JRR Tolkien escribió una vez, a través del personaje de Gandalf, "Todo lo que tenemos que decidir es qué hacer con el tiempo que se nos da". Si quieres saber el secreto para crear el sistema de administración del tiempo perfecto del mundo, entonces necesitas para escuchar a Gandalf
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Ingrese su Desbloqueo de correo electrónico Lea nuestra política de privacidadMi propio camino personal hacia el sistema de gestión del tiempo perfecto fue largo, y está plagado de cadáveres de intentos pasados. Dicen que el camino al infierno está pavimentado con buenas intenciones. Bueno, digamos que siempre comencé a usar cada nuevo sistema con muy buenas intenciones.
He intentado Gqueues Tome Google Task Management y programación a un nivel completamente nuevo con GQueues Tome Google Task Management y programación a un nivel completamente nuevo con GQueues Google Tasks no funciona si desea ir más allá de la gestión del tiempo de hoy en el planificación visionaria del mañana Aquí es donde GQueues se acerca al plato. Leer más, ToDoist ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar. Seguí usando ToDoist gratis por un tiempo. Pero seguí encontrando cosas que quería hacer y no podía. Recordatorios de correo electrónico. Agregar notas a la tarea. Cosas que realmente agregarían mucho ... Leer más, Tareas de Google Transforman las Tareas de Google en un Conjunto de administración de tareas con Tareas de Google Sin conexión [Chrome] Transforman las Tareas de Google en un Conjunto de administración de tareas con Tareas de Google Sin conexión [Chrome] Usar Tareas de Google es como una relación de amor-odio. El problema con el uso de Google Tasks directamente en, digamos, Google Calendar o dentro de Google Mail es que el diseño y la interfaz de usuario están extremadamente simplificados y ... Leer más y cada truco de administración de vida en el medio. Si eres como yo, probablemente hayas hecho lo mismo. Es una búsqueda constante de más organización con menos trabajo. Una forma de crear más tiempo en su agenda, lograr todo lo que sueña lograr, sin perder el sueño.
¿Cuál es el sistema de gestión de tiempo perfecto?
Si eres como yo, probablemente sientas que tienes un sistema que es casi lo que necesitas, pero no del todo. Casi siempre falta algo.
El sistema de gestión del tiempo perfecto debe tener las siguientes cualidades.
- Le permite un "lugar tranquilo" para contemplar los objetivos y sueños de su vida
- Proporciona una integración perfecta de tareas relacionadas con sus objetivos
- Le permite organizar y planificar fácilmente sus responsabilidades semanales y diarias
- Te ayuda a evitar olvidar tareas importantes
- Es compacto y simple, pero eficiente y con todo incluido
Ese último es como pedir la luna, ¿no es así? Es la necesidad de simplicidad combinada con el requisito de que sea todo incluido lo que hace que encontrar el sistema perfecto sea tan imposible.
Crear una línea de montaje de gestión del tiempo
El sistema de gestión del tiempo ideal debe funcionar como una línea de montaje eficiente. Tiene tareas (tareas) entrantes, y esas deben organizarse y planificarse, y luego deben integrarse en su calendario. Ese proceso se ve así:
El problema con la mayoría de los intentos de usar una sola aplicación como gTasks Use gTasks para sincronizar sus tareas con Google [Android] Use gTasks para sincronizar sus tareas con Google [Android] En estos días, hay un millón y una excelente manera de administrar un trabajo hacer una lista en línea y a través de aplicaciones móviles. Dicho esto, a menudo todavía hay algunas personas que aún no están usando uno de ... Leer más o algo por el estilo es que estas aplicaciones están especializadas para manejar una o dos partes de este proceso muy bien.
