Si alguna vez tuvo que co-producir trabajo escrito, sabrá en cuántos niveles esto puede ser difícil. Esperar a su compañero (s) de escritura o arreglar versiones conflictivas de un documento debería ser la menor de sus preocupaciones. Después de todo, Internet hace que escribir en colaboración sea muy sencillo.
Después de escribir una tesis de 100 páginas en un equipo de tres personas, usando Google Drive, sabía que esto era cierto. Sin embargo, hace poco no presioné a Google Drive por completar un documento de menos de 10 páginas en un equipo de cinco personas. Terminamos enviando documentos de Word de ida y vuelta, lo cual casi me vuelve loco. Ayude a su equipo a evitar los siguientes problemas, yendo con una herramienta de escritura colaborativa en tiempo real Procesamiento de textos ¿En Google Docs? 5 consejos importantes para tener en cuenta el procesamiento de textos en Google Docs? 5 Consejos importantes para tener en cuenta Durante la mayor parte de mi vida, Microsoft Word fue la herramienta de procesamiento de textos para usar si iba a hacer un trabajo serio. Claro, hubo alternativas como Corel WordPerfect y más tarde en OpenOffice, ... Leer más desde el principio.
Esperando el uno al otro
¿Qué sucede cuando no utiliza una herramienta que admita la escritura colaborativa en tiempo real?
Terminas esperando el uno al otro. Solo una persona podrá escribir o editar el documento, antes de que la siguiente persona pueda continuar. Cuando persigues un plazo, esto te costará un tiempo valioso.
Para una colaboración eficiente, los miembros del equipo necesitan acceso irrestricto al documento en el que están trabajando. Esto permitirá a todos escribir o editar en su tiempo libre. Descubrirá que nada es más poderoso que pasar tiempo escribiendo juntos en tiempo real en un único documento, especialmente si no se encuentra en la misma habitación.
Emparejado con comunicación deficiente y trabajando de forma remota, esperar uno al otro le costó semanas a mi equipo. Afortunadamente, no tuvimos que cumplir con una fecha límite difícil. Pero ese no es el peor problema que puede esperar al trabajar en un equipo remoto.
Desordenar el formateo de las versiones de los demás
Lo más probable es que no todos estén usando el mismo sistema operativo, el mismo procesador de textos o la misma versión de software. Esto puede estropear las cosas y perder horas de su trabajo.
Puede evitar problemas de formato al proporcionar a todos la misma herramienta. La forma más sencilla de hacerlo es que todos trabajen en el mismo documento en una plataforma neutral del sistema operativo, como un procesador de textos en línea.
En nuestro equipo, yo tenía la culpa de este problema porque no estoy usando Microsoft Office. ¿Por qué pagaría por Word? Si solo lo necesito para abrir documentos, y si hay muchas alternativas de Office gratuitas, 9 de las mejores alternativas gratuitas y de bajo costo para Microsoft Office 9 son las mejores alternativas gratuitas y de bajo costo para Microsoft. Office Microsoft Office ha dominado el mercado de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas durante años, y por una buena razón: es uno de los mejores. Sin embargo, hay un inconveniente y ese es el precio .... Lea más? Desafortunadamente, opté por una alternativa, LibreOffice, que no funciona bien con Word.
Creando Documentos Conflictivos y Perdiendo Cambios de Seguimiento
Cuando las personas no pueden esperar el uno al otro porque la fecha límite se acerca, terminará con varias versiones del documento. Al final, alguien tiene que sentarse y fusionar las diferentes versiones en un solo documento. Eso no solo es una pérdida de tiempo, sino también una fuente de errores.
Además, cuando vuelva a sincronizar versiones en conflicto en un solo documento, también perderá al menos algunos de los cambios realizados Cómo colaborar con el seguimiento de cambios en Microsoft Word Cómo colaborar con el seguimiento de cambios en Microsoft Word Leer más y comentarios . Eso puede interrumpir el tren colectivo de pensamiento y conducir a malentendidos. ¿Cómo se puede evitar esto?
En mi experiencia, nada de esto sucede cuando estás usando una herramienta de escritura colaborativa. En nuestro equipo, la gente se impacientó y la ronda final de comentarios y edición se realizó al mismo tiempo. Esto significaba que una persona tenía que fusionar todos los documentos, lo que casi condujo a un error vergonzoso.
Ventajas de la escritura colaborativa más allá de evitar problemas
Las herramientas colaborativas de escritura pueden ser más seguras que la transferencia de archivos a través de Internet.
Debido a problemas de seguridad (NSA et al.), Muchas instituciones han restringido el uso de herramientas como Dropbox. Si bien Dropbox no es ideal en primer lugar, evita una práctica particularmente mala: enviar y recibir documentos por correo electrónico.
Generalmente, el correo electrónico no es muy seguro 7 Consejos importantes sobre seguridad del correo electrónico que debe conocer 7 Consejos importantes sobre seguridad del correo electrónico que debe conocer La seguridad en Internet es un tema que todos sabemos importante, pero a menudo se remonta a nuestros recuerdos, engañándonos a nosotros mismos para creer que "no me va a pasar a mí". Ya sea ... Leer más para compartir documentos. El correo electrónico no solo es fácil de interceptar, sino que también puede olvidarse de incluir a alguien o seleccionar accidentalmente un destinatario equivocado. Introduzca plataformas de escritura colaborativa, que pueden resolver todos esos problemas.
Si no quiere ir con servicios de grandes corporaciones, como Google Drive o SkyDrive (que pronto será OneDrive), elija entre muchos procesadores de textos alternativos en línea. 5 Grandes alternativas a Google Docs que debe considerar 5 grandes alternativas a Google Docs que debería Considera que Google Docs tiene sus defectos. Tal vez quiera evitar las preocupaciones de privacidad de Google. O puede necesitar diferentes características. Encontramos cinco excelentes alternativas y una de ellas funcionará para usted. Lee mas . ¿En serio sobre la seguridad? Utilice una herramienta como EtherPad para configurar su propia plataforma de escritura colaborativa, autohospedada, privada y basada en la nube.
Finalmente, como se mencionó anteriormente, es una verdadera prisa trabajar en un documento mientras se observan las aportaciones creativas de otros al mismo tiempo. Ahí es cuando entras en el terreno de la co-creación verdadera y ahí es donde nace el espíritu de equipo.
¿Cómo colaboras en documentos y qué trucos o herramientas te han ayudado a mantener la cordura?
Créditos de las imágenes: Hombre esperando a través de Shutterstock