¿Listo para aprender de los mejores? Los campeones de Microsoft Office de este año comparten sus consejos y trucos.
Los estudiantes de hoy han estado usando computadoras como parte de su aprendizaje desde el primer día. Como tal, han tenido tiempo suficiente para aprender todo tipo de consejos y trucos de Office. 10 Easy Excel Timesavers que podría haber olvidado 10 Easy Excel Timesavers que quizás haya olvidado Estos diez consejos seguramente minimizarán su tiempo realizando tareas menores de Excel y aumentarán su productividad de hoja de cálculo Lea más para ayudarlos a aprovechar al máximo su PC.
Microsoft es muy consciente de este hecho. Es por eso que la compañía es anfitriona del Microsoft Office Specialist US National Championship, una oportunidad para que los estudiantes más talentosos muestren su experiencia en Word, Excel y PowerPoint.
LifeHacker les pidió a los campeones de este año sus mejores técnicas, y sus respuestas seguramente serán útiles. Aquí se explica cómo utilizar Microsoft Office como un especialista de estudiantes.
Palabra
Prácticamente todo el mundo usa Word, pero no todos los usuarios pueden considerarse expertos. Sin embargo, estos dos trucos te ayudarán a acercarte un paso más a dominar el programa.
1. Seleccionar cuerpos separados de texto
Forrest Liu, quien fue nombrado campeón de Word 2013, ofreció este útil consejo sobre la selección de texto. Si mantiene presionada la tecla Ctrl mientras resalta el texto, puede seleccionar dos secciones completamente separadas al mismo tiempo.
En una nota similar, si mantiene presionada la tecla Ctrl y luego hace clic en cualquier parte del texto, solo seleccionará esa oración.
2. Acceso rápido
La barra de acceso rápido en la esquina superior izquierda de la interfaz de usuario de Word está equipada con accesos directos a Guardar, Deshacer y Rehacer por defecto, pero se vuelve realmente poderosa cuando la personalizas tú mismo.
Use el menú desplegable y seleccione Más comandos para ver una lista completa de las formas en que puede personalizar la barra de herramientas.
Si realmente se siente aventurero, puede incluso agregar sus propias macros. 5 Recursos para macros de Excel para automatizar sus hojas de cálculo 5 Recursos para Macros de Excel para automatizar sus hojas de cálculo ¿Está buscando macros de Excel? Aquí hay cinco sitios que tienen lo que está buscando. Lea más en la barra de herramientas.
Sin embargo, al campeón de Word 2016, Joshua Garrelts, quien contribuyó con este consejo, le gusta optar por un par de opciones más tradicionales. Su barra de Acceso rápido presenta un atajo de verificación ortográfica y un botón que comparte el documento actual en un correo electrónico.
Sobresalir
Tanto el campeón de Excel 2013 Anirudh Narayanan como el campeón de Excel 2016 John Dumoulin se decidieron por el mismo consejo para aprovechar al máximo el programa. Como era de esperar, es una de las funciones más potentes de la funcionalidad encerrada en el software
3. Formato condicional
Formato condicional Formatear automáticamente datos en Excel Hojas de cálculo con formato condicional Formatear automáticamente datos en Excel Hojas de cálculo con formato condicional La función de formato condicional de Excel le permite formatear celdas individuales en una hoja de cálculo de Excel en función de su valor. Le mostramos cómo usar esto para diversas tareas cotidianas. Leer más es una forma segura de hacer que sus hojas de cálculo de Excel sean más interesantes desde el punto de vista visual, y es realmente bastante fácil de implementar.
El primer paso es asegurarse de que está trabajando con datos que se beneficiarán de la técnica. He compilado una tabla de calificaciones de usuarios de IMDb para episodios individuales de Los Simpson, como puede ver a continuación.
Hay una gran cantidad de información atestada en una pequeña cantidad de espacio, pero no es particularmente fácil ver qué episodios están altamente calificados y cuáles no son de un vistazo. El formato condicional puede ayudar a remediar eso.
