No quiere ser el tipo de la oficina que tiene que escribir todo en Microsoft Excel una y otra vez.
Por lo tanto, llegará el momento en que deba ocuparse de todo tipo de información almacenada en otros tipos de archivos y llevarla a Microsoft Excel. No puede escapar de un archivo de texto omnipresente. Apuesto a que encuentras algunos de ellos todos los días.
Aquí hay algunos ejemplos cotidianos:
- Un análisis de Excel de ventas o información del producto almacenada en un archivo de texto.
- Intercambio de datos entre dos programas diferentes (tal vez, de una base de datos a una hoja de cálculo).
- Nombres, direcciones e ID de correo electrónico almacenados en un programa de correo electrónico (por ejemplo, exportación de Microsoft Outlook a Excel) Cómo exportar contactos de Outlook a cualquier lugar Cómo exportar contactos de Outlook a cualquier lugar ¿Necesita exportar sus contactos de Outlook y no está seguro de dónde comenzar? Le mostramos cómo exportar desde Outlook e importar en su destino. Lea más).
Microsoft Excel le brinda todas las herramientas para conectarse a fuentes de datos externas. Hablemos de archivos de texto delimitados.
Este es un archivo de texto delimitado
En esta captura de pantalla de un archivo de texto simple, los nombres y las direcciones están separados por comas. Este es un archivo de texto simple delimitado por comas . Es fácil de crear en cualquier editor de texto.
Pero, por sí solo, una serie completa de tales datos no sería tan útil en un archivo de texto si tuviera que preparar una lista o un informe. Llevarlo a una hoja de cálculo de Excel lo ayudará a crear un documento más profesional y a realizar operaciones más avanzadas sobre la información. Por ejemplo, puede buscar fácilmente direcciones duplicadas y eliminarlas. Luego, puede usar la hoja de cálculo para crear etiquetas y fusionar correspondencia Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel ¿Todavía está usando copiar y pegar para crear etiquetas? tarjetas de identificación, u otras comunicaciones masivas personalizadas? Mail Merge, una sencilla herramienta de automatización de Microsoft Office, le permitirá imprimir sus etiquetas en segundos. Lee mas .
La idea básica aquí es importar la información de un archivo de texto y dividir sus diversos elementos de información en columnas separadas, y nombrar cada columna con un encabezado apropiado.
Miremos el archivo de texto delimitado en más detalle ...
Los 3 diferentes tipos de archivos de texto delimitados
Los archivos de texto delimitados están diseñados para exportar datos de un programa a otro. Hay tres tipos comunes de archivos delimitados por la forma en que separa (delimita) cada valor en el archivo de texto sin formato. Cualquier caracter se puede usar para separar las entradas individuales en un archivo.
Por ejemplo: la tubería o un espacio simple. Encontrarás que estos tres son los tipos más comunes de separadores delimitados entre cada entrada de texto.
- Valores Separados por Comas.
- Tabulador de valores separados
- Valores separados por el colon
Tal como se nombra, el delimitador de texto mantiene cada valor separado del siguiente . Cualquier valor que sigue al delimitador y precede a la siguiente aparición del delimitador se importa como un valor. Recuerde que el valor entre el delimitador asignado puede tener otro carácter delimitador, pero necesita una comilla (") o un apóstrofo (').
¿Confuso? No tanto. Veamos cómo con un ejemplo:
En un archivo de texto con nombres de ciudades y estados, puede haber algunos valores como "Albany, NY". Microsoft Excel puede leer la coma (, ) entre las dos palabras como un delimitador. Para tratar los nombres de ciudades y países como un valor e importarlos en una celda, debemos usar comillas dobles o un apóstrofo como calificador de texto. Si no se especifica ningún carácter como calificador de texto, "Albany, NY" se importa en dos celdas adyacentes como Albany y NY.
En resumen, para retener cualquier valor en una columna exactamente como está, puede encerrar el valor entre comillas o un apóstrofo. Como veremos a continuación, Microsoft Excel le brinda control total sobre el proceso de importación y un panel de Vista previa para ver el formato de los datos antes de que llenen las celdas.
Convertir de un archivo de texto delimitado a una hoja de cálculo
Hay muchos convertidores en línea Cómo convertir cualquier formato de archivo en línea con herramientas gratuitas Cómo convertir cualquier formato de archivo en línea con herramientas gratuitas Si necesita convertir un archivo, aquí tiene la lista definitiva de sitios a los que debe recurrir. Lea más que puede tomar un archivo de texto CSV sin procesar y escupir una hoja de cálculo XLS. Zamzar y Convertio flotan en la parte superior de la página de búsqueda.
Pero no es necesario buscar un convertidor en línea porque Microsoft Excel tiene una función nativa que hace el trabajo mucho mejor. Tomemos un archivo CSV de muestra y recorramos los pasos para convertir archivos de texto delimitados a hojas de cálculo. La siguiente captura de pantalla muestra una mezcla de valores separados por comas en un archivo de Bloc de notas.
Microsoft Excel puede ayudar a convertir este revoltijo confuso en ordenadas filas y columnas. Luego puede trabajar en él y convertirlo en un informe bellamente formateado. Formatear datos automáticamente en Excel. Hojas de cálculo con formato condicional. Formatear datos automáticamente en Excel. Hojas de cálculo con formato condicional. La función de formato condicional de Excel le permite formatear celdas individuales en una hoja de cálculo de Excel en función de su valor. Le mostramos cómo usar esto para diversas tareas cotidianas. Lea más o prepárelo para imprimir.
