Tener múltiples proyectos en el trabajo y en el hogar es como un moho que crece en las paredes de su cubículo. Un moho que rezuma ansiedad y consternación a medida que caes más atrás, perdiendo la noción de dónde estás y de lo que queda por hacer. Afortunadamente, hay un sistema relativamente simple que se ofrece para aclarar ese moho, dirigir de forma confiable esos proyectos y mantenerlo así.
Ingrese Planificación de Horizonte Completo
Este sistema se llama "Planificación de Horizonte Completo" (FHP), un término acuñado e ilustrado por el Profesor de Matemáticas y experto en productividad, Cal Newport. FHP es un sistema de flujo de trabajo que toma su lista de tareas ineptas. 4 Consejos de productividad populares que deben ignorarse 4 Consejos de productividad populares que deben ignorarse Algunas de las ideas de productividad que se nos venden a veces son infundadas y, a menudo, erróneas. Vamos a desacreditar algunos de estos mitos de productividad mostrando que lo contrario puede ser cierto. Lea más, y lo transforma en algo más manejable y más respetuoso de su tiempo. También es extraordinariamente irrompible cuando se trata de esas distracciones diarias garantizadas.
Cuando Newport habla sobre los sistemas de flujo de trabajo, los define como un "conjunto de hábitos y herramientas que se utilizan para organizar el trabajo que haces y cuando lo haces". Y cuando [él] dice 'efectivo', [él] se refiere a la cantidad de valor que produces ".
A partir de esta definición, está claro que FHP no se promueve como el sistema para gobernar todos los sistemas. Puede que no sea adecuado para su propio trabajo, pero definitivamente vale la pena considerarlo. En resumen, es una alternativa, con semejanzas con otros sistemas como Get Allen Done Organize 2015 de David Allen : Aprende el arte marcial de hacer las cosas [Stuff to Watch] Organiza 2015: Aprende el arte marcial de hacer las cosas [Stuff to Watch ] ¿Alguna vez se ha preguntado por qué los triunfadores y exitosos siempre parecen mantener la cabeza fría? Más información, monotaking Obtenga resultados: 10 videos inspiradores para aumentar su productividad Obtenga resultados: 10 videos inspiradores para aumentar su productividad En lugar de navegar por cada canal de video en YouTube, pensamos que aliviaríamos la carga y recomendaríamos algunas opciones. clips que le indicarán cómo aumentar su productividad. Lea más y bloquee el tiempo Bloqueando el tiempo - El arma secreta para un mejor tiempo de enfoque Bloqueo - El arma secreta para un mejor enfoque ¿Está buscando una forma más eficiente de organizar sus días de trabajo? Prueba Time Blocking. Esta táctica de administración del tiempo puede ayudarlo a mantener el rumbo mientras mantiene a raya las distracciones, la procrastinación y la multitarea improductiva. Lee mas . Full Horizon Planning es a la vez una aglomeración y un desglose de partes de estas ideas. Permítanme parafrasear la explicación de Newport.
- Cada proyecto en el que se encuentre debe categorizarse como latente o activo .
- Los proyectos inactivos deben archivarse fuera del camino, pero revisados regularmente.
- Cuando un proyecto se promueve a estado activo, se debe establecer un plan detallado de cómo se completará ese proyecto.
Cuando se trata de planificar proyectos activos, no se debe tratar de abstracciones, sino "directamente con la brutalidad física del tiempo". Esto significa:
"En el nivel mensual, sé en qué semanas trabajaré en el proyecto, y solo cuando llegue a esas semanas planifico qué días trabajaré en él, y solo cuando llego a los días específicos me doy cuenta qué horas consumirá ".
Este enfoque hace que sea mucho menos probable que se comprometa demasiado, lo que le permite planificar de manera más efectiva y obtener más de su tiempo.
Demasiadas personas planean exactamente qué tareas van a completar, en qué días específicos, tal vez incluso con meses de anticipación. Esto no deja espacio para la vida real. Con solo un par de días de enfermedad o tareas adicionales, todo el sistema puede quedar en mal estado.
Creo que un ejemplo está en orden. Usaré capturas de pantalla de Trello (lea nuestro informe Trello - Un sistema de gestión de proyectos único, simple y potente de un buen hogar Trello - Un sistema de gestión de proyectos único, simple y potente de un buen hogar ¿El nombre Joel Spolsky significa algo Si es así, querrá leer esta publicación, porque muestra el último y mejor proyecto de Spolsky. Y si no, debe saber que es ... Leer más) para mostrarle cómo podría organizar este flujo de trabajo sistema dentro de dicha plataforma.
