Las aplicaciones de la lista de tareas están de moda en estos días. La ciencia ha demostrado que las listas realmente alientan la productividad, y usted puede aumentar aún más la productividad utilizando trucos como hacer pública su lista de tareas pendientes. Algunas personas incluso usan sus bandejas de entrada de correo electrónico como listas de tareas pendientes.
¿Pero qué pasa si has intentado todo eso y nada funciona?
Por suerte para ti, métodos alternativos de productividad 5 Nuevas técnicas de productividad Probablemente no hayas oído hablar de 5 nuevas técnicas de productividad de las que probablemente no hayas oído Si todavía estás buscando la mejor manera de aumentar tu productividad, prueba una de estas mejores alternativas para Pomodoro y GTD. Recuerde dejar de buscar una vez que encuentre una solución "lo suficientemente buena". Leer más existe. Y si encuentra que las listas de tareas habituales son demasiado problemáticas o demasiado abrumadoras, le recomendamos probar con una técnica antigua pero efectiva llamada Eisenhower Matrix .
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La Matriz Eisenhower es una cuadrícula 2 × 2 de cajas. La fila superior es para tareas que son "Importantes", mientras que la fila inferior es para tareas "No importantes". Al mismo tiempo, la columna izquierda es para tareas que son "Urgentes" mientras que la fila derecha es para tareas que son "No es urgente". Esto es lo que parece:
Para la mayoría de la gente, los términos Importante y Urgente son sinónimos, así que tomemos un momento para definir la diferencia entre ellos:
- Importante : tareas que contribuyen a sus objetivos y valores a largo plazo, ya sean personales, profesionales, etc. La importancia tiene que ver con la relevancia . Una manera de decidir si una tarea es importante es preguntarse: "¿Puedo cumplir mis objetivos y ser fiel a mis valores si omito esta tarea?"
- Urgente : tareas que deben manejarse al final del día. Si su horario tiene más margen de maniobra, puede preferirlo para el final de la semana. De cualquier manera, la urgencia es todo sobre el tiempo . Una forma de decidir si una tarea es urgente es preguntarse: "¿Cuándo es la fecha límite para esta tarea?"
Antes de que pueda decidir si una tarea es importante o no, necesita conocer sus propios objetivos y valores. Para muchos, la progresión profesional es una meta a largo plazo, por lo que las tareas directamente relacionadas con eso son importantes. O si valoras más a la familia, entonces llegar a casa a tiempo puede ser importante.
Pero, ¿cómo puede una tarea ser urgente pero no importante? Recuerde que la urgencia es solo cuestión de tiempo. Piensa en la fecha límite. Supongamos que hoy es el Día Internacional del Café y su cafetería local está regalando cafés gratis. Si no aprovecha eso hoy, se pierde la oportunidad, pero el café gratis no tiene relevancia para sus objetivos o valores a largo plazo. Es urgente, pero no importante.
Al usar estas definiciones, resulta más fácil describir los tipos de tareas que pertenecen a cada una de las cuatro casillas. Incluso podemos pensar en la matriz de esta manera:
¿Por qué usar la Matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es simplemente una forma de priorizar sus tareas .
Las listas de tareas pendientes son excelentes para hacer un seguimiento de lo que debe hacer, pero no siempre es fácil determinar qué tareas tienen mayor prioridad. Personalmente, nunca he utilizado la función "Prioridad" en ninguna aplicación de la lista de tareas porque siempre termino etiquetando todo como "Alta prioridad", y cuando todo es de alta prioridad, nada lo es.
Además, cuando mira una lista de tareas pendientes y ve 30 tareas acumuladas, ¿cómo decide qué tarea abordar? "Comience con lo más fácil", dicen algunos. "No, comienza con el más difícil", dicen otros. Pero, ¿qué es fácil y qué es difícil? Nunca es en blanco y negro. Muchas veces, he perdido 10, 15 o incluso 30 minutos tratando de elegir mi tarea.
Esta es la razón por la cual la Matriz Eisenhower brilla. A diferencia de una sola lista de tareas, la matriz se auto-prioriza. Le dice qué tarea debe manejar a continuación. Disminuye la carga cognitiva porque solo los cuadros de Ahora y Más tarde realmente importan. Y si alguna vez te aprietan el tiempo, te ayuda a ver qué tareas puedes omitir.
Además, la matriz tiene otros dos beneficios menores. Primero, te obliga a ser más consciente de cada tarea. En lugar de tirar todo en una sola gran pila de cosas por hacer, usted decide activamente si las tareas valen la pena por adelantado, manteniendo apretada su lista real de tareas pendientes. En segundo lugar, te recuerda constantemente tus objetivos y valores.
El único problema es que la Matriz Eisenhower puede ser un poco difícil al principio. En particular, los nuevos usuarios tienden a tropezar con los cuadros Delegado y Trivial. Hay una curva de aprendizaje, así que veamos un ejemplo práctico de cómo configurar una matriz, organizar tareas y pasar un día.
Cómo usar la Matriz de Eisenhower
Aunque la Matriz de Eisenhower es conceptualmente un cuadrado de cuatro recuadros, prácticamente puede abordarla como cuatro listas de tareas por separado: una lista Ahora, una lista de Delegados, una lista Posterior y una lista Trivial. Las dos listas urgentes vienen antes de las listas no urgentes.
