¿Alguna vez recibió una solicitud de reunión en el trabajo y simplemente se rascó la cabeza? Te preguntas de qué se trata exactamente la reunión, qué se discutirá y quizás incluso por qué fuiste invitado. Miras a los otros invitados esperando una pista, pero todavía no tienen ni idea.
Algunos dicen que si recibes una invitación a una reunión vaga, simplemente debes rechazarla. Ahora, ya sea que esté de acuerdo con eso o no, si usted es el coordinador, ¿vale la pena el riesgo de que los head-scratchers disminuyan solo porque están desconcertados?
Con un poco de previsión y las herramientas adecuadas, puede asegurarse de que el objetivo de su reunión sea claro. ¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe ¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe Si una reunión está bien organizada, no hay ninguna razón por la cual no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. Lea más y reduzca el riesgo de que disminuyan los asistentes debido a una solicitud de reunión poco clara.
Planifique con los 5 W
Antes de enviar al azar la convocatoria de reunión, piénselo bien utilizando quién, qué, cuándo, dónde y por qué.
1. A quién invitar
Muchas veces, las personas envían invitaciones a reuniones que incluyen demasiados participantes o solo los incorrectos. Haga su trabajo preliminar antes de tiempo para responder estas preguntas:
- ¿Quién debería ser invitado?
- ¿Quién es necesario para la discusión?
- ¿Quién tiene el conocimiento necesario para el propósito?
No se limite a invitar a todos La verdad sobre las reuniones - Y es feo La verdad sobre las reuniones - Y es feo La reunión debe ser productiva, ¿verdad? Lea más en el departamento porque no está seguro.
2. De qué se trata la reunión
Esta es la parte más importante de su planificación. Piense de qué se trata exactamente la reunión, cuál es el objetivo y cuál debe ser el resultado esperado. Si no puede determinar el punto de la reunión usted mismo, entonces es probable que sea prematuro.
3. Cuándo tendrá lugar la reunión
Esto puede no parecer una pieza importante si trabajas en un entorno de oficina pequeño. Pero para compañías más grandes o reuniones más grandes, es esencial. ¿Tiene asistentes que son remotos, residen en un huso horario diferente y trabajan las mismas horas que los demás?
Asegúrese de elegir un horario accesible para todos Evite el estrés del exceso de programación con 10 consejos inteligentes de Google Calendar Evite el estrés del exceso de programación con 10 consejos inteligentes de Google Calendar El secreto para eliminar el estrés con un calendario es simple: recorte las cosas que no necesita, haga tiempo para las cosas que ama y manténgalo organizado. Usa estos diez consejos. Lee mas .
4. Dónde se realizará la reunión
Esto también es clave cuando planifica su reunión si tiene asistentes fuera del sitio. ¿Se necesitará una conferencia telefónica? Debe una reunión web Consejos de GoToMeeting para su próxima reunión en línea Consejos de GoToMeeting para su próxima reunión en línea GoToMeeting puede ayudarlo a que sus reuniones en línea sean un éxito. Es gratis para hasta tres participantes. Le mostramos cómo configurar, unirse y preparar reuniones grabadas. Leer más estar planeado? ¿O simplemente necesita reservar una sala de conferencias en el sitio? Asegúrese de pensar en el futuro para dar cabida a aquellos a los que espera asistir.
5. Por qué la reunión es necesaria
Esto es tan importante como la pregunta ¿Qué? ¿Por qué es necesaria una reunión? ¿Puede el objetivo ser resuelto sin una habitación llena de gente? ¿Podría una pequeña investigación proporcionar la respuesta? ¿Tiene suficiente información para realizar la reunión en este momento?
Recuerde, las reuniones le quitan tiempo a los deberes de todos los involucrados. Lo último que quiere hacer es perder el tiempo de sus asistentes Deje de perder tiempo y comience a tener reuniones productivas con MinutesPad para Android Deje de perder tiempo y comience a tener reuniones productivas con MinutesPad para Android Las reuniones tienen mala reputación porque se hunde el tiempo ineficiente. No tiene por qué ser así: resulta que aún puede haber esperanza para una reunión productiva. Lee mas .
