Tarde o temprano, la bandeja de entrada de Gmail de todos se convierte en un desastre abrumador. Hay muchos trucos para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico, pero hay uno que no está usando: buenas etiquetas antiguas de Gmail .
Las etiquetas han existido desde hace mucho tiempo, por lo que casi se han convertido en puntos ciegos para muchos de nosotros. He sido un usuario de Gmail desde su creación, pero nunca utilicé etiquetas hasta hace poco. Ha cambiado por completo la forma en que abordo el correo electrónico, finalmente ayudándome a dominar mi bandeja de entrada.
Usar etiquetas con éxito depende de unos pocos principios básicos de productividad, como cualquier sistema de administración de tareas pendientes. Aquí están los trucos que me ayudaron y pueden ayudarte también.
Las etiquetas no deberían hacerte pensar
La aplicación de una etiqueta debe ser mecánica; la acción que realice en base a una etiqueta debe ser mecánica.
Esta es quizás la parte más importante del uso de etiquetas en Gmail. Inicialmente, tendrá la tentación de crear una larga lista de etiquetas. "Cada tarea o correo electrónico es único", se dirá a sí mismo. Evita caer en esta trampa. Cuantas más etiquetas tenga, cuanto más le hagan pensar, más tiempo le tomará. Tienes que luchar activamente contra la fatiga de la decisión Cómo formar un nuevo hábito cuando parece demasiado difícil seguir adelante Cómo formar un nuevo hábito cuando parece demasiado difícil para seguir Los hábitos no se forman de la noche a la mañana. Cada año, hacemos estas resoluciones que requieren cambios importantes. Si quieres un nuevo hábito, debes estar preparado para las trampas y cómo superarlas. Lea más, así que eso es lo que deberían ser las etiquetas.
Tenga el menor número de etiquetas que pueda. Cada etiqueta debe servir para un solo propósito. Como regla general, use estas etiquetas primarias y agregue cinco más que sean específicas para sus necesidades de trabajo.
Las 5 etiquetas principales: Hoy, Listo, Esperando, Tareas pendientes, Responder
Varios expertos de la bandeja de entrada recomiendan hacer un escaneo diario de su correo electrónico por la mañana Cómo vencer la adicción al correo electrónico mediante el seguimiento de los hábitos de la bandeja de entrada Cómo vencer la adicción al correo electrónico al rastrear los hábitos de la bandeja de entrada El correo electrónico está secuestrando sus días, y es ser astuto al respecto. Puedes recuperar el control de tu tiempo. Averigua cuánto tiempo dedicas al correo electrónico ahora y recuérdale. Lea más, para que sepa qué hacer con cada correo electrónico. Trate este escaneo como el momento para organizar su bandeja de entrada, al igual que organizaría su lista de tareas pendientes.
La regla zeroth de la administración del correo electrónico: si puede eliminarla, elimínela. Para los mensajes que no puede eliminar, generalmente puede categorizarlos con estas cinco etiquetas principales:
- Hoy: Marque esto en cualquier correo electrónico que tenga una acción que tomar hoy. Está bien si un correo electrónico está marcado Hoy y algo más; el punto es saber que este correo electrónico es pertinente para hoy.
- Tareas pendientes : si un correo electrónico tiene un proyecto o tarea que debe hacer hoy, márquelo con esta etiqueta. Punto clave: la tarea debe ser más que solo responder a ese correo electrónico. Puedes intentar unir esto con Sortd para convertir Gmail en un tablero de tareas similar a Trello. Convertir Gmail en un tablero de tareas tipo Trello con Sortd. Convertir Gmail en un tablero de tareas Trello con Sortd. En la fuerza de trabajo moderna, tu correo electrónico a menudo se convierte en tu lista de tareas. Bueno, ahora puedes obtener la organización estilo Trello directamente en Gmail con una nueva extensión de Chrome, Sortd. Lee mas .
