Sé que crees que sabes cómo escribir un buen correo electrónico Cómo escribir correos electrónicos increíbles puede mejorar tu carrera Cómo escribir correos electrónicos increíbles puede mejorar tu carrera El envío de correos electrónicos profesionales da un impulso intangible a tu reputación en línea (y fuera de línea). La última medida de los correos electrónicos ingeniosos es si puede conseguir un trabajo o conseguir un concierto con solo un correo electrónico impresionante ... Lea más, pero me gustaría tomar un momento para decirle la forma correcta de escribir un correo electrónico. ¿Cómo te hizo sentir esa frase? Como si te estuviera hablando como si tuvieras tres años, ¿verdad? Esa es la facilidad con que un correo electrónico puede ofender a las personas.
Si desea comunicarse de una manera positiva, como un jugador de equipo, un líder competente o un amigo de confianza, las palabras que elija y la manera de unirlas tienen un tremendo impacto. Esto es aún más importante en el correo electrónico, porque a diferencia del teléfono o del chat de video, no puede ver la cara de la persona. No se puede ver la sonrisa burlona mientras emiten sarcasmo, o el pliegue en la frente porque algo que acabas de decir los confunde. Algunas personas piensan que esto es por qué la tecnología como el correo electrónico y las redes sociales perjudican a la sociedad. El impacto negativo de los sitios de redes sociales en la sociedad. El impacto negativo de los sitios de redes sociales en la sociedad. Tengo cuentas en varios sitios de redes sociales y gasto. Demasiado tiempo para escribir mis propias actualizaciones y leer las actualizaciones de otros. Disfruto haciéndolo, siendo capaz de interactuar con amigos, ... Leer más.
Con el correo electrónico, estás volando a ciegas. Para algunas personas, ese tipo de trabajo funciona bien porque son del tipo de gente a la que le gusta hablarle a la gente en lugar de a las personas. Si ha trabajado en un entorno en el que el correo electrónico es una forma de comunicación muy utilizada, es muy probable que sepa que hay tantas "personalidades de correo electrónico" diferentes que aparecen. Están el patronizador, el troll que odia el odio, el crónicamente fuera de tema, el Sr. (o la Sra.) Negatividad ... la lista sigue y sigue.
Entonces, ¿cómo sabes si te estás cruzando por el camino equivocado sin darte cuenta? ¿Qué tipo de reglas puedes seguir para asegurarte siempre de ser una persona amable, de mente abierta y cooperativa con la que la gente realmente disfruta trabajar? Los siguientes consejos deberían darle una ventaja inicial hacia comunicaciones de correo electrónico más amigables y productivas.
La línea entre la confianza y la arrogancia
Muchas veces, las personas que se muestran arrogantes en un correo electrónico ni siquiera se dan cuenta de cómo se encuentran. Muchas veces, solo intentan impresionar a alguien u obtener el respeto de sus colegas o amigos. De todos los errores de correo electrónico que las personas cometen, especialmente en el trabajo, este es el gran problema. Muchos están tratando de impresionar al jefe que muchas veces se convierte en un juego continuo de competencia entre colegas. Todos quieren esa promoción y, a menudo, la única visión del rendimiento que ve un gerente es lo que se informa en los correos electrónicos. Al menos, ese es el proceso de pensamiento.
El problema comienza cuando ves la palabra "I" mucho. "Quiero que comencemos a hacer esto de inmediato" o "Quiero ser claro aquí ..."
Las frases no son solo egocéntricas. También se convierten en una conversación dictatorial. Es casi como una relación entre padres e hijos, donde una persona piensa que van a dictar todas las reglas, y se supone que debes callarte y escuchar.
A nadie le gusta ser receptor de eso, y créame, usted tampoco quiere estar en el lado de la entrega. A nadie le gustará.
Carmine Gallo, consultora y autora de habilidades, escribió que las personas arrogantes tienden a evitar el contacto visual. Parecen casi hablar contigo, y no contigo. Es porque realmente no les importa con quién están hablando, solo que lo que tienen que decir se escucha. Esto también se manifiesta en el correo electrónico a través del uso constante de "I", prestando poca atención a lo que dicen otros, aparte de los ocasionales comentarios superficiales sobre "apreciar" su opinión. Puedes apostar a que el gerente no leerá lo que escribes, pero estará ocupado tratando de encontrar lo que quieren decir a continuación.
Nadie te necesita para "entrar", Big Guy.
Otro indicio de que tiene un ego autoinflacionado es cuando está en medio de una conversación por correo electrónico, que incluye una lista CC de varias personas, y luego, de la nada, alguien se une a la conversación con la frase ". Permíteme intervenir aquí por un momento ... "
Esto es lo que hace ese tipo de redacción, similar a "Déjame aclarar ..." a las personas que leen tu correo electrónico. Les dice que piensas que tienes todas las respuestas. Les dice que sientes que han sido equivocados e incorrectos hasta este punto, y aquí estás, el héroe de brillante armadura en un caballo blanco, cabalgando para salvar a todos de su propia estupidez e ignorancia.