Crear la agenda de la reunión
Ahora que ha respondido a las cinco W, utilícelas para trabajar en la invitación a la reunión y la agenda. Y sí, una agenda de reunión casi siempre es necesaria por una variedad de razones.
Una agenda de la reunión permite a los asistentes:
- Conozca el propósito y el objetivo de la reunión.
- Vea los puntos de debate y sea capaz de planificar anticipadamente su parte o preparar preguntas.
- Vea lo que se espera al final de la reunión o lo que la reunión debería resolver.
- Siga a lo largo de la reunión y manténgase encaminado.
Comience con una plantilla
La mejor manera de crear su agenda es comenzar con una plantilla. Esto no solo le ahorra tiempo, sino que ya contiene el esquema que necesita para los detalles. Aquí hay algunas opciones para cumplir con las plantillas de agenda 15 Mejores plantillas de agenda de reunión para Word 15 Mejores plantillas de agenda de reunión para Word Cuando llega el momento de planificar una reunión, no debe perder el tiempo creando una agenda desde cero. Muchas plantillas de agenda de reuniones para Microsoft Word pueden ayudarte a tener un gran comienzo. Lea más puede consultar en Microsoft Word. Son lo suficientemente flexibles para cualquier tipo o tamaño de reunión.
Esta plantilla de agenda es excelente porque incluye una plantilla de minutos de reunión bien formateada. Con una descarga, obtienes ambas. Con un buen diseño de mesa, todos pueden ver claramente el objetivo, la lista de asistentes y la agenda de temas. Otra sección útil muestra lo que los participantes deben traer a la reunión, que a menudo es una pieza olvidada.
Esta próxima plantilla de agenda también es una buena opción. Al igual que el otro, puede ver fácilmente el objetivo, los temas de la agenda y cualquier elemento de acción anterior. Pero también incluye áreas para nuevos elementos de acción que puede anotar durante la reunión, así como un lugar para las notas.
Aquí hay una plantilla más para ver que está limpia y clara. Como el primero que se muestra, tiene un formato de tabla básico con secciones fáciles de leer. Además, ofrece el área para lo que los participantes deben traer a la reunión.
Cómo preparar una agenda efectiva
Una vez que haya decidido la plantilla de la agenda de la reunión, es importante completarla efectivamente. Sea claro, preciso y haga todo lo posible para no dejar nada abierto a la interpretación. La sección de asistentes es la pieza más simple, pero los demás deben comunicarse bien.
Objetivo de la reunión
Esto debería ser una meta simple de una o dos oraciones (como máximo) para la reunión. Esto proviene de la Pregunta de arriba que te preguntarás a ti mismo. Por ejemplo, supongamos que su reunión es para revisar las tres opciones de diseño de la interfaz de usuario para el nuevo sitio web.
Su objetivo debe decir exactamente eso y no algo así como "hablar sobre un nuevo sitio web". Este último es vago, no identifica la parte del sitio web para discutir, y generalmente no está claro.
Temas de la agenda de reuniones
Aquí enumerará cada porción que intenta discutir. Nuevamente, esto debe ser claro para que aquellos a quienes se espera que aborden un tema puedan prepararse.
Usando el ejemplo anterior, si se espera que el desarrollador web Bill proporcione los pros, los contras y las tres opciones de diseño, dígalo. No simplemente declare: hable de diseños. ¿Bill sabrá exactamente qué quiere discutir? Si lo dices, lo hará.
Artículos para llevar
Si espera que sus participantes proporcionen información, materiales, imágenes o cualquier otra cosa, use esta sección. No asuma eso simplemente porque un asistente se muestra que proporcionará lo que espera.
Para nuestro ejemplo con Bill, tenía claro el tema de la agenda, que es perfecto. Sin embargo, para asegurarse de que traiga una lista de pros y contras para cada diseño junto con las imágenes de esos diseños, agréguelo a la sección correspondiente de la agenda.
