¿Siempre estás buscando la mejor aplicación para organizar tu vida? Después de una década probando docenas de aplicaciones pendientes, me he decidido por la que ofrece más funciones y flexibilidad que ninguna otra.
Esa aplicación para hacer es Remember The Milk.
Recuerde que The Milk puede ser el indicado para usted también si está buscando algo mejor que uno que usa actualmente. Sin embargo, antes de saltar de cabeza, es importante saber si los motivos que hemos utilizado para hacer este reclamo son las mismas razones que le importan .
Comparemos las mejores aplicaciones para hacer
En este artículo, vamos a cubrir los siguientes factores que aumentan la eficiencia y la productividad:
- Facilidad para organizar sublistas dentro de proyectos maestros
- Establecer fechas de inicio y vencimiento, y tareas recurrentes
- Un tablero que te ayuda a priorizar tu trabajo
- Integración con otras aplicaciones en línea
Recuerda que The Milk competirá cara a cara con estas populares aplicaciones para hacer:
- Wrike
- Any.do
- Todoist
- Microsoft Todo
- Tareas de Google
Google Tasks es un poco chistoso como una aplicación de tareas, pero está incluida en la lista simplemente para una comparación y para mostrar las muchas formas en que tanto Google Tasks como Microsoft To-Do quedan muy por debajo de todas las demás.
Creando Sublists Fácilmente (Organizando)
Una de las características más difíciles de encontrar en casi todas las tareas pendientes probadas en los últimos años ha sido la organización de subproyectos. Casi todas las listas de tareas individuales utilizan la misma ruta lineal cuando se estructuran múltiples listas de tareas.
Organizando Sublists en Remember The Milk
Al principio, Remember The Milk parece quedarse corto en esta área porque usa el mismo enfoque lineal: un solo elemento de la lista abre una sola lista . No hay opción para sub-listas.
Sin embargo, esto es engañoso. En Remember The Milk, necesita organizar múltiples listas bajo una "carpeta" usando etiquetas .
Por ejemplo, parte de mi tiempo lo paso trabajando en tareas que algunos clientes me envían aleatoriamente. Me gustaría organizar estas listas secundarias Cómo mantener listas Trello más organizadas con cubiertas de tarjetas Cómo mantener listas Trello más organizadas con cubiertas de tarjetas La organización Trello puede salirse rápidamente de control, pero puede hacer su vida más fácil usando la imagen de la tarjeta cubre como señales visuales. Lea más en la carpeta "Trabajo del subcliente".
Para ello, crea una etiqueta para organizar múltiples listas .
Luego, solo etiqueta las tareas individuales para organizarlas en el subtítulo principal. Incluso puede crear una nueva etiqueta sobre la marcha si no se aplica ninguna de las existentes.
Ahora veamos cómo otras aplicaciones de tareas cumplen esta función.
Sublists en Microsoft To-Do
Voy a indicar un tema común que leerá en este artículo: Microsoft To-Do no puede hacerlo.
Es unidimensional, lineal, y eso es todo. Crea listas individuales Alexa ahora puede crear listas sin fin para usted Alexa ahora puede crear listas sin fin para usted Aunque la última habilidad de Alexa es simple, está garantizada para deleitar al creador de listas en su vida en este momento. Lea más, pero no hay forma de agrupar subtareas en subproyectos .
Sublistas en Wrike
Esta es un área donde Wrike es en realidad la mejor de todas las actividades para hacer. Te permite crear una carpeta para la agrupación de proyectos de alto nivel .
Esta es la forma en que las listas de tareas deben hacerse. Parece ridículo que la mayoría de las aplicaciones de tareas no ofrezcan organización de carpetas. 7 Consejos realmente simples para administrar tus archivos y carpetas en Google Drive 7 Consejos realmente simples para administrar tus archivos y carpetas en Google Drive Hay mucho que puedes hacer con 15 GB de almacenamiento gratuito. En última instancia, administrarlo bien significa saber cómo manejar los archivos y las carpetas que mantendrá en Google Drive. Estos consejos ayudan. Lee mas .
Entonces, si esta característica es la mayor prioridad para usted, entonces Wrike puede ser para usted. Sin embargo, hay otras áreas donde Wrike se queda corto, por lo que leer a través del resto de las características a continuación le servirá bien antes de decidir.
