correos electrónicos sin revelando tu verdadera identidad Estas son algunas de las formas más efectivas de enviar y recibir correos electrónicos anónimos. Leer más o mi correo electrónico al enviar correos electrónicos desde Excel Cómo enviar correos electrónicos desde una hoja de cálculo Excel Usar scripts de VBA Cómo enviar correos electrónicos desde una hoja de cálculo Excel Usando scripts de VBA Le mostraremos cómo configurar correos electrónicos automáticos desde Excel utilizando Collaboration Data Objects, (CDO) y scripts VBA. Nuestras plantillas de código hacen que esto sea mucho más fácil de lo que parece. Lee mas . Pero, ¿qué pasa con el lado emocional del correo electrónico? ¿Qué pasa con la forma en que te encuentras en tus correos electrónicos, y mejores formas de presentarte en la palabra escrita que no dejará a todos tan molestos contigo todo el tiempo?
Bueno, no es sin mucho dolor y sufrimiento que puedo estar aquí hoy y decirte que ahora estoy en condiciones de ayudar. He cometido casi todos los errores que se pueden cometer con el correo electrónico, desde los primeros días en la universidad, cuando intenté comenzar un negocio de marketing multinivel enviando correos electrónicos a todos en el campus. En un día, mi cuenta se cerró durante 24 horas y una gran y desagradable advertencia del administrador de mainframe de IBM sobre lo que define "spamming".
No era tanto una lección sobre la etiqueta del correo electrónico, ya que era una llamada de atención que el correo electrónico realmente puede meterlo en problemas si lo maneja mal. A través de los años he ofendido a la gente, me he ofendido, y he tenido batallas épicas de corte y quema con la gente. Me gustaría decir que alguien ganó, pero nadie gana. Es por eso que estoy aquí hoy, esperando ayudar a las futuras legiones del público que envía correos electrónicos a preparar mejor esos correos electrónicos antes de hacer clic en el botón de enviar.
1. Envío de una novela
Uno de mis primeros pecados culpables cuando comencé a trabajar como ingeniero fue que casi siempre escribía correos electrónicos que se extendían en tres o cuatro párrafos. La razón no fue solo porque puedo escribir bastante rápido, sino porque siempre pensé que si dejaba algún detalle, la gente no entendería realmente de lo que estaba hablando. Eso puede ser cierto hasta cierto punto, y llegaremos a correos electrónicos que son demasiado breves en un minuto, pero hay algo que decir por simplicidad.
Cuando escribe correos electrónicos tan complicados, no logra transmitir su mensaje de varias maneras. En primer lugar, el hecho de que usted haya escrito tanto implica para la persona que tiene poco respeto por su tiempo, y si lo hace con demasiada frecuencia, seguramente los irritará. En segundo lugar, mientras que un correo electrónico de 500 palabras organizado en varios párrafos tiene mucho sentido para usted, lo más probable es que confunda a todos y les provoque una migraña.
Si eres un experto en palabras y tienes la tendencia a escribir en exceso, siempre vuelve atrás y ponte a trabajar en "cortar" esas oraciones. Piensa en formas nuevas y creativas para acortarlos, o tal vez puedas eliminarlos por completo. Quizás estás ofreciendo demasiada información. Dile a las personas lo que necesitan saber, no lo que quieres que ellos sepan que sabes. ¿Ya sabes?
2. Envío de un correo electrónico de dos palabras
La ofensa opuesta al nuevo correo electrónico son los correos electrónicos de una o dos palabras que no explican nada en absoluto. Es algo así como cuando les pregunto a mis hijos en la mesa: "Entonces, ¿cómo estuvo tu día? "Después de un momento, una respuesta reacia, " Bien. "No estoy seguro de por qué me molesto, sigo adelante. " ¿Qué hiciste, algo divertido? "La respuesta inevitable ", no, realmente no. "
Honestamente, no entiendo por qué algunas personas incluso se molestan en usar el correo electrónico. Si tiene suerte, un correo electrónico de esta persona contendrá una sola oración completa. Si no tiene suerte, la persona le pedirá que haga algo por ellos, pero no se molestará en explicar exactamente lo que quieren que haga. Es como enviar un mensaje de socorro a través de una radio cuando estás perdido en el medio de la jungla y no informar a la cuadrilla de rescate cuáles son tus coordenadas.
Es extremadamente frustrante, porque la gente tiene que luchar para entender de qué demonios estás hablando. Peor aún, puede obligarlos a perder el tiempo respondiendo a su correo electrónico, solo para pedirle que elabore un poco más.
Sospecho que la mayoría de las personas con este problema escriben correos electrónicos tan cortos porque escribir es un ejercicio tan arduo. No todos pueden escribir más de 60 a 70 palabras por minuto, por lo que debe tener un poco de simpatía por este grupo.