Sería bastante fácil simplemente resaltar nuestros datos y usar una de las opciones preconstruidas en el menú desplegable Formato condicional de la sección Estilos de la ficha Inicio de la cinta de opciones.
Sin embargo, esa no es la forma de un campeón de Microsoft Office. Narayanan recomienda personalizar su resultado usando la opción Nueva regla que puede ver arriba.
Esta pantalla nos permite ajustar nuestro formato para cumplir con nuestras especificaciones exactas. Voy a cambiar a una escala de tres colores usando el menú desplegable Estilo de Formato . También cambiaré ambos campos de Tipo a Número, y estableceré el Valor de cada uno manualmente. Esto se debe a que no quiero que un episodio que tenga un puntaje bajo en 7s se ponga rojo, ya que sigue siendo un puntaje relativamente alto.
Una vez que esté satisfecho con sus ajustes, haga clic en Aceptar .
Deberías terminar con algo como la imagen de arriba. Ahora es fácil tener una idea general de lo que transmiten nuestros datos con solo mirar el formato.
PowerPoint
Cuando se trata de la suite de Microsoft Office, PowerPoint a menudo se subestima. Un usuario novato solo podría producir presentaciones de diapositivas simples, pero en manos de un experto, es realmente bastante poderoso. 9 Errores de PowerPoint que debe evitar para presentaciones perfectas 9 Errores de PowerPoint que debe evitar para presentaciones perfectas Es fácil arruinar su presentación de PowerPoint. Echemos un vistazo a los errores que probablemente cometa al presentar su presentación y cómo corregirlos. Lee mas . Estos son algunos consejos rápidos sobre cómo aprovechar al máximo el software.
4. Incrustar fuentes
Uso de fuentes personalizadas Cómo cambiar el tamaño y las fuentes de texto en Windows 10 Cómo cambiar el tamaño y las fuentes de texto en Windows 10 ¿El tamaño de fuente predeterminado de Windows 10 es demasiado pequeño para usted? Le mostraremos cómo ajustar el tamaño del texto del sistema a su gusto, junto con cómo cambiar la fuente predeterminada de Windows. Leer más en PowerPoint es una forma de agregar interés visual, pero si transfiere el documento a otro sistema antes de presentarlo, puede tener problemas. Afortunadamente, la campeona de PowerPoint 2016 Dheya Madhani tiene la solución.
Vaya a Archivo > Opciones, luego diríjase a la sección Guardar del menú.
Marque la casilla de verificación etiquetada Insertar fuentes en el archivo . Esto asegurará que las fuentes se guarden como parte del documento, haciendo que la presentación sea realmente portátil.
5. Usa el panel de selección
Madhani tiene otro consejo que simplifica el proceso de diseñar contenido en tus diapositivas. Agregué varias imágenes a mi presentación dirigiéndome a Insertar > Ilustraciones > Íconos . Desafortunadamente, los agregué todos a la vez, por lo que se han coagulado en un gran desastre.
Podría hacer clic en partes al azar del blob hasta que agarre el ícono individual que quiero. Alternativamente, puedo aprovechar el Panel de Selección.
Haga doble clic en cualquier icono para abrir la pestaña Formato .
Haga clic en el Panel de selección y se abrirá en el lado derecho de la pantalla.
Puede usar este menú para seleccionar elementos individuales, que luego puede mover de forma normal. Incluso puede usar Shift o Ctrl para seleccionar varios elementos a la vez.
Puedo usar el Panel de selección para hacer que mi diapositiva se vea exactamente como quiero que sea.
6. Deslice desde el contorno
Madhani tiene un consejo final, y seguro que será particularmente útil para los estudiantes. Imagine que acaba de pasar una hora escribiendo notas sobre un tema en particular, luego descubre que tendrá que presentar sus hallazgos a la clase. ¿No sería genial producir una presentación de PowerPoint del trabajo que ya tiene a mano?