Sublistas en Any.do
De cualquier aplicación para hacer, Any.do es probablemente uno de los peores en lo que respecta a la organización. El concepto aquí parece ser transformar las listas de tareas pendientes de las "listas" tradicionales a más de un enfoque kanban (basado en tarjetas).
Cada "tarjeta" maestra se abre a su lista de tareas, que están organizadas en términos de cuándo vencen. Hoy, mañana, próximo y algún día.
Este es un método de GTD Cómo hacer las cosas y detener la procrastinación Cómo hacer las cosas y detener la procrastinación ¿A menudo se pasa de las fechas límite o trabaja horas extras? ¿Estás postergando? Pruebe estas estrategias y aplicaciones para cambiar hábitos, hacer cosas y reducir el estrés. Leer más que funciona para mucha gente, pero está destinado a una persona que tiene un trabajo o un rol en la vida, y necesitan organizar cosas bajo ese rol.
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Sublists en Todoist
Todoist fue una de mis aplicaciones favoritas para hacer durante mucho tiempo, y esta característica fue una de las razones. Con Todoist, puede sangrar subproyectos para agruparlos en proyectos maestros, o puede etiquetar tareas.
Esto significa que no solo puede crear subproyectos. Pero también puedes crear subproyectos al contenido de tu corazón. Si eres un fanático de la organización a quien le gusta consolidar tareas dentro de muchas subcarpetas, esto funciona como un sueño.
El único defecto que lo ubica debajo de Remember The Milk es que, a diferencia del enfoque de etiquetado, este enfoque de sangrado es manual y requiere mucho tiempo . Sin embargo, Todoist te permite etiquetar tareas, lo que lo coloca en el mismo nivel que Remember The Milk en lo que respecta a la organización de la sublista.
Sublists en Google Tasks
Si bien dije que Google Tasks es una broma como una tarea pendiente, al menos te permite sangrar subtareas debajo de las tareas principales. Sin embargo, Google Tasks no tiene una función para colocar sublistas debajo de proyectos individuales .
Como puede ver, hay algunas aplicaciones pendientes que ofrecen esta función, pero las que lo hacen son manuales y difíciles de administrar. Wrike lo hace mejor, literalmente dándole la capacidad de poner proyectos dentro de las carpetas. Recuerde que The Milk automatiza la organización en "carpetas" secundarias al permitirle organizar elementos con etiquetas de alto nivel.
Fechas de vencimiento y tareas recurrentes
Una de las principales razones por las que cambié a Remember The Milk fue por lo bien que maneja la programación y las fechas de vencimiento . Esta es una parte fundamental de la gestión del tiempo de zen.
Una cosa es administrar tareas únicas que puede completar de una sola vez, pero cuando administra varias tareas que tardan días en completarse, una fecha de vencimiento por sí sola no es suficiente. Necesitas una fecha de inicio
Esto le ayuda a crear espacios lo suficientemente grandes en su agenda para manejar la verdadera profundidad de la tarea.
Otra característica que es fundamental para una aplicación de tareas efectiva es la capacidad de crear tareas recurrentes .
Recuerde que la función de tareas recurrentes de The Milk es la más flexible que he visto en cualquier lugar. No solo puede configurar patrones complejos diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente, sino que incluso puede configurar la tarea para que vuelva a repetirse en el momento en que la complete.
Tareas recurrentes en Microsoft ToDo
Tan simple y carente de la mayoría de las características como son, Microsoft al menos tiene las tareas recurrentes correctas.
En Microsoft Tareas pendientes, puede configurar las tareas para que se repitan todos los días, o varias veces por semana, mes o año. No hay opción de recurrir solo cuando se completa una tarea.
Tareas recurrentes en Wrike
Al igual que con la mayoría de las funciones, Wrike proporciona un poco más de flexibilidad que la mayoría de las otras aplicaciones de tareas pendientes. No solo ofrece la recurrencia diaria, semanal, mensual y anual estándar, sino que también le permite detener la recurrencia después de una determinada cantidad de desencadenantes y puede retrasar la fecha de inicio de la primera recurrencia.
Al igual que con la mayoría de las otras aplicaciones pendientes, no hay ninguna opción de recurrir inmediatamente después de la finalización, como lo hace Remember The Milk.
