Si necesitáramos firmar a mano todos los acuerdos que hicimos en línea y fuera de línea, tendríamos una pesadilla burocrática.
Tendríamos que poner papelógrafo por cada servicio en línea en el que nos registramos y cualquier suscripción a la que nos subscribamos. Perdíamos bosques de papel en la firma de contrato tras contrato, acuerdo tras acuerdo.
Afortunadamente, tenemos firmas electrónicas que pueden rescatarnos de esta pesadilla. Pero, ¿cuál es exactamente su estado legal?
¿Qué son las firmas electrónicas?
Las firmas electrónicas le permiten otorgar permiso rápida y fácilmente, sin necesidad de firmar acuerdos a mano.
Este tipo de firma no es solo escribir su nombre en la línea de firma de un PDF, o garabatear sus iniciales con un lápiz óptico. También incluye hacer clic en un botón Aceptar en un sitio web. Una firma electrónica es un marcador, o un proceso, que indica su intención de cumplir con el contrato.
[Una firma electrónica es un] sonido electrónico, símbolo o proceso adjunto a, o asociado con, un contrato u otro registro y adoptado por una persona con la intención de firmar un registro. (Firmas electrónicas de EE. UU. En la Ley de Comercio Global y Nacional)
Las firmas electrónicas de este tipo generalmente se consideran legalmente vinculantes (más sobre esto más adelante), pero no deben confundirse con las firmas digitales.
Las firmas electrónicas NO son firmas digitales
A pesar de que la mayoría de la gente asume que las firmas electrónicas y las firmas digitales son sinónimos, no lo son.
Las firmas digitales a veces se llaman firmas electrónicas avanzadas . Estas generalmente son firmas generadas por una computadora. Usando métodos de encriptación fuertes (como la criptografía asimétrica), se pueden usar para proteger documentos.
Donde las firmas electrónicas se pueden falsificar fácilmente, ¿puedes firmar documentos electrónicamente y deberías? ¿Puede usted firmar electrónicamente documentos y debe hacerlo? Tal vez haya escuchado a sus amigos conocedores de la tecnología hablar sobre los términos firma electrónica y firma digital. Tal vez incluso los has escuchado usar indistintamente. Sin embargo, debes saber que no son lo mismo. De hecho, ... Leer más las firmas digitales no pueden. Una firma digital está integrada en ese documento y está vinculada a la identidad de la persona que la firmó. Esto los hace especialmente útiles para verificar exactamente quién firmó un documento y para garantizar que no se haya modificado un documento desde que se firmó.
Por sí solo, una firma digital no es un signo de intención, y por lo tanto, no siempre es legalmente vinculante. Pero una firma digital se puede usar para verificar, proteger y autorizar una firma electrónica legalmente vinculante.
Para el usuario promedio, las firmas electrónicas son más fáciles de implementar, como veremos a continuación. Pero la firma puede no ser segura. Las firmas digitales garantizan la integridad de los datos y, por lo tanto, se combinan con firmas electrónicas para documentos blindados.
La compañía de soluciones de firma electrónica Esignlive.com, usa una infografía simple para explicar estas diferencias cruciales.
¿Cuál es su estado legal?
Echemos un vistazo al estado legal de las firmas electrónicas en algunos países diferentes. Si su país no figura en la lista a continuación, Adobe tiene una lista completa del estado legal de las firmas electrónicas en una variedad de países.
Tenga en cuenta: MakeUseOf no es un proveedor de servicios legales, y no se hace responsable si la información a continuación es incorrecta. Consulte los documentos enumerados, o un abogado calificado si necesita más información. 
¿Son legales en los Estados Unidos?
Las normas sobre la legalidad de las firmas electrónicas en los EE. UU. Se basan principalmente en la Ley de Transacciones Electrónicas Uniformes (UETA) y la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN).
47 estados han basado sus leyes en UETA, lo que significa que las firmas electrónicas son legalmente vinculantes para casi todas las formas de acuerdos (siempre que todas las partes acuerden aceptar firmas electrónicas). Las exclusiones incluyen transacciones de propiedad, avisos a los consumidores y testamentos, que aún requerirán una firma manuscrita.
¿Son legales en el Reino Unido?
El Reino Unido trata las firmas electrónicas de manera similar a los EE. UU., Con reglas establecidas en la Electronic Communications Act 2000.
Si muestra su intención de aceptar un documento en cualquier forma electrónica, esto es legalmente vinculante (ya sea que haya utilizado o no una firma digital para la autenticación).
Como en el caso de los EE. UU., Se le aconseja no usar firmas electrónicas para acuerdos de propiedad, testamentos y en otros casos, como divorcio y matrimonio.
¿Son legales en Canadá?
Como se establece en la Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos, SC 2000, c 5, las firmas electrónicas se tratan de la misma manera que las firmas manuscritas si todas las partes han aceptado aceptarlas.
De nuevo, las excepciones incluyen contratos de bienes raíces y testamentos.
¿Son legales en Australia?
Las leyes en torno a las firmas electrónicas en Australia se basan en la Ley de Transacciones Electrónicas de 1999.
