¿No te gustaría ir de vacaciones sabiendo que no tienes que revisar tu correo electrónico? Si no puede confiar en un asistente para atender su comunicación digital mientras está fuera, un mensaje de 'fuera de la oficina' es la mejor opción.
Aquí hay algunos consejos sobre cómo configurar un autoresponder con Gmail y qué tener en cuenta.
Reduzca la carga antes de irse
Asegúrese de borrar su bandeja de entrada 6 formas de reclamar su bandeja de entrada de correo electrónico 6 formas de reclamar su bandeja de entrada de correo electrónico ¿Hay algo más que sea tan útil, prevalente y frustrante como la bandeja de entrada de un correo electrónico? Ha existido por siempre y seguimos usándolo, y mientras lo sigamos usando, las personas como yo lo haremos ... Lea más y responda a las solicitudes abiertas antes de irse. Comunica que estarás lejos. Por ejemplo, puede agregar las fechas de su hora programada de distancia a su firma de correo electrónico. También puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico que también puede beneficiarse del poder de las firmas de correo electrónico Una firma le dice algo acerca de una personalidad. Así como dos personas apenas escriben, también se firman de manera diferente. Así es como nació la "ciencia" de la grafología. Pero la era digital y el correo electrónico ... Leer más por una semana o dos antes de su viaje. De esta forma, es menos probable que sus contactos inunden su bandeja de entrada cuando ya no esté.
Si aún no tiene un sistema para administrar su correo electrónico, este es el momento de familiarizarse con el diagrama de flujo cero de la bandeja de entrada Mantener la bandeja de entrada cero todos los días con este diagrama de flujo Mantener la bandeja de entrada cero todos los días con este diagrama de flujo Personalmente, intento mantener la bandeja de entrada cero a pesar de recibir más de 500 correos electrónicos a diario. Eso es cero correos electrónicos no leídos, es cierto, me ocupo de cada uno de los correos electrónicos que me envían todas las mañanas. Y confía en ... Leer más. En resumen, elimine correos electrónicos que no son relevantes, delegue tareas que no puede resolver usted mismo, resuelva tareas inmediatamente si toman menos de dos minutos, o póngalas en su lista de tareas si tardan más tiempo.
También puede darse de baja de los boletines informativos por correo electrónico. Borrar su bandeja de entrada: cancelar rápidamente la suscripción a múltiples boletines con estas herramientas Borrar su bandeja de entrada: anular la suscripción a múltiples boletines con estas herramientas Anular la suscripción a boletines informativos es mucho más que spam. La mayoría de los boletines informativos que llenan nuestra bandeja de entrada no venden medicamentos u ofrecen premios en efectivo: son boletines genuinos de compañías confiables que nosotros mismos suscribimos ... Lea más, si se va a ausentar por un período prolongado.
Prepare su Autoresponder de correo electrónico
No importa qué tan bien comunique sus vacaciones programadas, la gente aún intentará ponerse en contacto con usted. Un autoresponder les recordará su ausencia. Sigue esta estrategia:
- Agregue información de contacto para asuntos urgentes a su contestador automático. Esta podría ser la dirección de correo electrónico de un colega de confianza o un número de teléfono en virtud del cual se le puede contactar en caso de emergencia.
- Configure el autorespondedor solo para personas en su lista de contactos . Esto evita que personas al azar se apoderen de su número de emergencia u otros detalles de contacto.
- Configurar reenvíos para correos electrónicos importantes . Si esperas saber de alguien específico o sobre un tema en particular, asegúrate de que esos correos electrónicos importantes se envíen a un colega que pueda responder de inmediato.
Configurar el contestador de vacaciones de Gmail
Puede encontrar el Respondedor de vacaciones de Gmail en la configuración general. Haga clic en la rueda dentada en la esquina superior derecha de su bandeja de entrada y desplácese hasta la parte inferior de la pestaña General . Elija las fechas, redacte su mensaje en formato WYSIWYG (texto formateado / enriquecido) o texto sin formato, y active el respondedor de vacaciones. Para evitar que extraños o creadores de spam obtengan información de contacto adicional o sepan que su cuenta de correo electrónico está activa, seleccione enviar solo una respuesta a las personas en sus contactos . Gmail le permite establecer un primer día y un último día opcional, lo que significa que no tendrá que acordarse de desactivar el autoresponder cuando regrese.
Reenviar correos electrónicos seleccionados utilizando filtros de Gmail
El respondedor de vacaciones es un mensaje estándar que, mientras está activo, se envía a cualquier persona (en su lista de contactos) que le envíe un correo electrónico. Como se mencionó anteriormente, algunos correos electrónicos pueden requerir una respuesta inmediata y personal. Aquí es donde entran los filtros de Gmail.
