Cuando piense en Excel (nuestras sugerencias de Excel más importantes) 8 Consejos para aprender a usar Excel rápidamente 8 Consejos para aprender a usar Excel rápidamente ¿No es tan cómodo con Excel como le gustaría? Comience con consejos simples para agregar fórmulas y administrar datos. guía, y estará actualizado en poco tiempo. Lea más), probablemente piense en números, cálculos y fórmulas. Pero también agrega texto a hojas de cálculo, como títulos, descripciones o nombres de personas.
Hoy cubriremos varias formas de trabajar con texto en hojas de cálculo de Excel. Discutimos varias funciones diferentes para trabajar con texto. Siempre que use una función, siempre comience con un signo igual (=).
Ajustar texto en una celda
Cuando ingresa texto en una celda que es más ancha que la celda, el texto va más allá del borde derecho de la celda de forma predeterminada. Pero es fácil hacer que el texto se ajuste al ancho de la columna. El ajuste de texto se ajusta automáticamente cuando se cambia el ancho de la celda.
Para que el texto se ajuste en una celda, seleccione la celda y haga clic en el botón Ajustar texto en la sección Alineación de la pestaña Inicio .
El texto está envuelto en la celda y la altura de la fila se ajusta automáticamente para ajustarse al texto.
Si la altura de la fila no se ajusta automáticamente, la fila se puede configurar a una altura específica.
Para ajustar automáticamente la altura de la fila al texto, seleccione la celda. A continuación, haga clic en Formato en la sección de Celdas en la pestaña Inicio y seleccione Auto Ajustar altura de fila .
Si desea mantener la fila a una altura específica, puede cambiarla para asegurarse de que el texto ajustado encaje. Seleccione Altura de fila en el menú Formato . Luego, ingrese una altura para la fila en el cuadro de diálogo Altura de la fila y haga clic en Aceptar .
También puede arrastrar el borde inferior de la fila hacia abajo hasta que todas las líneas de texto quepan en la celda.
Ingrese un salto de línea en una celda
Si el texto de una celda va más allá del borde derecho, también puede insertar un salto de línea para ajustar manualmente el texto.
Haga doble clic en la celda para editar el texto o presione F2 . Haga clic con el mouse en el punto del texto donde desea insertar un salto de línea. Luego, presiona Alt + Intro .
La altura de la fila se ajusta para ajustarse al texto si el Formato está configurado para Ajustar automáticamente la altura de la fila en la sección Celdas de la pestaña Inicio .
Cuente celdas que contienen cualquier texto
Si desea saber cuántas celdas de un rango en su hoja de cálculo contiene texto (no números, errores, fórmulas o celdas en blanco), puede usar la función CONTABILIDAD Mini Excel Tutorial: Usar conteo avanzado y agregar funciones en Excel Mini Tutorial de Excel : Usar conteo avanzado y agregar funciones en Excel Contar y agregar fórmulas puede parecer mundano en comparación con las fórmulas de Excel más avanzadas. Pero pueden ayudarlo a ahorrar mucho tiempo cuando necesite recopilar información sobre los datos en su hoja de cálculo. Lee mas .
La forma genérica de la función CONTAR para contar cualquier número de caracteres de texto es:
=COUNTIF(cellrange, "*") El rango de celdas representa cualquier rango de celdas como B2: B9. El asterisco entre las comillas es un carácter comodín que representa cualquier número coincidente de caracteres de texto. Hay algunas cosas que debe tener en cuenta sobre los caracteres de texto que se consideran:
- Los valores lógicos TRUE y FALSE no se cuentan como texto.
- Los números que se ingresan como texto se cuentan en el carácter comodín (*).
- Se cuenta una celda en blanco que comienza con un apóstrofo (').
Por ejemplo, para contar el número de celdas que contienen texto en el rango de celdas A2: G9 en la siguiente hoja de cálculo, ingresamos "= CONTAR.SI". Luego, para ingresar el rango de celdas, seleccionamos las celdas que queremos incluir en el recuento .
La función COUNTIF no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Luego, escribimos una coma (, ) y el carácter comodín (*) rodeado de comillas dobles.
Presione Entrar para completar la entrada de la función y ver el resultado en la celda.
Cuente celdas que contienen texto específico
También puede usar la función CONTABILIDAD para contar cuántas celdas contienen caracteres de texto específicos.
La función genérica para contar las ocurrencias de caracteres de texto de cadena específicos es:
=COUNTIF(cellrange, "txt") Al igual que en la sección anterior, el rango de celdas representa cualquier rango de celdas como B2: B9. Colocamos la cadena de caracteres de texto que queremos encontrar entre comillas dobles.
Por ejemplo, para contar el número de celdas que contienen "Lápiz" en el rango de celdas A2: G9 en la siguiente hoja de trabajo, ingresamos la siguiente función:
=COUNTIF(A2:G9, "Pencil") Esto encuentra todas las celdas que contienen solo la palabra "Lápiz" sin ningún otro texto en la celda. Como la función CONTAR.SI no distingue entre mayúsculas y minúsculas, encontrará todas las celdas que contengan "Lápiz" o "lápiz".