Herramientas de seguimiento de tiempo 4 Excelentes herramientas gratuitas de rastreo de tiempo [Android] 4 Excelentes herramientas gratuitas de rastreo de tiempo [Android] No importa quién es usted, el tiempo es un bien increíblemente importante. Todos tenemos la misma cantidad de tiempo, 86.400 segundos por día, y depende de nosotros cómo pasamos ese tiempo ... Leer más o utilizar la técnica de Pomodoro Pomodoro Web App Tomato.es ¿Es simple la administración del tiempo Pomodoro Web? App Tomato.es ¿Es simple la gestión del tiempo? No se puede enfocar? Ponte a trabajar, ahora. Tomato.es es un temporizador Pomodoro gratuito que puedes usar directamente en tu navegador, y es posiblemente la mejor aplicación que he usado. La técnica de Pomodoro es simple: ... Leer más te hace postergar menos Por qué la procrastinación no se puede curar Por aplicaciones de administración de tareas [Opinión] Por qué la procrastinación no se puede curar por aplicaciones de administración de tareas [Opinión] Durante mucho tiempo he Luché con la administración del tiempo, y en algunos aspectos todavía lo hago. Uno de mis muchos métodos para "superar" mi falta de administración del tiempo fue usar aplicaciones de administración de tareas. Yo ... Leer más administrando su agenda semanal, pero no lo ayudo a organizar sus tareas.
No fue hasta que Justin me mostró su técnica con el uso de LEGOS como método de gestión del tiempo. Cómo usar LEGO para administrar mejor tu tiempo Cómo usar LEGO para administrar tu tiempo mejor Creo que he encontrado la herramienta de productividad definitiva: LEGO. No te vayas! Dejame explicar. Lea más que empecé a obtener una idea de algo que podría funcionar mejor para mí. Esto condujo a lo que pensé que se convertiría en mi mejor y último sistema de gestión de tiempo de todos los tiempos, utilizando Trello Trello: un sistema de gestión de proyectos único, simple y potente de un buen hogar Trello: un sistema de gestión de proyectos único, potente y simple de un buen Inicio ¿El nombre Joel Spolsky significa algo para ti? Si es así, querrá leer esta publicación, porque muestra el último y más grande proyecto de Spolsky. Y si no, debes saber que esto es ... Leer más.
Uniendo las piezas
Sin embargo, Trello todavía no era un lugar fácil para planear los objetivos de la vida Cómo crear un tablero de visión y cumplir tus grandes metas Cómo crear un tablero de visión y cumplir tus grandes objetivos Puedes llamarlos como rocas grandes o grandes, peludas y audaces metas. Algunos lo llaman una lista de deseos. Vaciar ese cubo requiere acción. Aquí es donde una herramienta visual como Trello demuestra ser útil. Lea más, y la gestión de tareas de un paso del programa al siguiente fue muy torpe.
Por estas razones, finalmente decidí tomar todas las lecciones que aprendí de los sistemas anteriores que probé, y combinar todo en un solo sistema de administración de tiempo automatizado que lo hace todo.
1º - Crea tu hoja maestra de gestión del tiempo
El flujo de trabajo que le robé a Justin y que usé en el sistema Trello funciona bien. Básicamente, empiezas por un lado con todas tus nuevas tareas entrantes que necesitas de alguna manera encajar en tu agenda. Luego, a la izquierda de eso, tiene una lista de todas las tareas que desea completar este mes. A la izquierda de eso, esta semana.
Este sistema funcionó para mí durante cuatro o cinco meses. Empecé a olvidar cosas que estaban en algunas de las listas. No se movieron al "hoy" y luego simplemente fueron enterrados. El sistema comenzó a fallarme.
Entonces esto es lo que hice. Primero necesita crear una hoja de cálculo de Google y crear cuatro hojas.
En este caso, comienza a la izquierda y crea una hoja entrante . Esto mostrará una lista de todas las tareas entrantes de sus otros sistemas.
A la derecha de esto, creas una hoja Demandas mensuales . A la derecha de eso, crea una hoja de Demandas semanales . A la derecha de eso crea tu hoja de Horario semanal .
Vamos a tener que formatear esas hojas individuales en un momento. Pero primero, cree un calendario semanal en la hoja Programa semanal creando una fila de días de la semana y una columna de cada media hora durante todo un día.
¡Ahora que tiene su agenda semanal lista para usar, es hora de comenzar a ingresar tareas en su nuevo sistema de administración de tiempo!
En la hoja Entrante, cree encabezados para Tarea, Proyecto, Fecha de agregado, Etiqueta, Prioridad, Enlace, Programado y Listo.
Todos estos campos tendrán sentido en un momento en que comencemos a alimentar su hoja "Entrante" con feeds automáticos.
2º - Crea y automatiza tus objetivos de vida
La primera de esas alimentaciones serán los objetivos de tu vida.