Hay dos maneras de llevar datos a una hoja de cálculo de Excel 2016 desde un archivo CSV. Comience con la más fácil primero.
1. La importación automática
Haga clic en la pestaña Archivo, luego haga clic en Abrir .
Seleccione el archivo CSV que desea abrir. Microsoft Excel abre el archivo de texto automáticamente y muestra los datos en un nuevo libro de trabajo.
Esta es la ruta más directa (y más rápida) para abrir un archivo CSV. Microsoft Excel utiliza la configuración de formato de datos predeterminada para leer e importar cada columna de datos. Pero la importación automática no le da la flexibilidad que desea. Entonces, veamos la segunda manera que usa un asistente.
2. El Asistente de importación de texto
El Asistente de importación de texto le permite controlar la estructura de los datos que desea importar. Se inicia automáticamente al importar archivos de texto (es decir, un archivo con una extensión TXT). Abra Microsoft Excel y busque un archivo de texto. El proceso de tres pasos lo ayuda a controlar el formato de los datos que desea importar.
Paso 1
Esto es lo que parece el Asistente de importación de texto en el primer paso.
Pero como viste anteriormente, el asistente de importación de texto no se inicia automáticamente para los archivos CSV (es decir, un archivo con extensión .CSV). Abra el Asistente de importación de texto manualmente y controle el formato de las filas y columnas. Para iniciar el Asistente de importación de texto ...
Vaya a la pestaña Datos en la cinta de opciones. En el grupo Obtener datos externos, seleccione De texto . En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, seleccione el archivo de texto CSV que desea importar. El Asistente de importación de texto se muestra con las opciones que ahora puede configurar.
El asistente lo guiará a través de tres pantallas y le ayudará a ajustar los datos que intenta introducir en la hoja de cálculo.
Seleccionar Delimitado : cuando los elementos en el archivo de texto están separados por pestañas, dos puntos, punto y coma, espacios u otros caracteres.
Seleccione Ancho fijo : cuando todos los elementos tienen la misma longitud y están bien estructurados en columnas separadas por espacios.
En ocasiones, los datos brutos pueden tener una fila de encabezado. Por ejemplo: [ "first_name", "last_name", "company_name", "address", "city", "county" ].
Use Iniciar importación en la fila para seleccionar la fila desde donde comenzará la importación.
El origen del archivo se puede dejar en su defecto para la mayoría de los casos.
La Vista previa muestra los valores tal como aparecerán cuando estén delimitados en columnas en la hoja de trabajo.
Haga clic en Siguiente .
Paso 2
Elija los delimitadores para su archivo (coma, en nuestro caso). Para algún otro personaje, marca Otro e ingresa el personaje en el pequeño campo. La ventana de vista previa de Datos le da una idea de los datos columnares.
Seleccione la casilla de verificación Tratar delimitadores consecutivos como una casilla si sus datos contienen un delimitador de más de un carácter entre los campos de datos o si sus datos contienen múltiples delimitadores personalizados. Por ejemplo, esto le ayuda a manejar archivos que pueden tener un espacio adicional antes o después de otro delimitador. Puede ayudar a identificar el espacio como otro delimitador y marcar esta casilla.
Use el menú desplegable Calificador de texto para seleccionar el carácter que incluye valores en su archivo de texto. Anteriormente hablamos de cómo un calificador de texto puede ayudarlo a importar algunos valores en una celda en lugar de importarlos por separado.
Use la ventana de vista previa de Datos para verificar la apariencia. Haga clic en Siguiente .
La pantalla del asistente cambia cuando se importan datos de ancho fijo. La ventana de vista previa de datos puede ayudarlo a establecer el ancho de las columnas. Use la barra superior en la ventana para establecer un salto de columna representado por una línea vertical. Arrastre un salto de columna para aumentar o disminuir el ancho. Haga doble clic en un salto de columna para eliminarlo.
En un archivo de ancho fijo, no se utilizan delimitadores para separar los valores en el archivo. Los datos están organizados en filas y columnas, con una entrada por fila. Cada columna tiene un ancho fijo, especificado en caracteres, que determina la cantidad máxima de datos que puede contener.
Paso 3
Las ventanas de Vista previa se vuelven más importantes en esta pantalla porque puede ajustar el formato de los datos que entran en cada campo con el formato de datos de Columna . De forma predeterminada, Microsoft Excel importa datos en el formato General. Seleccione la columna en la ventana de vista previa y establezca el formato apropiado.
Por ejemplo, puede seleccionar ...
- Texto para los campos de texto.
- Fecha y formato de fecha para cualquier columna que contenga fechas.
- General para convertir monedas al formato de moneda de Excel.
Use el botón Avanzado para especificar el tipo de decimal y separadores de miles para datos numéricos. Por ejemplo, si quiere mostrar 100, 000 como 1, 00, 000. Excel muestra los números según el formato establecido en la configuración regional de su computadora.
Haga clic en Finalizar . Aparecerá un cuadro de diálogo de importación de datos final.
No te preocupes demasiado por eso ahora. Le brinda algunas opciones para insertar los datos en la hoja de cálculo o crear una conexión con una base de datos externa. Insertar los valores delimitados por texto como una tabla en la hoja de cálculo actual es la configuración predeterminada.
Solo tres sencillos pasos de Excel Wizardry
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Entonces, ¿a qué tipo de problemas se enfrenta al exportar archivos de texto delimitados? Solucionémonos unos a otros en los comentarios.
Escrito originalmente por Saikat Basu el 8 de noviembre de 2009.