Buen trabajo Sr. Hero: acaba de alejar a todos en el equipo con las primeras palabras de su correo electrónico.
Estos son algunos de los consejos más poderosos para una comunicación educada pero profesional.
Se honesto y humilde
La marca de un verdadero líder es aquella que no solo reconoce que no tiene todas las respuestas, sino que afirma, con frecuencia y enfáticamente, que los empleados son los que tienen las mejores percepciones y habilidades. La mejor manera de hacerlo en el correo electrónico es hacer una CC a su empleado cuando envíe correos electrónicos a sus superiores sobre ellos y hable bien de ellos. Haga lo mismo cuando hable con otros miembros del equipo: hable bien de sus empleados. Reconozca cuando han tenido un gran éxito.
Puede ser contrario a la intuición para las personas que entran en una posición de gestión para no edificarse. Después de todo, el puesto es de autoridad y se presta para auto-alardear. La mayoría de los gerentes sienten que para el respeto de los empleados, deben parecer intelectualmente superiores. Desafortunadamente, en la mayoría de los casos, esto hace lo contrario.
Hacer preguntas
Parece extraño que un gerente les pida respuestas a sus empleados en lugar de darles las respuestas, pero créanlo o no cuando capacitan a las personas para que desarrollen soluciones para usted, sino que también les hace respetar. Una vez que logren la tarea de encontrar una respuesta a un problema, no solo se sentirán más seguros de sí mismos, sino que también recordarán que usted fue quien los inspiró a intensificar y obtener ese éxito. Ese es el secreto de la administración, centrándose en el éxito de las personas que están bajo tu control, en lugar de concentrarte en ti mismo.
Piénselo: se encuentra en una posición única para formar un equipo de personas seguras y exitosas que trabajan para usted . Imagínense cuánto más podría lograr un equipo como ese que un equipo que está lleno de gente descontenta y desmotivada.
Pero ... No uses "Pero"
Otra táctica divertida que he visto aparecer en los correos electrónicos de los gerentes durante mis diversos viajes es la rutina de carnada y cambio. Aquí es donde el gerente comienza el correo electrónico con un cumplido, y luego hace un cambio para quejarse de algo, o para pedir trabajo adicional. Esto es particularmente dañino, porque da la falsa impresión de que estás a punto de ser honesto y humilde (como se recomendó anteriormente), y creas las expectativas del empleado de que están a punto de recibir un cumplido, y luego simplemente lo destruyes por haciendo exactamente lo contrario.
Estas son frases como, "Ustedes están bien, pero ...", o "Me gusta lo que hizo con ese diagrama, pero ..."
Este es en realidad el hijo bastardo del viejo consejo que se les da a los gerentes de que siempre deberían comenzar un correo electrónico pidiendo algo o criticando algo con algo positivo para "suavizar el golpe". No me malinterpreten, hecho sinceramente, esto realmente funciona. El problema es que la mayoría de las personas no saben cómo hacerlo con sinceridad, y en su lugar se ven como un asno condescendiente y pomposo.
A menos que sienta sinceramente que alguien está haciendo un buen trabajo, evite los tópicos vacíos y empiece a trabajar. Su empleado apreciará ser tratado como un adulto en lugar de como un niño de 5 años.
Muestra a las personas que te importa lo que dicen
Si desea que sus empleados o compañeros de trabajo lo aprecien y sientan que usted es una persona auténtica, es importante que sea honesto y directo con las personas. Ser feliz es genial, pero ser positivo solo por el hecho de ser positivo se presenta como muy vacío y condescendiente a través del correo electrónico. Si tiene que usar el enfoque "diga algo positivo primero" cuando entregue malas noticias, hágalo de forma auténtica. No solo diga "usted es un empleado increíble", sino que mencione algo que haya hecho específicamente que lo demuestre. Esto les dice que realmente prestas atención, te importa lo que hacen y lo que dicen.
La gestión de personas es probablemente uno de los trabajos más difíciles que existen, porque es de naturaleza humana desconfiar y desconfiar de la autoridad. Cuando estás en una posición de autoridad, es mucho más necesario ser humilde, auténtico y honesto.
No es suficiente decir que te importan las personas. Enséñalo.
No es lo suficientemente importante como para decir que aprecias a alguien. Describe por qué.
Con el correo electrónico, la gente hará todo tipo de suposiciones sobre lo que dices, así que no dejes lugar a interpretaciones erróneas. La gente apreciará su franqueza y honestidad, no solo sus empleados, sino también sus colegas. Si lo lleva a cabo bien, algún día se encontrará en el extremo receptor de un premio de "líder distinguido".
¿Cómo tratas de comunicarte bien con el correo electrónico? ¿Qué tipo de enfoque tomas para asegurarte de no ofender o patrocinar a las personas? ¡Comparte tus propios consejos en la sección de comentarios a continuación!
Crédito de la imagen: empresario egocéntrico, hombre de negocios que cubre la cara, colegas discutiendo, jefe despectivo, gran empresario (todo a través de Shutterstock)