Intellinote es una herramienta integral de gestión, colaboración y organización de proyectos Intellinote: Coloque sus tareas, archivos, mensajes y reuniones en línea en un solo lugar Intellinote: coloque sus tareas, archivos, mensajes y reuniones en línea en un solo lugar Intellinote hace que sea más fácil administre, colabore y se comunique mejor con su equipo, colegas y clientes con una combinación integral de intercambio de archivos, organización y video y chat de texto en tiempo real. Lea más para empresas, propietarios, gerentes y profesionales. Se puede usar para impulsar la productividad, impulsar la participación de los empleados o clientes y reducir los costos operativos al hacerlo.
La plataforma gira en torno a un sistema de espacios de trabajo individuales que ofrecen un nivel de accesibilidad vertical para los empleados, los miembros del equipo e incluso los clientes que necesitan acceso, sin ser una distracción para los que no lo necesitan.
Si bien Intellinote es bastante sencillo de poner en marcha, el uso efectivo de cualquier plataforma depende de saber exactamente cómo usarlo mejor. Hemos creado algunos escenarios de uso en el mundo real donde los equipos de negocios y los empleados que colaboran regularmente pueden beneficiarse de los servicios que se ofrecen.
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Capture todo (casi)
Como plataforma de colaboración, Intellinote busca reemplazar múltiples plataformas y herramientas fragmentadas con una sola solución. Lo hace utilizando espacios de trabajo personalizables: concentradores listos para desplegar para la administración de Notas, Discusión y Tarea. Cada espacio de trabajo se puede usar para crear estos elementos, y no hay límite para la cantidad de espacios de trabajo que puede crear.
Las notas, tareas y discusiones son los medios generales para todo lo relacionado con su organización. Si desea compartir y colaborar en la investigación, llevar a cabo sesiones de lluvia de ideas entre diferentes departamentos o asignar diversas tareas y roles a diferentes miembros de su equipo, Intellinote puede hacerlo.
Los ejemplos del mundo real no son difíciles de imaginar: en lugar de enviar un correo electrónico cada vez que cambia una política, simplemente mantenga actualizada una nota relevante y asigne miembros de su equipo a ella. Cree un espacio de trabajo solo para las sesiones de ideas grupales y publique los resultados en una nueva nota cada vez. ¿Usas una pizarra blanca para intercambiar ideas en una habitación? Tome una fotografía y adjúntela a la discusión relevante para su custodia. La lista es prácticamente infinita.
Cuando visita un área de trabajo, siempre está listo para agregar contenido usando el área "Agregar nota rápida", simplemente comience a escribir y presione enter para capturar sus pensamientos. Para tareas o documentos de Google Drive, presione el botón invitar Agregar nuevo.
Muchas organizaciones usan el correo electrónico para debatir mientras siguen confiando en herramientas externas de administración y organización de proyectos, lo que a menudo resulta en una dependencia excesiva del correo electrónico para tomar decisiones. Aunque siempre habrá un lugar para el correo electrónico en la mayoría de las organizaciones, muchas discusiones prosperan cuando se mueven junto con otras notas y archivos adjuntos relevantes.
Un lugar para todo relacionado con el trabajo
Y el objetivo central de Intellinote es ser un repositorio organizado de lo que es más importante para su organización, proyecto o negocio. Para aprovechar al máximo la plataforma, debe usarla para almacenar absolutamente todo, y los espacios de trabajo son la clave para mantener todo ordenado y organizado.
El Espacio de trabajo personal incluso ofrece a los miembros de su equipo un lugar para crear sus propias Notas y Tareas que no saturan las áreas de trabajo de otros miembros y son privadas para ese usuario. Dicho material tiende a terminar en cuentas personales de Evernote o en aplicaciones para tomar apuntes en el iPad, en lugar de en un lugar relevante para el proyecto o la propia empresa. Con Intellinote, cada nota se puede mover rápidamente del área de trabajo al espacio de trabajo, o puede ser editada por otros miembros.
