182, 900, 000, 000 correos electrónicos.
182.9 mil millones.
Eso es más de 25 correos electrónicos por cada mente humana en el planeta.
Y eso es exactamente lo que enviamos en un día (PDF).
Dada la gran cantidad de correos electrónicos que se envían y reciben todos los días, no es de extrañar que esta comunicación electrónica se haya vuelto demasiado difícil de manejar para muchos de nosotros. Pero no te preocupes, aquí hay algunos secretos de productividad que pueden ayudarte a domesticar a la bestia.
Usar respuestas conservadas
No puedo enfatizar la importancia de este. Lo más probable es que responda a muchos correos electrónicos de la misma manera, ya sea una denegación de un envío, reconociendo los esfuerzos de un colega o un simple saludo. Lo único que debe hacer es crear respuestas enlatadas para sus correos electrónicos más utilizados.
Es muy fácil configurar las respuestas enlatadas en Gmail Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas conservadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas conservadas ¿No tienes tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas algo de comida para acampar que no vaya a ir mal? Fácil, consigue algo de comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas por correo electrónico? ¡Prueba correos electrónicos enlatados! Piensa ... Leer más o cualquier otro cliente de correo electrónico. No importa qué tan rápido seas un mecanógrafo, no estás a más de dos clics de tu mouse, ¿verdad? Ahórrese tiempo y haga esto ahora.
Configurar filtros y etiquetas / carpetas
La mejor manera de abordar una sobrecarga es primero resolverlo. Eso significa usar filtros y etiquetas / carpetas en su bandeja de entrada. Outlook tiene carpetas, Gmail tiene etiquetas, y ambos tienen filtros que puede configurar para enrutar automáticamente su correo electrónico a estas carpetas y etiquetas. Puede configurar filtros avanzados 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada ¿Qué filtros deben tener cada persona en su arsenal para que su bandeja de entrada sea tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Lea más en Gmail de acuerdo con sus necesidades personalizadas. De hecho, Gmail ofrece llevar un poco de orden automáticamente a su correo electrónico. 6 maneras de reclamar su bandeja de entrada de correo electrónico. 6 maneras de reclamar su bandeja de entrada de correo electrónico. ¿Hay algo más que sea tan útil, prevalente y frustrante como la bandeja de entrada de un correo electrónico? Ha existido por siempre y seguimos usándolo, y mientras lo sigamos usando, la gente como yo ... Leerá más con su nueva Bandeja de entrada prioritaria.
Se toman un tiempo para configurar y categorizar bien, y el primer mes requiere una contribución constante de usted. Pero vale la pena su tiempo a largo plazo. No coloque las cosas de forma apresurada bajo etiquetas y filtros, piense en ello y categorice bien porque esta es la automatización que su bandeja de entrada usará por el resto de su vida.
Me parece mejor hacer una verificación de 3 pasos antes de filtrar un correo electrónico:
- Pregúntese cuál es el mejor nombre de etiqueta / carpeta (ya sea existente o no) para este mensaje.
- Compruebe si ese nombre ya existe, y si no, créelo.
- Pregúntese si ese nombre debe ser una entidad separada o subcategorizada en una de las carpetas existentes.
Haga esto regularmente y su bandeja de entrada será mágicamente más limpia.
Tome su lista de cosas por hacer en otro lugar
Dígalo conmigo gente: "Su bandeja de entrada no es su lista de tareas pendientes." Vivek Haldar de Google escribió sobre esto hace un tiempo y no pude estar más de acuerdo. Aquí está la toma de Haldar:
El correo electrónico es un lugar terrible para una lista de tareas pendientes. Realmente no entiendo cómo se puede aplicar GTD al correo electrónico. Un correo electrónico no es procesable. Una vez que lo lees y lo entiendes, puedes terminar con una acción clara, pero tu bandeja de entrada no es el lugar para empujarla.
