Si necesita agendas y minutos detallados y detallados para reuniones, dos aplicaciones Mac Store, ambas llamadas Reuniones, ofrecen soluciones útiles que no están disponibles en ningún otro software OS X.
Las reuniones ($ 12.99) de Exquisitus Inc y las Reuniones ($ 19.99) de Command Guru ofrecen cada una un conjunto de características similares, con algunas funciones diferenciadoras importantes para diferenciarlas. A pesar de descubrir recientemente el poder de Evernote para organizar reuniones Cómo usar Evernote para administrar sus reuniones Cómo usar Evernote para administrar sus reuniones ¿Sabía que las últimas herramientas y funciones de Evernote lo convierten en una aplicación muy útil para la administración de reuniones? Lea más, cada una de estas aplicaciones incluye características que aún no han sido ofrecidas por el gigante de tomar notas.
Ambas aplicaciones se pueden sincronizar entre OS X y sus contrapartes de iOS, pero hoy me centraré en las versiones de OS X.
Reuniones por Exquisitus Inc ($ 12.99)
Exquisitus 'Meetings es una aplicación dividida en tres partes: una sección para agendas y minutos (gestionada en la sección Temas activos ), un calendario dedicado (etiquetado Dashboard ) y una sección Entrada para una lista de recordatorios, elementos de acción y temas de reuniones.
La aplicación puede ser un poco difícil de averiguar la primera vez que comienzas. Para configurar una nueva reunión, seleccione Archivo> Nuevo tema de reunión o haga clic en el botón más "+" en la barra lateral. A diferencia de las reuniones de Command Guru, este programa le permite agregar los nombres y las respectivas direcciones de correo electrónico de sus contactos, que, como verá, hace que sea más fácil enviar agendas y minutos.
Haga clic en el pequeño botón " + Ítem de la agenda " para agregar el primer ítem de agenda para una reunión. Aunque también puede usar el atajo de teclado Mayús + Comando + G para agregar un nuevo elemento, sería aún mejor si los usuarios pudieran presionar la combinación Mayús + Volver para agregar rápidamente elementos de la agenda a medida que escriben.
Tenga en cuenta que los elementos de la agenda para esta aplicación incluyen la capacidad de agregar una nota adhesiva y archivos adjuntos a cada elemento, y un botón para sangrar selectivamente los elementos de la agenda, dos presentados únicos para esta aplicación en particular. Los elementos individuales de la agenda también se pueden enviar por correo electrónico directamente desde la aplicación a todos o a los participantes de la reunión seleccionados.
Una de las ventajas de usar esta aplicación sobre el enfoque de Evernote es que los elementos de la agenda se pueden mover fácilmente. Esto es útil tanto para crear agendas como para realizar cambios en la agenda al inicio o en parte durante la reunión.
Creando Minutos
Después de agregar todos los elementos de su agenda, haga clic en el botón Nueva reunión para configurar los minutos. Después de crear los minutos de la reunión, cualquier cambio en la agenda tendrá que editarse manualmente en los minutos de la reunión, por lo que podría ser una buena idea crear minutos solo después de que los participantes aprueben la agenda.
Otra ventaja de este enfoque es que si sus reuniones utilizan regularmente los mismos elementos de la agenda para cada reunión, simplemente puede hacer clic en los botones Nueva reunión para crear un nuevo conjunto de minutos para reuniones futuras. Por supuesto, la agenda también se puede modificar para cada nueva reunión.
Al igual que con los elementos de la agenda, los minutos pueden enviarse por correo electrónico, exportarse a PDF o RTF, copiarse en el portapapeles o configurarse para Markdown Markdown aquí: Usar texto de Markdown en Gmail y hacer restitución de [Chrome] aquí: Usar texto de Markdown en Gmail y Haber procesado [Chrome] Leer más Formato HTML. Cuando se envían agendas o minutos por correo electrónico, Meetings inserta automáticamente las direcciones de correo electrónico, así como el contenido de la reunión. Esta es una característica que falta en la aplicación que se revisa a continuación.