Casi todas las firmas electrónicas son jurídicamente exigibles, además de las relacionadas con la ciudadanía y la migración. Las diferentes regiones de Australia también tienen diferentes puntos de vista sobre la legalidad de las firmas electrónicas en relación con los contratos de bienes raíces, testamentos y poderes notariales.
¿Son legales en India?
En India, las firmas electrónicas son legalmente vinculantes (a menos que haya pruebas de que la firma se usó ilegalmente). Y también lo son las firmas digitales. El gobierno indio permite a las empresas elegir qué tipo de firma es mejor para ellos.
Dicho esto, las firmas digitales deben cumplir estrictos estándares para que se vean como ejecutables. Se pueden encontrar más detalles sobre estos estándares en The Information Technology Act 2000.
Las excepciones incluyen documentos que deben escribirse en papel sellado, testamentos y transacciones de propiedad, entre otros.
Usando su firma electrónica
La mayoría de las veces que proporciona una firma electrónica, apenas lo notará. Cuando hace clic en Acepto mientras se registra en un servicio en línea, o cuando acepta los nuevos términos de Facebook, está firmando electrónicamente un contrato legal.
Para aquellos momentos en los que realmente necesita firmar un documento (como un PDF descargado), puede hacerlo electrónicamente. Hablando con PCWorld, el abogado de derechos de autor de Dallas Bhaveeni Parmar, explica todas las opciones en el artículo.
La opción "menos a prueba de balas" es agregar una imagen de su firma al documento. Si está firmando un documento DOCX, puede insertar una imagen de su firma en el documento dentro de Microsoft Word o Google Drive. Si está firmando un documento PDF, hay muchas aplicaciones que le permiten editar estos PDF 8 maneras de firmar un PDF desde Windows, Mac y plataformas móviles 8 maneras de firmar un PDF desde Windows, Mac y plataformas móviles Cuando obtiene ese contrato por correo electrónico, ¿qué haces? Tienes que imprimir la última página, firmarla, escanearla y enviarla por correo electrónico, seguramente MakeUseOf, ¿debe haber una forma mejor? Lea más (es decir, inserte su firma). Si tiene un lápiz óptico, incluso puede firmar un PDF "a mano" en su iPad Las mejores aplicaciones para firmar, anotar y editar archivos PDF en iPads Las mejores aplicaciones para firmar, anotar y editar archivos PDF en iPads Si se encuentra tratando con muchos archivos PDF, es natural que en breve quieras algo más que los iBooks básicos de Apple. Aquí están nuestras herramientas PDF favoritas para su iPad. Lee mas .
La siguiente clase de firmas es escribir su nombre dentro de un formulario. En los estados de EE. UU. Que han adoptado UETA o ESIGN, esta es una firma electrónica legal. Para documentos de "menor prioridad", escribir su nombre en uno de los siguientes formatos es:
Se considera que es una firma legítima bajo la ley Federal E-Sign y lo suficientemente aceptable para la industria legal.
- Para presentaciones al sistema judicial federal: / s / Angela West
- Para presentaciones a la Oficina de Patentes y Marcas Registradas: / Angela West /
Finalmente, la opción más segura es usar un servicio dedicado como Adobe Sign o DocuSign (entre muchos otros). Estas opciones le permiten firmar documentos importantes de forma segura utilizando tecnología de cifrado de alta gama. También tienen en cuenta las leyes del país al que se refiere el contrato.
Las formas más rápidas de usar firmas electrónicas
AdobeSign y DocuSign son herramientas líderes en la industria para firmar acuerdos de forma segura. DocuSign incluso tiene una demostración en vivo que puede probar antes de comprar. Pero hay muchos más disponibles.
Para revisar solo algunos de estos:
- Si está contento con solo insertar una imagen de su firma en los acuerdos, Signature Maker le permite garabatear su firma dentro de su navegador, luego descargue el archivo de firma como una imagen.
- Para algo más seguro, SignEasy (iOS, Android) es una de las aplicaciones móviles más populares para completar y firmar una amplia gama de tipos de archivos, incluidos PDF, Word y Excel (consulte la imagen anterior). Una vez que se haya firmado, puede compartir documentos a través de una variedad de servicios en la nube. Si solo necesita firmar un par de documentos, la versión gratuita de la aplicación estará bien. Pero si necesita firmar regularmente documentos, tendrá que actualizar a la versión premium.
- CudaSign (iOS, Android) es una opción similar pero un poco más avanzada que SignEasy. Cuesta de $ 1 por mes, pero hay una versión de prueba gratuita disponible. Quien suba el documento puede especificar el firmante. Se envía un enlace de correo electrónico y los firmantes pueden "firmar desde su computadora, tableta o teléfono celular".
Sí, las firmas electrónicas son legales
La próxima vez que haga clic en el botón Acepto, o Acepto, tenga en cuenta que está firmando un contrato legal. Y cada vez que vaya a firmar cualquier otra forma de documento electrónicamente, sepa que su signo de intención es tan válido legalmente como una firma manuscrita.
Para usted: ¿cree que todos estos "signos de intención" deben considerarse legalmente válidos como una firma manuscrita?
Créditos de las imágenes: Courtroom One Gravel de Beth Cortez-Neavel (Flickr), firma de Sebastien Wiertz (Flickr)