La oficina sin papeles The Future Is Here - Su guía para tener una vida sin papeles hoy El futuro está aquí - Su guía para tener una vida sin papel hoy sin papeles - un término que se usa con bastante frecuencia hoy en día. Pero, ¿qué significa? ¿Y en qué medida se aplica? Ciertamente, todos seguimos utilizando el papel hasta cierto punto a pesar de los avances ... Read More parece finalmente captar la atención. En parte esto puede deberse a la idea aún más popular del minimalismo Cómo ser un minimalista eficaz en su vida diaria Cómo ser un minimalista eficaz en su vida diaria Cada vez más personas eligen adoptar el minimalismo. En ciertas situaciones, esto puede causar frustrantes estragos en su vida cotidiana. Con una planificación mínima, no tiene que llegar a eso. Lee mas . ¿Pero es todo un nirvana ahorrador de árboles o una pesadilla de proporciones A4?
Investigamos los pros y los contras, junto con consejos prácticos, para que pueda hacerse a la idea y continuar con esto de inmediato.
Los profesionales de una oficina sin papeles
Primero echemos un vistazo a las ventajas de decir Adios en papel.
Deshacerse de la máquina de fax desactualizada
A pesar de que la máquina de fax se convirtió en un dispositivo arcaico, todavía hay quienes insisten en colgarse de ella con las uñas. Estas son las personas que tienen su número de máquina de fax destacado en su tarjeta de presentación. Estas son las personas que no pueden aceptar que se haya inventado algo llamado "correo electrónico" y, como resultado, se están ahogando bajo un mar de papel de fax.
Si alguien así insiste en que algo debe DEVOLVERTE POR FAVOR, entonces hay maneras de acomodarlos, sin tener que lidiar con atascos de papel y árboles caídos en su conciencia. Numerosos servicios en línea pueden asignarle un "número de fax virtual" y la otra persona puede enviar un fax a ese número. El fax se convierte en un archivo adjunto de correo electrónico y se le envía a través de interwebs.
La desventaja es que los planes gratuitos para estos sitios son increíblemente limitantes. Para obtener un servicio decente, debe pagar un plan mensual.
Algunos a mirar incluyen Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax y FreeFaxtoEmail.
Tener más espacio para el tango
En este momento, tengo varias cajas llenas de documentos que datan de hace 15 años. Están sentados en mi oficina a la espera de ser escaneados para poder finalmente triturar los originales en papel. Mientras tanto, mientras mi mejor amigo Procrastinate se queda conmigo, estoy constantemente tropezando con las cajas, golpeando mis caderas contra ellas, y generalmente jurando mi cabeza hacia ellas.
Cuando finalmente logre escanear el papel, voy a tener una gran fiesta de trituración y una bebida cada vez que un documento pasa por la trituradora (al final, voy a ser totalmente sin piernas). Pero lo que realmente estoy soñando es tener una gran cantidad de espacio en mi oficina. Puedo usar ese espacio para comenzar a bailar o luchar con el perro. Y recuérdeme de qué color es mi piso.
Si usted es una empresa que gasta mucho dinero en espacio de almacenamiento para sus documentos, solo piense en cuánto ahorrará, escaneando esos documentos y quemando todo el lote. La moral del empleado irá por el techo.
Salvar el medio ambiente de nosotros mismos
La ventaja más obvia es, por supuesto, el medio ambiente. Demasiados árboles se están talando y la selva amazónica está desapareciendo en parte para alimentar a la industria de la pulpa y el papel. Cualquier cosa que podamos hacer para frenar eso es obviamente una buena noticia para el planeta en el que vivimos. Imprimimos demasiado y se desperdicia demasiado papel. Al pasar a un entorno sin papel, puede contribuir a la Madre Naturaleza.
Si DEBE imprimir algo Consejos y herramientas principales para ayudar con la impresión de páginas web Consejos y herramientas principales para ayudar con la impresión de páginas web No importa qué tan duro intente ir sin papel, a veces solo necesita imprimir esa página web. Puede ser para obtener instrucciones, un artículo para la clase, un folleto para una reunión en el trabajo, etc. Como ... Lea más, hay formas de minimizar la cantidad de papel y tinta que usa. Los servicios como PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark y The Printliminator le ayudarán a eliminar cualquier elemento innecesario de una página antes de imprimirlo, como anuncios. Pero siempre que sea posible, escanee y envíe un correo electrónico.
El papel no dura para siempre, pero los archivos digitales serán
Es un hecho de la vida que el papel no dura para siempre. La Carta Magna probablemente no se ve tan fresca como cuando se escribió por primera vez. El diario de Ana Frank comienza a marrón y se curva en los bordes. El papel simplemente comienza a descomponerse, dado que ha pasado suficiente tiempo.
Entonces, en otras palabras, es una manera terrible de almacenar información a largo plazo. Nunca puede estar seguro de cuándo se dorarán, se desgarrarán, se desvanecerán, se doblarán o simplemente se le echará una taza de café encima. ¿Pero un archivo digital? Siempre que lo mantenga en un formato popular como PDF o TXT y realice copias de seguridad periódicas. 5 Datos básicos de respaldo que todo usuario de Windows debe saber 5 Datos básicos de respaldo que todo usuario de Windows debe saber Nunca nos cansamos de recordarle hacer copias de seguridad y mantener sus datos seguros. Si se pregunta qué, con qué frecuencia y dónde debe hacer una copia de seguridad de sus archivos, tenemos respuestas directas. Lea más, siempre estará allí cuando lo necesite. En veinte o treinta años, se verá igual a cuando lo hizo por primera vez.
Los empleados pueden trabajar de forma remota
El problema con el papel es que en un entorno de oficina, si desea que sus colegas en otras ubicaciones geográficas tengan una copia, debe enviarla por correo postal. Eso lleva tiempo (más aún si la oficina de correos lo pierde). En muchos casos, el tiempo significa dinero perdido, oportunidades retrasadas y creciente frustración.
Sin embargo, si los archivos se digitalizan, se pueden poner en línea en la intranet de la compañía. Integre rápidamente su propia página de intranet con OcPortal Configure rápidamente su propia página de inicio con ocPortal ¿Alguna vez pensó en cómo sería tener una "página de portal"? "para su familia, al igual que muchas compañías ofrecen a los empleados? ¿No sería conveniente tener un repositorio central basado en la web ... Leer más o wiki 4 de las mejores Wikis personales para mantenerte organizado 4 de las mejores Wikis personales para mantenerte organizado Qué pasaría si hubiera un software wiki diseñado para ayudar usted en un nivel personal? Puede usarlo para cualquier cosa, por ejemplo, para delinear su novela, realizar un seguimiento de los proyectos de mejoras para el hogar o planificar ... Lea más. O pueden enviarse por correo electrónico o colocarse en una carpeta de almacenamiento en la nube. Esto permite que los colegas de la otra oficina obtengan su copia de inmediato, sin necesidad de esperar. Si el documento se carga en un sitio de colaboración 10+ No-Signup Herramientas de colaboración que puede usar en 10 segundos 10+ No-Signup Herramientas de colaboración que puede usar en 10 segundos Colaborar en línea puede ahorrarle a usted y a su equipo tiempo y dinero. Colaborar rápidamente puede ahorrar un poco más. Estas herramientas están listas para usar cuando lo desee. No se requiere registro. Lea más, como Google Docs o Dropbox, luego todos en todas las ubicaciones pueden comenzar a dejar comentarios en tiempo real.
Los contras de una oficina sin papel
Pero ir sin papel no siempre es el paraíso que se supone que es. Tecnología al rescate!
Escaneando cada. Soltero. Pieza. De. Papel.
Desde el principio, esto es lo más molesto de toda la empresa. Encontrar la energía y la inclinación para sentarse y escanear cada hoja de papel. Es tedioso, consume mucho tiempo y, francamente, preferirías estar mirando las repeticiones de Baywatch en la televisión.
Pero hay algunas cosas que puede hacer para hacer el trabajo un poco más fácil. Primero, revise cada hoja de papel y colóquela en una de las tres pilas: definitivamente escanee, tal vez escanee y triture . La cosa triturada ... bueno ... la corté y me deshice de ella.