3. Enviar un correo electrónico masivo destinado a una persona
¿De verdad quieres llamar a la gente? Envíe un correo electrónico masivo a todos en su oficina simplemente para reprender a una sola persona por algo que hicieron mal. Yo llamo a esto el correo electrónico de "humillación pública". Por lo general, todos en la oficina ya saben que una persona en particular cometió un error, pero el gerente no puede dejarlo solo. Por lo tanto, envían un correo electrónico masivo a todos explicando en gran detalle e insoportable por qué una acción en particular es tan incorrecta de hacer, o por qué ese error en particular es tan malo.
Tengo que admitir que en algunas de mis funciones de gestión en el pasado, me metí en este comportamiento. He visto a otros colegas míos hacerlo también. Es un error fácil de realizar, porque es posible que desee asegurarse de que todos los demás que está administrando no cometan el mismo error. La realidad es que si todos ya lo saben, la persona que cometió el error es humillada. Si no lo saben, todos están confundidos e inseguros de si están hablando de ellos o no.
Hazlo simple: habla sobre el problema específico con la persona que cometió el error. Luego, si considera que es lo suficientemente importante para todos, envíe un aviso pero haga que parezca que se trata de un "FYI" general enviado por la alta dirección: esto elimina el tono acusatorio y lo hace menos personal.
4. Usando adverbios dramáticos
Otro comportamiento muy común en los correos electrónicos, por lo general de personas que son muy apasionadas por su trabajo en general, o acerca de un proyecto específico que está en discusión. Ese comportamiento es el uso excesivo de adverbios muy dramáticos. Oraciones como "Ese diseño es terriblemente incorrecto " o " Ese enfoque es dolorosamente vago" solo sirven para introducir emoción en la discusión.
Cuando miras esas oraciones sin los adverbios, puedes ver cuánto más comerciales, y mucho menos antagónicos, son. De lo contrario, te encuentras como un mocoso superdramático y consentido.
Pruébalo sin los adverbios. Ese diseño es incorrecto Ese enfoque es vago.
Puede no agradar al destinatario, pero tampoco los ataca y los pone a la defensiva. Es más profesional, y es posible que puedas hacerte pasar por un adulto maduro, incluso cuando estás en desacuerdo con alguien.
5. Uso excesivo de la voz pasiva
De hecho, no fue hasta muy tarde en mi carrera de escritor que realmente, realmente aprendí y comprendí la voz pasiva. El problema con aprender sobre esto es que comienzas a verlo en todas partes. Uno de los usos más frecuentes de la voz pasiva es el correo electrónico, porque la voz pasiva permite a una persona separarse de una acción.
En lugar de decir: " Conduje al cliente al aeropuerto", que asume la responsabilidad directamente sobre sus hombros, en su lugar podría escribir: " El cliente fue llevado al aeropuerto".
Este es un comportamiento común entre las personas que están nerviosas por asumir la responsabilidad de casi cualquier cosa, porque si algo sale mal, no quieren que se les culpe. Estas son las mismas personas que se quejan cuando los tomadores de riesgos, los que asumen la responsabilidad de hacer las cosas, obtienen reconocimiento o promociones. La verdad es que la gente ve a través de la voz pasiva en los correos electrónicos. Si terminaste una tarea o cumpliste una meta, ¡no tengas miedo de tomar el crédito!
6. acariciándose en la espalda
Por extraño que parezca, el extremo opuesto de las personas que usan la voz pasiva en el correo electrónico todo el tiempo, son las personas que casi siempre escriben sobre todo en primera persona. Al leer sus correos electrónicos, uno pensaría que un proyecto no fue un esfuerzo grupal, sino un logro personal. ¡Pensarías que la persona que envía el correo electrónico hizo absolutamente todo el trabajo!
¿Cómo reconoce estos correos electrónicos? Cuente las ocurrencias de la palabra "I".
Al leer un correo electrónico de este tipo de persona, está claro que sienten que el mundo entero gira en torno a ellos, y que todos deberían estar felicitándoles constantemente por todo el trabajo que han logrado por sí solos. Estos correos electrónicos invariablemente dejan a los compañeros de equipo sintiéndose abatidos y completamente menospreciados. Este enfoque es la vía rápida para enojarse y aislarse de sus compañeros.
Estoy seguro de que hay muchos otros tipos de correos electrónicos que realmente molestan y ofenden a las personas. ¡Apuesto a que también tienes tu propia lista! ¿Qué tipo de correos electrónicos realmente te hacen estallar? ¿Qué tipos son tus favoritos? Comparte tus pensamientos en la sección de comentarios a continuación.
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