Para cambiar la afiliación del Espacio de trabajo de un elemento o si el elemento puede ser editado por otros miembros, primero selecciónelo y luego haga clic en el botón Información, que aparece como una pequeña " i ". A continuación, puede cambiar quién puede realizar cambios marcando la casilla Permitir que los miembros del área de trabajo editen, o haga clic en el campo Espacio de trabajo para reasignar el elemento en otro lugar.
Los archivos adjuntos también desempeñan un papel importante en el sistema Intellinote, y cada nota proporciona a los usuarios la capacidad de cargar archivos desde sus computadoras o cuentas de Google Drive. Al usar las aplicaciones móviles (disponibles tanto para iOS como para Android), incluso es posible agregar imágenes, o cualquier archivo en su dispositivo móvil, directamente desde un teléfono inteligente o tableta a una nota.
Con todo bajo el mismo techo, es sorprendente lo fácil que es reducir la cantidad de correo electrónico que envía cuando simplemente puede modificar una nota o comentar una tarea en línea; después de todo, cada Nota, Tarea o Discusión tiene su propia sección de comentarios.
Ser unido es bueno
Intellinote espera absorber todos sus archivos sueltos al proporcionar un entorno muy amigable para los archivos relacionados con el trabajo. Las notas, las discusiones y las tareas pueden tener múltiples archivos anclados, y también los comentarios sobre estos elementos. Lo que una vez hubiera sido un intercambio de correo electrónico de ida y vuelta sobre una tarea se convierte en una discusión centrada en el trabajo en un entorno productivo.
Esto le permite hacer cosas interesantes como analizar versiones revisadas de productos con clientes directamente en Intellinote, dentro de un espacio de trabajo que creó específicamente para ese cliente. Junto a esto, hay muchas otras maquetas que posiblemente ya haya descontado, registros de discusiones, actas de reuniones y grabaciones de conferencias telefónicas todas específicas de ese cliente.
Intellinote se factura como un repositorio para todo lo relacionado con el trabajo, porque así es como funciona mejor.
Organice y comparta todo con contexto
Gmail fue la revolución en el correo electrónico que Internet necesitó en 2004, pero al fusionar la búsqueda y organización efectivas con un espacio aparentemente ilimitado para los mensajes de correo electrónico, Google creó algo de lo que muchos de nosotros dependemos ahora para las tareas relacionadas con el trabajo. Aunque sea esencial, el correo electrónico no es la plataforma ideal para la colaboración, la organización o la gestión de proyectos. A pesar de la necesidad del correo electrónico durante muchos años, probablemente pueda mover la mayoría de sus discusiones a una plataforma más adecuada y productiva.
Si está acostumbrado a Gmail o a una cuenta de correo electrónico de Google Apps, su capacidad de organizarse se limita a la cantidad de filtros que tiene y los términos de búsqueda que utiliza. Incluso si está especialmente organizado y es competente para encontrar lo que está buscando, la bandeja de entrada del correo electrónico es ampliamente considerada como un espacio altamente desorganizado.
Una distracción frecuente: el correo electrónico le cuesta a las empresas de todo el mundo cientos de millones de dólares al año o, en términos más personales, horas de su productivo día, así que hay algo que decir sobre cómo evitar su bandeja de entrada lo más posible. Al utilizar el correo electrónico como un medio para compartir ideas, la lluvia de ideas e incluso la comunicación con clientes o proveedores debe detenerse si desea utilizar mejor su tiempo.
Organizando sus Notas, Tareas y Discusiones
Las dos cosas que hacen que Intellinote sea perfecto para organizar sus ideas, tareas pendientes e ideas de colaboración son espacios de trabajo y etiquetas .
Los espacios de trabajo son centros específicos del contexto y se pueden adaptar a las necesidades que tenga actualmente. Esa es una herramienta de organización bastante poderosa, particularmente considerando que cada Nota, Tarea o Discusión está ligada a un espacio de trabajo en particular. Por su propia naturaleza, los espacios de trabajo facilitan la organización vinculando su contenido a su contexto relevante.
Estos elementos pueden compartirse verticalmente con cualquier persona de su organización o, al agregar usuarios a un área de trabajo, puede asegurarse de que vean todo el material relevante que se haya compartido allí. Esto también resulta en un espacio de trabajo menos abarrotado para los miembros que no necesitan acceso a absolutamente todo. Y debido a que puede crear tantos espacios de trabajo como necesite, los contextos pueden variar enormemente.
Cree espacios de trabajo para departamentos enteros, proyectos individuales, clientes o proveedores y cualquier agrupación arbitraria que necesite. Utilice espacios de trabajo temporales para auditorías anuales que pueden archivarse hasta que los necesite nuevamente, pero siempre se puede acceder desde la misma ubicación.
En cada página de configuración del espacio de trabajo, encontrará una opción para Grupo de área de trabajo. Esto ofrece un nivel de organización superior que puede usar para agrupar proyectos inactivos, contratos completados o espacios de trabajo archivados que es posible que ya no necesite. Puede crear tantos grupos como necesite, simplemente escriba un nuevo nombre en el cuadro.
Los espacios de trabajo ya están bastante organizados, pero con las etiquetas es posible filtrar el contenido de forma aún más eficaz. Las etiquetas existen dentro de los espacios de trabajo, incluido el Espacio de trabajo personal, y le permiten agrupar varias Tareas, Debates o Notas diferentes juntos. Las etiquetas están diseñadas para organizarse a nivel personal, mientras que las áreas de trabajo ayudan a organizar todo en una escala mucho más grande.
Solo sigue lo que necesitas
Intellinote ofrece una descripción completa de los espacios de trabajo para los que usted es miembro, con compendios por correo electrónico y vistas generales de actividades para ponerse al día con los cambios recientes. Sin embargo, es posible que haya elementos que desee mantener como prioridad y, en esta situación, debe seguir una nota.
Para seguir un elemento, haga clic (o toque) en el icono Seguir de tipo RSS. Las notas que ha seguido aparecen en Siguiente en el Espacio de trabajo unificado.
Los elementos seguidos se filtran de manera predeterminada por Nota, Tarea y Discusión. Estos podrían ser los elementos más importantes en los que está trabajando actualmente para los espacios de trabajo que frecuenta, o podrían ser otra forma de seguir una Nota, Tarea o Discusión sin tener que suscribirse al área de trabajo en su totalidad.
Haz que las reuniones sean útiles de nuevo
La tecnología nos ha permitido tener más reuniones que nunca, así que ¿por qué sentimos que nuestro tiempo no se está aprovechando? Las reuniones son la base del trabajo efectivo en grupo, pero con demasiada frecuencia se convierten en frustrantes caídas de tiempo que ocupan grandes porciones de sus días de trabajo. Esto es peor cuando considera que estos eventos a menudo implican rondas de ping pong ineficaces por correo electrónico antes y después. Se le perdonará por no querer volver a asistir a otra reunión.
La clave para tener reuniones fluidas es la planificación, y eso implica considerar lo que puede hacer antes, durante y después de que se complete la reunión. Gran parte de la miseria asociada con las reuniones se debe a la mala gestión de las agendas, los minutos, y la mayoría de las veces, estos materiales se entierran en bandejas de entrada en lugar de ser de fácil acceso cuando los necesita.
Incluso es posible que sus reuniones sean ineficientes e introduzcan un elemento de retraso en su trabajo: crear listas de cosas que deben hacerse en lugar de simplemente hacerlas, por ejemplo.
Hacer que las reuniones sean menos miserables
La inmediatez de la plataforma Intellinote lo hace perfectamente adecuado para agilizar la forma en que se llevan a cabo las reuniones. Como organizador de la reunión, puede crear un debate en el espacio de trabajo relevante que describa la agenda de la reunión, que será automáticamente visible para todos los miembros del departamento correspondiente.
Dicha agenda debe definir los objetivos como elementos que necesitan discusión, mientras toma sugerencias de su equipo usando la capacidad de Intellinote para comentar sobre todo. Si tiene propuestas, documentos, imágenes, maquetas u otros archivos para distribuir, puede hacerlo simplemente adjuntándolos a su nota.
Haga clic en el pequeño botón i "información" en una nota para editar su visibilidad y permitir que otros miembros de su equipo también la editen.
Intellinote se puede utilizar durante su reunión para crear y asignar tareas directamente a los miembros de su equipo. En lugar de crear una lista de cosas por hacer una vez que termine su reunión, puede comenzar a organizar su equipo de inmediato: crear nuevos espacios de trabajo sobre la marcha para su nuevo proyecto, iniciar temas de discusión para elementos fuera del tema que surgen publicando nuevas conversaciones. a departamentos relevantes o use la destreza organizacional de la plataforma para referirse rápidamente a las agendas, metas y actas de las reuniones pasadas.
Los minutos son un mal necesario que incluso las grabaciones de audio o video no pueden reemplazar. Si bien escribir sus minutos directamente en Intellinote no hará que el proceso sea más agradable, la posibilidad de compartir instantáneamente los frutos de su trabajo colaborativo con el grupo de personas relevante no tiene precio. Incluso si no preside la reunión, el espacio de trabajo personal de Intellinote le proporciona una ubicación enfocada y orientada al trabajo para sus propias notas.
Y una vez que haya celebrado la reunión, Intelliote le facilita el seguimiento de las tareas asignadas (o asignadas), las preguntas planteadas, las discusiones fuera del tema que se trasladaron a otro lugar y la fecha y hora de su próximo equipo .
Equipos remotos? Mantenlos en el bucle
Intellinote le permite mantenerse conectado ya sea para viajes de negocios ocasionales o para mantenerse en contacto con empleados que regularmente salen de la oficina por períodos de tiempo establecidos. También puede manejar equipos integrados por teletrabajadores permanentes diseminados por todo el mundo, a quienes nunca se ha visto cara a cara.
Teletrabajo puede ser un trabajo solitario, pero si eres parte de un equipo puede ser aún peor; existe un peligro real de sentirse alienado y fuera de onda ya que el progreso continúa en su ausencia. Si bien el correo electrónico es una forma de mantenerse en contacto con sus colegas, probablemente no lo hará sentir que tiene un dedo en el pulso. También es un medio increíblemente ineficiente y que distrae.
Los gerentes y otros trabajadores de oficina también necesitan estar en contacto con los teletrabajadores. Internet eliminó muchas restricciones e incluso fronteras, pero al mismo tiempo introdujo obstáculos que deben superarse, como organizar un equipo, colaborar en proyectos, debatir ideas, asignar tareas y la miríada de otras cosas en las que Intellinote puede ayudarlo.
La importancia de sentirse conectado
Además de ser una plataforma enfocada en el trabajo diseñada con la colaboración en mente, se puede acceder a Intellinote desde cualquier navegador web y en la mayoría de los dispositivos móviles. Mantenerse en contacto podría significar utilizar cualquier navegador web disponible o iniciar una aplicación en su iPhone, iPad o dispositivo Android.
El área de trabajo unificada trae elementos relevantes de otros espacios de trabajo a la atención de los empleados, lo que facilita el "ponerse al día" o mantenerse al tanto de los desarrollos mientras viaja. Las tareas se archivan debajo de las que debe completar y las que ha configurado, y cada espacio de trabajo tiene su propia pantalla de inicio que proporciona una descripción general útil de los cambios, adiciones, comentarios y otras actividades recientes.
Mientras que normalmente estarías inundado de correo electrónico por cada pequeña solicitud, tarea o consulta cuando estás fuera de la oficina, Intellinote proporciona concentradores sensibles al contexto para tareas relacionadas con el trabajo. Esto no solo limita el flujo de correo electrónico, sino que concentra a los empleados y contiene discusiones. El área de trabajo unificada consolida estas discusiones en un área, por lo que puede dedicar tiempo a comunicarse con su equipo sin recurrir al correo electrónico.