La lección más importante que aprendí es que cuando se trata de los grandes objetivos, necesitas un espacio que sea limpio y destinado solo a un propósito: contemplar las cosas que son más importantes para ti.
De todas las aplicaciones de administración de tiempo que he probado, este es un propósito para el que ToDoist es perfecto.
Es limpio y simple. Usted crea esos grandes objetivos de vida a la izquierda, y luego en el lado derecho, descompone los objetivos realmente grandes en los objetivos secundarios que trabajará a lo largo de su vida.
Por ejemplo, uno de los objetivos de mi vida es tener una familia feliz. Algunos objetivos secundarios de esto serían "Proporcionar una infancia positiva" para mis hijos, o "Ser un esposo dedicado y cariñoso". Bajo esos subobjetivos, es donde van más específicos. Por ejemplo, construir un dormitorio para mi hija definitivamente le daría una experiencia de la infancia más positiva.
Ahora, esta es una tarea procesable . Lo que quiere hacer es configurar etiquetas para estas tareas procesables, para que ToDoist las envíe automáticamente a su sistema de gestión de tiempo maestro.
Necesitará usar ToDoist Premium para tener acceso a las etiquetas (¡es barato y vale la pena!)
En ToDoist, simplemente haga clic en las etiquetas en la barra de navegación izquierda y luego haga clic en el botón Agregar etiqueta .
En el ejemplo anterior, para la tarea de construir un dormitorio, después de crear una etiqueta happy_family, agregué "@happy_family" a la tarea misma, para etiquetarla.
¿Por qué estas etiquetas te ayudan? Porque ahora puede usar IFTTT para detectar las tareas etiquetadas e insertar las tareas en su nueva hoja Incoming en Hojas de cálculo de Google.
En IFTTT, simplemente elija el disparador ToDoist y seleccione Nueva tarea creada con etiqueta . 
Luego, puede elegir de una lista desplegable de las etiquetas que creó, así como también el Proyecto donde utilizó la etiqueta.
Finalmente, configure la Acción en Google Drive, seleccione Agregar fila a hoja de cálculo y escriba el nombre correcto de su hoja de cálculo de Google donde creó la hoja "Entrante".
Observe los campos en esa salida? Esos son los mismos campos que acaba de crear en la hoja de cálculo.
Así que ahora, cada vez que crea una tarea relacionada con la meta de vida en ToDoist y aplica una de las etiquetas para las que ha creado desencadenadores IFTTT, esa tarea se cargará automáticamente en la hoja de cálculo entrante.
Piénsalo. Ahora, puede sentarse, despejar su mente, y simplemente planear sus metas de vida. No se preocupe por cómo planear lo que debe hacer para alcanzarlos: solo haga una lluvia de ideas y etiquete las tareas que deberá realizar para llegar allí. Deje que la automatización se encargue del resto.
3º: automatice sus demandas urgentes
Por supuesto, tu vida es más que solo los objetivos de tu vida. Seamos realistas, las demandas diarias, las llamadas telefónicas y los correos electrónicos te bombardean constantemente con nuevas demandas y nuevas tareas. Necesitas una forma de lidiar con esas demandas también.
La respuesta para esto también es la automatización de un feed "entrante" de su cuenta de correo electrónico. No te preocupes, esto es realmente fácil. Simplemente cree un activador IFTTT cada vez que marque un correo electrónico en su bandeja de entrada.
A continuación, crea la misma acción que antes: agrega una fila a la hoja de cálculo . Asegúrese de escribir correctamente el mismo nombre de la hoja de cálculo. También deberá personalizar la fila Formateada para que muestre los campos requeridos para la tabla Entrante que creó.
Lo importante es solo asegurarse de que el asunto del correo electrónico se alinee con el campo "Tarea" en su hoja de cálculo.
Ahora, cada vez que inicia un correo electrónico en su bandeja de entrada, esa línea de asunto del correo electrónico se agrega a su hoja de cálculo como otra tarea entrante.
La belleza de esto es que a medida que escanea correos electrónicos y ve un correo electrónico que requiere su tiempo, debe convertirse en una tarea programada en su flujo de trabajo. No pierdas tu tiempo tratando de realizar la tarea de inmediato. Solo ejecútalo y sigue adelante.
