La sobrecarga del correo electrónico es un gran problema en estos días. Además, el correo electrónico no es solo comunicación, sino que también dicta su lista de tareas. Además, las notificaciones constantes pueden ser una distracción. Todos necesitamos una forma de domesticar el correo electrónico.
Trucos para evitar un desbordamiento de la bandeja de entrada 3 Formas sencillas para evitar que la sobrecarga de correo electrónico golpee su bandeja de entrada 3 Formas sencillas de evitar que la sobrecarga de correo electrónico golpee su bandeja de entrada El correo electrónico tiene una gran reputación como asesino de productividad. Administrar bien el correo electrónico puede ayudarlo a mantener su bandeja de entrada limpia, pero ¿no sería genial si tuviera menos para empezar? Leer más está a la orden del día. ¿Quién mejor para hablar de eso que un hombre que ha estado buscando domesticar a Gmail desde 2006? Andy Mitchell es el fundador de ActiveInbox, una aplicación para organizar su bandeja de entrada de Gmail Organice su bandeja de entrada de Gmail mejor con ActiveInbox Organice su bandeja de entrada de Gmail mejor con ActiveInbox Lea más.
Correo electrónico por la mañana: ¿Es obligatorio, o debería solucionarlo para más tarde? ¿Cuál es la mejor estrategia para lidiar con el correo electrónico cuando te despiertas ?
Andy: He luchado con esto durante años.
- Si envías un correo electrónico a primera hora, te absorberán y perderán toda una mañana (un poco como ver un video en YouTube y luego seguir los relacionados en el agujero del conejo).
- Pero si lo pospone, es probable que se pierda algo crítico, o se quede atrapado en otra cosa y nunca vuelva a hacerlo.
La respuesta es hacer ambas cosas! Aunque en dos bocados fáciles.
Primero, obtenga Inbox Zero utilizando el enfoque de David Allen 5 Pasos de acción para curar su bandeja de entrada Zero Email Frenzy 5 Pasos de acción para curar su bandeja de entrada Zero Email Frenesí Inbox Zero es una de las palabras de moda más populares. Para resolver realmente sus problemas de correo electrónico, debe ir más allá de Inbox Zero y abordar los problemas subyacentes. Lea más, para cada correo electrónico:
- ¿Es basura? Bórralo.
- ¿Puedes responder en 2 minutos? Entonces hazlo y elimínalo.
- De lo contrario, actívelo para más tarde. Gmail (con ActiveInbox) o Outlook te permitirán especificar un estado de prioridad. (Es posible que desee responder a todos los correos electrónicos críticos de inmediato)
¿Por qué ir por Inbox Zero? En palabras de Merlin Mann ...
"Ese 'cero'? No se trata de cuántos mensajes hay en tu bandeja de entrada: es la cantidad de tu propio cerebro en esa bandeja de entrada. Especialmente cuando no quieres que lo sea ".
Le da un comienzo limpio para continuar con su día.
Elemento de acción: elija varios puntos de baja energía más tarde en el día para completar los correos electrónicos. Abogo por la media hora de sueño después del almuerzo, y justo antes del final del día. Entra en tu lista de correos electrónicos activados y amplíalos.
¿El correo electrónico debe ser algo que verifique todo el tiempo o periódicamente?
Andy: Creo que, si sigues el enfoque anterior de la Bandeja de entrada cero, puedes verificar cada hora más o menos para estar al tanto de las cosas urgentes, pero diferir todo lo que lleva tiempo en bloques más periódicos.
Por supuesto, si trabaja en ventas o atención al cliente no tiene otra opción: ¡el correo electrónico es su vida!
¿Cómo se clasifican los correos electrónicos entre tareas, información importante y otro trabajo?
Andy: Primero, solo hay dos grandes categorías que importan: ¿es una tarea o es un material de referencia? Cualquier otro correo electrónico simplemente se elimina.
Entonces las tareas se pueden agrupar por estado. Por ejemplo, alta prioridad, baja prioridad y "Esperando".
La lista "Esperando" es la más poderosa, para todo lo que está bloqueado mientras esperas que alguien más haga algo. Estos correos electrónicos son normalmente los que se hunden en las profundidades de nuestro cliente de correo electrónico, y nos olvidamos por completo del seguimiento.
Elemento de acción: en Gmail, mantenga una etiqueta; o en Outlook mantener una bandera; y cuando envía un correo electrónico al que definitivamente necesita una respuesta, márquelo. Luego, una vez por semana, puede ingresar a su lista de espera y perseguir a todos los que no han respondido.
¿Debería el correo electrónico ser usado como una lista de tareas pendientes?
Andy: ¡Sí!
Si las tareas ya están llegando a su bandeja de entrada, ¿cuál es la alternativa? Tendría que copiar y pegarlos desde su correo electrónico a otro sistema.