Probablemente pueda deshacerse de facturas pagadas, recibos de cosas en las que la garantía expiró hace mucho tiempo, manuales de instrucciones (es probable que el fabricante haya subido una versión PDF ¿No encuentra un manual de usuario para su equipo? Buscar estos sitios web especializados no puede encontrar Manual del usuario para su equipo Busque estos sitios web especializados El tipo meticuloso con visión de futuro escaneará un manual del usuario y guardará una copia en su computadora, o buscará una copia en pantalla que generalmente está disponible como PDF en el sitio del fabricante. Hay una tercera ... Lea más en su sitio web), recibos de depósito bancario (pero NO las declaraciones), etc. Simplemente échele un ojo crítico y decida " ¿REALMENTE necesito guardar esto? ".
Tal vez Scan es para cosas de las que aún no estás seguro y no quieres apresurarte a tomar una decisión. Mantenga esos a un lado.
Descubrirá entonces que la pila Definitivamente escaneada es probablemente más manejable. Ahora cree carpetas en su computadora ( Impuestos, Seguros, Hojas de Pagos, etc.) y cuando escanee un documento, muévalo inmediatamente a la carpeta correspondiente y agregue un nombre descriptivo.
Hay aplicaciones que dicen acelerar el proceso (los resultados son mixtos en mi opinión). Evernote tiene Scannable, que detecta los bordes del documento cuando apunta la cámara de su teléfono inteligente hacia él. También está Photomyne, si está escaneando fotos. AlternativeTo tiene algunas buenas alternativas a Scannable si estás buscando algo más. Me gusta especialmente ScanBot 7 de las mejores aplicaciones para escanear, rastrear y administrar recibos 7 de las mejores aplicaciones para escanear, rastrear y administrar recibos Administrar los recibos para usted o para su empresa puede ser difícil, pero estas siete aplicaciones lo hacen mucho más fácil. Lee mas .
Recordando respaldar todo
Mientras más escanee, más importante es que lo respalde. La Guía de Copia de Seguridad y Restauración de Windows Los Desastres de la Guía de Respaldo y Restauración de Windows suceden. A menos que esté dispuesto a perder sus datos, necesita una buena rutina de respaldo de Windows. Le mostraremos cómo preparar copias de seguridad y restaurarlas. Lee mas . Porque si su computadora decide suicidarse o autodestruirse, no tener copias de seguridad significa no tener absolutamente ningún archivo. Y en muchos casos, eso puede ser un desastre total (especialmente si ha perdido la documentación impositiva). Muchas compañías en mi experiencia ofrecen copias de reemplazo de documentos por un precio, y usted puede decidir hacerlo. Pero puede dormir más tranquilo por la noche si tiene una solución de respaldo cercana o remota (o ambas cosas).
Como mínimo, debe tener un disco duro portátil (obtenga al menos 1 terabyte de espacio). Si tiene una PC con Windows La mejor guía de copia de seguridad de Windows 10 La última guía de copia de seguridad de Windows 10 Hemos resumido todas las opciones de copia de seguridad, restauración, recuperación y reparación que pudimos encontrar en Windows 10. Use nuestros consejos simples y nunca se desespere por la pérdida datos de nuevo! Lea más, descargue y use SyncToy, SyncToy: Solución simple de copia de seguridad y sincronización de Microsoft [Windows] SyncToy: Solución simple de copia de seguridad y sincronización de Microsoft [Windows] Si tiene archivos en su computadora, necesita realizar una copia de seguridad. Simple y simple. Muchos de nosotros estamos familiarizados con la copia de seguridad y hay muchos métodos y programas para usar. Otro aspecto que ... Leer más es una herramienta de copia de seguridad extremadamente fácil. Usuarios de Mac La solución de copia de seguridad triple definitiva para su Mac [Mac OSX] La última solución de copia de seguridad triple para su Mac [Mac OSX] Como desarrollador aquí en MakeUseOf y como alguien que gana todos sus ingresos trabajando en línea, es justo decir que mi computadora y los datos son bastante importantes. Están configurados perfectamente para la productividad con ... Leer más probablemente gravitarán a Time Machine Partition & Use Your Time Machine Disco Duro Para Almacenar Archivos Demasiados Partition & Use Your Time Machine Disco Duro Para Almacenar Archivos También Si el disco duro de su Mac es pequeño y su disco duro Time Machine es grande, podría valer la pena usar la unidad para propósitos de copia de seguridad y almacenamiento. Lee mas . Independientemente de lo que decida usar, debe configurar algún tipo de sistema automatizado para realizar copias de seguridad de sus archivos a la misma hora todos los días, sin falta.
