Utilice las tareas de Excel y Google para crear la mejor herramienta de gestión de objetivos

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Últimamente, comencé a darme cuenta de que estoy trabajando muy duro, pero si alguien me preguntara si siento que estoy trabajando para un propósito mayor, diría que realmente no lo sé. El enfoque actual se parece más a un enfoque de ametralladora, donde estoy tratando de lograr todo lo que pueda, y espero que me lleve a donde quiero estar. Esa no es la manera de alcanzar los objetivos de la vida.

Entonces, como siempre hago cuando necesito una solución, recurro a MakeUseOf. Encontré una mención de una herramienta de gestión de metas en línea llamada GoalStacker, pero el sistema allí se sentía demasiado orientado a las tareas para mis necesidades. Estaba buscando un enfoque más amplio, donde comienzas con los objetivos generales de la vida y luego sigues trabajando en las tareas diarias individuales. A continuación, me volví a la crítica de Bakari de 43Things List It And Achieve It With 43Things.com Enumerarlo y lograrlo con 43Things.com Aunque las resoluciones y objetivos de Año Nuevo podrían ser fácilmente tipeados e impresos en una hoja de papel, 43Things.com offers características más útiles que el lápiz y el papel, y proporciona un método simple para administrar ... Leer más, que parecía muy prometedor. Irónicamente, 43Things tiene el problema opuesto. Está bellamente orientado hacia esos objetivos y sueños generales, pero no tan fuerte a la hora de dividirlos en pequeños pedazos y administrar las tareas diarias que lo llevarán allí.

Otra herramienta de gestión de metas que examiné fue WeekPlan, que pensé que era la más prometedora. Desafortunadamente, no me gustó el enfoque limitado basado en roles, y el hecho de que la línea entre los objetivos de la vida y las tareas diarias era tan directa. En el sistema de gestión de objetivos de mis sueños, busco un área intermedia en la que puedas dividir esos grandes objetivos en objetivos más pequeños (pero aún grandes) para lograr en el camino. Finalmente, rompe esos objetivos de nivel medio en un grupo de tareas que lo ayudarán a alcanzar cada uno de esos hitos.

Crear un sistema de gestión de objetivos DIY

Como suele ocurrir cuando no encuentro lo que necesito en un sistema o aplicación existente, decidí crear el sistema ideal desde cero. Ahora, no estoy hablando de intentar codificar una aplicación o crear un sitio web que lo haga de la manera que quiero. No, en cambio, decidí utilizar dos sistemas que uso a diario y que conozco bien: Microsoft Excel y Google Tasks.

Organice y Compartimentalice Sus Metas de Vida

Si estás listo para tomar en serio trabajar para alcanzar esos grandes sueños que tienes, es hora de sentarte y dejarlos por escrito. Esto vuelve a introducir el enfoque en tu vida diaria. Te da una razón para trabajar en esas tareas aparentemente mundanas y sin sentido, porque sabes que la tarea no es más que un paso hacia la meta general. A pesar de todo lo demás destinado a la gestión de objetivos, Microsoft Excel sigue siendo la mejor herramienta para hacerlo, en mi opinión.

Para comenzar, abra una nueva hoja de cálculo y cree una hoja nueva para las 4-6 áreas centrales de su vida que son más importantes para usted. En mi caso, en los últimos días de mi vida, quiero decirles que he podido dejar grandes riquezas a mis hijos, he tenido una relación maravillosa con cada miembro de mi familia, me he mantenido en perfecto estado de salud y seguí increíbles aventuras. Entonces, mis áreas principales son RIQUEZA, FAMILIA, SALUD y AVENTURA.

En cada una de esas hojas individuales de metas "básicas", vas a dividir ese núcleo en 4 o 5 objetivos específicos de imagen grande que signifiquen el éxito en esa área de tu vida, en tu mente. Estos son los elementos que enumerará en esta página e incluirán un año objetivo en un futuro lejano. La mayoría de estos estarán cerca de la jubilación, pero en algunos casos es posible que tenga un objetivo como deshacerse de la deuda que podría ocurrir mucho antes.

Ahora que ha desglosado esos objetivos grandes y grandes en "subobjetivos" más pequeños, son un poco más manejables. Sin embargo, para convertirlos en tareas cotidianas, deben desglosarse aún más. Tome cada uno de esos grandes subobjetivos y enumere los principales pasos para llegar allí. Estas no deben ser tareas diarias, deben ser metas que lo llevarán de seis meses a un año. Cada paso lo acerca mucho más al gran objetivo secundario dentro de su valor central.

También me gusta poner un símbolo verde "$$$" al lado de los artículos que requerirá alguna inversión, como una forma de planificar con anticipación ese costo. Pero lo más importante, cada uno de los pasos debe tener un año específico aplicado que desea lograr ese paso. Hazlo realista, pero tampoco te descuides demasiado. Finalmente, proteja los pasos que se deben dentro de uno o dos años siguientes: estos son los elementos que necesita planificar de inmediato.

