Con la tecnología de Internet de hoy en día, la celebración de reuniones en línea puede ser eficiente y rentable, especialmente si las preprograma y utiliza herramientas que ahorran tiempo. Durante los últimos meses, participé en reuniones en línea con Google Hangouts.
Aunque tiene limitaciones, la plataforma de voz y video es bastante fácil de usar e incluye características adicionales útiles para la celebración de reuniones.
Preparación de Google Hangouts
La mejor forma de lograr que los participantes de la reunión participen con Google Hangouts es enviarles instrucciones prácticas para descargar e instalar el complemento de Hangouts. Haga esto varios días antes de la reunión para asegurarse de que los participantes tengan tiempo de configurarlo.
Informe a los participantes que necesitarán una cámara y un micrófono para participar. Un micrófono, incluso un par de auriculares de iPhone, separa la salida de sonido de la entrada de audio, evitando así que las voces vuelvan a resonar en la conversación.
Luego, desarrolle con una agenda para la reunión. Se podría escribir un artículo completo sobre la creación de agenda. Pero un problema importante con la creación de agendas es que además de enumerar los elementos de la agenda, también debe proporcionar una breve descripción o propósito para cada elemento. Por ejemplo, si el artículo es "comida compartida" o "redes sociales", indique lo que usted u otros miembros desean lograr con ese artículo.
¿Discutirá por qué necesita construir una red social o desea revisar un plan existente para redes sociales? O tal vez el propósito es informar y evaluar datos sobre redes sociales. Proporcionar un propósito para cada elemento ayudará a decidir cuánto tiempo necesita cada elemento, y qué recursos se necesitan discutir para discutirlos.
Envíe una invitación al Hangout al menos 30 minutos antes de que se celebre la reunión. Esto les dará a los participantes tiempo para configurar su cámara y micrófono. Lamentablemente, debe enviar invitaciones cada vez que realice una reunión en Hangouts. Las invitaciones se pueden realizar por correo electrónico o desde su página de Hangouts, y solo 9 personas pueden participar en un Hangout a la vez. Además, trate de comenzar y terminar las reuniones a tiempo.
Aplicaciones de reuniones
En el área de Hangouts, una de las primeras herramientas que los participantes deben conocer es la función de chat, en la esquina superior izquierda de la página. Los chats escritos pueden ser útiles para intercambiar ideas, compartir enlaces y publicar otra información escrita.
El cuadro de chat es rápido y fácil, pero Google Hangouts se integra con Google Docs, que también se encuentra en la barra de menús de Hangouts. Cualquier participante puede iniciar un documento en Hangouts, pero el documento no será visto por otros participantes hasta que seleccionen Google Docs en la barra de menú.
Por supuesto, puede compartir documentos existentes utilizando esta herramienta, que es otra manera efectiva de hacer que las reuniones sean más productivas. Si un elemento de la agenda, por ejemplo, exige la discusión y revisión de un comunicado de prensa, ese documento podría ser retirado y colaborado durante la reunión.
La aplicación Screenshare es otra herramienta útil. Un participante puede hacer clic en el botón Compartir pantalla y seleccionar compartir una ventana abierta o una pantalla completa en su escritorio. La pantalla compartida reemplazará a la cámara de video y mostrará lo que está en la pantalla de su escritorio. Simplemente deseleccione el botón Compartir pantalla para volver a la cámara.
Tomando Minutos
Si tiene reuniones periódicas como grupo, organización o empresa, probablemente le interese dedicar unos minutos a sus reuniones para revisar tareas, tareas y resúmenes de las discusiones. Hay varias herramientas para hacer esto. Una herramienta útil es simplemente crear una plantilla de minutos en Google Docs.
Sin embargo, cuando escriba mientras está en Google Hangouts, los participantes escucharán el tipeo en su teclado, incluso si está usando audífonos de audio. Entonces, quien escriba y tome minutos probablemente necesite silenciar su micrófono mientras tipea.
Sin embargo, prefiero usar una aplicación para iPad llamada MinuteTaker ($ 7.99). Es muy útil para tomar y administrar minutos, y no hay ruido de fondo cuando usa el teclado incorporado en el iPad.
Cuando uso MinuteTaker, casi puedo terminar y enviar las minutas por correo electrónico inmediatamente después de la reunión. El mayor inconveniente de la aplicación es que solo puede compartir minutos en formato PDF; sin embargo, puede copiar y pegar el contenido en un archivo de texto normal. La aplicación en línea, minutes.io, es otra herramienta para tomar minutos también.
Las reuniones nunca son perfectas, pero con una buena planificación y las herramientas adecuadas, pueden ser más eficientes y consumir menos tiempo.
Anteriormente escribimos sobre Google Hangouts. Vea algunos de los artículos anteriores a continuación:
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