Decir adiós es tan difícil de hacer, ¿no? Es incómodo, y a veces es incómodo. Bueno, puede que no haya instrucciones para esas situaciones, pero al menos podemos ofrecer algunas instrucciones sobre cómo despedirse de un correo electrónico sin sentirse incómodo.
Una firma de correo electrónico que también puede beneficiarse de la potencia de las firmas de correo electrónico que también puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico Una firma le dice algo acerca de una personalidad. Así como dos personas apenas escriben, también se firman de manera diferente. Así es como nació la "ciencia" de la grafología. Pero la era digital y el correo electrónico ... Leer más es para todos los efectos, su "adiós". No es si abrazas a alguien o les das un apretón de manos. No se trata de si solo les das tu nombre, o les entregas tu tarjeta de visita con toda tu información de contacto incluida. Es la forma de causar una impresión. O no.
En este artículo, voy a compartir las cinco lecciones más importantes que he aprendido en las dos décadas que he estado comunicándome con personas en Internet. Curiosamente, los dilemas relacionados con las firmas de correo electrónico han existido desde que se enviaron los primeros mensajes de correo electrónico a través de BitNet y FidoNet o incluso el sistema de correo CTSS del MIT en la década de 1960, pero estoy divagando.
El correo electrónico ha estado con nosotros durante mucho tiempo. Entonces, ¿cómo lo haces bien? ¿Cómo se cierra la sesión sin parecer un snob, sino que también ofrece suficiente información para que la gente sepa quién y qué es usted? Empecemos. Cuando hayamos terminado, sabrá muy bien qué quiere hacer con su propia firma de correo electrónico.
Qué se supone que debe hacer una firma de correo electrónico
En estos días, en el proceso de enviar correos electrónicos a las personas, tengo 3 diferentes "niveles" de firma de correo electrónico. ¿Por qué? Bueno, hay tres niveles de relaciones que cubrir: desde una breve nota hasta un amigo, todo el camino hasta un mensaje formal de correo electrónico comercial a una empresa. Tres variaciones es realmente todo lo que necesita, y el propósito de estas debería ser el siguiente:
1. Una sonrisa rápida : esta versión exclusiva envía correos electrónicos rápidos a amigos o colegas a quienes envía correos electrónicos constantemente, varias veces al día.
2. Sonrisa y un apretón de manos : esta versión exclusiva se envía a correos electrónicos más largos para colegas de trabajo, donde su correo electrónico debe ser un poco más formal.
3. Un apretón de manos firme y una tarjeta de visita : esto es para aquellos momentos en los que necesite escribir un correo electrónico formal relacionado con el negocio y proporcionar su título y toda su información de contacto.
Existen reglas no escritas para cada uno de estos tipos de firmas de correo electrónico. Romperlos, y no será el fin del mundo. Sin embargo, si quiere dar una buena impresión especialmente, querrá prestar atención a algunos de estos consejos para cada tipo de correo electrónico que envíe.
La firma de Quick Smile
No siempre necesitas una firma de correo electrónico. Al menos, no siempre necesitas uno formal. Esto es como cuando estás caminando por un colega en el pasillo. Los ves varias veces al día. Usted asiste a las mismas reuniones. ¿Realmente necesitas saludarlos en el pasillo con un apretón de manos? No; la mayoría de las veces es un "Hey Fred" rápido y una sonrisa, en todo caso. Cuando envía rápidamente un correo electrónico a un colega para pedirle un consejo o un consejo, puede que ni siquiera necesite una firma. Si sientes la necesidad de cerrar la sesión, puedes seguir mi enfoque, solo tu nombre con un guiño. 
No hay necesidad de citas floridas o títulos elaborados. La persona sabe quién eres, lo que eres, y cualquier cosa más allá de tu nombre sería incómodo. Considérelo como una conversación básica del enfriador de agua, que generalmente acaba con algo así como "¡está bien, te atrapo más tarde!" Y una rápida ola. Nada más es necesario
Sonrisa y un apretón de manos
El otro tipo de firma es una especie de híbrido entre formal e informal. Este es el más difícil de hacer bien. Puede tratarse de colegas a los que desee enviar correos electrónicos con solicitudes de negocios semi formales, pero no quiere que piensen que se trata de una persona dura. Deben apreciar la importancia del correo electrónico, pero no quiere que se pregunten si todavía son amigos. Aquí es donde entra en juego la firma muy sutil. Por lo general, se reduce su tamaño y casi no se nota en el pie de página del correo electrónico. Uno de los mejores enfoques para esto es una firma que llamo el "one-liner".
