Todos saben que en estos días, es bastante difícil sobrevivir o administrar sus asuntos sin correo electrónico. De hecho, la mayoría de las personas tiene dos o tres correos electrónicos para administrar, por lo que sin una buena gestión del correo electrónico, esa bandeja de entrada ocupada puede perder el control bastante rápido.
Lo sé, te preguntas ¿realmente necesitamos otro artículo sobre administración de correo electrónico? Quiero decir, solo en 2012 hemos tenido muchos de ellos, como el artículo de Tina sobre la administración de proyectos intensivos de correo electrónico en Gmail Administrar y colaborar en proyectos intensos de correo electrónico dentro de Gmail con Streak [Chrome] Administrar y colaborar en proyectos intensivos de correo electrónico dentro de Gmail con Streak [Chrome] Streak es un poderoso complemento de administración de proyectos de Gmail para Chrome. Viene con plantillas para diferentes tipos de proyectos, por ejemplo, soporte al cliente o planificación de eventos. En Streak, los proyectos se llaman tuberías. Puede ... Leer más, y su correo electrónico sobre la importación y administración de varias cuentas Cómo importar y administrar múltiples cuentas de correo electrónico en Gmail Cómo importar y administrar múltiples cuentas de correo electrónico en Gmail No es raro tener varias cuentas de correo electrónico, pero verificar múltiples cuentas en diferentes lugares es tedioso. Por lo tanto, muchas personas vuelven a un cliente de correo electrónico de escritorio como Thunderbird o Outlook para administrar todos sus ... Leer más. Yaara cubrió la nueva función Redactar de Gmail ¿Demasiados clics? Siga estos consejos para ahorrar tiempo con la nueva redacción de demasiados clics de Gmail Siga estos consejos para ahorrar tiempo con la nueva redacción de Gmail En una encuesta reciente que mantuvimos aquí en MakeUseOf, descubrimos que más del 75% de ustedes ya usan la nueva compilación de Gmail. Al leer los comentarios de esa encuesta, también he constatado que, aunque muchos de ustedes son ... Leer más, Aaron habló sobre cómo hacer que sobresalga su correo electrónico Cómo hacer que su mensaje de correo electrónico destaque en una bandeja de entrada desordenada Cómo hacer que su correo electrónico Mensaje destaque en una bandeja de entrada desordenada ¿Alguna vez ha enviado un correo electrónico que sintió que era importante para que le respondieran muchos días después o lo olvidaran más? De acuerdo, a veces está fuera de tu control, pero hay cosas que puedes hacer ... Leer más en el desordenado correo electrónico de otra persona, y hace poco Yaara cubrió las respuestas enlatadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlazadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas conservadas Don ¿Tienes tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas algo de comida para acampar que no vaya a ir mal? Fácil, consigue algo de comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas por correo electrónico? ¡Prueba correos electrónicos enlatados! Piensa ... Leer más. ¿No hemos terminado todavía?
Bueno, la verdad es que uno de los problemas más comunes que tienen las personas es que a pesar de todos sus esfuerzos, a pesar de todos los complementos más geniales y carpetas creativas que crean para guardar correos electrónicos, la bandeja de entrada inevitablemente se llena de nuevo.
La razón de esto es que no importa cuánto intente organizar su bandeja de entrada, si mantiene el sistema de forma manual; si depende de usted para recordar tomarse el tiempo de ingresar y administrar su bandeja de entrada ocasionalmente, nunca suceda
En cambio, es mejor automatizar por completo la organización de su bandeja de entrada con el uso de las mejores herramientas dentro y fuera de Gmail. En este artículo, te voy a mostrar cinco cosas que puedes hacer ahora mismo para automatizar tu bandeja de entrada de Gmail, de modo que nunca tengas que preocuparte por intentar cavar en el desorden para encontrar esos correos electrónicos importantes.
5 consejos para administrar la bandeja de entrada de Gmail
No tienes que seguir perdiendo el control de esta manera. Todo ese esfuerzo por organizar su bandeja de entrada en carpetas agradables y ordenadas no tiene por qué convertirse en un esfuerzo perdido en un mes cuando todas esas cosas cambian, y su nuevo sistema de carpetas simplemente no tiene sentido.
Lo bueno de Gmail es que hay algunas herramientas de automatización brillantes disponibles que puede utilizar para que Gmail haga todo el trabajo por usted.
Usar filtros y etiquetas para automatizar la organización
Esto es algo que muchos escritores aquí en MUO han predicado a menudo. De hecho, Craig cubrió los filtros de Gmail 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada ¿Qué filtros deben tener cada persona en su arsenal para que su bandeja de entrada sea tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Leer más bastante bien en 2011, pero más allá de filtrar y ordenar solo una vez, es fundamental aplicar filtros cada vez que recibe un nuevo correo electrónico en su bandeja de entrada que no recibió automáticamente una de sus etiquetas existentes.