Me parece que Trello es increíble para esto. Establezca un tablero para cada esfera de su vida (por ejemplo, personal, profesional, iglesia, pasatiempo) y configure estas cuatro listas en cada una de las juntas. O si no tiene mucho que hacer, podría usar una placa para todas las tareas. Tu decides. No me gusta Trello? Considere estas herramientas Kanban alternativas ¡Adiós, Trello! 5 Herramientas alternativas gratuitas de la placa Kanban ¡Adiós, Trello! 5 Herramientas alternativas gratuitas de la placa Kanban Trello es una aplicación increíble para la gestión de proyectos y la organización de sus tareas. Pero hay otras aplicaciones kanban que podrían ser ideales para sus tareas. Hablemos de las mejores alternativas de Trello. Lee mas .
Una vez que sus listas estén listas, puede comenzar a agregar tareas:
Digamos que usted es un oficinista tradicional que quiere usar la Matriz de Eisenhower para ser más productivo en el trabajo. Este será el escenario que impulsa el resto de este ejemplo, pero de lo contrario debería ser fácil aplicar estos conceptos.
¿Qué hay en tu plato para hoy? Lo primero que viene a la mente es el correo electrónico. Creemos una tarea para llegar a la bandeja de entrada cero, que es urgente (el correo electrónico debe ser vaciado diariamente) e importante (estamos hablando de correos electrónicos relacionados con el trabajo aquí):
Hoy es el Día del Pretzel en la oficina y estás deseando un pretzel gratis con las obras. Esto podría ser urgente, pero no es importante:
Su jefe le recuerda que el informe de documentación para el último proyecto de su equipo debe presentarse antes de las 4 PM, lo cual es urgente e importante:
También le recuerda que la solicitud de presupuesto de su equipo para su próximo proyecto vence el viernes al final del día. Esto es importante, pero no urgente:
El gerente de la oficina se acerca y le dice que los suministros de papel y tinta se están agotando. Debe realizar un pedido lo antes posible, pero esto no tiene mucho que ver con sus objetivos o valores profesionales:
Es a principios del verano (en este escenario) y la oficina se está volviendo demasiado bochornosa con la temporada de lluvias. La productividad de todos se dispararía con un buen deshumidificador, por no mencionar todos los demás beneficios de reducir la humedad. 4 Beneficios de salud de monitorear la temperatura y la humedad en el hogar 4 Beneficios de salud de monitorear la temperatura y la humedad en el hogar ¿Sabía que hay beneficios para la salud al usar productos para el hogar? Está bien. Una o dos compras inteligentes podrían mejorar drásticamente su calidad de vida en el hogar. Lee mas .
Usted hace una nota para mencionar esto, pero no es ni urgente ni importante:
Y así sigue y sigue. Las reuniones surgen, hay que planificar, recordar las cosas que quieres hacer, etc. Eventualmente, tu matriz (es decir, las listas) se llenará, y la mejor parte es que es mucho menos intimidante que una lista maestra de tareas:
Cuando estés libre para otra tarea, simplemente comienza a la izquierda y avanza a la derecha. Debe abordar todo en las listas de Ahora y Delegar antes de referirse a usted mismo con las listas no urgentes.
Si puede delegar, aborde primero la lista de delegados y descargue tantas tareas como pueda. Luego, ve a través de la lista Ahora. Una vez que haya terminado con la lista Ahora, considere que su día fue un éxito. Ahora puede obtener una ventaja en la lista Más tarde o terminar el día temprano.
Si no puede delegar, comience con la lista Ahora. Si pasa a través de la lista Ahora y tiene más tiempo, tiene una opción: tratar la lista de delegados como una lista Ahora, obtener una ventaja en la lista Más tarde o finalizar el día temprano. En la práctica, es probable que desee alternar entre tareas delegadas y posteriores.
Al final del día, revise la lista de delegados y vacíe todas las tareas cuyos plazos hayan pasado. Mantenga los que todavía puede hacer. Guárdalos para mañana.
Al comienzo del día siguiente, vaya a la lista Más tarde y decida qué tareas son ahora urgentes. Ponlos en la lista Ahora. Haga lo mismo con la lista Trivial, excepto cambie esas tareas a la lista de delegados. Agregue cualquier tarea nueva que surja durante el día. Enjuague y repita.
Cuando las listas de tareas pendientes no funcionan para usted
Tenga en cuenta que puede modificar la Matriz Eisenhower como lo desee. Por ejemplo, en lugar de usarlo para guiar su día completo, puede ordenar su correo electrónico con su propia matriz. Aquí está la solución de clasificación de correo electrónico más decisiva que necesitará. Aquí está la solución de clasificación de correo electrónico más decisiva que necesitará. Una solución de clasificación simple garantizará usted siempre está en la parte superior de sus mensajes de correo electrónico. Solo necesita cuatro etiquetas o carpetas para administrar su bandeja de entrada y reducir el estrés del correo electrónico. Lee mas . El concepto completo de urgencia / importancia puede resultar útil en todo tipo de casos más allá del trabajo y el correo electrónico.
Mucha gente ha encontrado un gran éxito con Eisenhower Matrix. Pero si has llegado a este punto y no crees que sea de ayuda, está bien. Sigue buscando el método que funcione para ti. Cuando todo está dicho y hecho, la única técnica de productividad que importa La mejor herramienta de productividad es la que realmente usa La mejor herramienta de productividad es la que realmente usa En un mundo persiguiendo la productividad, cada nueva y brillante aplicación de productividad promete algo nuevo. Pero, ¿perdemos algo cuando cambiamos nuestras aplicaciones de productividad con demasiada frecuencia? Leer más es el que realmente usa.
¿Le parece útil la Matriz Eisenhower? Si no, ¿qué técnica de productividad usas para mantenerte organizado y adelantado? ¡Comparte con nosotros en los comentarios a continuación!
Crédito de la imagen: Amy Bull a través de Shutterstock.com