Esta es una gran fuente de pérdida de tiempo y confusión, con tareas duplicadas en diferentes sistemas. Por esta razón, David Allen defiende los "bordes duros" (un ítem debe aparecer en una sola lista) para mantener su cerebro ordenado y libre de estrés.
Por supuesto, el inconveniente principal de los clientes habituales de correo electrónico es que no son buenos en el manejo de esas tareas de correo electrónico. Por lo tanto, la idea original de ActiveInbox era que los correos electrónicos son tareas . No hay separación o duplicación.
Artículo de acción: [Nota del editor] Puede convertir Gmail en una tabla de tareas similar a Trello con Sortd. Convertir Gmail en una tabla de tareas similar a Trello con Sortd. Convertir Gmail en una tabla de tareas similar a Trello con Sortd En la fuerza de trabajo moderna, su correo electrónico a menudo se convierte en tu lista de tareas. Bueno, ahora puedes obtener la organización estilo Trello directamente en Gmail con una nueva extensión de Chrome, Sortd. Lea más, que le brinda la comodidad de su bandeja de entrada habitual y agrega un aspecto de la lista de tareas pendientes en el proceso.
¿Cuáles son algunas formas efectivas de usar el correo electrónico para escribir tareas?
Andy: si desea agregar una tarea que no comenzó como un correo electrónico, ¡simplemente envíe un correo electrónico a usted mismo! Entonces necesitas marcarlo como una tarea.
Con ActiveInbox, puede reemplazar el asunto del correo electrónico con un nombre de tarea, establecer un estado y una fecha de vencimiento, agregar una lista de verificación y notas y hacer que forme parte de un proyecto. Convierte a Gmail en un administrador de tareas completo.
Elemento de acción: en Gmail, puede marcar un correo electrónico con estrellas; con la Bandeja de entrada de Google puede agregar recordatorios o posponer un correo electrónico Revisión de bandeja de entrada de Google: una bocanada de aire fresco Revisión de bandeja de entrada de Google: una bocanada de aire fresco Gmail es un nombre familiar en el departamento de correo electrónico, pero Google no estaba contento con él. Conozca Google Inbox, una nueva forma de acercarse al correo electrónico. Lee mas .
¿Nuestra bandeja de entrada como lista de tareas se convierte en solo otro sistema que compite por la atención?
Andy: Seguro que es un sistema que compite por nuestra atención, pero nuestra bandeja de entrada ya está haciendo eso. Entonces no es otro. El hecho de que su bandeja de entrada ya sea una lista de tareas, sin que usted lo desee en particular, es precisamente la razón por la que debe convertirla en su lista de tareas central.
Siempre es más fácil nadar con la corriente. Podría tratar de mantener una lista de tareas en otro lugar, pero si la mayoría de sus tareas provienen del correo electrónico, ¿quiere seguir peleando, copiar y pegar correos electrónicos en su otro administrador de tareas y gritar a los colegas que lo siguen enviando por correo electrónico? No luchar contra eso! Haga del correo electrónico el núcleo de su lista de tareas.
Elemento de acción: [Nota del editor] Si aún desea utilizar una lista de tareas externa, Todoist y Any.do le permiten agregar tareas directamente desde Gmail.
¿La eficiencia del correo electrónico es una responsabilidad colaborativa o individual? ¿Cuál es la etiqueta que todos debemos seguir?
Andy: Cuando se trata de etiqueta, la respuesta es definitivamente, definitivamente colaborativa. Como con todo lo demás en la sociedad, se trata de respetar a los demás tanto como a ti mismo. [Nota del editor: Del mismo modo, hay algunos correos electrónicos garantizados para ofender, enojar o molestar a los destinatarios 6 formas de garantizar ofender, enojar y molestar con cada correo electrónico que envíe 6 formas de garantizar ofender, enojar y molestar con cada correo electrónico que envíe correos electrónicos son difícil. Es realmente difícil comunicar lo que realmente quieres decir en un correo electrónico, y la mitad de las veces la gente casi siempre te malinterpretará. Mucho del problema viene ... Leer más]
A pesar de ser aparentemente cortés, creo que los correos electrónicos que dicen "¡gracias!" O "¡vale!" Son una pérdida total de tiempo y, por lo tanto, malvados.
Sin embargo, cuando se trata de herramientas de colaboración, esa es una cuestión diferente. El correo electrónico es una experiencia inherentemente solo. Al menos para coordinar el cronograma de un equipo, aún necesita su administrador de proyecto, herramienta de CRM e IM.
Elemento de acción: soy un fan de 3Sentences. La brevedad les ahorra tiempo a todos, incluso a usted cuando debe volver a escanear el correo electrónico en el futuro. Considerando que los correos electrónicos waffling son flojos y groseros.
¡Pregúntale a Andy tus preguntas relacionadas con el correo electrónico!
Andy Mitchell leerá los comentarios y responderá cualquier pregunta que tenga sobre cómo manejar su correo electrónico. ¡Ahora tienes la oportunidad de resolver ese molesto problema!
Créditos de las imágenes: El Cairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip