Las herramientas y los recursos en línea para organizar reuniones efectivas son amplios y variados, y extremadamente útiles. Con sitios como MyCommittee.com, puede reducir la necesidad de enviar y recibir correos electrónicos y reenviar documentos para organizar una reunión. MyCommittee le permite organizar y administrar reuniones con los miembros de su comité, así como tomar minutas en línea y compartirlas después de cada reunión.
Los escritores de MUO han cubierto varias otras herramientas de reuniones en línea, pero personalmente me gusta MyCommittee porque incluye características y herramientas básicas para reuniones pequeñas y medianas. Puede ser especialmente útil si realiza reuniones en línea en Google Hangouts. Consejos sobre planificación y celebración de reuniones eficaces con Google Hangouts. Consejos sobre planificación y celebración de reuniones efectivas con Hangouts de Google. Con la tecnología actual de Internet, celebrar reuniones en línea puede ser eficiente y costoso. -efectivo especialmente si los pre-planifica y utiliza herramientas que ahorran tiempo. Durante los últimos meses he participado en reuniones en línea ... Lea más, Skype u otros sitios similares.
Cómo funciona
La clave para utilizar MyCommittee es registrar una cuenta en el sitio, configurar su primera agenda y luego invitar a su comité o a los miembros de la organización para que la revisen. El sitio incluye un asistente que lo guiará a través del proceso de creación de la agenda de su reunión.
Por supuesto, establecerá la información logística y el propósito de la reunión; agregue una lista de invitados e invitados invitados, seguida de elementos recurrentes de la agenda (p. ej., revisar y aprobar la agenda, negocios antiguos y nuevos, tareas de revisión) y cargar documentos que se pueden descargar para su revisión.
En la Configuración del comité, puede, entre otras cosas, establecer la información predeterminada, crear una plantilla de agenda, establecer privilegios de miembro y habilitar o deshabilitar el acceso público o privado a agendas y minutos.
Después de crear y revisar su agenda, puede enviar un enlace por correo electrónico a sus miembros e invitados. También puede exportar una copia en PDF de la agenda para que pueda verse e imprimirse sin conexión. El asistente de agenda hace que sus agendas se vean muy profesionales, reduciendo la cantidad de trabajo que llevaría producirlas en Word o en algún otro editor de texto.
Antes, durante y después de las reuniones
Si puede hacer que todos los miembros de su comité participen utilizando MyCommittee, puede utilizarse como un centro central donde pueden obtener el privilegio de agregar y editar elementos de la agenda y cargar documentos para la reunión.
En cualquier momento antes de que comience la reunión, los miembros pueden agregar comentarios sobre cualquier tema de la agenda que todos puedan ver, y notas personales sobre los ítems, que solo pueden ser vistos por la persona que publicó la nota.
En la fecha de la reunión, verá el botón "Crear minutos" que cuando está habilitado convierte su agenda en minutos. El diseño y la agenda de los minutos y la agenda son casi los mismos, pero después de que su agenda se convierte en minutos, puede usar la sección de comentarios de cada elemento para agregar notas, puntos de discusión, decisiones, etc. para cada elemento. El cuadro de texto de comentarios no se abre en línea dentro de los minutos, sino como una página separada.
También hay una sección para asignar tareas tanto para el comité como para los miembros individuales. El contenido de sus minutos puede ser visto por todos los miembros en línea de su comité, que pueden participar en la actualización de las minutas, por lo que la tarea no recae en una sola persona.
Si los miembros del comité tienen acceso en línea a la agenda y a las actas durante la reunión, MyCommittee puede ayudar a que todos se mantengan enfocados en la tarea, y reduce la cantidad de papel impreso para más documentos.
Evaluación general
Las características básicas de MyCommittee permiten miembros ilimitados del comité registrado y agendas y minutos ilimitados. El almacenamiento de archivos, sin embargo, está limitado a solo 1MB. Siempre puede usar servicios de almacenamiento de archivos como Dropbox para vincular a documentos para descargar. (Nota: si busca una opción de configuración en línea y minutos totalmente gratis, puede verificar Agreedo Agreedo: Escribir y administrar sus reuniones de negocios Minutos de Free Online Agreedo: Escribir y administrar sus reuniones de negocios Minutos gratis en línea para varios Hace semanas que he estado buscando un sitio web o aplicación fácil de usar que me permita guardar y almacenar los minutos de las reuniones. El enfoque tradicional de los documentos de texto ya no es productivo ... Lea más).
Hay algunas áreas donde MyCommittee necesita mejoras. Por ejemplo, tiene una aplicación de cliente móvil para Black Berry, pero no una para iPhone o Android. No hay integración de redes sociales, y la edición de elementos de la agenda puede tomar unos pocos clics.
MyCommittee incluye un par de tutoriales introductorios en video para que pueda comenzar a usarlo y varios recursos de apoyo sobre cómo mantener y administrar reuniones efectivas.
Díganos qué piensa de MyCommittee y qué otras herramientas de reuniones en línea recomienda. Para otras ideas sobre este tema, revisa estos artículos:
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Crédito de la imagen: reunión del grupo empresarial a través de Shutterstock