Los recibos de papel se pierden fácilmente y son difíciles de encontrar cuando más los necesita. Afortunadamente, ir digital resuelve estos dos problemas. Armado con un teléfono inteligente, almacenamiento en la nube y su propia destreza organizacional, usted también puede resolver el problema de los recibos extraviados.
Ya sea que esté declarando sus impuestos o llamando a una garantía, los recibos son vitales. Algunas compañías proporcionan recibos de correo electrónico opcionales, la mayoría no. Si bien siempre debes mantener ese trozo de papel higiénico lo más seguro posible, una copia de seguridad digital puede ser un salvavidas, incluso si solo estás haciendo tus impuestos.
Escáneres de Smartphone
Prácticamente todo el mundo tiene un teléfono inteligente en estos días, y cada teléfono inteligente tiene una cámara. Existen algunas aplicaciones excelentes para escanear papel en un archivo, independientemente del sistema operativo que utilice. De hecho, las tiendas de aplicaciones están repletas de aplicaciones de escaneo y la competencia feroz siempre es buena para los consumidores.
Las siguientes aplicaciones se basan principalmente en el escaneo en mente, y los documentos se guardan en la memoria de su teléfono inteligente. Es probable que ofrezcan la mejor calidad teniendo en cuenta su único propósito, y algunos incluso ofrecen útiles funciones de exportación, intercambio y colaboración.
iOS, iPhone y iPad
Siempre he tenido un punto débil por TurboScan ($ 1.99), una aplicación de escáner económico que ofrece excelentes resultados TurboScan - o por qué su próximo escáner costará $ 1.99 [iPhone] TurboScan - o por qué su próximo escáner costará $ 1.99 [iPhone ] Tuve un escáner una vez. Tomó una enorme cantidad de espacio de escritorio de mi niñez alrededor de 1998, conectado a través de un puerto paralelo y la relación calidad-velocidad era pobre por decir lo menos. Fue el ... Leer más. Le permite crear archivos PDF de varias páginas, así como archivos JPEG. Si bien la interfaz no es demasiado para escribir, la detección de bordes y la calidad general del escaneo (con ajustes de contraste ajustables) son excelentes, y hay una función "SureScan 3x" que combina tres exposiciones, especialmente útil en condiciones de poca luz.
También logré obtener CamScanner + ($ 4.99) mientras estaba a la venta, y al haberlo usado varias veces estuve satisfecho con los resultados. La aplicación le permite enviar por fax sus escaneos directamente (por una tarifa), etiquetar entradas, colaborar, identificar texto e incluso establecer una contraseña para proteger sus documentos privados. Hay una versión gratuita disponible que usa anuncios y marcas de agua en sus escaneos, entre otras limitaciones.
Una de las aplicaciones más completas viene en forma de Scanner Pro ($ 6.99) con una etiqueta de precio premium adecuada para que coincida. La aplicación tiene características como detección de bordes en tiempo real para un mejor encuadre, sincronización de iCloud para mantener sus escaneos respaldados y sincronizados con sus dispositivos y carga directa a Dropbox, Google Drive y Evernote. Si necesita una aplicación que hace todo, es probable que sea Scanner Pro.
Androide
Los usuarios de Google también pueden usar CamScanner + ($ 4.99) o la versión gratuita más popular, que cuenta con un conjunto de características robustas similar. Como es de esperar, la versión de prueba gratuita marca los escaneos entrantes y limita algunas de las aplicaciones características más útiles, pero la calidad proporcionada por CamScanner es excelente Escanear documentos en su teléfono con CamScanner para Android Escanear documentos en su teléfono con CamScanner para Android Puede usar esta práctica aplicación para escanear cualquier documento directamente desde su teléfono. Lee mas .
Otra buena alternativa a CamScanner + es Mobile Document Scanner ($ 4.99) también conocido como MDScanner. Con soporte de varias páginas, detección de bordes y una variedad de opciones de procesamiento para hacer que los dibujos de texto, imágenes o pizarra se destaquen, la aplicación es una adición altamente capaz para su oficina móvil. Como siempre, puede consultar la versión gratuita que se basa en publicidad, marcas de agua y escaneado por lotes limitado.
Telefono windows
En su prisa por dominar el panorama de la aplicación de escaneo móvil, los desarrolladores de CamScanner han llegado a la tienda de Windows Phone con el CamScanner gratuito para Windows Phone. Por lo que puedo decir, la aplicación no tiene ninguna limitación ni cuesta ni un centavo; el precio que pagas está en funciones, ya que no todo está disponible en las versiones de iOS y Android. Aún así, es gratis y produce un PDF de aspecto delicioso.
Debido a la (falta de) popularidad de la plataforma, los usuarios de Windows Phone no tienen muchas opciones cuando se trata de otras aplicaciones. Está el Handyscan gratuito, pero no se ve mejor que CamScanner, así que estás mejor con el anterior.
