Escribir correos electrónicos efectivos parece bastante fácil. Pero si desea que sus correos electrónicos funcionen aún mejor, tenga en cuenta las siguientes reglas respaldadas por la ciencia.
En el pasado, hemos enumerado 12 razones por las cuales las personas aún ignoran sus correos electrónicos 12 Razones por las cuales las personas SIGUEN ignorando sus correos electrónicos 12 Razones por las cuales las personas TODAVÍA ignoran sus correos electrónicos ¿A menudo tiene dificultades para lograr que las personas respondan a sus correos electrónicos? Le mostramos por qué las personas pueden ignorar sus correos electrónicos y cómo hacer que noten y reaccionen a su mensaje. Lee mas . Incluso le hemos dado instrucciones paso a paso para que la gente ocupada responda a sus mensajes 6 maneras de hacer que la gente ocupada responda sus correos electrónicos 6 maneras de hacer que la gente ocupada responda sus correos electrónicos Hay un conjunto de reglas completamente diferente cuando se trata de un correo electrónico que alentará o desalentará a una persona a presionar el botón "responder" y responderle. Aprenda las reglas del éxito del correo electrónico. Lee mas . Pero ahora es el momento de compartir algunos consejos más específicos y procesables, respaldados por datos.
Cada uno de estos consejos no solo mejora las posibilidades de que se lean sus correos electrónicos, sino que también recibe una respuesta positiva de esos correos electrónicos. Esto es importante porque el correo electrónico sigue siendo la principal forma de comunicación en el mundo de los negocios. Al saber cómo crear correos electrónicos efectivos, te das una ventaja definitiva sobre tus colegas.
1. Obtener en los términos de primer nombre
Esto suena obvio, pero si realmente quiere que las personas presten atención cuando reciben un correo electrónico suyo, use su nombre. Y úsalo más de una vez.
La investigación publicada en 2006 mostró que varias regiones del cerebro "muestran una mayor activación del propio nombre", proporcionando evidencia de que "escuchar el propio nombre tiene una activación única del funcionamiento del cerebro".
Usar el nombre de su destinatario en el asunto del correo electrónico y el cuerpo del correo electrónico es, por lo tanto, un truco psicológico que puede llamar la atención. Cerrando con "Espero saber de ti pronto, Stan" es mucho más efectivo que simplemente "Espero tener noticias tuyas pronto".
2. Abraza el Efecto Halo
Las personas son influenciadas por personas en quienes confían. Si un gerente le aconseja ponerse en contacto con el director de su empresa, nombre a ese gerente en su correo electrónico introductorio. Los correos electrónicos fríos son horribles de recibir. Demostrar que tiene el apoyo de alguien en quien confía su destinatario es, por lo tanto, extremadamente importante.
Esto se debe en parte a una teoría llamada Halo Effect . Este es un tipo de sesgo de confirmación. En este caso, el sesgo probablemente mejoraría la impresión general del director sobre usted simplemente por su impresión favorable del gerente que lo derivó.
Sin embargo, no tienes que seguir mencionando a los superiores. Aprovechar las opiniones e ideas de expertos, clientes, amigos mutuos y multitudes también puede fortalecer su correo electrónico, siempre que el destinatario valore las opiniones de las personas a las que hace referencia .
3. Sé enojado o feliz. Pero nunca neutral
Cuando Boomerang, una aplicación líder de Gmail, analizó sus datos, encontraron algo increíblemente interesante. "Uno de los factores más importantes para determinar las tasas de respuesta es qué tan positivas (palabras como grandes) o negativas (palabras como malas) son las palabras en el mensaje".
Tanto los correos electrónicos moderadamente positivos como negativos recibieron entre un 5 y un 15% más de respuestas que los correos electrónicos neutros. Dicho esto, correos electrónicos extremadamente hostiles 10 Consejos de correo electrónico para lidiar con correos electrónicos enojados, Trollish o groseros 10 Consejos de correo electrónico para lidiar con correos electrónicos enojados, Trollish o groseros Es increíblemente frustrante consultar la bandeja de entrada de su correo electrónico para encontrar un mensaje completamente odioso. ¿Por qué en el mundo las personas actúan así? Dicho esto, deberías aprender cómo defenderte mientras ... Read More recibió apenas una respuesta. Los correos electrónicos excesivamente favorecedores tampoco funcionaron mucho mejor. En otras palabras, transmita sus sentimientos, pero no reaccione de forma exagerada.