La función COUNTIFS le permite contar celdas con texto pero excluir celdas con caracteres de texto específicos.
Por ejemplo, usamos COUNTIFS de la siguiente manera para encontrar todas las celdas que contienen cualquier texto excepto "Lápiz".
=COUNTIFS(A2:G9, "*", A2:G9, "Pencil") Para la función COUNTIFS, primero le asigna el rango y el texto que desea buscar. Luego, vuelva a darle el mismo rango y el texto que desea excluir. El "" se usa para excluir el texto que sigue.
Al usar la función CONTABILIDAD o CONTABILIDAD, puede agregar un asterisco en uno o ambos lados de la cadena para buscar celdas que contengan esa cadena rodeada de cualquier cantidad de caracteres de texto (o ninguno).
Por ejemplo, para encontrar todas las celdas que contienen la letra "j", usamos la siguiente función:
=COUNTIF(A2:G9, "*j*") Nuevamente, dado que la función CONTAR.SI no es sensible a mayúsculas y minúsculas, se contarán las celdas que contengan "j" o "J".
Convertir texto en números
Si tiene muchas celdas que contienen números almacenados como texto, hay algunas formas de convertir el texto en números.
Puede decir si un número tiene el formato de texto cuando está alineado a la izquierda en la celda en lugar de alineado a la derecha. Además, si un número se ha formateado a la fuerza como texto con un apóstrofo (') al principio, habrá un triángulo verde en la esquina superior izquierda de la celda.
Para convertir texto a números, puede usar la opción Convertir a número, la función Texto a columnas o Pegar especial . Discutimos cada uno de estos métodos en nuestro artículo sobre cómo extraer números y texto en Excel.
Convierte un número en texto
Puede haber ocasiones en las que desee almacenar números como texto. Tal vez esté realizando una acción en un rango de celdas y hay ciertas celdas que no desea leer como números, aunque lo estén.
Escribir un apóstrofo (') al comienzo de un número lo convierte en texto. Pero si tiene muchas celdas con números que desea convertir en texto, puede usar la función TEXTO.
Por ejemplo, queremos convertir los números en la columna B que se muestra a continuación al texto. Tecleamos la siguiente función en la celda a la derecha del primer número.
=TEXT(B2, "0") Le asigna a la función la referencia de celda para el número a convertir y luego el formato de número que desea. Simplemente estamos convirtiendo a un número sin formato especial (sin moneda ni fecha, por ejemplo). Entonces usamos "0" (cero).
Use la función Autorrelleno Cómo usar el relleno Flash y Relleno automático de Excel para automatizar la entrada de datos Cómo utilizar el relleno Flash y Relleno automático de Excel para automatizar la entrada de datos Cuando crea hojas de cálculo Excel y las rellena con datos, debe conocer Auto Fill y Relleno flash Permítanos mostrarle qué hacen estas funciones y cómo pueden ayudarlo. Lea más para copiar la función TEXTO al resto de las celdas. Los números se convierten en texto y se alinean a la izquierda.
Puede copiar y pegar los valores convertidos en la columna original. Seleccione las celdas que contienen la función TEXTO y presione Ctrl + C para copiarlas. Seleccione la primera celda en la columna original. En la pestaña Inicio, haga clic en la flecha en el botón Pegar y vaya a Pegado especial> Valores .
Puede encontrar ejemplos del formato de texto diferente disponible para usar en la función TEXTO en el sitio de soporte de Microsoft.
Convertir texto en una fecha
¿Alguna vez recibió un libro de trabajo de otra persona en el que ingresaron fechas como texto, como números o en un formato no reconocible como fechas? Puede convertir texto a fechas usando la función FECHA.
Aquí está el formato genérico de la función FECHA:
=DATE(year, month, day) Para el año, mes y día, vamos a usar las funciones de cadena IZQUIERDA, MEDIA y DERECHA para extraer las partes apropiadas del texto o número que queremos convertir. Explicaremos los cuatro ejemplos en la imagen a continuación.
Para convertir "20171024" en la celda C2 en una fecha, utilizamos la función IZQUIERDA para extraer los primeros cuatro caracteres del año (2017). Luego, usamos la función MID para extraer los dos caracteres comenzando en la quinta posición como el mes (10). Finalmente, usamos la función DERECHA para extraer los dos últimos caracteres como el día (24).
=DATE(LEFT(C2, 4), MID(C2, 5, 2), RIGHT(C2, 2)) El siguiente ejemplo, "2102018" en la celda C3, está en un orden diferente. Aún usamos las funciones de cadena, pero en un orden diferente. Usamos la función DERECHA para extraer los últimos cuatro caracteres del año (2018). El mes es solo un dígito en este caso, por lo que usamos la función IZQUIERDA para extraer el primer carácter como el mes (2). Finalmente, utilizamos la función MID para extraer los dos caracteres comenzando en la segunda posición como el día (10).
