Las fórmulas en Excel a menudo usan datos y valores de otras celdas usando referencias a esas celdas. Si tiene muchas fórmulas, las referencias de celda pueden ser confusas, lo que dificulta comprender sus fórmulas.
La función de nombres definidos en Excel hace que sus fórmulas y otros datos sean menos confusos y fáciles de entender. En lugar de hacer referencia a una celda que contiene un valor o una fórmula o un rango de celdas por los encabezados de fila y columna (A1, B2, etc.), puede usar un nombre definido asignado a esa celda o rango de celdas.
Hoy veremos cómo trabajar con rangos de celdas con nombre, incluidos la creación de nombres, las reglas y el alcance de los nombres, y cómo editar, eliminar, ver y usar nombres.
Nombres definidos vs. nombres de tabla en Excel
No confunda los nombres definidos con los nombres de las tablas. Una tabla de Excel es una colección de datos almacenados en registros (filas) y campos (columnas). Excel asigna un nombre predeterminado (Tabla1, Tabla2, etc.) a cada tabla que crea, pero puede cambiar los nombres.
Anteriormente le presentamos tablas de Excel 8 consejos para aprender a usar Excel rápidamente 8 consejos para aprender a usar Excel rápidamente ¿No es tan cómodo con Excel como le gustaría? Comience con consejos simples para agregar fórmulas y administrar datos. Sigue esta guía y estarás actualizado en poco tiempo. Lea más y proporcione un tutorial más completo sobre el uso de tablas dinámicas Cómo usar una tabla dinámica de Excel para el análisis de datos Cómo usar una tabla dinámica de Excel para el análisis de datos La tabla dinámica es una de las herramientas más potentes del repertorio de Excel 2013. Se utiliza con frecuencia para el análisis de datos de gran tamaño. Siga nuestra demostración paso a paso para aprender todo al respecto. Lee mas . Para obtener más información acerca de las tablas en Excel, consulte la página de soporte de Microsoft sobre cómo crear tablas.
Reglas para nombres definidos en Excel
Al crear nombres definidos en Excel, debe seguir ciertas reglas. Por ejemplo, los nombres definidos no pueden contener espacios y el primer carácter debe ser una letra, un guión bajo (_) o una barra diagonal inversa (\).
Para obtener una lista completa de las reglas para definir nombres, consulte la sección "Aprenda sobre reglas de sintaxis para nombres" de esta página de soporte de Microsoft.
Alcance para nombres definidos en Excel
El alcance de un nombre definido en Excel se refiere a dónde se reconoce el nombre sin calificación, como un nombre de hoja o un nombre de archivo de libro. Cada nombre puede tener un alcance de nivel de hoja de trabajo local o un alcance de nivel de libro de trabajo global.
Para obtener más información sobre el alcance de un nombre definido, consulte la sección "El alcance de un nombre" de esta página de soporte de Microsoft.
Crear un rango con nombre en Excel
Tiene algunas opciones diferentes para crear rangos con nombre en Excel. Puede definir nombres usando el cuadro Nombre en la barra de Fórmula, usando el texto de la celda del encabezado para un grupo de celdas seleccionadas, o usando el cuadro de diálogo Nuevo nombre .
Los nombres no tienen que referirse a las celdas. Puede usar un nombre para etiquetar un valor o fórmula que usa en muchos lugares en su libro de trabajo.
Al definir un nombre para una celda o rango de celdas, las referencias de celdas absolutas se utilizan de forma predeterminada.
Definir un nombre usando el cuadro de nombre
Usar el cuadro Nombre es la manera más fácil de definir un nombre para un grupo de celdas. La definición de un nombre utilizando el cuadro Nombre crea nombres solo con el ámbito del libro, lo que significa que se puede hacer referencia al nombre en cualquier parte del libro en el que se creó sin agregar ningún nombre de hoja o libro de trabajo.
Cubriremos otro método que le permite crear nombres de nivel de hoja de cálculo más adelante.
Para usar el cuadro Nombre para definir un nombre, haga lo siguiente:
- Seleccione la celda o el rango de celdas que desea nombrar.
- Escriba el nombre que desea en el cuadro Nombre en el lado izquierdo de la barra de fórmulas y presione Entrar .
Asegúrate de seguir las reglas para los nombres mencionados anteriormente.
Definir un nombre del texto de la celda del encabezado
Si ha agregado encabezados de fila o columna a sus datos, puede usar estos títulos como nombres.
Para definir un nombre de un encabezado, haga lo siguiente:
- Seleccione las celdas que desea nombrar, incluida la etiqueta en la fila o columna.
- En la pestaña Fórmulas, haga clic en Crear desde selección en la sección Nombres definidos, o presione Ctrl + Mayús + F3 .
Si la etiqueta contiene espacios u otros caracteres no válidos, como un signo de & (&), se reemplazan con un guión bajo.
