Todos nos encontramos con documentos PDF todos los días: es el formato de referencia para extractos bancarios, manuales de instrucciones, informes en línea y mucho más.
Pero, ¿siempre es el mejor formato? ¿Cómo sabe si debe usar un documento PDF o alguno de los tipos de archivos de Microsoft Office?
Si estás en un dilema sobre qué formato usar para ese fin, sigue leyendo. En este artículo, explicaré los pros y los contras de usar un PDF en comparación con los archivos DOC, XLS y PPT.
PDF: los beneficios
Comencemos por evaluar las ventajas de los documentos PDF. ¿En qué circunstancias debería usarlos siempre?
Autocontenido
Si está produciendo contenido para distribuir a otras personas, por ejemplo, presentaciones de ventas, notas de conferencias o boletines informativos, debe usar el formato PDF para enviar los archivos.
¿La razón? Los archivos PDF son autónomos. El archivo en sí contiene todo el formato, las fuentes y los diseños. Se procesarán de la misma manera todas las veces sin depender del sistema operativo, el hardware o el software.
Cualquiera que haya abierto un documento de Microsoft Word en Google Drive sabe lo importante que es esto. Si envía un archivo DOC a otro usuario que no está utilizando la misma aplicación o no tiene las mismas fuentes instaladas, a menudo se verá desordenado.
Impresión de alta calidad
Debido a que los documentos PDF son autónomos, las imprentas los aceptarán felizmente. A menudo no aceptan documentos de Word Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta ¿A veces parece imposible imprimir documentos exactamente de la manera que desee? ¡Podemos ayudar! Le mostramos todas sus opciones de impresión y le ayudamos a elegir la configuración correcta para documentos perfectamente impresos. Lea más u otros formatos de Microsoft Office.
Los archivos PDF son "Lo que ves es lo que obtienes", cualquiera que sea la apariencia de la página en tu pantalla, puedes estar seguro de que tendrá el mismo aspecto en una copia física. Las imágenes de alta resolución conservarán su aspecto profesional y los diseños de página no se verán comprometidos.
Por lo tanto, si desea imprimir un lote de carteles, volantes o incluso una presentación de diapositivas de PowerPoint, asegúrese de guardar su archivo como PDF antes de dirigirse a la ciudad.
Formatos Múltiples
Sí, puede importar párrafos de texto en un archivo de PowerPoint o pegar una diapositiva de PowerPoint en Excel, pero el proceso requiere muchos retoques si desea que el documento terminado se vea respetable. Los diversos formatos de Office no están diseñados para innumerables formatos y muchas incrustaciones.
Incluso si obtiene su documento se ve bien en la pantalla, si el archivo es grande, podría tomar mucho tiempo para abrir y / o guardar. Los documentos PDF pueden admitir fácilmente texto, casi todos los tipos de imágenes, gráficos vectoriales, diapositivas, código HTML y más.
Interactivo
Los archivos de Microsoft Office pueden ser interactivos, pero los PDF son una mejor opción para formularios de solicitud, formularios de comentarios y otras situaciones que requieren la entrada de datos. Este es el por qué:
- Campos fijos : no hay posibilidad de que un usuario final elimine accidentalmente un campo, interprete incorrectamente qué datos se necesitan o se pierda una pregunta.
- Guías paso a paso : los creadores pueden agregar notas de margen para guiar a los usuarios a través de formularios complicados.
- Fórmulas : puede hacer que un PDF agregue instantáneamente impuestos a las ventas o calcule los tipos de cambio en una factura. Obviamente, Excel también le permite trabajar con fórmulas y ecuaciones. ¿Necesita ayuda con Excel Formulas? 7 Recursos para consultar ¿Necesita ayuda con Excel Formulas? 7 Recursos para consultar Excel es el estándar de oro de la hoja de cálculo. Si tiene que usar Excel y aún tiene que familiarizarse con él, estos recursos le mostrarán rápidamente lo básico y más. Lea más, pero no hay forma de conservar las fórmulas al convertir de XLS a PDF.
- Firma : algunos servicios, como Adobe Sign y DocuSign, le permiten agregar su firma. ¿Puede usted firmar electrónicamente los documentos y usted debería? ¿Puede usted firmar electrónicamente documentos y debe hacerlo? Tal vez haya escuchado a sus amigos conocedores de la tecnología hablar sobre los términos firma electrónica y firma digital. Tal vez incluso los has escuchado usar indistintamente. Sin embargo, debes saber que no son lo mismo. De hecho, ... Lea más sobre contratos y otros documentos personales de una manera fácil y segura.