4. Mantenerlo corto ( ¿pero qué tan corto? )
Sé que sé. Habrá excepciones a esto. Uno de mis sitios cerebrales favoritos Leer más Contenido inteligente en 2016 con estos 35 sitios Más información Contenido inteligente en 2016 con estos 35 sitios Todos deberíamos leer estos 35 sitios con más frecuencia. Si está cansado de contenido tonto, haga las cosas un poco más reflexivas este año que viene con esta lista súper. Lea más, Brain Pickings envía correos increíblemente largos que son una delicia para leer. Pero, en general, los datos sugieren que debe evitar correos electrónicos largos.
De hecho, junto con esa información sobre los tipos de palabras que debe usar en sus mensajes, Boomerang también encontró la duración "ideal" de un correo electrónico. Con base en su análisis de 40 millones de correos electrónicos, encontraron que aquellos que contenían no más de 50-175 palabras tenían la mayor probabilidad de recibir una respuesta (49-50%). Esto también es respaldado por los hallazgos de un estudio MIT 2010.
Este es un consejo sabio, pero no siempre es práctico. Pero la lección es mantener sus correos electrónicos concisos. Una forma de hacerlo es suscribirse a la filosofía Cinco oraciones y nunca enviar correos electrónicos de más de cinco oraciones. Como dijo el inversor y autor Guy Kawasaki a Entrepreneur.com, "menos de cinco oraciones a menudo son abruptas y groseras, más de cinco oraciones pierden tiempo".
5. Use la palabra "porque"
Si tiene la audacia de pedirle a alguien que haga algo por usted, al menos dígale por qué . Lo sabemos desde los años 70, cuando la Profesora de Psicología de la Universidad de Harvard, Ellen Langer publicó un estudio que destaca la importancia de la palabra "porque".
Con demasiada frecuencia, recibimos correos electrónicos que simplemente exigen algo ("¿Me pueden enviar ese informe antes de las 2 p.m?"), Sin explicar por qué. Pero al introducir la palabra "porque" en nuestra solicitud ("¿Puede enviarme ese informe antes de las 2 p.m., porque debe ser editado antes de las 5 p.m.), las posibilidades de cumplimiento aumentan.
Según ese estudio, esto podría deberse a que "la gente sigue un comportamiento 'automático' ... como una forma de heurística o atajo. Y escuchar la palabra "porque" seguido por una razón (sin importar cuán coja sea la razón), nos obliga a cumplir ".
6. No ofrezca más de 3 opciones
La paradoja de la elección es donde tenemos tantas opciones que nos paralizamos. Para asegurarse de que sus correos electrónicos no resulten en una paradoja de su elección, intente no ofrecer más de tres opciones.
La mente humana ama la magia de tres. Es por eso que damos tres medallas en los Juegos Olímpicos. Analizamos las cosas en términos de optimista, realista y pesimista (o alto, medio y bajo). Y es por eso que los mercados económicos a menudo maduran solo para albergar a tres competidores principales.
En términos de toma de decisiones, también nos gusta confiar en tres razones o tres opciones. Esto se demostró a través de una investigación titulada When Three Charms But Four Alarms, realizada por dos científicos del comportamiento. Aplicado al correo electrónico, si está organizando una reunión o una llamada, intente solo dar tres opciones de fecha y hora. Alternativamente, podría utilizar una herramienta de programación de reuniones como Doodle, que hemos revisado. Doodle elimina la frustración de programar reuniones o eventos. Doodle elimina la frustración de programar reuniones o eventos. A menudo, programar una reunión o evento para que un grupo de personas acuerde puede ser tan frustrante y lento como encontrar a tus hijos perdidos en un centro comercial concurrido. La aplicación web de encuestas en línea, ... Leer más en el pasado.
