En los últimos meses, descubrí un fenómeno muy extraño que se arrastra en mi agenda de trabajo. Parece que sigo perdiendo el tiempo.
¿Cómo pierdes tiempo? Es más fácil de lo que piensas Empiezas con un artículo o trabajas en algún proyecto, y luego te llama la atención para revisar el correo electrónico. Después de responder dos o tres correos electrónicos, regresa a su proyecto. Entonces, te sorprende comprobar Facebook, y luego Twitter también. Después de responder a algunos comentarios en el muro de tu amigo y publicar algunos tweets, vuelves a tu proyecto. Miras el reloj y te das cuenta de que en alguna parte has perdido dos horas. Desde el advenimiento de Facebook y las redes sociales en general, el tiempo parece desaparecer. No es que no esté trabajando duro, es solo que me distraigo, y por lo que escucho de amigos, mucha gente sufre de esta situación.
Una solución, en realidad, probablemente la mejor solución, es realmente rastrear su tiempo para que pueda ver lo que realmente está gastando todo su tiempo haciendo. Con los años, hemos ofrecido una serie de excelentes herramientas para ayudar a rastrear el tiempo, como la lista de 5 herramientas de Shankar. 5 Herramientas para rastrear cuánto tiempo desperdicias mientras estás en línea 5 Herramientas para rastrear cuánto tiempo desperdicias mientras estás en línea Leer más, Damien lista de 6 herramientas de escritorio 6 Software útil de seguimiento del tiempo del escritorio 6 Software útil de seguimiento del tiempo del escritorio Lea más, y listados de directorios como CronSync o MyHours.
Klok Tracks & Invoices Time
Para resolver mi dilema personal y descubrir mi "tiempo perdido", hice un poco de búsqueda y decidí por una aplicación que creía que ofrecía la mayor cantidad de funciones con la mejor interfaz. Ese software de seguimiento de tiempo es Klok. Klok es una herramienta de seguimiento de tiempo de escritorio basada en Adobe Air. Tiene una curva de aprendizaje muy pequeña, y es una poderosa herramienta de seguimiento del tiempo de escritorio que no solo le permite controlar su tiempo, sino que también incluye una función de facturación integrada que apenas requiere mantenimiento o uso.
El diseño es simple, pero todo está al alcance de la mano. El calendario de tiempo utilizado se muestra a la derecha y todos sus proyectos se enumeran a la izquierda. Luego están todos los informes y archivos de hojas de horas en la parte inferior izquierda, y por supuesto el menú en la parte superior.
Cuando esté listo para comenzar a trabajar, simplemente haga clic en el botón verde " Agregar " en la parte superior izquierda y escriba el nombre del proyecto que desea rastrear. Si factura por hora para la tarea, haga clic en la casilla de verificación " Facturable " y escriba la tarifa por hora que cobra.
Puede codificar por color cada proyecto, lo que hace que los informes gráficos y circulares tengan más sentido. También puede agregar subproyectos a cada proyecto. Por ejemplo, tengo alrededor de 4 o 5 responsabilidades que van junto con hacer el trabajo de SEO para MakeUseOf, así que he creado un proyecto de SEO, y debajo de eso agregué las tareas relacionadas como subproyectos.
Como puede ver aquí, realmente puede organizar sus tareas y dividir su tiempo de una manera que le ayude a obtener una mejor idea de dónde pasa la mayor parte del tiempo y esfuerzo todos los días mientras trabaja en su computadora.
El tiempo de seguimiento requiere muy poco esfuerzo; no se encontrará perdiendo el tiempo tratando con este programa. Simplemente haga clic en el proyecto o tarea en la que planea trabajar, y haga clic en el botón " Comenzar a trabajar " en la parte superior (o haga clic con el botón derecho en el proyecto y haga clic en " Trabajar en ").
Por cierto, las entradas de tiempo automáticas no están escritas en piedra. Si necesita modificar alguna de las entradas de tiempo, simplemente haga clic en la pestaña " Entradas de tiempo ", haga clic en el elemento de entrada, y puede editar cualquiera de los detalles para esa entrada en la parte inferior de la pantalla.
La parte más genial de Klok, en mi opinión, es la visualización dinámica del calendario que cambia gráficamente a medida que rastreas tu tiempo. A medida que se registran las tareas, verá que las entradas codificadas por colores aparecen automáticamente en el calendario. Esto es bueno más adelante ya que estás tratando de llegar a un horario realista para ti. Simplemente mire hacia atrás y vea cuánto tiempo realmente tomaron las tareas específicas, no cuánto tiempo le gustaría que tomaran. También puede modificar estas entradas automatizadas rápidamente moviéndolas a una nueva hora de inicio o alargando la hora de finalización.
Haga clic en cualquiera de los enlaces de la hoja de horas en la esquina inferior izquierda de la ventana y verá una pantalla detallada de su parte de horas, incluyendo todo el tiempo que haya iniciado sesión y todos los proyectos en los que haya iniciado sesión. El tiempo se desglosa para cada día, así como el total general. Si marcó cualquier tarea como facturable, verá esos totales aquí también. Puede guardar esta información como una hoja de cálculo de Excel, haciendo que la facturación a sus clientes sea muy sencilla.
En tan solo unos pocos días, este software me ayudó a identificar al culpable en mi agenda, respondiendo correos electrónicos. En algunos días, había hecho clic para trabajar en la tarea de " administración de correos electrónicos ", y había pasado casi una hora y media cuando terminé de leer y responder correos electrónicos.
Puede parecer de sentido común averiguar dónde estás perdiendo tiempo improductivo, pero en realidad, usar la computadora es como entrar en un túnel del tiempo. Puedes jugar un juego, explorar foros o pasar tiempo en las redes sociales y las horas pueden pasar sin que te des cuenta. Las aplicaciones como Klok lo ayudan a mantenerse responsable, y realmente puede ayudar a los profesionales independientes a realizar un seguimiento de, y facturar correctamente, todo el tiempo dedicado a trabajar para los clientes.
Así que déle un giro a Klok y compárelo con otras soluciones de software de seguimiento de tiempo que haya probado. En mi opinión, realmente es el rastreador más limpio y fácil de usar, ¿cuál es tu opinión? Comparte tus pensamientos en la sección de comentarios a continuación.
Crédito de la imagen: Maarten Uilenbroek