Los trabajadores remotos también encontrarán la capacidad de seguir las Notas, Tareas o Discusiones individuales una bendición particular mientras están fuera de la oficina. La característica permite a los usuarios mantener materiales específicos a mano sin ahogarse en todo lo demás, enfocando la atención donde debe estar eliminando las distracciones.
Incluso si un viaje exigente lo coloca en una zona horaria diferente para el resto de sus colegas, Intellinote nunca duerme: un método de trabajo asincrónico provocado por nuestras demandas del siglo XXI que requiere una solución del siglo XXI como Intellinote para alcanzar su máximo potencial.
Iniciar sesión
Existe una aplicación universal de iOS para iPhone y iPad, así como también una aplicación de Android lanzada recientemente que también aprovecha el tamaño de pantalla más grande. Ambas aplicaciones se parecen mucho a la aplicación web en sí misma y puedes hacer casi todo desde una aplicación móvil que puedas desde un navegador, con la excepción de crear nuevos documentos de Google Drive.
Una ventaja final que disfrutan los usuarios de Intellinote es un enfoque completamente basado en navegador. Si se necesita mucha ayuda, puede tomar cualquier computadora portátil, PC o Mac y conectarse a través de la página de inicio de Intellinote, sin necesidad de software.
Gestión de proveedores simplificada
Como hemos discutido hasta el cansancio, el correo electrónico se ve con frecuencia como la columna vertebral de muchas organizaciones, empresas y asambleas de mentes productivas. Los proveedores, también conocidos como proveedores, subcontratistas, amigos o simplemente personas a las que necesita perseguir sobre cosas que ya deberían haber hecho, también tienden a comunicarse a través de este método.
Hacer un seguimiento de estas discusiones, acuerdos, fechas límite y cualquier material de apoyo usando únicamente el correo electrónico es difícil. Incluso si ya está usando herramientas de colaboración como Google Drive para hojas de cálculo o para compartir documentos, probablemente sus discusiones se lleven a cabo en otra parte y probablemente use otra herramienta además de eso para hacer un seguimiento de los plazos y las tareas.
Solución de problemas del proveedor
Hay una manera más fácil. Al configurar un espacio de trabajo para aquellos a los que necesita perseguir regularmente, puede contener todo este material y usar una herramienta para administrarlo todo. No debería tomar mucho tiempo para que los terceros se ajusten a un nuevo método de hacer las cosas, y los beneficios desde el punto de vista de la organización son enormes.
Si ordena regularmente un producto o solicita un servicio, la asignación de una tarea a ese proveedor con sus requisitos exactos facilita a ambas partes mantener un registro de los arreglos pendientes. En lugar de recurrir al correo electrónico, analice los pedidos allí mismo en Intellinote utilizando comentarios y existe un registro permanente de los acuerdos donde más importa. Incluso podría permitir que sus proveedores le creen y le asignen tareas, de modo que no tengan que recurrir a comunicaciones y seguimientos fragmentados.
Cuando se trata de buscar estos arreglos previos o tareas pendientes, una visita al espacio de trabajo relevante o un recorrido por las Tareas que he asignado en el espacio de trabajo unificado lo hace fácil para ambas partes.
Las empresas a menudo tienen acuerdos existentes sobre responsabilidades, suposiciones, tasas de pago o términos y condiciones. Las notas se pueden usar para almacenar estos documentos en un entorno relevante antes de etiquetarlos. Las discusiones relacionadas con Tareas o archivos adjuntos a Notas finalmente se organizan de una manera lógica, bajo una plataforma, no tres o cuatro.
Usa plantillas también
Las plantillas son otra parte de Intellinote que hacen que sea más fácil ponerse al día con los nuevos espacios de trabajo. En lugar de configurar un nuevo espacio de trabajo cada vez para cada nuevo proveedor, tómese el tiempo para personalizar un espacio de trabajo para todos que pueda convertir en una plantilla. Las notas que describen sus expectativas, información de contacto y Discusiones diseñadas para que todo salga bien se pueden implementar una y otra vez con este método.