Tenga en cuenta que en Gmail solo puede reenviar correos electrónicos a direcciones de correo electrónico confirmadas. Si desea reenviar correos electrónicos a un colega, necesitará su ayuda. Haga clic en la rueda dentada en la parte superior derecha de su bandeja de entrada de Gmail, seleccione Configuración y cambie a la pestaña Reenvío y POP / IMAP . Haga clic en el botón Agregar dirección de reenvío, ingrese la dirección de reenvío y haga clic en Siguiente para activar el correo electrónico de confirmación. Su colega recibirá un código e instrucciones sobre cómo confirmar la solicitud. Si le envían el correo electrónico, también puede ingresar el código de confirmación para verificar su dirección de correo electrónico.
Para configurar su filtro, expanda las opciones de búsqueda arriba de su bandeja de entrada de Gmail. Ingrese la dirección de correo electrónico del remitente en el campo de o las palabras clave en el asunto o tiene el campo de palabras . Puede agregar varias direcciones de correo electrónico y usar operadores de búsqueda. Mejorar la búsqueda de elementos con los motores de búsqueda: explicar la lógica booleana de búsqueda Mejorar en encontrar cosas con los motores de búsqueda: explicar la lógica de búsqueda booleana Solo requiere miles de servidores de Google para buscar aproximadamente 50 mil millones de páginas indexadas, le lleva mucho más tiempo escanear solo la primera página de los resultados de búsqueda. Además de eso, ... Leer más para conectar varias palabras clave.
Haga clic en crear filtro con esta búsqueda en la esquina inferior derecha y en la siguiente ventana elija su acción. En el ejemplo que se muestra a continuación, seleccioné una dirección de correo electrónico de reenvío y apliqué una etiqueta al correo electrónico reenviado. Si haces lo mismo, puedes identificar rápidamente los correos electrónicos reenviados según su etiqueta una vez que regreses de tus vacaciones.
En lugar de reenviar correos electrónicos, también puede configurar una respuesta personalizada enlatada Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas almacenadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas conservadas ¿No tiene tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas algo de comida para acampar que no vaya a ir mal? Fácil, consigue algo de comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas por correo electrónico? ¡Prueba correos electrónicos enlatados! Piense ... Lea más para remitentes o temas específicos. Yaara explicó previamente cómo funciona exactamente eso.
Preparativos finales antes de irse
Sería bastante decepcionante si tu sistema cuidadosamente configurado fallara. Imagine el estrés a su regreso. Es esencial que pruebe sus mensajes y mensajes de fuera de la oficina antes de irse. Puede usar su propia dirección de correo electrónico secundaria y filtros ficticios para probar respuestas automáticas, filtros y reenvíos.
Lo que sería igualmente vergonzoso es que su respondedor de vacaciones permanezca activo mucho tiempo después de haber regresado a casa. Si tiene una lista de tareas pendientes o un calendario, cree una tarea o programa para desactivar el autoresponder y / o los filtros a su regreso.
Aquí hay un pequeño resumen de todo el procedimiento de Steve Dotto:
Qué hacer cuando regrese
Afortunadamente, su sistema funcionó y todos los correos electrónicos urgentes han sido tratados por su amigable colega. Cuando esté listo para abordar su bandeja de entrada, siga estos pasos:
- Desactivar el respondedor de vacaciones.
- Deshabilite los filtros y reenvíos específicos de vacaciones.
- Acceda a su bandeja de entrada utilizando la estrategia Inbox Zero. 4 Pasos sencillos para lograr y mantener la bandeja de entrada cero en Gmail. 4 Pasos sencillos para lograr y mantener la bandeja de entrada cero en Gmail Lea más sobre esto.
- Verifique su carpeta Enviada o una etiqueta que utilizó para ver qué correos electrónicos se reenviaron o recibieron una respuesta enlatada.
- Póngase en contacto con colegas que manejan correos electrónicos urgentes y pídales que lo pongan al día.
- Seguimiento cuando sea necesario.
- Vuelva a suscribirse a los boletines si es necesario.
¿Se puede hacer esto en otros clientes de correo electrónico?
Ciertamente. Puede configurar filtros de respuesta automática en Thunderbird Cómo configurar Mozilla Thunderbird para respuestas automáticas y correos electrónicos programados Cómo configurar Mozilla Thunderbird para respuestas automáticas y correos electrónicos programados Si el correo electrónico se siente abrumador, puede ser hora de configurar el auto- respuestas y correos electrónicos programados. Aquí le mostramos cómo hacerlo en Mozilla Thunderbird, el cliente de correo electrónico de escritorio multiplataforma, gratuito y de código abierto. Lea más, que hemos cubierto anteriormente. Outlook también le permite configurar avisos fuera de la oficina.
¿Está utilizando otro cliente de correo electrónico o tiene más consejos para manejar respuestas automáticas por correo electrónico? ¡Habla y comparte tus preguntas o ideas en los comentarios!
Crédito de la imagen: Bandeja de entrada cero por hiperviario a través de Flickr