Las listas de tareas pendientes son herramientas fundamentales en nuestra búsqueda interminable de cómo ser más productivo. Existen innumerables aplicaciones, estrategias, teorías y métodos para mantener la mejor y más productiva lista de tareas pendientes.
Pero podríamos estar equivocados? ¿Podría la lista de cosas por hacer nos está frenando? Muchas personas altamente productivas dicen que sí. Y tienen algunas ideas interesantes sobre cómo ser más productivo sin usar una lista de tareas pendientes.
Por qué las listas de tareas pueden ser contraproducentes
Las listas de tareas ciertamente tienen beneficios; si no lo hicieran, no los usaríamos en primer lugar. Pero también tienen algunos inconvenientes serios.
Por ejemplo, las listas de tareas pueden convertirse en una herramienta importante de procrastinación. ¿Alguna vez ha decidido sentarse y organizar su lista en lugar de comenzar una tarea en ella? Ciertamente lo he hecho, y más de unas pocas veces. Creemos que estamos siendo productivos cuando trabajamos en nuestra lista en lugar de trabajar realmente.
Por otro lado, las listas de tareas nos hacen sentir que nunca hacemos lo suficiente. ¿Cuándo fue la última vez que marcó todos los elementos en su lista? Creo que lo hice una vez en los últimos tres o cuatro años. Incluso si descubres cómo ser más productivo, nunca sentirás que has tenido éxito.
Una razón por la que nunca revisamos todas las cosas en la lista es que las listas de tareas no toman en cuenta el tiempo. A menos que tenga una lista extremadamente detallada, un proyecto de 10 horas se verá exactamente igual que uno de 10 minutos. Y se siente altamente productivo si marca muchas tareas pequeñas y menos importantes que solo toman unos minutos.
Todas estas opciones pueden parecer agradables porque siempre tiene algo en lo que puede trabajar, pero las listas de tareas pendientes nos abruman con opciones. Si tienes 47 cosas en tu lista, tu cerebro comienza a contraatacar. Se siente abrumado y las emociones negativas comienzan a aflorar. Y luego te paralizas y no terminas haciendo nada.
Por supuesto, muchas personas encuentran que las listas de tareas los ayudan a ser más productivos. Encontrar el sistema de productividad perfecto Cómo crear el último sistema de gestión de tiempo perfecto que utilizará Cómo crear el último sistema de gestión de tiempo perfecto que utilizará Nunca Productividad es una búsqueda constante de más organización con menos trabajo. Una forma de lograr todo lo que sueñas lograr, sin perder el sueño. ¿Puede este sistema automatizado de administración del tiempo hacerlo todo? Leer más para su propia vida es el primer paso para descubrir cómo hacer más en un día. Si usted usa una lista de tareas pendientes o no depende de usted.
Pero lo aliento a considerar cómo puede ser más productivo realizando los siguientes cambios en su régimen de productividad diaria.
Viviendo en tu calendario
Daniel Markowitz, en un artículo para Harvard Business Review, presenta una alternativa a las listas de tareas que él llama "vivir en su calendario". La idea es simple: saque sus tareas de su lista, calcule cuánto tiempo tomarán, y muévalas a tu calendario
Programar tareas, no solo usar su calendario como su lista de tareas pendientes, tiene muchos beneficios. Muchas personas descubren que, de hecho, ver el tiempo dedicado para actividades específicas les hace más propensos a realizar esas tareas y mantenerse enfocados. Otros informan que les impide programar demasiado en un día.
Tener un recordatorio visual de cuántas cosas estás trabajando te ayudará a priorizar tus proyectos actuales y averiguar si puedes decir "sí" a los nuevos.
Kevin Kruse entrevistó a "más de 200 multimillonarios, olímpicos, estudiantes heterosexuales y empresarios" sobre la gestión del tiempo y cómo ser más productivos. ¿Cuántos crees que dijeron que usan una lista de cosas por hacer? Ni uno. Pero muchos de ellos vivieron en sus calendarios.
Hemos discutido el bloqueo de tiempo Cómo bloquear el tiempo en el Calendario de Google para un día de trabajo productivo Cómo bloquear el tiempo en el Calendario de Google para un día de trabajo productivo ¿Tiene problemas con la administración del tiempo? Le mostramos cómo bloquear el tiempo en su Google Calendar para aumentar el enfoque, reducir el estrés y mejorar la productividad. Lea más en el pasado, y eso es exactamente de lo que estamos hablando aquí. Establezca los horarios específicos en los que trabajará en tareas específicas y cumpla con su cronograma.
Sigue la regla de los dos minutos
Una de las razones por las que las listas de tareas se llenan tan rápido es que a menudo ponemos toneladas de pequeñas tareas allí. Ahí es cuando las cosas comienzan a ser abrumadoras y nos estresamos. Uno de los mejores métodos para lidiar con este problema es seguir la regla de los dos minutos. Si una tarea durará menos de dos minutos, no la ponga en una lista, simplemente hágalo.
Esto mantendrá una sorprendente cantidad de elementos fuera de su lista. Active su tarjeta de crédito, devuelva ese correo electrónico, levántese y estírese, se sorprenderá de la cantidad de cosas que puede hacer en dos minutos. Y eso se traduce directamente en quitar elementos de tu lista. ¡Eventualmente, puede descubrir que no necesita una lista en absoluto!
Enfoque en desarrollar hábitos
Usted sabe sobre las cosas importantes que necesita hacer. Son los pequeños los que llenan su lista de cosas por hacer y se acostumbran a posponer las cosas más importantes. Elementos como "limpiar la casa", "comprar alimentos" y "administrar el correo electrónico" a menudo se incluyen en su lista durante días, provocándole repetidas veces.
Aquí es donde los hábitos son útiles.
Acostúmbrese a administrar su bandeja de entrada durante 30 minutos todas las tardes antes de salir del trabajo. O de inmediato en la mañana. Comience a hacer compras en días específicos de la semana después del trabajo. Devolver llamadas telefónicas un cierto día de la semana.
Puedes hacer un hábito de cualquier cosa 12 Hábitos de productividad para finalmente hackear tu vida en el nuevo año 12 Hábitos de productividad para finalmente hackear tu vida en el nuevo año Una resolución común para la mayoría de las personas que trabajan es ser más productivo. En este artículo, exploraremos doce malos hábitos que puede cambiar, uno por mes, para mejorar drásticamente la productividad de su carga de trabajo. Lee mas . Y cuando haya creado más hábitos, puede eliminar más cosas de su lista de cosas por hacer. Eventualmente, estarás solo con los grandes, y es entonces cuando el bloqueo de tiempo y el calendario realmente comienzan a tener un efecto positivo.
Automatice y delegue tareas pequeñas
Una vez más, son las cosas pequeñas las que llenan su lista y lo estresan. La automatización puede ayudar mucho a resolver este problema. Puedes automatizar tus finanzas Cómo el minimalismo financiero te ayuda a ahorrar dinero y eliminar el estrés Cómo el minimalismo financiero te ayuda a ahorrar dinero y eliminar el estrés Es fácil dejar que tus finanzas se salgan de control, pero usar los principios del minimalismo puede ayudarte a mantenerlos bajo control y reduce el estres. Lea más para que apenas tenga que hacer nada, y eso le ahorrará mucho tiempo. También puede automatizar correos electrónicos de seguimiento, que (según la cantidad de correos electrónicos que envíe) podrían ahorrarle horas cada semana.
Con IFTTT o Zapier, puede automatizar prácticamente cualquier tarea digital. La tecnología de hogar inteligente le permite automatizar las cosas en su casa. También puede usar un Arduino para automatizar su hogar Ideas de proyectos Arduino para un hogar automatizado Ideas para proyectos Arduino para un hogar automatizado ¿No sería genial regar el invernadero sin abandonar su silla? Se puede contratar a un Arduino como el componente clave de algunos proyectos de automatización del hogar: ¡aquí hay cinco! Lee mas .
Cuando no puede automatizar algo, considere delegarlo a otra persona. Es difícil pedir ayuda, pero puede marcar una gran diferencia en tu vida. Puede delegar en casa: solicite ayuda a su cónyuge o a sus hijos en la casa. O en el trabajo: solicite a alguien que se encuentre en una mejor posición para que complete una tarea que se haga cargo de usted. Incluso puede delegar entre sus amigos: haga que otra persona planifique la próxima reunión para ahorrarle algo de tiempo.
Si no tiene gente a su alrededor que pueda asumir tareas, considere contratar a un asistente. Asistentes virtuales 20 formas en que un asistente virtual humano puede ahorrarle tiempo 20 maneras en que un asistente virtual humano puede ahorrarle tiempo Aprenda qué tipos de tareas puede externalizar confiablemente a un asistente virtual y ahorrará horas cada día. Le mostramos cómo comenzar. Leer más (VA) es relativamente económico, especialmente si los contrata por solo un par de horas a la semana, y puede encargarse de muchas tareas repetitivas para usted. Si está buscando maneras de ser más productivo, un VA es difícil de superar.
Lleva tiempo poner en funcionamiento la automatización y la delegación, pero una vez que lo haga, se sorprenderá de la cantidad de cosas que ya no necesita incluir en una lista.
O cambie cómo hace listas
Si programa todo, aplica la regla de los dos minutos, mejora sus hábitos y busca formas de automatizar y delegar, hay muchas posibilidades de que ya no necesite su lista de tareas pendientes. Sin embargo, si todavía no estás listo para dar el salto, considera cambiar la forma en que haces tu lista de tareas pendientes.
Mi método favorito para esto es adoptar la lista de tareas de tres elementos. Es exactamente lo que parece: solo le pones tres cosas.
Cuando sepa que está limitado a tres elementos, solo colocará en el papel las tareas más importantes para su día. Esto lo alienta a enfocarse en los grandes problemas y dejar que los más pequeños entren en su lugar más adelante.
No va a ser fácil. Pero te recomiendo encarecidamente que lo pruebes. Reducir el número de elementos en su lista puede ser una experiencia muy liberadora.
Elimine sus listas de tareas pendientes y sea más productivo
Si desea asesoramiento sobre cómo tener una vida más productiva, se sorprenderá de mi sugerencia de que busque una alternativa a su lista de tareas pendientes. Va en contra de muchos de los consejos que has leído antes. Y se sentirá realmente extraño.
Hay evidencia convincente de que es una buena forma de hacerlo. La búsqueda de cómo ser más productivo nunca termina. Pero deshacerse de su lista de tareas pendientes es un buen paso siguiente.
¿Todavía usas una lista de cosas por hacer? ¿O usas tu calendario? ¿Cómo te mantienes productivo? ¡Comparte tus pensamientos en los comentarios a continuación!