Ahora que tiene los objetivos de su vida y sus correos electrónicos todos automatizados para llenar la cola de tareas entrantes de su nuevo sistema de administración de tiempo, es hora de comenzar a organizar el flujo de trabajo de ese sistema.
4º - Organice su flujo de trabajo de gestión del tiempo
Ahora viene la parte divertida. Si usó ToDoist para planear sus objetivos a largo plazo, y ha estado protagonizando cosas importantes en sus correos electrónicos, ¡verá que han llegado varias tareas nuevas en la hoja!
Recuerde los campos Programado y Hecho que ha creado? Bueno, esos eran extras que la automatización no cubrirá. Esto se debe a que a medida que selecciona cada nombre de tarea y los mueve a las hojas Este mes o Esta semana, tendrá que anotar que programó esa tarea. Cuando complete la tarea, puede marcarla como terminada usando el campo Listo.
Una vez que se programa una tarea, existe en la hoja Mes o Semana. La idea es que, mensualmente, mueva todas las tareas entrantes que cree que puede lograr este mes a la hoja de este mes .
Las hojas Este mes y Esta semana deben tener los siguientes campos: Tarea, ¿Para quién?, Frecuencia, repetición y objetivo de vida .
A medida que mueve un nombre de tarea de Entrante a Este Mes, tómese el tiempo para completar esos campos. ¿Para quién (qué cliente o persona) es la tarea? ¿Es una tarea que necesitas repetir cada mes? ¿Es por uno de tus objetivos de vida?
Lo más importante, defina cuándo la tarea debe completarse con. Ordenar por este campo lo ayudará a priorizar las tareas que debe realizar cuando planifica su semana.
Recuerde, haga esto todos los meses. Además, tome tiempo al principio de la semana para mover las tareas de la hoja Este mes a la hoja This Week idéntica. O bien, en los casos en que la tarea se repite mensualmente, puede agregar la tarea directamente a su calendario semanal y actualizar el campo "Siguiente vencimiento".
Esta es la belleza de este sistema. Puede ayudarlo a administrar todo: tareas relacionadas con esos objetivos importantes de la vida, tareas rutinarias diarias que surgen de correos electrónicos, deberes mensuales y semanales que debe realizar sin importar qué, y luego las tareas importantes que agrega a la hoja Incoming .
A medida que las tareas se procesan y fluyen de una pestaña a otra, se actualizan y priorizan, y luego finalmente lo agregará a su agenda para la próxima semana. Este es el programa en la última pestaña, que creó al comienzo de este artículo. Utiliza la estrategia de bloqueo del tiempo Bloqueo del tiempo: el arma secreta para un mejor tiempo de enfoque Bloqueo del tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque ¿Estás buscando una manera más eficiente de organizar tus días de trabajo? Prueba Time Blocking. Esta táctica de administración del tiempo puede ayudarlo a mantener el rumbo mientras mantiene a raya las distracciones, la procrastinación y la multitarea improductiva. Lea más de lo que Rob recientemente escribió, que funciona bastante bien.
Puede considerar la codificación por colores de esas tareas a medida que las agrega a su agenda de la semana. Tal vez, cree un código de color para cada cliente diferente o use diferentes colores para indicar diferentes proyectos o prioridades.
La clave de este sistema es que es capaz de manejar todo, desde su planificación de vida y establecimiento de objetivos. 5 Errores fundamentales que se deben evitar al establecer objetivos 5 Errores críticos que se deben evitar al establecer objetivos Establecer objetivos es una excelente manera de reducir la procrastinación y aumentar la productividad. Si no tienes objetivos, no tienes dirección. Sin dirección, es fácil que te sientas perdido y confundido. Afortunadamente, ... Leer más, para los proyectos en los que estás trabajando ahora mismo.
Luego están programados para llevarse a cabo en la segunda y tercera pestañas, y finalmente programados y logrados en la última pestaña. Mientras seas lo suficientemente disciplinado para sentarte y utilizar este sistema para planear tu próximo mes y semana, aumentará tu productividad muchas veces.
¿Ya has encontrado tu sistema de gestión del tiempo perfecto? ¿Esto parece que podría funcionar para usted? ¡Comparte tus propias experiencias y consejos de gestión del tiempo en la sección de comentarios a continuación!
Créditos de las imágenes: gestión del tiempo mediante Shutterstock