Configurar el tablero de Trello
Esta no es de ninguna manera la única manera de configurar Trello para este sistema, pero es uno que me ha estado funcionando. Configure cuatro "listas".
- Una lista de todos los proyectos activos y latentes.
- Una lista de lo que debe abordar este mes que viene, y las semanas en que ciertas cosas deben completarse (no agregue ninguna información a esto, aún).
- Una lista de lo que debe hacer esta semana y en qué días.
- Una lista de tareas que debe completar hoy.
Una vez que haya agregado todos sus proyectos a la lista "Proyecto", marque los que están activos con una "etiqueta" coloreada. También capitalizo estos proyectos para asegurar que se destaquen.
Escribir descripciones generales del proyecto
A continuación, haga clic en el primero de sus proyectos activos y escriba un comentario que detalle lo que necesita hacer, en términos generales y prácticos, y aproximadamente cuándo. En este ejemplo, supongo que cada proyecto dura varios meses. Esto le permite captar realmente lo que se necesita de usted y puede comenzar a comprender cómo puede estructurar mejor las tareas. Haga esto para cada uno de sus proyectos activos.
Nota: este es el primer nivel de granularidad. No necesita asignar semanas, días o horas específicas a estas tareas, aún.
Planee este mes (una vez por mes)
Debería tratar de hacer esto al comienzo de cada mes. Con base en los comentarios que acaba de escribir para cada uno de sus proyectos activos, debería poder ver qué necesita completar para el final de este mes.
Coloque cada uno de estos hitos como un "mosaico" separado en esta lista y etiquete estos con el color correspondiente (del mismo color que la tarea activa a la que se refiere), para que pueda ver fácilmente con qué proyecto se está tratando esa tarea. Decida ahora qué semanas durante este mes estará trabajando en estos hitos individuales.
Siéntase libre de duplicar la tarea o dividirla en subtareas, si va a trabajar en ello durante varias semanas este mes.
Ahora, al comienzo de cada mes, usted sabe aproximadamente qué tareas se le requerirá hacer para el final de cada semana . Si no cumple con ninguno de estos hitos, simplemente mueva un poco las cosas para que pueda cumplir con el proyecto general antes de la fecha límite.
Planee esta semana (una vez por semana)
A primera hora de un lunes por la mañana, consulte la semana relevante en la lista "Este mes" para ver qué debe abordar en los próximos días.
Dedique este tiempo a arrastrar cada una de estas tareas a la lista "Esta semana" y decida en qué días dedicará tiempo a estos elementos.
De nuevo, si necesita dividir las tareas en subtareas o duplicarlas, continúe. Si descubrió al final de la semana pasada que tenía un curso de capacitación para asistir el miércoles, por ejemplo, ahora puede estructurar su agenda fácilmente.
Plan hoy (una vez por día)
Al comienzo de cada día, dedique 10-15 minutos a planificar, basándose en las tareas de esta semana, cómo va a dedicar su tiempo para asegurarse de alcanzar esos hitos. Por lo tanto, una vez más, arrastre los elementos relevantes de la lista Esta semana a la lista Hoy .
En esta etapa de granularidad, las cosas pueden cambiar rápidamente, así que ten esto en cuenta y prepárate para modificar tu plan en función de esas distracciones. Pero al dejar de lado de manera intencional bloques de tiempo específicos, y tener la autodisciplina para cumplir con el cronograma en la medida de lo posible, es mucho más probable que complete lo que necesita completar.
En el ejemplo anterior, puede ver que todo el día de trabajo se planificó, incluidas las reuniones, las llamadas y la respuesta a los correos electrónicos. La tarea clave se ha dividido en dos bloques de tiempo separados.
Al final de cada día, borre la lista de Hoy . Al final de cada semana, borre la lista This Week . Y al final de cada mes, borre la lista de este mes y comience de nuevo revisando sus proyectos.
Hacer esto un hábito
Como puede ver, este es un sistema creado para aquellos que siguen una variedad de proyectos relativamente complejos. Es para las personas que deben cumplir una serie de fechas límite sin encerrarse en una rutina preestablecida y el calendario que se dicta semanas, o incluso meses, de antemano.