En esta versión, toda la información se divide con un carácter "|". Esto podría ser tan simple como una dirección o correo electrónico, números de teléfono, números de celda o lo que sea. Debe ser breve, incluir solo un poco de información necesaria, y eso es todo. Incluso he visto a algunas personas hacer esta firma en una fuente que es más débil que el resto del correo electrónico, tal vez en gris. Otro enfoque que he notado es muy breve. Básicamente, un nombre y una forma de contacto que podría ser un solo número de teléfono o una dirección de correo electrónico. 
Obviamente, esto es para destinatarios que ya saben quién es usted, con qué empresa trabaja, y simplemente les está enviando uno de muchos correos electrónicos por correspondencia. Proporciona la "sensación" de un correo electrónico amigable, pero si la persona necesita ponerse en contacto con usted y no puede mantener su número en su Rolodex (¿la gente todavía usa esos ...?), Entonces está su información de contacto al pie del correo electrónico, justo al alcance.
Un apretón de manos formal
Por supuesto, hay ocasiones en que envía correos electrónicos a alguien fuera de la compañía, o tal vez está enviando correos electrónicos a alguien dentro de la empresa sobre algo oficial que requiere que la conversación sea formal. Es como vestir un atuendo formal cuando asiste a una ceremonia de premiación para sus colegas. Antes de cubrir lo que debe hacer en estos casos, es más educativo cubrir lo que no debe hacer primero. Sí, debe proporcionar información de contacto, como el nombre de su empresa, el sitio web y la dirección de correo electrónico, pero no es necesario que se exceda. ¿Existe realmente la necesidad de proporcionar cuatro números de teléfono diferentes, incluida una máquina de fax? 
No, proporcione suficiente información de contacto para que haya varios métodos para contactarlo (correo electrónico, teléfono o incluso a través de un sitio web), pero no se deje llevar. Proporcionar una lista de números de teléfono hace que parezca que eres tan móvil que nunca estás en tu oficina y es muy difícil contactarlo.
Otro error común se presenta como un autopromoción. Las personas como esta sobrecargarán sus firmas de correo electrónico con sus cuentas de redes sociales hasta el punto en que la firma tenga más de 10 líneas y se llene principalmente de autopromoción.
Otra forma de dar una impresión horrible es utilizar todo tipo de colores funky y fuentes en su dirección de correo electrónico. Es difícil quitar algo así porque los colores deben coincidir y las fuentes deben verse bien. Desafortunadamente, muchas personas no tienen ni idea de cómo combinar los colores correctamente, y su firma de correo electrónico termina pareciéndose a algo de una fábrica de Willy Wonka. 
Este tipo de firma de payaso no es profesional y cualquiera que lo envíe creerá que no tiene idea de lo que está haciendo, sin importar en qué campo se encuentre. Así que evite los colores extravagantes. Mantenlo simple.
Qué puedes hacer bien
Entonces, ¿qué aspecto tiene una buena firma formal de correo electrónico si desea causar una buena impresión? Vaya con la información básica requerida, mantenga el formato y el estilo simple, y no se exceda con la información.
Aquí hay un ejemplo. Éste incluye 4 líneas: nombre, empresa, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Eso es.
Esta persona usó solo texto sin formato, y mantenerlo solo en cuatro líneas lo hace parecer elegante y profesional.
Con mi propia dirección, voy un poco más lejos al mantener la firma modesta al usar cursivas y desvanecerla en gris oscuro. Mantenerlo un poco más claro que el texto del correo electrónico le dice al destinatario que usted considera que su propia información es secundaria al mensaje en sí. Es un sutil indicio de humildad.
Además, los títulos solo deben usarse cuando sean relevantes para la conversación en cuestión. En la mayoría de la correspondencia relacionada con mi propio sitio web, la gente necesita saber que soy el propietario del sitio, por lo que el título es importante. Solo se incluye suficiente información para un contacto rápido: correo electrónico y número de teléfono, eso es todo.
Otro ejemplo es la firma que uso para la correspondencia interna y externa de MakeUseOf.
Aquí, de hecho me puse a hablar entre utilizar el título o no. Por lo general, solo es importante en las comunicaciones externas por correo electrónico y marginalmente importante en algunas comunicaciones internas. Empecé usando dos versiones, una para externo y otra para interna, pero me cansé de cambiar manualmente entre las dos, y decidí seguir con la anterior. A riesgo de parecer demasiado importante, sigue descolorido y secundario. También hace uso del carácter "|" mencionado anteriormente, un pequeño toque de color para resaltar el nombre del sitio web, y decidí ser audaz y agregar una quinta línea para una cita.
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Crédito de la imagen: Pareja de negocios a través de Shutterstock