Cuando las personas piensan en herramientas para la gestión de proyectos Intellinote: Ponga sus tareas, archivos, mensajes y reuniones en línea en un solo lugar Intellinote: Coloque sus tareas, archivos, mensajes y reuniones en línea en un solo lugar Intelliote hace que sea más fácil administrar, colaborar y comunicarse mejor su equipo, colegas y clientes con una combinación completa de intercambio de archivos, organización y video y chat de texto en tiempo real. Lea más, normalmente, el software como Microsoft Project me viene a la mente. Ahora, por supuesto, esa es una excelente herramienta para usar en la administración de tareas, cronogramas, entregables y recursos para un proyecto. Pero, ¿qué usas para hacer un seguimiento de múltiples proyectos ?
Si usted es un equipo de uno o diez, una herramienta que puede rastrear estados y reuniones, enviar recordatorios e incluso albergar todos los documentos para un proyecto también es bastante útil. Aquí es donde entra Podio para ayudarlo a administrar proyectos múltiples, un equipo de otros, o simplemente una forma de rastrearlos. Aquí hay algunos trucos y consejos para aprovechar al máximo el uso de Podio para rastrear sus proyectos y su equipo.
Implementar aplicaciones Podio
Podio es una herramienta que utiliza "aplicaciones" para administrar diferentes aspectos del espacio de trabajo Podio: Un solo panel para administrar las tareas de su organización Podio: Un solo panel para administrar las tareas de su organización Lea más. Las aplicaciones están disponibles por función e industria e incluyen cosas como reuniones, ideas, clientes, órdenes de compra, facturas, contactos y mucho más. La mejor forma de usar Podio es obtener las aplicaciones que necesita. Comience revisando el Mercado de aplicaciones de Podio y revise los paquetes disponibles por función o industria. Esto te llevará a un buen comienzo y aún podrás obtener aplicaciones individuales más adelante.
Por ejemplo, si está utilizando Podio para funciones de administración de eventos, hay un paquete que contiene aplicaciones para participantes, lugares, proveedores, oradores, eventos y una lista de invitados. Otro ejemplo utiliza la industria de ventas e incluye un paquete para administración de clientes potenciales, que tiene aplicaciones para ventas, clientes potenciales, reuniones de ventas, comunicaciones y productos.
Use las aplicaciones en Podio para rastrear todos los aspectos de su proyecto, grande o pequeño. Todo esto puede organizarse en la pantalla principal del espacio de trabajo y contener los campos que probablemente necesite. Pero también puede modificar cualquier aplicación para personalizarla exactamente como lo desee. Estas aplicaciones son la columna vertebral de Podio y le darán una gran flexibilidad en el seguimiento de sus proyectos y sus partes móviles.
Beneficio de los servicios y extensiones conectadas
Una característica útil de Podio es su conexión con otros servicios. Si está interesado en conectar su calendario de Microsoft Exchange para exportar eventos, su cuenta de GoToMeeting para iniciar reuniones directamente desde Podio, o su cuenta de Evernote para adjuntar sus notas, entonces Podio lo tiene cubierto. Para hacer un seguimiento de sus tareas y mantenerse al día con sus proyectos, la conexión de otros servicios que utiliza es definitivamente el camino a seguir. Para utilizar Podio con éxito, estos servicios conectados le permiten obtener los elementos que necesita que pueden existir en cualquier otro lugar, pero que son necesarios para su proyecto.
Junto con estos servicios, puede conectar fácilmente Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync y Dropbox. La conexión es fácil; simplemente haga clic en Configuración de la cuenta en la navegación principal y luego en Servicios . Cada servicio tiene su propio botón de conexión y, después de iniciar sesión, verá que se mueven hacia arriba en la lista donde están listos para usar.
Además de conectar servicios, puede aprovechar las extensiones de Podio que se integran con muchos desarrolladores externos. Las integraciones con MailChimp, Google Maps y Xero le permiten mejorar aún más su experiencia con Podio. Por ejemplo, hay una extensión de QuickBooks que le permite importar clientes y la información de la cuenta en Podio, donde luego puede configurar la facturación automática entre los sistemas.
Cómo se compara Podio con Trello
Si no ha probado otras herramientas como Podio para el seguimiento y gestión de proyectos, puede ser fácilmente comparado con Trello Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y potente de un buen hogar Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y potente de un Buen hogar ¿El nombre Joel Spolsky significa algo para ti? Si es así, querrá leer esta publicación, porque muestra el último y más grande proyecto de Spolsky. Y si no, debes saber que esto es ... Leer más, que es otra gran herramienta. Si ha probado ambos, probablemente tenga preferencia o posiblemente los use, pero para cosas diferentes. Ambos ofrecen los elementos básicos para el seguimiento de proyectos, tareas y personas junto con notificaciones útiles, recordatorios y opciones de formato personalizadas para las herramientas. Entonces, ¿dónde difieren?
Espacio de trabajo
Si bien tanto Podio como Trello tienen espacios de trabajo bien organizados, Trello tendría que caer en la categoría de "configuración más fácil". Podio tarda un poco más de tiempo en configurarse para usar. Después de obtener las aplicaciones que necesita, puede usarlas para configurar mosaicos o widgets para su área de trabajo principal y reorganizarlos para que se vean bien. Con Trello, ves tus tablas de inmediato y después de elegir una, ves tus cartas. Sí, también hay un tiempo de configuración con Trello, pero ese tiempo lo dedico a configurar sus proyectos y tareas en lugar de configurar las herramientas que necesita para ellos, como en Podio. Pero, si no te importa tomarse un poco de tiempo para crear un espacio de trabajo realmente personalizado, entonces Podio permite eso donde Trello no lo hace.
Servicios conectados
Cuando se trata de conectar calendarios, software de reuniones Las 6 mejores herramientas gratuitas de reuniones en línea para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas gratuitas de reuniones en línea para colaborar con su equipo Los equipos pequeños no necesitan costosas aplicaciones empresariales para colaborar. Aquí hay seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos, la comunicación y más de su equipo. Gratis. Lea más, administradores de archivos y tomadores de notas, Podio simplemente tiene más opciones. Puede adjuntar archivos y fotos a tarjetas en Trello desde lugares como Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive (abajo). También puede conectar Trello a iCal para ver sus tarjetas o incluso Sunrise Calendar si esa es su opción de programación. Pero en general, Podio tiene más flexibilidad con opciones para servicios conectados.
Acceso móvil
Tanto Podio (iOS, Android) como Trello (iOS, Android) tienen disponibles aplicaciones móviles gratuitas que realmente hacen que el seguimiento de proyectos sea conveniente. Para su teléfono o tableta, ambos tienen cobertura. Si eres una persona visual que aprecia las tablas y las tarjetas utilizadas en Trello, estarás muy contento con su aplicación. Tiene una interfaz elegante y la función de arrastrar y soltar también es bastante receptiva. Del mismo modo, Podio tiene una buena aplicación si le gusta ver sus tablas de datos, la actividad reciente de su equipo y hacer actualizaciones de los elementos. De cualquier manera, usar las opciones móviles te permite estar en contacto con tus proyectos, notificaciones y equipo cuando estás en movimiento.
Consejos para usar Podio
Una vez más, Podio es una herramienta para administrar proyectos, tareas e incluso su equipo que es bastante diferente de software como Microsoft Project. Proporciona una forma de realizar un seguimiento, verificar estados, asignar tareas y mantener sus proyectos en ese plan cuidadosamente diseñado. Aquí hay algunos consejos para usar Podio si es nuevo o no ha aprovechado al máximo sus características.
- Para la administración del equipo, use la aplicación Fuera de la oficina . Cada miembro del equipo puede seleccionar Vacaciones, Remoto o Conferencia para describir el tipo. Luego, después de ingresar las fechas, un gerente puede aprobar o rechazar rápidamente el tiempo fuera de la oficina. También se pueden enviar notificaciones, que proporcionan excelentes recordatorios si alguien en su equipo se va.
- Pruebe los formularios web disponibles para su sitio. Podio creará formularios para su sitio web con solo hacer clic en un botón. A continuación, puede personalizar el formulario y publicar el enlace que se puede compartir que recibe o colocar el código incrustado directamente en su sitio web. Usando nuestro ejemplo de gestión de eventos de antes, podría fácilmente tener un formulario para que los clientes interesados lo completen para solicitar sus servicios para su evento.
- Aproveche la función de exportación simple. Cada aplicación que usa contiene una opción para exportar los datos. Esto es muy útil para actualizar a su equipo en una reunión de estado o para su jefe cuando quiere actualizaciones de todos los proyectos para su equipo. La función de exportación se puede ver cuando selecciona el icono de la llave dentro de la aplicación.
- Personalice las aplicaciones para una efectividad total. Cada aplicación viene con los elementos básicos que necesitará. Sin embargo, cada uno se puede editar y personalizar para que pueda usar los campos exactos, listas, estados y otros elementos que necesita dentro de cada uno. Simplemente haga clic en el icono de llave inglesa una vez que esté en la aplicación y seleccione Modificar plantilla .
Planes Podio
Si es nuevo en Podio, hay algunos planes diferentes que puede elegir, incluida una opción gratuita . Si tiene un equipo de hasta cinco personas, puede obtener todas las funciones de un plan básico, a excepción de la Gestión de usuarios, sin cargo. Si tienes más de cinco usuarios; hay planes desde $ 9 por mes. Puede tener usuarios ilimitados con beneficios como sesiones de capacitación, soporte prioritario y configuración avanzada, según su plan pago.
¿Usas Podio o todavía lo estás considerando?
Si usted es un usuario actual de Podio, ¿qué consejos útiles debe compartir con los lectores? Si todavía está pensando en usar Podio para rastrear proyectos, ¿cuáles son sus factores decisivos y qué está buscando en una herramienta? ¡Siéntase libre de compartir sus pensamientos y experiencias en los comentarios a continuación!
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