Puede sonar demasiado bueno para ser cierto, pero es posible. Para comenzar, primero prepare sus notas en Word.
PowerPoint hará todo lo posible con lo que le dé, pero, en general, es mejor usar estilos de título para ayudar al software. Como puede ver, usé el método de selección de varias secciones de textos que revisamos antes para acelerar el proceso.
Luego, vaya a PowerPoint. En la pestaña Inicio, haga clic en Nueva diapositiva y luego seleccione Diapositivas en esquema .
Navegue hasta el documento que contiene sus notas y haga clic en Insertar .
Debería obtener algunas diapositivas prefabricadas basadas en sus notas. Ahora solo necesitas hacer algunos ajustes visuales y listo, tu presentación está lista.
7. Mostrar, no decir
El campeón de PowerPoint 2013 Dominic Allain tuvo un consejo más teórico para cualquiera que se embarque en un proyecto de PowerPoint. Aconseja a los usuarios que intenten e ilustren su punto a su audiencia utilizando imágenes, en lugar de solo la palabra escrita.
Este es un aspecto importante de PowerPoint que mucha gente extraña. La mayor fortaleza de PowerPoint es su capacidad de reunir todo tipo de imágenes diferentes. Haz un gráfico 6 Nuevos diagramas de Excel y cómo usarlos 6 Nuevos diagramas de Excel y cómo usarlos ¿Necesitas sacar más provecho de tus gráficos de Excel? Aquí hay una guía integral de algunos de los nuevos gráficos presentados en la última versión de Excel. Lea más (cómo crear un gráfico circular Cómo crear un gráfico circular en Microsoft Excel Cómo crear un gráfico circular en Microsoft Excel Todos pueden crear un gráfico circular simple. ¿Pero puede formatearlo a la perfección? Lo guiaremos a través del proceso, un paso a la vez. Leer más). Agrega un diagrama. Incrustar un video de YouTube. Puedes empacar tus diapositivas con texto, pero eso no significa que nadie vaya a leerlo. Y si lo hacen, no te escucharán. En cambio, juega con las fortalezas del formato.
Nunca dejes de aprender
La mayoría de los usuarios pensarían en el conjunto de aplicaciones de Office como un software bastante básico 10 Características de Microsoft Office poco conocidas que debe conocer 10 Características de Microsoft Office poco conocidas que debe saber Algunas veces, las cosas más pequeñas son la mayor de las diferencias. Descubrimos funciones pasadas por alto de Microsoft Office y le mostramos cómo podrían mejorar su flujo de trabajo. Lea más, pero tiene mucha profundidad. Siempre hay algo nuevo que aprender, así que siempre esté atento a cómo mejorar su juego.
Los campeones de Office en este artículo no se convirtieron en expertos por accidente. Aprendieron cada programa al 100%. Accesos directos de teclado esenciales de Microsoft Office para Word, Excel y PowerPoint 60 Atajos de teclado esenciales de Microsoft Office para Word, Excel y PowerPoint Cientos de atajos de teclado están disponibles en Office, pero estos son los más importantes que debe saber porque le ahorrarán mucho tiempo. Lee mas . ¡No descanse en sus laureles! Si está creando un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel 9 Consejos para formatear un gráfico de Excel en Microsoft Office 9 Consejos para formatear un gráfico de Excel en Microsoft Office Las primeras impresiones son importantes. No permita que un feo gráfico de Excel asuste a su audiencia. Aquí encontrará todo lo que necesita saber acerca de cómo hacer que sus cuadros sean atractivos y atractivos para Excel 2016. Lea más, o una presentación en PowerPoint, pregúntese si podría obtener más de Office.
¿Tiene un consejo digno de campeonato que quiere compartir con otros lectores? ¿O está buscando ayuda con una de las técnicas enumeradas en este artículo? De cualquier manera, ¿por qué no unirse a la conversación en la sección de comentarios a continuación?
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