Una vez que te familiarices con esta rutina en un par de semanas, aprenderás rápidamente si es para ti. Si le gusta este sistema, ese marco de tiempo debería ser suficiente para que edite el sistema como se establece anteriormente, por lo que funciona de manera eficiente para sus necesidades específicas. Solo entonces se hundirá como un hábito.
Otras configuraciones
Cuadernos físicos
Si no le gusta usar Trello, o prefiere usar este sistema en otra configuración, hay algunas opciones. Newport mismo usa una selección de cuadernos . Usar papel y lápiz físico puede contribuir más 6 Razones simples por las que el papel aún puede ser su aplicación más arriesgada 6 Razones simples por las que el papel puede ser su productividad más destructiva El papel puede ser una herramienta más potente para la productividad que una computadora o un dispositivo táctil. y no debe ser descartado inmediatamente. ¿No convencido? Aquí hay seis razones por las cuales el papel aún es relevante. Lea más de lo que pueda pensar sobre su productividad. Cada computadora portátil representa un nivel diferente de granularidad: mes, semana, día, para que pueda garabatear rápidamente los cambios en sus horarios siempre y cuando sean necesarios.
Evernote y OneNote
Otra alternativa son herramientas como Evernote o OneNote . Puede configurar esto exactamente de la misma manera que Newport usa cuadernos físicos. Configuración de un nuevo portátil OneNote ahora es realmente gratuito, con más funciones que antes OneNote ahora es verdaderamente gratuito, con más funciones que antes Evernote ya no gobierna el rumbo de las aplicaciones para tomar notas. Microsoft anunció recientemente que OneNote sería más gratuito que nunca. Permítanos mostrarle lo que esto significa en términos de características y funcionalidad. Lea más para cada nivel de granularidad que necesita (consulte a continuación). Luego, siga los pasos, similares a los anteriores, para mantenerlos actualizados. Mi único problema con este enfoque es que hay muchos clics entre diferentes portátiles, por lo que prefiero usar Trello, donde la mayoría de la información se puede ver de un vistazo y se puede mover fácilmente.
Sobresalir
Si eres un tipo de persona de Excel, una posible solución es recrear el diseño que creamos en Trello. Esto funciona, pero mover las tareas y cambiar su orden es más complicado cuando tiene celdas para moverse Ahorro de tiempo con operaciones de texto en Excel Ahorro de tiempo con operaciones de texto en Excel Excel puede hacer magia con los números y manejar los caracteres igualmente bien. Este manual muestra cómo analizar, convertir, reemplazar y editar texto dentro de hojas de cálculo. Estos conceptos básicos le permitirán realizar transformaciones complejas. Lea más, en lugar de simplemente arrastrar y soltar. Si prefiere tener menos información en una página, siempre puede configurar nuevas pestañas para Proyectos, Este mes, Esta semana y Hoy.
¿Podría FHP trabajar para usted?
Full Horizon Planning es un sistema de flujo de trabajo que significa que puede administrar proyectos múltiples sin necesidad de comprometerse con programas que realmente no puede predecir o que no puede controlar.
No hay duda de que este "sistema requiere más inversión inicial de energía mental que la deriva desde la fecha límite hasta la fecha límite, y ciertamente no funcionaría para todo tipo de trabajos". Pero ha sido un importante contribuyente a la notable productividad propia de Newport en la academia, los blogs y la autoría, al tiempo que garantiza que rara vez trabaja más allá de las 5pm sin quemarse Programación Burnout: Cómo recuperar su motivación perdida Programación Burnout: Cómo recuperar su motivación perdida Escribir todo esas líneas de código pueden estar agotando física y emocionalmente. Todo lo que necesita para recuperarse es la conciencia de que la motivación puede recuperarse. Lee mas .
¿Crees que este es un sistema de flujo de trabajo que podrías utilizar? ¿Cómo tendrías que adoptarlo para tu propia carrera? ¿O hay un sistema que funciona más eficazmente? El sistema de 3 ataques: cómo priorizar su lista de tareas pendientes El sistema de 3 ataques: cómo priorizar su lista de tareas pendientes ¿No está superando su lista de tareas pendientes? El problema podría no ser tu productividad, podrían ser solo tus prioridades. Aprendamos cómo priorizar la lista de tareas y hacer las cosas. Lea más por usted?
Crédito de la imagen: mujer de negocios agotado por Piotr Marcinski a través de Shutterstock, 40 + 235 por Bark a través de Flickr