Puede convertir cualquier espacio de trabajo en una plantilla visitándolo, haciendo clic en Configuración y luego marcando la casilla " Permitir" utilizando este espacio de trabajo como plantilla. A continuación, puede hacer clic en el botón Copiar espacio de trabajo que aparece debajo para hacer copias rápidamente, y el espacio de trabajo también aparecerá en la lista de plantillas.
Una vez que haya creado un espacio de trabajo para un proceso empresarial en particular (como la planificación de un evento), puede convertirlo en una plantilla para que sus empleados y miembros del equipo puedan seguirlo fácilmente cada vez, sin tener que reinventar la rueda.
Mantenga a sus clientes cerca
Intellinote no es una herramienta completa de relaciones con el cliente, pero puede asumir algunos de los roles comúnmente asociados con la práctica. Dependiendo de sus necesidades y las de sus clientes, puede ahorrarle dinero pagando por una solución de CRM por separado y el enfoque todo en uno asegura que todo esté donde usted espera y accesible desde el mismo lugar.
Al igual que la administración de proveedores es importante para un negocio que consume productos o servicios, mantener una buena relación con sus clientes es importante y la clave de esto es a menudo una comunicación clara. Es importante ser puntual con sus respuestas, por lo que es vital poder organizarse.
Las discusiones son una excelente manera de comunicarse. No solo son compatibles con los archivos adjuntos y el formato, al igual que el correo electrónico anterior, sino que están vinculados a espacios de trabajo relevantes y no están dispersos en las bandejas de entrada. Incluso hay un área llamada Mis discusiones en el área de trabajo unificada que le permite mantenerse al día con las conversaciones en curso fácilmente.
El uso de Intellinote de esta manera le proporciona a su cliente una "base de operaciones" para lo que sea que usted les está suministrando, lo que con suerte les proporcionará las herramientas que necesitan para sentirse cerca del proyecto. Al mismo tiempo, se le otorga un control total sobre el entorno y las interacciones de su cliente, lo que le permite llamar rápidamente la atención al crear notas, compartir archivos, asignarle tareas o simplemente iniciar un nuevo hilo de Discusión.
Empoderar a sus clientes
Crear espacios de trabajo para cada uno de sus clientes no es difícil si se toma el tiempo de configurar una nueva plantilla, después de lo cual solo se requieren unos pocos clics. Para sus clientes, el proceso es igual de simple; no toma mucho tiempo registrarse para una cuenta Intellinote.
Si realmente desea aprovechar todo lo que Intellinote tiene para ofrecer, anime a sus clientes a asignar tareas. Haga que establezcan las fechas de vencimiento, escriba descripciones completas, agregue los archivos de respaldo como archivos adjuntos y use los comentarios para analizar el tema. Una vez que se ha asignado la tarea, ambas partes pueden mantenerse al día con el progreso.
Las secciones Tareas asignadas a mí y Tareas que he asignado del Espacio de trabajo unificado facilitan a las personas mantenerse al día con las tareas independientemente del espacio de trabajo, lo cual es útil cuando se trata de clientes múltiples, en las épocas más concurridas del año o cuando se pone al día.
Naturalmente, este sistema funciona en ambos sentidos, y si necesita información adicional, pago u otra cosa de un cliente o cliente, simplemente cree una nueva tarea y asígnela a la persona relevante. Todo está donde debe estar: en el espacio de trabajo del cliente (o proyecto).
Mantenga a sus competidores más cerca
Es imposible que cada empresa sepa en todo momento cuál es la competencia, pero sin duda es posible formarse una idea de lo que ya ha logrado. Desarrollar su estrategia comercial como respuesta a lo que hacen sus competidores le asegura que se mantendrá fresco e innovador, haga lo que haga. Intellinote está listo para la tarea.
Seguir la presencia de la competencia es una forma de mantenerse al día. Cada mención que ve en los blogs, en los materiales publicitarios o en las redes sociales se puede registrar en una nota que guarde en esa compañía, grupo o individuo en particular. Compartir esta nota o agregar miembros de su equipo al espacio de trabajo hace que este sea un esfuerzo grupal. Incluso puede configurar Google Alerts y reenviar correos electrónicos con respecto a los competidores directamente a Intellinote.