Agregar acciones y tareas pendientes
Uno de los propósitos más importantes de las reuniones es identificar lo que se debe hacer y asignar fechas de vencimiento. Las reuniones de Exquisitus incluyen tres formas útiles de agregar recordatorios. Puede usar el elemento de menú Archivo> Nueva acción, hacer clic en los Elementos de Acciones en la esquina superior derecha de la sección de reuniones o agregar recordatorios en el Tablero.
El uso de la función del Tablero permite asignar fechas de vencimiento a los artículos, así como presentar otros eventos y recordatorios del calendario.
Lo que también es útil en Meetings es que todos sus temas, agendas y minutos se guardan en una aplicación y se exportan a la aplicación Meetings iOS equivalente ($ 4.99).
Reuniones de Command Guru ($ 19.99)
Command Guru's Meetings para Mac tiene un diseño limpio pero colorido, con una interfaz que encontré intuitiva. A pesar de que cuesta $ 7 más que la aplicación de Exquisitus, no tiene todas las características para configurar y compartir agendas y minutos. Afortunadamente, se puede descargar una versión de prueba de 30 días de esta aplicación desde el sitio web del desarrollador.
Para crear una nueva reunión, seleccione Archivo> Nuevo y agregue el título, la fecha y la ubicación de la reunión. Hay secciones de la interfaz de usuario para agregar nombres de participantes de la reunión, elementos de preparación y agenda, notas de discusión, decisiones y tareas. También puede seleccionar ocultar las secciones que no necesita. Estos son muy útiles, y algunos de ellos no están disponibles en la aplicación Exquisitus.
Lamentablemente, esta aplicación no se conecta a la aplicación Contactos de su Mac, por lo que deberá ingresar manualmente los nombres y las direcciones de los asistentes. Tampoco hay atajos de teclado para agregar elementos de la agenda, aunque hay una función llamada "Tarea inteligente" que cuando está habilitada le permite ingresar y agregar elementos usando una tecla de acceso directo asignada.
Otro inconveniente de esta aplicación es que no hay ninguna función para usar los elementos de la agenda para configurar los minutos. Entonces, en esencia, debe volver a crear los elementos de la agenda para las discusiones, si elige ese enfoque.
La única característica de exportación para esta aplicación es enviar por correo electrónico, y la exportación final se ve mejor que el diseño producido por la aplicación de Exquisitus. Como se mencionó, este programa no inserta direcciones de correo electrónico y también enumera los nombres de los participantes de forma vertical, lo que ocupa una cantidad de espacio innecesaria.
Al igual que la aplicación de Exquisitus, Meetings también se sincroniza con la aplicación Meetings iOS equivalente ($ 4.99) a través de iCloud.
Conclusión
Ambas aplicaciones de reuniones proporcionan una solución muy necesaria que no estaba disponible anteriormente en la plataforma Mac. Y aunque hay varias aplicaciones para reuniones de iOS fuertes MinuteTaker y reuniones le ayudan a producir informes de minutos de iPad profesionales MinuteTaker y reuniones lo ayudan a generar informes de minutos de iPad en línea. En mi guía gratuita en línea MakeUseOf Meeting Guide le proporcioné algunos consejos para planear y organizar reuniones en la Web., Me referí a unos minutos tomando aplicaciones también. Mientras que muy pocos de nosotros ... Leer más, es genial que estas aplicaciones de escritorio estén acompañadas de versiones móviles que sincronizan datos, ya que escribir iPad no es la idea de todos de pasar un buen rato. Por otro lado, las versiones de iPad son geniales para revisar el contenido.
Descargar : Reuniones de Exquisitus ($ 12.99) / Reuniones de Command Guru ($ 19.99)
Para otras sugerencias sobre planificación y celebración de reuniones, consulte nuestra guía de reuniones en línea descargable gratuita. También nos encantaría saber las características que le gustaría ver agregadas a estas aplicaciones de reuniones.