En el cuadro de diálogo Crear nombres de selección, seleccione la ubicación de la etiqueta de encabezado que desea usar como nombre.
Por ejemplo, la etiqueta del encabezado en la imagen de arriba está en la parte superior de la columna seleccionada. Por lo tanto, verificamos el cuadro de fila superior y hacemos clic en Aceptar .
El nombre es un nombre de nivel de libro de trabajo y se aplica a todas las celdas seleccionadas a excepción de la celda de etiqueta de encabezado. Cuando selecciona las celdas a las que hace referencia el nombre, sin la celda de etiqueta del encabezado, verá el nombre en el cuadro Nombre .
Definir un nombre usando el cuadro de diálogo Nuevo nombre
El cuadro de diálogo Nuevo nombre proporciona más opciones al crear nombres, como especificar el alcance del nivel de la hoja de trabajo o agregar un comentario a un nombre. Además, el cuadro de diálogo Nuevo nombre le permite definir un nombre para un valor o una fórmula.
Para usar el cuadro de diálogo Nuevo nombre para nombrar una celda o rango de celdas, comience con lo siguiente:
- Si está definiendo un nombre para una celda o un rango de celdas, seleccione las celdas que desea nombrar. No importa qué celdas se seleccionen si está definiendo un nombre para un valor o fórmula.
- En la pestaña Fórmulas, haga clic en Definir nombre en la sección Nombres definidos .
En el cuadro de diálogo Nuevo nombre, especifique la siguiente información:
- Nombre : ingrese un nombre siguiendo las reglas para nombres definidos.
- Ámbito : de forma predeterminada, el Libro de trabajo se selecciona como el alcance del nombre. Si desea otorgarle el alcance del nivel de la hoja de trabajo, seleccione la hoja de trabajo que desea de la lista desplegable Alcance .
- Comentario : Agregue las notas que desee al nombre.
- Hace referencia a : las celdas actualmente seleccionadas y el nombre de la hoja de cálculo activa actualmente Cómo trabajar con las fichas de la hoja de cálculo en Excel Las hojas de trabajo en su libro de Excel aparecen como pestañas en la parte inferior de la ventana de Excel. Le mostraremos cómo trabajar mejor con las pestañas de la hoja de cálculo de Excel. Leer más (o pestaña) se ingresan automáticamente en el cuadro Se refiere a . Si está definiendo un nombre para un valor o fórmula, reemplace lo que está en el cuadro Hace referencia a por con un signo igual (=) seguido del valor o fórmula.
El botón en el lado derecho del cuadro Hace referencia a le permite minimizar el cuadro de diálogo Nombre nuevo y seleccionar celdas en la hoja de trabajo para ingresar un rango de celdas. Hablaremos más sobre cómo usar ese botón en la siguiente sección, "Editar un rango con nombre".
Cuando haya terminado de ingresar la información del nombre, haga clic en Aceptar para regresar a la hoja de trabajo.
Editar un rango con nombre en Excel
Una vez que haya definido un nombre, puede cambiar el nombre, su comentario y a qué se refiere.
Para editar un nombre definido o un rango con nombre, haga clic en Administrador de nombres en la sección Nombres definidos de la pestaña Fórmulas .
Si tiene una larga lista de nombres, puede filtrarlos para encontrar el que desea editar.
Haga clic en Filtro en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo Administrador de nombres . Luego, seleccione los tipos de nombres que desea mostrar. Puede seleccionar varios filtros haciendo clic en Filtrar nuevamente y seleccionando otra opción.
Para borrar todos los filtros y mostrar todos los nombres nuevamente, haga clic en Filtro y seleccione Borrar filtro .
Para cambiar el nombre o comentario, seleccione el nombre que desea cambiar y haga clic en Editar .
Cambie el Nombre o Comentario, o ambos, y haga clic en Aceptar .
No puede cambiar el alcance de un nombre existente. Elimine el nombre y defínalo nuevamente con el alcance correcto.
Puede cambiar las celdas a las que se refiere el nombre en el cuadro Editar nombre . Pero también puede hacerlo directamente en el cuadro de diálogo Administrador de nombres, que haremos a continuación. El método para cambiar la referencia a referencia de celda es el mismo en ambos cuadros de diálogo.
Para cambiar la celda o rango de celdas a las que se refiere este nombre en el cuadro de diálogo Administrador de nombres, primero seleccione el nombre para el que desea cambiar la referencia de celda. A continuación, haga clic en el botón de flecha hacia arriba en el lado derecho del cuadro Se refiere a .
El cuadro de diálogo Administrador de nombres se reduce a solo el cuadro Hace referencia a . Para cambiar la referencia de la celda, haga lo siguiente:
- Seleccione la celda o rango de celdas en la hoja de trabajo.
- Haga clic en el botón en el lado derecho del cuadro Se refiere a .