Para reenviar un correo electrónico a su cuenta Intellinote. simplemente envíe un correo electrónico a [email protected] desde su dirección Intellinote registrada y su nota se guardará en la sección Mis Notas de su Espacio Personal de Trabajo . Incluya #tag o @ "Espacio de trabajo" en la línea de asunto para fines de organización. Y, si agrega "+ tarea" a la línea de asunto, su nota se convierte en una tarea dentro de Intellinote.
Con esta información fluyendo en Intellinote, puede comenzar a etiquetar notas para organizarlas por empresa, convertirlas en Tareas y asignarlas a los miembros de su equipo para realizar un seguimiento e iniciar Discusiones para formular respuestas. La capacidad de convertir elementos entre Notas y Tareas, asignar a diferentes miembros del equipo y colaborar en la investigación de mercado de esta forma lo ayuda a crear una imagen completa de la competencia.
La competencia es buena
Toda empresa debe responder a la competencia. Esto no solo fomenta la innovación, sino que también garantiza que atraer directamente a los clientes sigue siendo un enfoque clave de su estrategia comercial. Si pierde frente a un competidor, puede rastrear y administrar su respuesta en una Nota y hacer un seguimiento sin esfuerzo usando las Tareas asignadas a los miembros del equipo.
Los debates utilizados para formular respuestas a campañas de la competencia pueden ser útiles como referencia la próxima vez que se vea obligado a adaptarse. Los nuevos miembros del equipo pueden tener instantáneamente acceso a una gran cantidad de conocimiento sobre las mismas personas contra las que competirán, y como compañía, usted está observando activamente a la competencia y construyendo una imagen cada vez más detallada.
Imagina que hiciste esto en el transcurso de los años. No solo tendrías una lista de las estrategias de tu competidor durante un período determinado, sino una imagen viviente de cómo respondes como un negocio ante dichas amenazas. Tener acceso a este material hace que sea fácil criticar su estrategia más amplia, solicitar decisiones pasadas exitosas o, mejor aún, evitar cometer los mismos errores dos veces.
Delegar Efectivamente
Es muy poco probable que cada miembro de su organización pueda mantenerse al día con todas las vías de competencia, pero es probable que desee mantener el alto nivel de participación. Al invitar a todos a contribuir al espacio de trabajo, es fácil para cualquier persona anotar campañas, menciones o promociones.
Esto puede ser muy beneficioso para su organización, pero puede ir más allá. Al delegar determinadas empresas o áreas de interés para las personas, pueden utilizar la herramienta Seguir para estar al tanto de estos elementos prioritarios y al mismo tiempo contribuir al panorama general. Los elementos aparecen en su Espacio de trabajo unificado en Siguiente, y también se incluyen en los resúmenes de correo electrónico.
Sentido de Google Drive
Google Drive (anteriormente Docs) ofrece un conjunto completo de herramientas de colaboración en tiempo real para procesamiento de textos, mantenimiento de registros, manejo de datos, presentaciones y más. El tirón de una solución de productividad asequible y de probada eficacia es comprensible desde una perspectiva grupal o comercial, pero eso también significa que Google Drive es una plataforma adicional con la que tendrá que lidiar.
Los beneficios de uno de los logros más orgullosos de Google superan con frecuencia a los negativos, pero las frustraciones siguen ahí: un sistema de organización que se basa en carpetas, comentarios que aparecen en línea y que son difíciles de rastrear y una sensación abrumadora de fragmentación. agregue otro producto a su conjunto de herramientas comerciales.
Asociar estos documentos con los miembros del equipo y el departamento implica a menudo compartir URL, "Necesita permiso para acceder a este elemento", errores y conversaciones que tienen lugar dentro de un documento que son difíciles de seguir y aún más difíciles de seguir. Intellinote es el pegamento contextual utilizado para mantener sus documentos de Google Drive pegados a sus contextos relevantes.