Compatibilidad
Existen ventajas para usar tanto navegadores como lectores PDF especializados. Lector de PDF vs. Navegador: ¿Qué lector de PDF es el mejor para usted? PDF Reader vs. Browser: ¿Qué visor de PDF es el mejor para usted? Un lector de PDF suele ser una de las primeras herramientas que las personas instalan en su nueva computadora. No es glamoroso ni sexy, pero es una herramienta vital en su arsenal de productividad. ¿O es eso? Lee mas .
Sin embargo, en última instancia, siempre que el receptor tenga un navegador instalado en su sistema, podrán abrir su archivo. No es el caso si envía un archivo en DOC, XLS o PPT. No todas las suites de oficina pueden manejar todos los formatos.
PDF: inconvenientes y alternativas
A pesar de estos aparentes beneficios, todavía hay momentos en que un formato PDF no es adecuado. Voy a ver algunas de esas situaciones y te aconsejaré qué debes usar en su lugar.
Componer texto
Los documentos PDF carecen de las potentes herramientas de formato de Microsoft Word y otros procesadores. No puede editar diseños de página, fuentes y otros aspectos estilísticos importantes.
Además, no tienen correctores ortográficos, correctores gramaticales y otros materiales de escritura. Debe usar un procesador de textos tradicional para componer su texto. Solo guarde el archivo como PDF cuando esté seguro de que ha terminado.
Editar contenido
Los archivos PDF tampoco son una buena opción cuando alguien más necesita editar o agregar más detalles a su documento. 5 Herramientas gratuitas para editar archivos PDF 5 Herramientas gratuitas para editar archivos PDF Los archivos PDF son universalmente útiles. Sin embargo, se quedan cortos cuando se trata de editar. Estamos aquí para mostrarte las mejores herramientas gratuitas para editar tus archivos PDF. Lee mas . Por ejemplo, si usted es responsable de agregar texto a un documento y en una etapa posterior del proceso alguien más es responsable de agregar imágenes, no es aconsejable enviar el archivo en formato PDF.
El formato no es editable por naturaleza. Los archivos PDF son simplemente una imagen de un documento existente, en lugar de ser un documento original por derecho propio. En el mejor de los casos, la mayoría de los lectores de PDF solo le permitirán editar algunas palabras a la vez.
Imágenes
Si necesita reutilizar imágenes de un documento en una fecha posterior, adhiérase a las aplicaciones de Office. Le resultará más difícil, si no imposible, extraer las imágenes incrustadas de un documento PDF.
Si es absolutamente necesario extraer una imagen de un PDF, puede tomar una pantalla de impresión y editar la imagen en Paint, pero no es un flujo de trabajo eficiente, y probablemente perderá parte de la calidad de la imagen.
Colaboración
Las aplicaciones de creación de PDF no tienen herramientas para la colaboración. Algunas herramientas de pago presentan características que los mejores lectores gratuitos Los 6 mejores lectores de PDF para Windows Los 6 mejores lectores de PDF para Windows ¿Pensó dos veces antes de instalar Adobe Reader? Es el lector de PDF más utilizado, pero no necesariamente el mejor. Salimos a buscar los mejores lectores de PDF para sus necesidades. Leer más no incluye, pero el proceso es engorroso.
La mayoría de las suites de productividad como Microsoft Office 365 y Google Drive ahora permiten la colaboración en tiempo real en documentos 3 Microsoft Office Online Trabajo en equipo y herramientas de colaboración que impresionan 3 Microsoft Office Online Trabajo en equipo y herramientas de colaboración que impresionan con Office 2016 y su contraparte gratuita en línea, Office Online Microsoft ha implementado nuevas herramientas para que los equipos colaboren de forma remota y en tiempo real. Te mostramos lo que no puedes perderte. Lee mas . Una vez más, puede hacer todo su trabajo utilizando una suite tradicional, y luego solo guardar en PDF una vez que el documento esté completo.
Comparte tus opiniones
Espero haberles dado una introducción amplia sobre cómo los documentos PDF se comparan con los formatos de archivo de suite de Office típicos, así como también sobre cuándo usar los archivos PDF y cuándo evitarlos.
Me encantaría saber qué más agregarías a esta lista. ¿Me he perdido algún profesional? ¿He pasado por alto algún inconveniente importante? Puede dejar sus pensamientos y opiniones en el cuadro de comentarios a continuación.
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