Al decidir sobre una herramienta de gestión de proyectos gratuita, muchas organizaciones se enfrentan a la misma opción: Trello vs. Asana . Estos son dos de los nombres más importantes que existen, y ambos le dan mucho poder de gestión de proyectos. Los 5 mejores consejos de gestión de proyectos para principiantes Los 5 mejores consejos de gestión de proyectos para principiantes Si está asumiendo un rol de gerente de proyecto por primera vez, aquí hay solo cinco consejos de administración de proyectos para ayudarlo a comenzar. Lea más sin perder su cuenta bancaria.
Decidir entre los dos puede ser difícil. Así que vamos a ayudar al desglosar los conceptos básicos de cada uno y comparar lo que obtienes en los planes gratuitos. Al final, verá si Trello o Asana son mejores para su negocio o proyectos.
Trello: Gestión simple de proyectos basados en tarjetas Kanban
Comenzaremos con Trello. Si no está familiarizado con la gestión de proyectos de Kanban Cómo administrar tareas usando la técnica Kanban japonesa Cómo administrar tareas utilizando la técnica Kanban japonesa Kanban es una receta japonesa para hacer las cosas. Es una técnica de organización desarrollada originalmente para la línea de producción de Toyota. Le mostramos cómo puede implementarlo para usted o en su equipo. Lea más, es posible que esté un poco confundido sobre cómo funciona. Pero la idea detrás de esto es bastante simple. Este es el proceso:
- Establece columnas, categorías o pasos para su flujo de trabajo.
- Escribes tareas en tarjetas y las pones en una columna.
- Los miembros del equipo trabajan en esas tarjetas y las mueven a través de las columnas.
La versión original de Kanban usa Post-Its y pizarras blancas. Pero hoy, utilizamos herramientas digitales para lograr lo mismo. Este es un método visual de administración de proyectos que lo ayuda a ver rápidamente dónde están las tareas, quién está trabajando en ellas y a dónde irán después.
Esto es ideal para flujos de trabajo lineales que siempre (o casi siempre) siguen el mismo proceso. Hacer calendarios editoriales en Trello, por ejemplo, es común. Aquí está la tabla de ejemplos de Trello que muestra cómo podría verse un calendario editorial:
Las ideas se mueven de izquierda a derecha, pasando por cada paso necesario en el proceso. Un grupo de columnas se denomina tablero (piénselo como un espacio de trabajo). Puedes tener tantos tableros como quieras. Cada placa puede representar un equipo, una división o su organización, un proyecto, una categoría de tareas o cualquier otra cosa que crea que sería una delineación útil.
Cada tarjeta puede contener una gran variedad de información. Estas son algunas de las opciones:
- Descripción
- Usuarios asignados
- Etiquetas codificadas por color
- Fecha de vencimiento
- Lista de tareas (con casillas de verificación)
- Archivos adjuntos
- Mensajes
- Actualizar notificaciones
Los usuarios pueden hablar de cartas dejando comentarios. Esas conversaciones se registran en la tarjeta, donde se pueden consultar más adelante. Esto hace que la tarjeta Trello sea un excelente vehículo para comunicar tareas específicas sin saturar las bandejas de entrada o los clientes de mensajería instantánea.
Administrando a su equipo con Trello
Por supuesto, una buena herramienta de gestión de proyectos hace más que solo asignar tareas. También le permite administrar su equipo y asegurarse de que todos tengan acceso a las cosas que necesitan.
Asignar miembros de equipo a las tarjetas es solo el comienzo. También puede hacer que sus tableros sean visibles solo para ciertos grupos, otorgar a las personas diferentes niveles de permisos y cambiar los permisos de comentario en tarjetas individuales.
Trello hace que sea fácil para los miembros de su equipo encontrar las tarjetas que necesitan su atención. Pueden filtrar por fecha de vencimiento, ver solo las tarjetas a las que están asignadas o mirar tarjetas con etiquetas específicas. También es fácil buscar tarjetas. Y la comunicación es muy fácil: simplemente deje un comentario en una tarjeta y se notificará a los demás miembros de esa tarjeta.