Resolviendo el problema de Google Drive
Simplemente, Intellinote proporciona una interfaz de usuario basada en el contexto para su contenido de Google Drive, organizando sus documentos de colaboración junto con las Notas, Tareas y Discusiones existentes. Ni siquiera tiene que visitar Google Drive, ya que sus documentos aparecerán en los espacios de trabajo pertinentes, lo que significa que tampoco tiene que lidiar con el complicado sistema de carpetas de Google.
Google Drive también causa problemas a los usuarios con respecto a varias cuentas: a menos que esté usando un navegador con múltiples perfiles, tendrá que cambiar de cuenta cada vez que quiera acceder a un documento. Sin embargo, si conecta Intellinote a su cuenta de "trabajo", puede acceder a los documentos de su empresa a través de él sin tener que cerrar sesión constantemente en su Google Drive personal.
Mueva las discusiones fuera de los documentos y al espacio de trabajo, haciendo que puedan buscarse de inmediato y estén siempre disponibles desde un solo lugar. Cree nuevas versiones de ideas descargando y adjuntando archivos, superando problemas de permisos o duplicando problemas de archivos.
El contenido que rodea a sus documentos de Google Drive ayuda a proporcionar contexto, con Tareas y Notas para respaldar documentos o información relevante junto con sus hojas de cálculo y presentaciones de Google. Las discusiones toman el relevo de los comentarios en línea, facilitando a los miembros de la organización el intercambio de ideas desde el espacio de trabajo relevante.
Por último, si está tratando con clientes que usan otros tipos de archivos como .DOCX y .PDF, Intellinote permite mantener estos recursos a mano en forma de archivos adjuntos en Notas o comentarios, junto con sus propios documentos de Google. Intellinote está diseñado para mantener todo junto, en un solo lugar.
¡Ponte a trabajar!
Si bien es imposible que un producto sea bueno en todo, Intellinote está diseñado para ser simple. Eso significa que es flexible y se puede adaptar para usar en todo tipo de situaciones. Al crear un sistema simple de Notas, Tareas y Discusiones para espacios de trabajo de usos múltiples, es posible organizar todo; de departamentos enteros a eventos individuales.
El truco de la manga de Intellinote es la organización, que en este contexto significa más que simplemente mover algunos documentos al lugar correcto. Intente mover todas sus discusiones relacionadas con el trabajo fuera de su bandeja de entrada y directamente a los departamentos pertinentes. Comparta archivos con sus superiores adjuntándolos directamente a la Tarea que le asignaron. En lugar de enviar un correo electrónico sobre esa maqueta o propuesta, se dará cuenta de que comentar directamente sobre el artículo es una forma más productiva de trabajar.
Una vez que te hayas dado cuenta de esto, las alternativas no parecen tan deseables. Perder tiempo, concentración y dinero confiando en el campo de búsqueda de Gmail no es exactamente un plan de negocios.
Libre de intentar
Ya sea que recién esté empezando en una pequeña empresa emergente y desee construir su negocio sin las dificultades de confiar en el correo electrónico para todo, o simplemente está descubriendo cómo su organización establecida puede beneficiarse de dicho sistema; puede probar Intellinote gratis (para siempre) para ver si se ajusta a sus necesidades.
Los equipos de hasta cinco pueden crear hasta diez espacios de trabajo con 2 gigabytes de almacenamiento por usuario para cargar archivos. Estas cuentas iniciales son gratuitas para siempre y cuentan con soporte completo para Google Drive, acceso móvil e integración de correo electrónico. Para startups particularmente pequeñas, Intellinote es esencialmente gratuito. Los precios profesionales ponen a Intellinote en $ 10 por usuario por mes, con 5 GB de almacenamiento en la nube disponibles para cada miembro y la posibilidad de crear un número ilimitado de espacios de trabajo.
Sean cuales sean sus necesidades, ya sea de negocios o de otro tipo, Intellinote empodera a las personas corporativas, técnicas y creativas que necesitan una solución poderosa y colaborativa para hacer el trabajo.
Regístrese hoy en Intellinote.net
Créditos de la imagen: PlaceIt