=DATE(RIGHT(C3, 4), LEFT(C3, 1), MID(C3, 2, 2)) Las fechas en las celdas C4 y C5 parecen fechas normales, pero Excel no las reconoce como fechas. En la celda C4, el formato es día, mes, año. Entonces usamos las funciones DERECHA, MEDIA e IZQUIERDA de la siguiente manera:
=DATE(RIGHT(C4, 4), MID(C4, 4, 2), LEFT(C4, 2)) En la celda C5, el formato es mes, día y año, usando dos a cero frente a un mes de un solo dígito. Entonces usamos las funciones DERECHA, IZQUIERDA y MEDIA de la siguiente manera:
=DATE(RIGHT(C5, 4), LEFT(C5, 2), MID(C5, 4, 2)) 
Usar la función DATE puede parecer tanto trabajo como volver a escribir el texto como fechas. Pero es muy probable que el mismo formato se haya utilizado en todo el libro si una persona trabajó en él.
En ese caso, puede copiar y pegar la función y las referencias de celda se ajustarán a las celdas correctas. Si no lo hacen, simplemente ingrese las referencias de celda correctas. Puede resaltar una referencia de celda en una función y luego seleccionar la celda que desea ingresar a esa referencia.
Combinar texto de varias celdas
Si tiene una gran cantidad de datos en una hoja de trabajo y necesita combinar texto de varias celdas, hay una manera fácil de hacerlo. No tiene que volver a escribir todo ese texto.
Por ejemplo, tenemos una hoja de trabajo que contiene los nombres de los empleados y su información de contacto, como se muestra a continuación. Queremos separar el nombre y el apellido y luego combinarlos en una columna de nombre completo . También podemos crear una dirección de correo electrónico automáticamente combinando el nombre y el apellido.
Para hacer esto, usamos la función CONCATENATE 16 fórmulas de Excel que lo ayudarán a resolver problemas de la vida real 16 fórmulas de Excel que lo ayudarán a resolver problemas de la vida real La herramienta correcta es la mitad del trabajo. Excel puede resolver cálculos y procesar datos más rápido de lo que puede encontrar su calculadora. Le mostramos las fórmulas clave de Excel y demostramos cómo usarlas. Lee mas . Para "concatenar" simplemente significa "combinar" o "para unir". Esta función le permite combinar texto de diferentes celdas en una celda. También puede agregar cualquier otro texto al texto de otras celdas.
Para combinar el apellido y el nombre en una fila en la columna Nombre completo, usamos la función CONCATENAR de la siguiente manera:
=CONCATENATE(B2, " ", A2) Dele a la función CONCATENAR el texto para combinar en el orden en que lo desee. Así que dimos a la función el Nombre (B2), un espacio entre comillas dobles (""), luego el Apellido (A2).
También podemos construir la dirección de correo electrónico de la misma manera. Usamos el Nombre (B2), el Apellido (A2) y luego el resto de la dirección de correo electrónico (@ email.com) entre comillas dobles.
=CONCATENATE(B2, A2, "@email.com") Siempre coloque cualquier texto específico entre comillas dobles, pero no ponga comillas alrededor de las referencias de celda.
Separar texto en varias celdas
¿Tiene algunas celdas con contenido de formato mixto que desea separar? Por ejemplo, si tiene una celda que contenga "14 sándwiches de pavo", puede separar eso en el número (14) y el texto (sándwiches de pavo). De esa forma, puedes usar el número en funciones y fórmulas.
Para obtener el número de "14 sándwiches de pavo", usamos la función de cadena IZQUIERDA.
=LEFT(B2, SEARCH(" ", B2, 1)) Primero, asignamos a la función la referencia de celda para el texto del cual queremos extraer el número (B2). Luego, usamos la función BUSCAR para encontrar el primer espacio después del primer carácter en la cadena.
Para sacar el texto de "14 sándwiches de pavo", usamos la función de cuerda DERECHA.
=RIGHT(B2, LEN(B2)-SEARCH(" ", B2, 1)) Primero, le damos a la función DERECHA la referencia de celda desde la cual queremos extraer el texto (B2). Luego, usamos las funciones LEN y SEARCH para determinar la cantidad de caracteres desde la derecha que queremos obtener. Estamos restando la cantidad de caracteres del primer espacio después del primer carácter de la cadena al final de la cadena de la longitud total de la cadena.
Obtenga más detalles sobre cómo separar texto en varias celdas en nuestro artículo sobre cómo extraer texto o números de celdas de formato mixto.
Más sobre trabajar con funciones de texto en Excel
En ocasiones, la hoja de cálculo en la que está trabajando tendrá demasiado texto. Esto te ayudará a simplificarlo.
Puede encontrar más detalles sobre las funciones que discutimos aquí en nuestro artículo sobre operaciones de texto. Ahorro de tiempo con operaciones de texto en Excel Ahorro de tiempo con operaciones de texto en Excel Excel puede hacer magia con los números y manejar los caracteres igualmente bien. Este manual muestra cómo analizar, convertir, reemplazar y editar texto dentro de hojas de cálculo. Estos conceptos básicos le permitirán realizar transformaciones complejas. Lea más, así como información sobre algunas funciones adicionales relacionadas que no mencionamos aquí.