Tareas recurrentes en Any.do
A pesar de que la organización del proyecto de Any.do deja mucho que desear, al menos cumple correctamente las tareas recurrentes.
Al igual que Wrike, tiene la opción de dejar de recurrir después de un número determinado de desencadenantes o después de una fecha específica. Una vez más, no hay opción de recurrir inmediatamente después de completar.
Tareas recurrentes en Todoist
Todoist fue mi aplicación preferida 11 Funciones de Todoist que te pudieron haber perdido 11 Características de Todoist que te puedes haber perdido Todoist es un poderoso administrador de tareas. ¿Lo estás usando en todo su potencial? Aproveche al máximo Todoist y revise las características que puede haber perdido. Leer más durante varios años, y una de las razones fue su uso inteligente de comandos simples en inglés para crear tareas recurrentes.
Puede escribir algo así como "cada tercer viernes" y Todoist es lo suficientemente inteligente como para establecer la próxima fecha de vencimiento el tercer viernes del mes actual y todos los meses a partir de entonces. Comprende muchas variaciones diferentes de programación. Tuve dificultades para intentar arruinarlo.
El único problema que comencé a tener con Todoist es que a veces, cuando completaba una tarea, no siempre reprogramaba correctamente a la siguiente fecha correcta. Terminé perdiendo algunas fechas de vencimiento debido a esto, y eso fue lo que provocó mi búsqueda de una nueva aplicación de tareas pendientes.
Tareas recurrentes no disponibles
No puede crear tareas recurrentes en Google Tasks, lo que parece una tontería. Sin embargo, es solo otro producto de Google que podría usar muchas mejoras. ¿Por qué aspira Google? Problemas molestos con los productos que nunca solucionan ¿Por qué chupa Google? Problemas molestos con los productos que nunca solucionan "¿Por qué Google chupa?" Google es popular, pero está lejos de ser perfecto. Hablemos de opciones de diseño deficientes y fallas funcionales de los productos de Google. Lee mas .
Un panel para priorizar el trabajo
La característica número uno para mí cuando uso cualquier aplicación para hacer es la posibilidad de ver mi día o mi semana de un vistazo rápido y comprender cuáles son las principales prioridades. Algunas aplicaciones para hacer cosas hacen esto maravillosamente. Otros luchan terriblemente.
Echemos un vistazo a Remember The Milk primero.
Recuerde que The Milk le brinda una cantidad de puntos de vista que lo ayudan a obtener una descripción general rápida de su semana o su día. Mi vista favorita es la vista "Esta semana", que le muestra todas las tareas que debe realizar de sábado a domingo. Esto hace que sea mucho más fácil cambiar las tareas para que la carga de trabajo de la semana esté mejor equilibrada.
Veamos qué tan mal se quedan cortas todas las demás aplicaciones de tareas pendientes en esta área.
Tablero de Microsoft To-Do
El tablero de Microsoft To-Do es inexistente. Todo lo que ofrece es una vista "Mi día" que le muestra los artículos que vencen hoy.
Esto no es de mucha ayuda cuando intenta planificar el futuro para el trabajo, por lo que no tiene que lidiar con una crisis de prioridades contradictorias el mismo día.
El tablero de instrumentos de Wrike
Wrike utiliza un enfoque interesante para las tareas de tablero. Agrupa tareas para hoy, esta semana, la próxima semana y más tarde .
Aunque se aplica la visualización de todas las agrupaciones, no hay otro tipo de vista para seleccionar, sigue siendo una forma útil de organizar las tareas. Puede ver las futuras tareas futuras que pueden ayudarlo a cambiar las prioridades y, al mismo tiempo, puede ver todas las tareas de hoy en día que requieren su atención inmediata.
Un problema que tuve con Wrike fue que está diseñado para una colaboración en equipo . Esto significa que las tareas tienen asignados. Si usa Wrike como individuo y se olvida de agregarse como un beneficiario, no se mostrará en "Mi trabajo", y podría terminar perdiendo tareas con fechas de vencimiento importantes. Las tareas para el equipo tienen su lugar 8 Herramientas gratuitas para trabajar y colaborar en línea desde tu hogar 8 Herramientas gratuitas para trabajar y colaborar en línea desde tu hogar Trabajar desde casa puede ser una configuración conveniente, gracias a su flexibilidad. Pero la colaboración en línea con clientes y equipos puede volverse complicada y estresante rápidamente. Le mostramos herramientas gratuitas para crear un flujo de trabajo confiable. Lea más, pero para la administración de proyectos personales, no funcionan bien.