Su correo electrónico es sobre comunicación, así que sea sobre eso. Hay muchas aplicaciones fantásticas para listas de tareas, y recomiendo Any.do o Wunderlist Wunderlist - La mejor lista de tareas en el iPhone [iOS] Wunderlist - La mejor aplicación de listas de tareas en el iPhone [iOS] Wunderlist es una de las formas más simples de realizar un seguimiento de lo que debe hacer. Tiene una interfaz de usuario elegante que simplemente tiene sentido. Cualquiera puede recogerlo y descubrir cómo ... Leer más.
Darse de baja de la basura
No creerá cuántos boletines y otro correo basura están obstruyendo su bandeja de entrada, a pesar de un filtro de spam. Y una vez que el desorden comienza a acumularse, puede perder el control rápidamente. Para detenerlo, debes comenzar a cancelar la suscripción y hay un truco realmente fácil para hacerlo.
En su cliente de correo electrónico, solo busque la palabra "cancelar suscripción". Se adjunta al final de cada boletín informativo, por lo que de repente verá una lista de todos los correos masivos en su bandeja de entrada. Ahora solo ábrelos uno por uno y anula la suscripción. Recomiendo usar el panel de vista previa de Gmail cuando hagas esto para acelerar las cosas.
También hay complementos y servicios para darse de baja rápidamente de las listas de correo Borrar su bandeja de entrada: cancelar rápidamente la suscripción a múltiples boletines con estas herramientas Limpiar su bandeja de entrada: cancelar rápidamente la suscripción a múltiples boletines con estas herramientas Anular la suscripción a boletines informativos es mucho más que spam. La mayoría de los boletines informativos que llenan nuestra bandeja de entrada no están vendiendo medicamentos u ofreciendo premios en efectivo: son boletines genuinos de compañías confiables que nosotros mismos suscribimos ... Lea más o agrúpelos en resúmenes de correo electrónico.
La cuestión de oro para hacer cada correo electrónico
Este es el gran problema y es lo que me ha ayudado a estar al tanto de la sobrecarga de mi bandeja de entrada durante el año pasado. Tom Stafford de BBC Future ofreció una pregunta de oro para preguntarse al abrir cualquier mensaje:
"Si no tuviera esta información en mi bandeja de entrada, ¿la buscaría?"
Si la respuesta es no, no toques responder ni presionar eliminar sin siquiera abrirlo. Es así de simple. No, no te perderás nada enorme, lo he estado haciendo durante un año y realmente funciona. Aquí está la explicación de Stafford:
En ninguna parte esto es más evidente que el correo electrónico grupal y la avalancha de respuestas que invariablemente sigue. Contraataque recordándose a sí mismo que no se debe responder a todos los correos electrónicos, que muchas personas tratarán, y deberían tratar, muchos problemas. Pregúntese: "Si no tuviera esta información en mi bandeja de entrada, ¿la buscaría?" La mayoría de las veces la respuesta es probablemente "no", y eso es una señal de que alguien más está controlando su atención.
Comparta su correo electrónico Hacks
Todos tienen sus propios hacks de correo electrónico para manejar el desorden y la mejor forma de aprender es compartiéndolos. También tenemos nuestra propia guía de Gmail para todos. Ayuda, al igual que el consejo de los usuarios profesionales. Si Stafford no hubiera escrito ese artículo, todavía estaría ahogado en mensajes y le estaré eternamente agradecido por eso.
Así que dígame, ¿cómo maneja su sobrecarga de correo electrónico? 3 Consejos para hacer frente a la sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Mostrar y decir] 3 Consejos para hacer frente a la sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Mostrar y decir] La mayoría de nosotros sufrimos sobrecarga de información. Abrumarse con correos electrónicos privados puede no ser un gran problema e ignorar la mitad de los correos electrónicos es realmente aceptable hasta cierto punto. En una vida profesional, sin embargo, ... Leer más? No hay respuestas incorrectas aquí, amigos.
Créditos de la imagen: Pete, Lars Plougmann