Encender Trello con integraciones
La naturaleza visual de Trello y el flujo de trabajo fácil de arrastrar y soltar lo convierten en una herramienta poderosa. Pero cuando lo combina con otros servicios 11 Integraciones de Trello esenciales que hacen su trabajo más fácil 11 Integraciones de Trello esenciales que hacen que su trabajo sea más fácil Trello es una herramienta increíblemente fácil de usar para la productividad. Puede hacerlo más divertido integrando Trello con excelentes aplicaciones de terceros. Mantente al tanto y haz las cosas con estas herramientas. Lea más, obtendrá un sistema de gestión de proyectos que realmente se destaca. Trello llama a estas integraciones "Power-Ups".
Siempre puede adjuntar archivos desde sus aplicaciones de almacenamiento en la nube, pero el encendido de Dropbox le permite ver vistas previas de sus documentos y las actualiza automáticamente. El encendido de Evernote te permite adjuntar notas, lo que significa que puedes combinar tu gestión de proyectos de Evernote. Cómo utilizar Evernote como herramienta de gestión de proyectos Cómo utilizar Evernote como herramienta de gestión de proyectos Evernote ofrece algo más que tomar notas. No importa el caos, puede convertir Evernote en una herramienta de gestión de proyectos. Veamos cómo puedes usarlo para estar al tanto de tus proyectos. Lea más con Trello. Github te permite adjuntar ramas, confirmaciones, problemas y atraer solicitudes a las tarjetas.
Puede rastrear su tiempo, agregar enlaces a salas de video chat dedicadas, integrarse con Slack (que a su vez es una gran herramienta de gestión de proyectos Cómo usar la holgura para la gestión de proyectos con estos sencillos consejos Cómo utilizar Slack para la gestión de proyectos con estos simples consejos con Slack's smart un conjunto de características y una interfaz de usuario sin distracciones, la plataforma puede duplicarse como una herramienta de gestión de proyectos para usted. Aprenda a configurarlo como su asistente personal en línea. Lea más), vea sus tarjetas de Trello en un diagrama de Gantt Necesite un Gantt ¿Plantilla de gráfico para Excel o PowerPoint? Aquí hay 10 opciones únicas ¿Necesita una plantilla de diagrama de Gantt para Excel o PowerPoint? Aquí hay 10 opciones únicas No necesita Microsoft Project para seguir el progreso. Estas plantillas de diagramas de Gantt para Excel y PowerPoint le ayudarán a administrar su proyecto igual de bien. Lea más, y más. Decenas de servicios importantes se integran con Trello. Si ya está usando una herramienta, vale la pena verificar para ver si puede interactuar con Trello.
Lo que obtienes gratis con Trello
El plan gratuito de Trello le ofrece tableros ilimitados, listas, tarjetas, miembros, listas de verificación y archivos adjuntos . Esos archivos adjuntos, sin embargo, solo pueden tener hasta 10 MB cada uno. También obtienes un power-up por tablero.
Si se actualiza al plan premium, que cuesta $ 9.99 por usuario por mes, obtiene potenciadores ilimitados, colecciones de tarjetas, fondos de tablero personalizados y soporte prioritario al cliente.
Puede ver un desglose completo de las características en la página de precios de Trello.
Asana: versatilidad con una curva de aprendizaje
Una de las mayores ventajas de Trello es que puede activarlo y ser muy hábil en su uso muy rápidamente. A Asana le toma un poco más de tiempo dominar, pero una vez que lo haces, te da mucho poder de gestión de proyectos.
En el debate Trello vs. Asana, hay una cosa importante acerca de Asana que le da una clara ventaja: puede configurar listas de tareas tradicionales y tableros estilo Kanban .
La lista de tareas básica es muy similar a la esperada, e incluye características que encontrará en muchas de las mejores aplicaciones de software de administración de tareas:
Obtiene subtareas, fechas de vencimiento, descripciones y comentarios, y la capacidad de asignar tareas a proyectos específicos (que funcionan como tableros en Trello). En la versión premium de Asana, también puede marcar dependencias de tareas, lo cual es útil cuando algunas tareas dependen de otras.
La vista de la placa Kanban en Asana se parece mucho a Trello:
Nuevamente, tiene columnas, con tarjetas que se pueden asignar, contienen subtareas, tienen fechas de vencimiento, etc. También pueden etiquetarse con etiquetas codificadas por colores. Las subtareas asignadas en las tarjetas también se muestran en la vista de tareas del usuario.
La capacidad de alternar entre estas dos vistas diferentes es ideal para equipos grandes que tienen diferentes tipos de proyectos . En MakeUseOf, podríamos tener un calendario editorial de Kanban, pero una lista de tareas para la optimización de motores de búsqueda o revisar artículos antiguos.
Al igual que Trello, puede tener múltiples proyectos, lo cual es ideal para cuando quiere evitar que los miembros del equipo se sientan abrumados.
Asana también tiene una buena funcionalidad de generación de informes: puede crear varios paneles que le muestran el estado de los diferentes proyectos para usted o los miembros de su equipo.
Administrando su equipo con Asana
Las características de gestión del equipo de Asana son similares a las de Trello. Puede hacer visibles proyectos específicos para ciertos miembros, evitar que los miembros vean conversaciones en equipo y modificar permisos específicos.
Las tareas y las tarjetas también se pueden asignar a los miembros del equipo, lo que es una excelente manera de reducir el desorden de correo electrónico. Y la pestaña Mis tareas hace que sea fácil para todos ver lo que se les ha asignado. Y, por supuesto, dejar comentarios sobre las tareas hace que la comunicación sea fácil y de referencia.
Encender Asana con integraciones
Asana se integra con muchos de los mismos servicios que Trello. Puede adjuntar archivos directamente desde el almacenamiento en la nube, tareas y tarjetas de correo electrónico, rastrear su tiempo y más.
Incluso puede integrar Asana con muchos de sus competidores, incluidos JIRA y Pivotal Tracker. Muchas aplicaciones de servicio al cliente también funcionan con Asana, lo que facilita la creación de tareas cuando un cliente o cliente realiza una solicitud.
Hay muchas integraciones con aplicaciones tradicionalmente asociadas con el desarrollo, como GitHub, TrackDuck, BitBucket e Instabug. Esto hace que Asana sea una buena opción para las organizaciones que ya están usando una variedad de herramientas para el seguimiento del desarrollo. (Si está pensando en utilizar Trello para un proyecto de desarrollo, revise nuestros consejos para programadores que utilizan Trello 11 Trello Consejos y características de flujo de trabajo para programadores 11 Trello Consejos y características de flujo de trabajo para programadores ¿Utiliza Trello para planificar proyectos de programación? la aplicación puede hacer maravillas para su próximo desafío de codificación. Tenemos algunos consejos de Trello para compartir. Lea más).
Consulte la lista de integraciones de Asana para ver qué más puede hacer con otras aplicaciones.
Lo que obtienes gratis con Asana
La versión gratuita de Asana te brinda tareas ilimitadas, proyectos y conversaciones . Sin embargo, solo puedes tener hasta 15 miembros . También tendrá acceso a paneles básicos y búsqueda.
La versión premium, con un precio de $ 9.99 por usuario por mes, le ofrece miembros ilimitados, paneles personalizados, capacidades de búsqueda avanzada, dependencias de tareas, campos personalizados, equipos privados y soporte prioritario.
Obtenga todos los detalles de la página de precios de Asana.
¿Cual es mejor? Trello o Asana?