También noté que al mover una tarea entre las carpetas del proyecto, la tarea no aparecía en la lista de hoy. Cuando contacté a la atención al cliente de Wrike sobre esto, intentaron decir que esto era un comportamiento normal. Sin embargo, la fecha de vencimiento aún figuraba como hoy, pero no aparecía en "hoy", por lo que la explicación no era aceptable. Como este error me hizo perder tareas, esta fue la razón principal por la que eventualmente me mudé de Wrike de forma permanente.
El tablero de Any.do
Como se mencionó anteriormente en este artículo, AnyDo usa un sistema de tipo Kanban donde las tarjetas se pueden cambiar entre proyectos y entre fechas de vencimiento.
Por lo tanto, puede cambiar fácilmente una tarea de hoy a mañana arrastrando la tarjeta de tareas a mañana.
El problema con este panel es que todas las tareas enumeradas en el día de mañana, el próximo y algún día no se mostrarán cuando vencen, por lo que es muy difícil planificar su trabajo futuro sin abrir las tarjetas de tareas individuales y verificar las fechas de vencimiento. Es una configuración muy torpe. Está claro que el intento es crear un tablero minimalista, pero es posible minimizarlo tanto que se hace que un sistema sea demasiado simple e inutilizable.
El tablero de instrumentos de Todoist
Esta es un área en la que Todoist obtiene puntos de bonificación. Todoist ofrece la posibilidad de ver tareas por hoy y los próximos 7 días .
En la vista de lista para cada pantalla, las tareas muestran la fecha de vencimiento y también el proyecto del que forman parte. Esto hace que organizar tanto el trabajo diario como el trabajo semanal sea muy fácil.
Tablero no disponible
No es de sorprender que Google Tasks se quede corto en esta área también. Si bien puede ordenar tareas en proyectos individuales por fecha de vencimiento, no puede organizar su lista completa de tareas en todos los proyectos por orden de vencimiento. Ciertamente no puedes agruparlos hoy, semana o mes.
Integración con otras aplicaciones
Lo último que desea es una aplicación para tareas aislada del resto del mundo. Una de las formas más efectivas de volverse más productivo es mediante la automatización de 10 Bots de productividad para automatizar tareas y ahorrar tiempo 10 Bots de productividad para automatizar tareas y ahorrar tiempo Siempre que una tarea repetitiva sigue un patrón, considere la posibilidad de automatizarla. Los bots de inteligencia artificial (AI) pueden aprender estos patrones y ahorrarle tiempo. Lee mas
Por ejemplo, tal vez cuando complete una tarea en un proyecto determinado, le gustaría enviar automáticamente un correo electrónico a su gerente con los detalles. Cosas como esta son posibles con las tareas pendientes que están integradas con servicios como Zapier o IFTTT .
Aquí está el desglose de las integraciones para las aplicaciones pendientes revisadas en este artículo.
Integrado con IFTTT:
- Recuerde la leche
- Todoist
Integrado con Zapier:
- Recuerde la leche
- Todoist
- Wrike
Integrado con Slack:
- Todoist
- Wrike
- Any.do
Agregar tareas por correo electrónico:
- Recuerde la leche
Como puede ver, incluso en el área de integraciones con otros servicios, Remember The Milk sale en la parte superior .
Qué debes hacer a continuación
Ahora que ha revisado todas las diferencias entre las principales aplicaciones de tareas, ¡no se detenga ahora! Es hora de tomar una decisión y suscribirse a una de estas aplicaciones:
- Recuerde la leche
- Wrike
- Any.do
- Todoist
- Microsoft To-Do
- Tareas de Google
Si bien elegí Remember The Milk como mi aplicación preferida, es la mejor opción para las cosas que son importantes para mí. Con suerte, la descripción anterior, extraída de muchos años de experiencia con estas aplicaciones, te ayudará a tomar una mejor decisión sin perder todo tu tiempo haciéndolo.