Almacenamiento en la nube
Uno de los beneficios de escanear sus recibos a PDF o formato de imagen es poder almacenarlos en la nube, listos para acceder cuando los necesite. Afortunadamente, existen algunas aplicaciones que combinan almacenamiento, organización e incluso captura de documentos, y todas ellas son gratuitas.
Google Drive (gratis, iOS y Android)
La plataforma de almacenamiento en la nube de Google es un excelente lugar para guardar tus recibos, siempre que no te moleste poner tu historial de compras en manos de Google. Tanto las aplicaciones iOS como Android cuentan con una función de escaneo de documentos que le permite capturar, cargar y organizar rápidamente sus recibos y otros documentos. La mejor parte de esto es que puede usar múltiples dispositivos que ejecutan diferentes sistemas operativos para capturar todo, y almacenar (o acceder) todo en el mismo lugar.
Lo sentimos usuarios de Windows Phone, Google no se ha molestado en hacer una aplicación para su plataforma todavía, y no parece que vaya a ser pronto.
Evernote (gratis, iOS, Android, Windows Phone y Blackberry)
Evernote es una excelente alternativa a Google Drive si ya usas el servicio de toma de notas. Además de ser gratuito para una cuenta básica (tamaño de nota máximo de 10 MB, límite de carga de 60 MB por mes), las versiones de iOS y Android contienen un excelente escáner de documentos, ideal para guardar instantáneas de recibos con texto amigable. Puede agregarlos a una nota o cuaderno de su elección, etiquetarlos e incluso abrirlos en Skitch para la anotación.
Desafortunadamente, las versiones de Windows Phone y Blackberry no incluyen el escaneo de documentos, pero sí permiten tomar una instantánea y cargarla desde su dispositivo, así que eso es todo.
Lente de oficina para OneNote (gratuito; WindowsPhone)
Cuando se trata de escanear, los usuarios de Windows Phone tienen un truco bastante útil en la manga: una aplicación dedicada llamada Office Lens escanea recibos, documentos y pizarras directamente a OneNote. La aplicación requiere que inicie sesión con una cuenta de Microsoft y le permite guardar imágenes en "modo de documento" y "modo de pizarra" directamente en la nube. A continuación, puede acceder a ellos a través de la aplicación integrada OneNote de WindowsPhone o una edición de escritorio similar.
Escanee más inteligentemente usando un escáner de documentos
Si los resultados del escaneado de mano lo decepcionan de manera constante, es posible que desee considerar un escáner de documentos. Le mostramos cómo hacer uno en el pasado Cómo construir su propio teléfono inteligente Escáner de documentos Cómo crear su propio teléfono inteligente Escáner de documentos ¿Alguna vez ha tratado de tomar una foto de un documento con la cámara de su teléfono inteligente, con la esperanza de convertirlo con OCR? software en un documento PDF o Word más adelante? Tal vez haya intentado tomar ... Leer más, y si escanea muchos recibos, puede valer la pena tomarse el tiempo para hacer los suyos.
Al mantener el dispositivo inmóvil y dejar entrar mucha luz, una caja de exploración puede mejorar enormemente la calidad de sus escaneos y reducir la deformación causada por la corrección de bordes.
Utilice IFTTT para una organización más inteligente
IFTTT es una herramienta de automatización infinitamente útil que utiliza una combinación de desencadenantes y acciones. IFTTT puede ayudarlo a organizar los recibos de varias maneras, pero el principal beneficio que puedo ver es usarlo para organizar sus recibos digitales para que aparezcan junto con los escaneados.
Si usted es un usuario de Gmail, puede configurar varios factores desencadenantes, como agregar una determinada etiqueta a un mensaje, líneas de asunto o correo de remitentes designados. Si ya ha configurado sus filtros para que los correos electrónicos de compras se etiqueten automáticamente a medida que llegan a su bandeja de entrada, todo el proceso puede ser increíblemente sencillo.
Entonces es un simple caso de elegir su acción: almacenar en una carpeta designada de Google Drive, guardar en Dropbox, guardar una nota nueva en su cuaderno Evernote "Receipts", agregar una nueva nota a su cuenta de OneNote, la elección es el tuyo, y bastante ilimitado en eso.
¿En serio sobre el escaneo?
Finalmente, si realmente te interesa escanear, puedes considerar un escáner móvil de la talla de Doxie o Flip-Pal. A diferencia de los modelos gruesos de cama plana de antaño, estos modelos (especialmente los de Doxie) están diseñados para ser livianos y móviles. El modelo básico de cada compañía comienza en $ 149, aunque si se escanea mucho, la tarifa de entrada no debería ser un problema.
¿Cuáles son sus consejos para mantenerse al tanto de su pila de recibos en papel? Agregue sus propios mecanismos de afrontamiento en los comentarios, a continuación.
Créditos de imagen: Recibos de supermercado a través de Shutterstock