- Respuesta: Marque esto en cualquier correo electrónico que necesite una respuesta. Por lo tanto, un correo electrónico podría marcarse como "Hoy + Por-Hacer + Responder", lo que indica que contiene una tarea que no es de correo electrónico, y debe responderse al final del día.
- Esperando: Marque esto en cualquier correo electrónico donde sea importante para usted, pero debe esperar a que otra persona realice una acción. Recogí este truco de los consejos del fundador de ActiveInbox Andy Mitchell para administrar la sobrecarga de correo electrónico Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y las listas de tareas en correos electrónicos Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y las listas de tareas en correos electrónicos El correo electrónico no es solo comunicación, sino también dicta tu lista de tareas pendientes. Vamos a hablar sobre los mejores consejos para vincular la bandeja de entrada a nuestra productividad con Andy Mitchell, el fundador de ActiveInbox. Lee mas .
- Hecho: la etiqueta más importante. Cualquier correo electrónico donde su entrada ya no sea necesaria, márquela como Listo. No soy partidario de eliminar correos electrónicos porque prefiero tener ese documento impreso; e incluso si está archivando un correo electrónico, la respuesta del remitente lo regresará a su bandeja de entrada. ¡Necesita esa etiqueta de "Hecho", especialmente si es un seguidor del método de productividad Listo hecho.
¡Las etiquetas son geniales como Placebos!
Cada vez que recibía una nueva notificación por correo electrónico, mi primer instinto fue abrir, leer, responder o eliminar. Fue disruptivo para mi flujo de trabajo. Pero esa notificación desatendida me molestaría, así que terminé interrumpiendo todo lo que estaba haciendo para solucionarlo.
Ahora, solo aplico una etiqueta y vuelvo al trabajo. Dirijo el correo electrónico más tarde, una vez que haya terminado mi trabajo actual. La aplicación de una etiqueta me da la satisfacción mental de haber interactuado o abordado el correo electrónico, sin gastar la cantidad de tiempo que tendría de lo contrario.
Las etiquetas son un fantástico placebo para aquellos que compulsivamente necesitan hacer algo acerca de los correos electrónicos entrantes.
Las etiquetas deben ser de fácil acceso, aplicar e identificar
Gmail tiene muchas herramientas para hacer etiquetas tan fáciles de usar como sea posible. Dedique un poco de tiempo a personalizar la apariencia de las etiquetas, aumentará su uso.
Ve al ícono de ajustes> Configuraciones> Etiquetas para ver todas tus etiquetas y administrarlas. Aquí, también recomiendo ocultar la mayoría de los otros elementos que ve en la barra lateral izquierda Gmail Actualizaciones de etiquetas usando extensiones de Two Labs [Noticias] Actualizaciones de Gmail Etiquetas usando extensiones de Two Labs [Noticias] Lea más, como Correo enviado, Borradores, Importante, Categorías, Círculos y más. Si sus etiquetas aparecen primero, es más fácil detectarlas y arrastrar y colocar en los correos electrónicos.
Además, colorea el código de tus etiquetas. Haga clic en el pequeño menú desplegable de cualquier etiqueta en la barra lateral para elegir los colores. Los colores simples aplicados a sus etiquetas principales lo ayudarán a identificarlos fácilmente. Utilizo una etiqueta verde para "¡HECHO!" - es satisfactorio mirar y saber que ya no tengo que molestarme con ese correo electrónico. De manera similar, marqué la etiqueta "TODAY!" Con un color rojo brillante para que siempre llame mi atención.
Sin extensiones, sin volantes
La belleza de las etiquetas es que está integrada en Gmail. No necesita ninguna RAM que mastique extensiones que pueda usar en Chrome, pero no en la aplicación móvil de Gmail. Funciona perfectamente cada vez que abres tu bandeja de entrada. Los mejores sistemas de productividad son aquellos que se salen de tu camino, y eso es lo que son las etiquetas.
Si tiene un truco para usar las etiquetas de manera más efectiva en Gmail, ¡nos encantaría escucharlo! Deja tus sugerencias en los comentarios o haz las preguntas que tengas.
Créditos de las imágenes: El Cairo