7. Escribir en el nivel de tercer grado
El nivel de grado de lectura de sus correos electrónicos puede tener un efecto masivo en sus tasas de respuesta. Según Boomerang, los correos electrónicos escritos a nivel de lectura universitaria tuvieron una tasa de respuesta de solo 39%. El grado de lectura más efectivo fue el tercer grado, que logró una tasa de respuesta del 53%.
El nivel de lectura se determina principalmente al observar "el número de sílabas en sus palabras y el número de palabras en sus oraciones". Para mejorar su índice de respuesta, mantenga cortas sus oraciones y sus palabras. Para verificar el grado de lectura de sus propios correos electrónicos, cópielos y péguelos en herramientas como Readability-Score o Hemingway Editor.
8. Revisa tu texto
Para correos electrónicos más largos, esto es evidente, pero para correos electrónicos más cortos, la corrección de pruebas a menudo se pasa por alto. Esta es una mala idea.
En un estudio de 2001, Larry Beason demostró que los errores en la escritura (incluidos los errores ortográficos y gramaticales, así como los errores lógicos) tienen varios efectos negativos en la percepción del escritor.
Cuando un lector nota un error, automáticamente hace suposiciones sobre el escritor. En este estudio, las suposiciones más comunes fueron que el escritor era un pensador defectuoso, no una persona detallada, un comunicador deficiente y / o poco educado.
Estos son algunos atributos bastante dañinos que puede evitar que se vea, simplemente revisando Grammarly Lite - Una extensión de navegador para todas sus necesidades de revisión [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - Una extensión de navegador para todas sus necesidades de revisión [Chrome, Firefox, Safari] ¿Cómo corrige usted actualmente lo que escribe en su computadora? Tipearlo en Google? Pegarlo en Word? ¿O usa un sitio web de corrección en el que pega su texto? Definitivamente ... Leer más cada uno de sus correos electrónicos.
9. Mostrar números como números
Si los números como estadísticas, datos, fechas, hora, etc. son importantes en su mensaje, visualícelos como números en lugar de escribirlos (12, en lugar de doce).
Los estudios de seguimiento ocular han demostrado que los ojos de un lector generalmente escanean el texto, mientras que "los números a menudo detienen el ojo errante". Esto es porque "los números representan hechos". Los números son datos duros que la mente puede detectar rápidamente. La mente del lector asume que esos números son una parte importante del mensaje.
Tenga esto en cuenta al crear sus propios correos electrónicos. Si los números son una parte importante de su mensaje, muéstrelos como números para que su lector pueda filtrar lo importante de lo que no importa.
Hacer que el correo electrónico funcione para usted
En la mayoría de los trabajos, los correos electrónicos son una parte crucial de cómo nos comunicamos con nuestros colegas. Ya sea que envíe 10 o 100 correos electrónicos por día, saber cómo elaborar mensajes efectivos es una habilidad que debe aprender.
Como puede ver desde arriba, esto no es difícil. Pequeños cambios, como hacer que sus correos electrónicos sean más concisos, corregirlos o cambiar la emoción de su escritura pueden tener un gran impacto. Y con herramientas gratuitas de mejora de correo electrónico 5 Herramientas que pueden ayudarlo a escribir mejores correos electrónicos 5 Herramientas que pueden ayudarle a escribir mejores correos electrónicos Todo el mundo todavía está tratando de resolver el problema del correo electrónico. Entonces, hablemos sobre el hábito más básico de todos: el arte de escribir mejores correos electrónicos. Con la ayuda de algunas herramientas geniales. Lea más para ayudar, no hay excusa.
Estas posibilidades no solo hacen que sea más probable que sus correos electrónicos sean notados y respondidos, sino que también ayudarán a cultivar una imagen profesional mejorada de usted mismo.
¿Qué cambios ha hecho en la forma en que escribe correos electrónicos que han mejorado su efectividad? Nos encantaría escuchar!
Créditos de las imágenes: Abrazo de Hernán Piñera (Flickr), Signo de interrogación de Marco Bellucci (Flickr), Ejemplo de corrección de marcas de volkspider (Flickr), Correo electrónico de Dennis Sklay (Flickr)