Idealmente, también debería tener una copia de seguridad remota, en caso de que su lugar se inunde o se incendie. Pero antes de enviar sus valiosos archivos a la nube, asegúrese de encriptarlos en una carpeta especial. 5 Herramientas efectivas para cifrar sus archivos secretos. 5 Herramientas efectivas para cifrar sus archivos secretos. Debemos prestar más atención que nunca a las herramientas de cifrado y a cualquier cosa. diseñado para proteger nuestra privacidad. Con las herramientas adecuadas, mantener nuestros datos seguros es fácil. Lea más primero. WinRAR y WinZip pueden cifrar archivos, al igual que Veracrypt, y su predecesor desactualizado, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 Alternativas de cifrado de disco para Windows TrueCrypt Is Dead: 4 Alternativas de cifrado de disco para Windows TrueCrypt ya no existe, pero afortunadamente hay otros programas de cifrado útiles . Si bien pueden no ser reemplazos exactos, deberían adaptarse a sus necesidades. Lee mas . Las posibilidades de la nube incluyen Dropbox, Google Drive, Box y SkyDrive.
Encontrar una base de datos con tecnología de tipo OCR
Una vez que haya escaneado todo, puede ir por la ruta de ordenar las carpetas y subcarpetas en la categoría de fecha y mes (e incluso en las carpetas diarias también, si realmente desea obtener información precisa). O la puerta número dos está buscando algún tipo de base de datos con tecnología de tipo OCR 4 Herramientas de OCR en línea gratuitas sometidas a la prueba definitiva 4 Herramientas de OCR en línea gratuitas sometidas a la prueba definitiva Con avances en tecnología OCR, conversión de texto e imágenes de su documento PDF escaneado en los formatos de texto editable es más fácil. Probamos algunas herramientas gratuitas de OCR en línea para que no tenga que hacerlo. Lee mas .
OCR significa reconocimiento óptico de caracteres, y es una tecnología que lee el texto impreso en una página y puede convertir ese texto en texto capaz de copiar, o puede devolverle los resultados, según las palabras clave que le dé. Esta es la tecnología que impulsa a Evernote. Cómo usar Evernote: el manual no oficial Cómo usar Evernote: el manual no oficial Aprender a usar Evernote por su cuenta lleva mucho tiempo. Es por eso que hemos creado esta guía para mostrar cómo aprovechar al máximo las características más importantes de Evernote. Lea más, y es lo que Project Gutenberg utiliza Project Gutenberg: Más que solo libros gratuitos Project Gutenberg: Más que libros gratuitos Sitios como Project Gutenberg, que cuenta con más de 45, 000 libros en oferta (al momento de escribir), asegurarán que no el libro desaparecerá verdaderamente. Descubrir trabajos oscuros de la literatura ahora es más fácil que nunca. Lea más para escanear todos los textos de dominio público en eBooks. Texto en ambos documentos e imágenes Las 5 mejores herramientas de OCR para extraer texto de imágenes Las 5 mejores herramientas de OCR para extraer texto de imágenes Cuando tiene resmas de papel, ¿cómo se convierte todo ese texto impreso en algo que un programa digital será capaz de reconocer e indexar? Mantenga un buen software de OCR cerca. Se puede encontrar, reconocer y presentar Read More en los resultados de búsqueda cuando ingresas esa palabra.
A los efectos de buscar sus documentos escaneados, es evidente que debe encontrar la manera de obtener fácilmente lo que necesita de inmediato. Entonces, si vas a la ruta de OCR, debes decidir. ¿Va a pagarle a Evernote una tarifa anual y confiar en ellos con sus documentos confidenciales? ¿O va a descargar algo en su lugar y guardarlo todo en su computadora?
¿Eres un experto en papel o un desviado digital?
Siempre hay ventajas y desventajas para todo, pero algunas personas pueden tolerar una estafa más que otras. Entonces todo se reduce a lo que estás dispuesto a aceptar.
Ahora, ¿está escaneando todo sin sentido y es una pérdida de tiempo? ¿O es la digitalización el camino del futuro? ¿Qué dicen ustedes, lectores?
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