Ahora que tiene sus valores principales desglosados ​​en subobjetivos principales, y luego esos subobjetivos desglosados ​​en pasos, es hora de crear los hitos o tareas en los que va a trabajar para acercarse a la línea de meta. Cree una nueva hoja junto a la hoja de valores centrales con un nombre similar. Llamé al mío "Wealth_MS1", donde MS representa hitos.

Dentro de esta nueva hoja, copiará los pasos vencidos dentro de uno o dos años. Sin embargo, hará que cada paso se convierta en un encabezado. Debajo de cada uno de estos encabezados, finalmente creará las tareas específicas e individuales que puede realizar de una semana a varias semanas.

Cada uno de estos elementos se puede llamar literalmente una "tarea", porque es algo en lo que puedes sentarte y trabajar realmente y lograr después de varias sesiones. No es esta idea de pastel en el cielo que se siente inalcanzable. Estos son objetos muy alcanzables que parecen un paso muy, muy pequeño, pero cada uno de estos representa un peldaño en la escalera hacia los sueños de la vida. Deles a cada uno una fecha específica, y piense mucho en esa fecha.

Asignar tareas accionables para lograr

Una vez que haya creado todas estas hojas de "hitos", el siguiente paso de su sistema de gestión de objetivos es asignar esas tareas a su lista de tareas pendientes. No importa las listas de tareas Hacerlo (mañana) es una lista de tareas en línea extremadamente simple Hacerlo (mañana) es una lista de tareas por hacer en línea extremadamente simple Si te encanta la idea de una lista en línea de cosas que debes hacer, pero nunca logramos usar uno por más tiempo del que le lleva agregar todo ... Leer más Lo he intentado, siempre vuelvo a las tareas de Google. Entonces, decidí usarlo también para este proyecto. Básicamente, crea una nueva lista para cada uno de sus valores principales que definió al inicio de este proyecto.

Una vez que hayas terminado, verás todos esos objetivos centrales listos para aceptar las tareas individuales en las que trabajarás para llegar allí.

Ahora, revise las hojas de "hitos" que acaba de crear y coloque los artículos más urgentes, lo más pronto posible, directamente en la lista correspondiente en Tareas de Google. No olvide asignarle la fecha y darle una buena descripción para que recuerde exactamente lo que quería lograr.

Una vez que haya terminado, se habrá asignado una lista de las tareas más urgentes.

¡Ahora tiene elementos reales y procesables que sabe que va a lograr, porque están en su lista de tareas pendientes con plazos!

Rastrea y monitorea tu progreso

Tienes un sistema realmente genial configurado ahora. Cada semana o cada dos semanas, puede abrir su hoja de cálculo, actualizar los elementos que ha completado y realizar un seguimiento de cuánto más cerca está de alcanzar esos grandes objetivos.

Sería bueno simplemente marcar los elementos como hechos, pero para ser honesto, he encontrado que la retroalimentación visual funciona como un estímulo aún mejor en el camino. Voy a mostrarle rápidamente cómo puede configurar un gráfico de barras atractivo para mostrar el progreso. Regrese a la hoja de "hitos" que creó y cree una columna "Completado" junto a las fechas objetivo. En la parte inferior de esa columna, cree un campo usando el forumal, "= COUNTIF (cell1: cell2, " Yes ") / x) * 100"

Simplemente reemplace "x" por el número de filas (tareas), y haga "cell1" y "cell2" igual a las celdas al inicio y al final del rango.

Lo que hace es crear una celda debajo de todas las tareas que se actualizará con el porcentaje de tareas totales que ha completado. Ahora, para hacer esa gráfica, haga clic en Formato y elija Formato condicional para la celda y elija una de las barras de datos.

Esto convierte la celda en una barra de datos. Ahora, vuelva al mismo elemento del menú nuevamente y elija " Editar regla" . Configure todos los elementos que se muestran a continuación con una flecha roja a los valores que se muestran.

Esto hará que la barra se llene de color verde en el porcentaje que representa la cantidad de tareas que ha realizado hasta ahora.

¿Es eso genial o qué? De acuerdo, tal vez este último paso sea un poco exagerado, y podrías completar totalmente el sistema de administración de metas sin este estímulo gráfico, pero me encanta ver cómo el compás se mueve por la celda a medida que logro una tarea a la vez. Golpear al 100% significa que estás un gran paso más cerca de esos sueños de vida.

¿Qué piensas sobre un sistema tan personalizado? ¿Crees que puede darte más poder y control para administrar mejor tus objetivos de vida? ¿Qué sistemas pone en marcha para dividir sus grandes sueños en tareas manejables? ¡Comparte tus propios consejos y sugerencias en la sección de comentarios a continuación!