Retrocedamos un poco. Digamos que su casilla de correo electrónico se parece un poco a la mía. Un lío confuso de correo no deseado, algunas etiquetas antiguas que creé hace años y un montón disperso de correos electrónicos importantes. Tenga en cuenta que mi bandeja de entrada ha crecido a más de 10.000 correos electrónicos? Loco, ¿no?
Entonces, comencemos a hacer el trabajo diciéndole a Gmail qué hacer con los correos electrónicos que entran en la bandeja de entrada todos los días. Al seguir estos pasos que voy a tratar, notará que su número de correos electrónicos de bandeja de entrada comienza a caer cientos de correos electrónicos a la vez.
Primero, cuando vea un correo electrónico en su Bandeja de entrada que no tenga una etiqueta, descubra qué quiere hacer con él. ¿Son correos electrónicos de un cliente al que debe responder oportunamente? ¿Es una alerta de Google con historias interesantes que querrás leer cuando tengas tiempo? Para cada mensaje, crea un nombre de etiqueta que aplique.
Una vez que haya creado su nueva etiqueta, abra ese correo electrónico y use la lista desplegable a la derecha para seleccionar " Filtrar mensajes como este ". Esto creará automáticamente la regla requerida que identificará el correo electrónico entrante la próxima vez que llegue uno nuevo, generalmente utilizando el correo electrónico del remitente.
Puede establecer reglas adicionales que tengan sentido en su caso. Más allá del correo electrónico del remitente, puede asegurarse de que solo ciertos correos electrónicos de ese remitente, como los que tienen ciertas líneas de asunto o correos electrónicos que contienen ciertas palabras, se apliquen con esa etiqueta.
Para cada filtro, debe decirle a su cuenta de Gmail cómo organizar o administrar automáticamente ese correo electrónico entrante. En este caso, sé que esta dirección de correo electrónico proviene de un cliente en particular, y que estos correos electrónicos son muy importantes, por lo que voy a solicitar a Gmail que aplique automáticamente una etiqueta donde pueda ir a contestar esos correos electrónicos a diario, sin importar cuánto desorden está realmente en mi bandeja de entrada.
Esto se debe a que puede hacer clic en la etiqueta en el lado izquierdo de su cuenta de Gmail y solo verá esos correos electrónicos. No se pierden correos electrónicos más importantes en la pila de correo no deseado y alertas de baja prioridad.
Aún mejor, más allá de solo aplicar una etiqueta, dígale a Gmail que siempre los marque como importantes (para que aparezca la bandera amarilla junto a ellos) y recuerde marcar " Aplicar también filtro " para que los cientos de correos que llenan su bandeja de entrada se organicen inmediatamente con un solo clic.
Si ha estado recibiendo correo no deseado durante mucho tiempo y se olvidó de darse de baja de esos, entonces es posible que tenga cientos o incluso miles de correos electrónicos llenando su bandeja de entrada que son completamente inútiles. Cuando te encuentres con ellos, aplica un filtro y, en lugar de crear un filtro nuevo, solo toca el botón de búsqueda.
Esto mostrará una lista de todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada de ese remitente. Ahora puede seleccionarlos todos y eliminarlos a granel. Mira cómo tu Bandeja de entrada abultada se reduce rápidamente hacia cero.
Mantenga los correos electrónicos informativos fuera de su bandeja de entrada
Una cosa que es muy común en mi Bandeja de entrada son las alertas entrantes constantes o las actualizaciones de estado de una serie de sistemas en los que me he registrado, como alertas de Google para ciertos términos de búsqueda o informes de datos semanales de Google Analytics o Google Adsense. Realmente no tiene que abrirlos y leerlos todo el tiempo, pero sí quiere guardar esa información.
Para evitar que esos mensajes saturen su bandeja de entrada, cree un filtro y seleccione " Saltear la bandeja de entrada", y asegúrese de aplicar una etiqueta para que pueda encontrar esos correos rápidamente en una fecha futura cuando tenga tiempo para dedicarle a ellos.
Por ahora, ya debería tener su bandeja de entrada a una cantidad de correos electrónicos maravillosamente manejables, ¡tal vez incluso cero!
Sin embargo, no hemos terminado de automatizar esa bandeja de entrada. La realidad es que todavía hay más cosas que puede hacer para clasificar y archivar automáticamente la información importante sin tener que hacerlo usted mismo.
Archivos adjuntos automáticamente
Aaron primero cubrió Attachments.me Libere su bandeja de entrada de Gmail Adjuntos con Attachments.me Libere su bandeja de entrada de Gmail Adjuntos con Attachments.me ¿Alguna vez recibió un correo electrónico de su jefe, miembro de su familia, amigo o alguna otra conexión con un archivo adjunto y luego se guardó ese correo electrónico porque quería acceder al archivo adjunto más tarde? Probablemente ... Leer más el año pasado, y en mi opinión, es absolutamente el método más inteligente para mantener el tamaño de su casilla de Gmail bajo control.