Verá la nueva referencia de celda en el cuadro Hace referencia a y el cuadro de diálogo completo del Administrador de nombres restaurado.
Para aceptar la nueva referencia de celda, haga clic en el botón de marca de verificación verde. O para revertir el cambio a la referencia de celda original, haga clic en el botón X negro.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrador de nombres .
Ver todos los nombres definidos en un libro de Excel
El cuadro de diálogo Administrador de nombres enumera todos los nombres de nivel de hoja de trabajo y de libro que ha definido en su libro de trabajo sin importar qué hoja de cálculo está actualmente activa. Pero mientras el cuadro de diálogo está abierto, no puede trabajar en su hoja de trabajo.
Puede ser útil tener una lista de nombres directamente en la hoja de trabajo actual. De esta forma puede moverse y decidir qué nombres necesitan edición, o qué nombres desea eliminar al referirse a su lista.
Puede generar una lista directamente en un área vacía de una hoja de trabajo. Esta lista incluye nombres de nivel de libro de trabajo y nombres de nivel de hoja de cálculo que tienen el alcance de la hoja de cálculo actualmente activa.
Para comenzar a generar una lista de nombres, haga lo siguiente:
- Ubique un área vacía de la hoja de trabajo actual donde dos columnas están disponibles y seleccione la celda que será la esquina superior izquierda de la lista.
- En la sección Nombres definidos de la pestaña Fórmula, haga clic en Usar en fórmula y seleccione Pegar nombres o presione F3 .
En el cuadro de diálogo Nombre de pegar, haga clic en Pegar lista .
Los nombres y sus respectivas referencias de celda, valores y fórmulas se pegan en las celdas de la hoja de trabajo.
Ahora puede revisar su lista y decidir qué hacer con los nombres. Puede eliminar esta lista en la hoja de trabajo una vez que ya no la necesite.
Eliminar un rango con nombre en Excel
Si tiene algunos nombres que ya no usa, es una buena idea eliminarlos. De lo contrario, la lista de nombres se llena y es difícil de administrar.
Para abrir el Administrador de nombres, haga clic en Administrador de nombres en la sección Nombres definidos de la pestaña Fórmulas .
En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, seleccione el nombre que desea eliminar y haga clic en Eliminar . Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo de confirmación.
Usar nombres para navegación rápida en Excel
Si un nombre hace referencia a un rango de celdas, puede usar ese nombre para navegar rápidamente y seleccionar ese rango de celdas.
Para saltar a un rango con nombre, haga clic en la flecha hacia abajo en el cuadro Nombre en el lado izquierdo de la barra de fórmulas y seleccione el nombre que desee.
Los nombres de nivel de hoja de trabajo solo se muestran en la lista desplegable del cuadro Nombre si la hoja de trabajo en la que se crearon es la hoja de trabajo actualmente activa.
Además, puede escribir un nombre para el rango de celdas al que desea ir en el cuadro Nombre y presionar Entrar . Pero asegúrese de que ya haya definido el nombre. De lo contrario, aplicará ese nombre a la celda o rango de celdas seleccionado actualmente.
Use nombres en fórmulas de Excel
El uso de nombres definidos en las fórmulas facilita la comprensión de las fórmulas si utiliza nombres descriptivos.
Hay varias formas de ingresar un nombre en una fórmula. Si sabe exactamente qué nombre desea usar, puede escribir el nombre directamente en la fórmula.
También puede usar Fórmula Autocompletar. Mientras escribe su fórmula, Excel lista automáticamente los nombres válidos, y puede seleccionar un nombre para ingresarlo en la fórmula. Por ejemplo, el nombre Total se nos sugiere en la siguiente hoja de cálculo porque el rango de celdas seleccionado tiene ese nombre.
También puede comenzar a escribir su fórmula y luego hacer clic en Usar en fórmula en la sección Nombres definidos de la pestaña Fórmula . Luego, seleccione el nombre que desea usar en su fórmula de la lista desplegable.
Un último método para usar un nombre en una fórmula es comenzar a escribir su fórmula y presionar F3 . Luego, seleccione el nombre que desea usar en el cuadro de diálogo Pegar nombre y haga clic en Aceptar, o presione Entrar .
Haga que sus hojas de cálculo de Excel sean más fáciles de entender
Los nombres definidos en Excel pueden ayudar a mantener sus libros de trabajo organizados y fáciles de entender. Use nombres no solo para rangos de celdas, sino también para referirse a valores y fórmulas que usa con frecuencia.
Para obtener más información, consulte nuestra guía para principiantes de Microsoft Excel. Guía para principiantes de Microsoft Excel. Guía para principiantes de Microsoft Excel. Use esta guía para principiantes para comenzar su experiencia con Microsoft Excel. Los consejos básicos de la hoja de cálculo aquí lo ayudarán a comenzar a aprender Excel por su cuenta. Lee mas .