Proporcionar elementos antes del tiempo
De ser posible, adjunte la agenda a la convocatoria de reunión cuando la envíe. Esto permite que sus asistentes lo tengan a mano cuando llega la hora de la reunión y les permite saber exactamente qué esperar. Esto es aún más importante si programa una reunión de último minuto.
Si envía la solicitud de reunión con mucha anticipación, es posible que prefiera esperar en la agenda. Podría ser un trabajo en progreso o podría estar esperando más detalles al respecto. Si este es el caso, solo asegúrese de incluir el objetivo de la reunión, un breve resumen de los temas y los elementos preliminares para presentar la solicitud.
Luego, indique que la agenda oficial se enviará en una fecha X que debe ser como mínimo tres días antes de la reunión. Si puede, también es una buena idea imprimir copias de la agenda Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta ¿A veces parece imposible imprimir documentos exactamente de la manera que desea? ¡Podemos ayudar! Le mostramos todas sus opciones de impresión y le ayudamos a elegir la configuración correcta para documentos perfectamente impresos. Lea más y tráigalos a la reunión. Siempre parece haber un participante que se olvida de ellos.
Prepárese para capturar los minutos de la reunión
Si ha seguido este plan hasta el momento, entonces su reunión ya ha tenido un gran comienzo. Pero hay una cosa más que debes hacer de antemano. Prepárese para capturar los minutos de la reunión.
Aquí nuevamente, usar una plantilla es ideal. Puede imprimir estas opciones de plantilla de Microsoft Word. 12 Mejores minutos de reuniones. Plantillas para profesionales. 12 Mejores minutos de reuniones. Plantillas para profesionales Tomar notas es el primer paso para mantener a todos los asistentes a la reunión en la misma página. Las plantillas facilitan la captura de esos minutos de reunión. Compilamos una variedad de plantillas para Word, OneNote, Evernote y Google Docs. Lea más si prefiere escribir a mano o usarlos en su dispositivo digital, si corresponde.
Esta plantilla, que puede encontrar dentro de Microsoft Word, es una excelente opción porque amplía cada tema de la agenda. Para cada elemento, puede incluir notas sobre puntos de discusión, conclusiones, elementos de acción, partes responsables y fechas límite específicas para cada tema.
Si prefiere una plantilla de minutos de reunión que no detalle los puntos de discusión, esta es una opción sólida. Puede enumerar los ítems de la agenda que fueron realmente discutidos, por quién y durante cuánto tiempo. A continuación, puede anotar las decisiones que se tomaron y los nuevos elementos de acción con las partes responsables y las fechas de vencimiento.
Toma buenas notas
Todos tenemos una forma de tomar notas durante una reunión. Pero si usted es el coordinador, absolutamente debe tomar notas fuertes. No hay nada peor que escribir una nota solo para verla más tarde y preguntarse qué dice o qué significa.
Capture tanto como sea posible durante la reunión y luego revíselo antes de levantar la sesión. Debe revisar lo que se discutió, todo lo que se decidió y, lo más importante, los nuevos elementos de acción. Repítalo brevemente con sus participantes como una revisión para usted y para ellos. Si falta algo o está equivocado, lo mejor es averiguarlo antes de que todos salgan de la habitación.
Ve y conoce
Si bien puede no haber una forma exacta o positivamente perfecta para garantizar que tenga una reunión efectiva. 3 Plantillas gratuitas para mantener reuniones en curso y 3 útiles Plantillas gratuitas para mantener las reuniones alineadas y útiles Mejore sus reuniones con una plantilla bien estructurada. Aquí le mostramos plantillas de reuniones gratuitas para preparar, registrar y recapitular sus reuniones para obtener un resultado efectivo. Lea más, este plan puede ayudarlo a seguir su camino. Haga lo que pueda para prepararse y preparar a sus asistentes con anticipación.
¿Qué consejos tienes para planificar una reunión? ¿Hay algo que haces como el coordinador que ayuda? Háganos saber sus sugerencias en los comentarios a continuación!