Si recibe informes o datos regulares de personas que trabajan para usted, es probable que siempre utilicen el mismo tema cuando le envíen esos informes (probablemente porque también han automatizado su sistema). Puede conectar el servicio Attachments.me a su cuenta de Gmail para que pueda descargar automáticamente esos archivos adjuntos a su cuenta de almacenamiento en la nube favorita, como Dropbox, Box, Google Drive o SkyDrive.
Una vez que se haya registrado para el servicio, aparecerá en el lado derecho de su cuenta de Gmail cada vez que abra un correo electrónico con un archivo adjunto. Simplemente haga clic en " Enviar a su nube " para enviar ese archivo adjunto a su caja de almacenamiento en línea favorita, sin la necesidad de perder tiempo en descargarlo a su PC.
Esto ahorra tiempo, pero si desea ahorrar aún más tiempo, ¡automatice el proceso! Verás un icono de clip en la parte superior de la pantalla de Gmail. Haga clic en él y elija " Reglas de archivo automático ".
Ahora puede crear algo similar al filtro de Gmail que ha estado aplicando hasta este momento. Por ejemplo, recibo informes semanales de Adsense de un cliente, así que he creado una carpeta para Adsense_Files en mi cuenta DropBox, y aquí configuré una regla para buscar correos electrónicos de Adsense, con el asunto de ese cliente.
Ahora, cuando Attachement.me vea un correo electrónico entrante que coincida con esas reglas, lo cargará automáticamente a su cuenta de almacenamiento en la nube. Eso significa que no tiene que hacer nada: puede estar seguro de que cuando vaya a esa carpeta en su cuenta de almacenamiento en línea, siempre tendrá allí los archivos más recientes.
Esto básicamente convierte su cuenta de Gmail en un asistente automatizado que recibe información y clasifica toda la información por usted. Es como tener una secretaria personal, excepto que no tiene que pagar beneficios.
Archivar correos electrónicos entrantes como tareas
Una de las mejores cosas que Google podría hacer sería agregar la capacidad de agregar un filtro en Gmail que crea automáticamente una Tarea de Google. Desafortunadamente, esa característica aún no está disponible, pero al menos puede hacer que su cuenta de Gmail clasifique ciertos correos electrónicos entrantes como tareas que necesita agregar manualmente a su lista.
Por ejemplo, recibo correos de voz y correos electrónicos de formularios de contacto de lectores en TopSecretWriters a los que necesito responder ocasionalmente. No siempre tengo tiempo para responder cuando los recibo, pero sí quiero responder más tarde.
Para hacer esto, simplemente creo un filtro para esos correos electrónicos como se muestra al principio de este artículo, y luego creo una nueva etiqueta para él, y anilo esa etiqueta debajo de una etiqueta maestra que creé llamada " TASKS_TO_ADD ".
El uso de este enfoque hace que su cuenta de Gmail presente automáticamente ese tipo de correos entrantes que usted sabe que tendrán tareas asociadas a ellos, debajo de esa etiqueta en su barra de navegación.
Diariamente, o cuando lo desee, puede ir a esas carpetas, consultar los correos electrónicos, y si cree que el correo electrónico justifica una acción adicional de su parte, simplemente haga clic en el menú desplegable " Más " perdido en la parte superior de su cuenta de Gmail y haga clic en " Agregar a tareas ".
Esto envía automáticamente ese correo electrónico como una "tarea" en su cuenta de Tareas de Google.
De nuevo, si archiva automáticamente el correo electrónico y lo elimina de su Bandeja de entrada, ese tipo de correos electrónicos no deben saturar su bandeja de entrada, pero sabe que no los extrañará debido a su ritual diario para administrar "cosas por hacer". artículos en su cuenta de correo electrónico.
Utilice respuestas conservadas para hacer el trabajo pesado
El consejo final sobre cómo usar la automatización de Gmail para reducir su carga de trabajo es a través de respuestas automáticas.
En mi caso, quiero que Gmail envíe una respuesta enlatada cada vez que reciba un correo electrónico de mi formulario de contacto de Top Secret Writers. Simplemente cree un filtro para esos correos electrónicos y seleccione " Enviar respuesta almacenada ".
Por supuesto, tendrá que haber creado una respuesta enlatada para usar, pero puede aprender a hacerlo en el artículo que Yaara escribió recientemente sobre el tema Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas almacenadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas conservadas Don ' ¿Tengo tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas algo de comida para acampar que no vaya a ir mal? Fácil, consigue algo de comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas por correo electrónico? ¡Prueba correos electrónicos enlatados! Piensa ... Leer más.
Una vez que configure toda esta automatización en su cuenta de Gmail, no tendrá que preocuparse tanto por la administración activa de su Bandeja de entrada manualmente. No hay mejor manera de recuperar el control de su Bandeja de entrada que automatizar todas aquellas tareas que pueden consumir tanto tiempo todos los días.
¿Conoces otros trucos geniales de automatización de Gmail para tener tu bandeja de entrada de Gmail bajo control? Comparta sus propios consejos y trucos en la sección de comentarios a continuación.
Crédito de la imagen: Robot Worker a través de Shutterstock