Antes de compartir nuestra recomendación, echemos un vistazo rápido a las características de ambos:
Trello
- Gestión de proyectos visuales basada en Kanban
- Curva de aprendizaje fácil
- Usuarios ilimitados
- Los espacios de trabajo pueden llegar a estar desordenados
- Ideal para procesos lineales
Asana
- Gestión de proyectos basada en Kanban o en tareas
- Curva de aprendizaje más pronunciada
- Hasta 15 usuarios
- La sección "Mis tareas" facilita la priorización
- Informes y paneles integrados
Si bien las diferentes organizaciones tienen diferentes necesidades, la versatilidad de Asana lo convierte en una excelente opción para casi todos . La capacidad de rastrear tareas en una vista de lista de tareas tradicional o en una placa Kanban le da un nivel de versatilidad que Trello no tiene.
Por supuesto, esa versatilidad viene con una curva de aprendizaje más pronunciada. La interfaz de Asana es, por necesidad, más compleja que Trello. Puede tardar más tiempo para encontrar lo que está buscando si no tiene experiencia con la aplicación.
Dicho esto, Asana es más fácil de usar que algunos de los software de gestión de proyectos que existen. Basecamp, Pivotal Tracker y JIRA tienen mucha potencia, pero pueden ser incluso más difíciles de navegar para los principiantes.
Trello, sin embargo, es genial cuando todo lo que necesita es un repositorio central de tareas y un sistema para comunicarse sobre ellas. Es fácil de aprender, fácil de usar, y muchas personas ya tienen al menos una familiaridad con él. También es fantástico como herramienta de gestión de vida personal. Una guía para Trello for Life y gestión de proyectos. Una guía para Trello for Life y Project Management Trello puede ayudarlo a organizarse. Es una herramienta gratuita para administrar cualquier tipo de proyecto. Lea esta guía para comprender su estructura básica, la navegación y cómo Trello puede serle útil. Lee mas . De hecho, puedes usar Trello para casi cualquier cosa. 10 Usos únicos de Trello además de la Gestión de proyectos 10 Usos únicos de Trello además de la gestión de proyectos Trello es una delicia para los amantes de la lista. Su enfoque de estilo Kanban no fue solo para la gestión de proyectos. No nos creas? Mira estos diez usos únicos de Trello. Lee mas .
Trello vs. Asana: la elección depende de usted
Al final, tanto Trello como Asana son herramientas fantásticas. Lo que usted usa para su organización probablemente se reducirá a los detalles: ¿Le atraen los formatos de tabla de tareas y Kanban de Asana? ¿O quieres mantener las cosas simples? ¿Desea administrar un gran equipo sin pagar una tarifa mensual? ¿Sus usuarios aprenden rápidamente o se beneficiarán de una herramienta con una curva de aprendizaje más fácil?
Tendrá que pensar en todas estas preguntas cuando decida sobre Trello o Asana. Pero hay dos cosas que deberían tranquilizar su mente si tiene problemas para tomar esta decisión. En primer lugar, ambas son excelentes aplicaciones y te ayudarán a administrar tu equipo. Si no está utilizando el software de administración de proyectos en este momento, cualquiera de las aplicaciones hará una gran diferencia.
Y segundo, puedes usar Trello y Asana juntos . Se integran, por lo que puede transferir datos entre los dos, sincronizar sus tareas y tarjetas, y usar ambos. O use Migrator.xyz para mover datos de uno a otro cuando quiera cambiar. No estás encerrado para siempre.
Ahora que conoce las diferencias entre Trello y Asana, está listo para tomar una decisión. Elija uno, vaya con él y comience a administrar proyectos de manera más eficiente 10+ Plantillas de Excel útiles para Gestión de proyectos y seguimiento 10+ Plantillas de Excel útiles para gestión de proyectos y plantillas de seguimiento son para los directores de proyecto lo que los cuchillos son para los chefs profesionales: indispensable. Le mostramos cómo puede replicar proyectos exitosos mediante el uso de plantillas ya preparadas en Microsoft Excel y más. Lee mas !
¿Usas Trello o Asana para tu organización? ¿Qué tal para la gestión de proyectos personales? ¿Por qué elegiste uno sobre el otro? Comparte tus pensamientos en los comentarios a continuación.